公文管理办法.doc

广州星海传媒有限公司公文管理办法一、总 则第一条 为规范公文管理，保证公文质量，提高公文处理效率，根据国家行政机关公文处理办法的有关规定，并结合公司实际情况，制定本办法。第二条 公文管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文；本公司上报下发的各种文件、资料。第三条 全公司各类公文由综合部归口管理。二、公文种类第四条 公司常用公文种类及适用情况如下：1.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。2.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。3.通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。4.批复：适用于答复下级部门的请示事项。5.通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，发布规章制度，任免和聘用人员。6.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.决定、决议：决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；决议适用于经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。8.函：适用于平行的或不相隶属的部门、单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。9.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文格式第五条 公文格式一般包括：发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送（抄报）单位等。1. 公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明发文单位和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2. 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，除领导直接交办的事项外，请示一般不直接送领导者个人；如需上报另一个单位时，可以用抄送形式。3. 成文时间，以领导签发日期为准。4. 公文字号包括单位代号、年号、顺序号。发文由综合部统一编号，具体发文编号见附表。5. 公文如有附件，应当在正文之后、发文日期之前注明附件的名称和排序，重要的附件排前。6. 公文除会议纪要外，所有公文加盖公章。7. 文字一律从左到右横写、横排。第六条 公文纸一般用国家通用规格A4型（长297毫米，宽210毫米），基本格式：天头37mm、左边订口28mm，右边空26mm、下边空35mm，即正文版面为225mm156mm，每行28字，每页22行。正式公文在左侧装订。公文标题用小标宋2号字，正文用仿宋体3号字。四、发文管理第七条 公司上报及下发正式文件由综合部统一管理，各部门不得自行向外发送正式文件。凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围，按发文程序处理。1、发文程序和要求各部门发文应将文件底稿交综合部审核、编号，由公司领导（或分管领导）批准签发。公文应严格按程序签发，文件未经签发无效。 发文程序一般包括拟文、修改、校对、打印、盖章、装订、登记、分发等程序。（1）拟文。综合性文稿，一般由综合部负责综合、起草；专业性文稿由各相关部门负责起草。（2）修改、校对。发文底稿经各部门主管经理审核后，由综合部负责审核校对，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。（3）打印。凡需编号的，应由综合部归类分别编号。打印文件要美观大方，符合国家规定的公文格式要求。校对要认真细致，不得有错字、漏字、别字，装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。（4）签发。由拟稿人填写文件呈批表送公司领导签发。（5）用印。给文件加盖公司印章。公文除会议纪要外，应当加盖印章。（6）登记。在文件发送前，综合部要根据办文原则，对文件作准确、细致、清楚、有效的登记。（7）分发。按公司负责人提出的要求和办文的有关规定，分发正式文件并填好文件签收表。2、文件归档后，各部门有关工作人员因工作需要借阅文件，应严格履行借阅登记手续，并在公司内阅看，按时归还。任何人不得将文件带出公司外，不允许拆卷和在文件上勾划等。五、收文管理第八条 收文程序一般包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、批办等。1签收、登记。应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。在收到文件首页的右上角加盖公司收文专用章，并应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、承办单位或分送范围。2.审核、办理。收到的文件初步处理后，上传OA系统送领导批阅。领导批示后，按送阅范围分送有关人员阅办。紧急公文应按要求时限办理完毕；请示性的公文,应及时催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。3.办结。已处理的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和情况,确定是否办结。公文办结后,应按中华人民共和国档案法及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理、归档。六、其他第九条 文件的存放管理工作包括：1. 加强文件库房的管理。文件库房的钥匙保管人为档案员，由其负责文件的存取。档案员须经常对门、窗的牢固性进行检查，以确保库房的安全性。2. 资料的接收、移出、外借必须履行手续，签收或注明归还时限；关系公司重大决策或会议决议议案均属于保密档案，限定在一定层次或借阅范围，借阅批准权在综合服务部经理或分管领导。第十条 公司每年必须清缴一次文件。凡属绝密机密文件，应清退给发文部门；凡是有查考和保存价值的文件材料，按规定整理立卷；其他的文件则应按规定予以销毁。销毁文件的程序如下：1. 清点。把证明需要销毁的文件按文件帐逐份校对清点，需要销毁的在收发文登记薄上加盖“销毁”印戳。2. 登记。对销毁文件必须填写销文登记表，登记项目包括发文单位、发文号、时间、份数、审批单位及负责人等内容。3. 签批。应销毁的文件登记完毕，交与综合部经理审批签批，批准之后，按要求将文件销毁。4. 备案。文件销毁后，监销人在销文登记表上签字，并向领导汇报文件销毁情况，上交销文登记表。七、附 则第十一条 本办法适用于公司的公文管理工作，由公布之日起执行。第十二条 本办法由综合部负责解释。 二一年五月十二日公文编号序号种类文件编号1请示（文件）星传XXXXXX号2函星传函XXXXXX号3会议纪要星传纪XXX