EXCEL数据分析与主要函数.ppt

EXCEL函数与数据分析 Excel函数与数据处理 EXCEL函数与数据分析 3 数据分析是业务发展的推动力 随着公司的快速发展 对管理人员的数据分析能力提出了更高的要求 提高数据分析能力是提高管理能力和水平的重要内容 当前企业数据当中的大部分都属于非结构化数据 比如独立报表 零散数据 自由文本等 致使企业不能充分利用 另一方面 企业数据量非常大 而其中真正有价值的信息却很少 因此管理人员就要从大量的数据中经过深层分析 获得有利于企业运营的信息 供领导决策 为贯彻落实 科学发展观 思想 深入开展 管理提升月 活动 提高管理人员的数据挖掘和数据分析能力 特进行本次交流 共同探讨利用最常用的办公软件来管理和分析数据 提升管理水平 增强企业核心竞争力 4 总目录 公式与函数常用函数用法应用举例 5 一 公式与函数 公式的特性公式的输入公式中的运算符公式中的数据类型公式的复制和移动公式的调整函数格式内置函数 6 公式的特性 公式的基本特性 公式的输入是以 开始 公式的计算结果显示在单元格中 公式本身显示在编辑栏中 工具 选项 菜单 如 1 2 6 数值计算 A1 B2 引用单元格地址 7 公式的输入 IF and A1 A2 B1 B2 100 A1 A2 100 B1 B2 函数计算 ABC XYZ 字符计算 结果 ABCXYZ 25 count A1 C4 混和计算 公式中的自变量变化 则计算结果会自动调整 8 公式中的运算符 算术运算符 字符运算符 比较运算符 逻辑运算符 andornot以函数形式出现优先级顺序 算术运算符 字符运算符 比较运算符 逻辑函数符 使用括号可确定运算顺序 9 公式中的数据类型 输入公式要注意公式中可以包括 数值和字符 单元格地址 区域 区域名字 函数等不要随意包含空格公式中的字符要用半角引号括起来公式中运算符两边的数据类型要相同如 ab 25出错 VALUE 10 公式的复制和移动 复制移动或公式时 公式会作相对调整公式的复制 使用填充柄菜单 编辑 复制 粘贴 或 复制 选择性粘贴 11 公式的调整 相对地址在公式复制时将自动调整绝对地址在公式复制时不变 例如 C3单元的公式 B 1 B 2复制到D5中 D5单元的公式 B 1 B 2混合地址在公式复制时绝对地址不变 相对地址按规则调整 12 函数格式 函数是Excel附带的预定义或内置公式函数的格式 函数名 参数1 参数2 函数中的参数可以是 数值 字符 逻辑值 表达式 单元格地址 区域 区域名字等没有参数的函数 括号不能省略例如 PI RAND NOW 13 Excel内置函数 数学和三角函数统计函数文本函数日期与时间函数逻辑函数财务函数数据库工作表函数工程函数信息函数查找与引用函数 14 二 常用函数用法 重点介绍50个常用函数的功能 格式 参数和用法 包括 数学函数 ABS MOD INT ROUND ROUNDDOWN ROUDUP RAND SQRT SUBTOTAL 三角函数 SIN COS PI 统计函数 AVERAGE COUNT MAX MIN SUM RANK LARGE FREQUENCY 文本函数 TEXT MID LEFT RIGHT TRIM VALUE LEN CONTAENATE 日期函数 NOW DATE DAY MONTH TODAY WEEKDAY DATEIF 条件函数 IF SUMIF COUNTIF 逻辑函数 OR AND 查找函数 COLUMN INDEX MATCH VLOOKUP 财务函数 PMT PV NPV IRR 数据库函数 DCOUND 其他函数 ISBLANK ISERROR 15 数学函数 ABS 主要功能 求出相应数字的绝对值 使用格式 ABS number 参数说明 number代表需要求绝对值的数值或引用的单元格 应用举例 如果在B2单元格中输入公式 ABS A2 则在A2单元格中无论输入正数 如100 还是负数 如 100 B2中均显示出正数 如100 特别提醒 如果number参数不是数值 而是一些字符 如A等 则B2中返回错误值 VALUE 16 数学函数 MOD 主要功能 求出两数相除的余数 使用格式 MOD number divisor 参数说明 number代表被除数 divisor代表除数 应用举例 输入公式 MOD 13 4 确认后显示出结果 1 特别提醒 如果divisor参数为零 则显示错误值 DIV 0 MOD函数可以借用函数INT来表示 上述公式可以修改为 13 4 INT 13 4 17 数学函数 INT 主要功能 将数值向下取整为最接近的整数 使用格式 INT number 参数说明 number表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格 应用举例 输入公式 INT 18 89 确认后显示出18 特别提醒 在取整时 不进行四舍五入 如果输入的公式为 INT 18 89 则返回结果为 19 18 数学函数 ROUND 将数字 12 3456 按照指定的位数进行四舍五入 可以在D3单元格中输入以下公式 ROUND B3 C3 19 数学函数 ROUNDDOWN 向下舍入函数 例如 出租车的计费标准是 起步价为5元 前10公里每一公里跳表一次 以后每半公里就跳表一次 每跳一次表要加收2元 输入不同的公里数 然后计算其费用 可以在C3单元格中输入以下公式 IF B3 10 5 ROUNDDOWN B3 0 2 20 ROUNDDOWN B3 10 2 0 2 Roundup函数 向上舍入 用法同上 20 数学函数 RAND SQRT RAND 返回大于等于0及小于1的均匀分布随机 Random 数 每次计算工作表时都将返回一个新的数值 若要生成a与b之间的随机实数 请使用 RAND b a a 如 产生40 100之间的整数 INT RAND 60 40SQRT number 返回number的平方根例 SQRT 4 2 21 数学函数 SUBTOTAL 主要功能 返回列表或数据库中的分类汇总 使用格式 SUBTOTAL function num ref1 ref2 参数说明 Function num为1到11 包含隐藏值 或101到111 忽略隐藏值 之间的数字 用来指定使用什么函数在列表中进行分类汇总计算 如图6 ref1 ref2 代表要进行分类汇总区域或引用 不超过29个 应用举例 如图7所示 在B64和C64单元格中分别输入公式 SUBTOTAL 3 C2 C63 和 SUBTOTAL 103 C2 C63 并且将61行隐藏起来 确认后 前者显示为62 包括隐藏的行 后者显示为61 不包括隐藏的行 特别提醒 如果采取自动筛选 无论function num参数选用什么类型 SUBTOTAL函数忽略任何不包括在筛选结果中的行 SUBTOTAL函数适用于数据列或垂直区域 不适用于数据行或水平区域 22 23 24 三角函数 SIN COS SIN x 返回x的正弦 Sine 值 其中x用弧度表示 SIN PI 2 COS x 返回x的余弦 Cosine 值 其中x用弧度表示 COS PI 2 25 统计函数 AVERAGE 主要功能 求出所有参数的算术平均值 使用格式 AVERAGE number1 number2 参数说明 number1 number2 需要求平均值的数值或引用单元格 区域 参数不超过30个 应用举例 在B8单元格中输入公式 AVERAGE B7 D7 F7 H7 7 8 确认后 即可求出B7至D7区域 F7至H7区域中的数值和7 8的平均值 特别提醒 如果引用区域中包含 0 值单元格 则计算在内 如果引用区域中包含空白或字符单元格 则不计算在内 26 统计函数 COUNT 主要功能 返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数 利用函数COUNT可以计算单元格区域或数字数组中数字字段的输入项个数 使用格式 COUNT value1 value2 参数说明 Value1 value2 为包含或引用各种类型数据的参数 1到30个 但只有数字类型的数据才被计算 应用举例 在单元格中输入公式 COUNT f3 f22 确认后 即可统计出f3至f22单元格区域中的单元格数目 特别提醒 允许引用的单元格区域中有空白单元格出现 COUNTA函数返回参数列表中非空值的单元格个数 包括非数值型的单元格 27 统计函数 MAX 主要功能 求出一组数中的最大值 使用格式 MAX number1 number2 参数说明 number1 number2 代表需要求最大值的数值或引用单元格 区域 参数不超过30个 应用举例 输入公式 MAX E44 J44 7 8 9 10 确认后即可显示出E44至J44单元和区域和数值7 8 9 10中的最大值 特别提醒 如果参数中有文本或逻辑值 则忽略 28 统计函数 MIN 主要功能 求出一组数中的最小值 使用格式 MIN number1 number2 参数说明 number1 number2 代表需要求最小值的数值或引用单元格 区域 参数不超过30个 应用举例 输入公式 MIN E44 J44 7 8 9 10 确认后即可显示出E44至J44单元和区域和数值7 8 9 10中的最小值 特别提醒 如果参数中有文本或逻辑值 则忽略 29 统计函数 SUM 主要功能 计算所有参数数值的和 使用格式 SUM Number1 Number2 参数说明 Number1 Number2 代表需要计算的值 可以是具体的数值 引用的单元格 区域 逻辑值等 应用举例 在D64单元格中输入公式 SUM D2 D63 确认后即可求出语文的总分 特别提醒 如果参数为数组或引用 只有其中的数字将被计算 数组或引用中的空白单元格 逻辑值 文本或错误值将被忽略 如果将上述公式修改为 SUM LARGE D2 D63 1 2 3 4 5 则可以求出前5名成绩的和 30 统计函数 RANK 主要功能 返回某一数值在一列数值中的相对于其他数值的排位 使用格式 RANK Number ref order 参数说明 Number代表需要排序的数值 ref代表排序数值所处的单元格区域 order代表排序方式参数 如果为 0 或者忽略 则按降序排名 即数值越大 排名结果数值越小 如果为非 0 值 则按升序排名 即数值越大 排名结果数值越大 31 应用举例 如在C2单元格中输入公式 RANK F3 F 3 F 22 0 确认后即可得出孙建刚同学的语文成绩在全班成绩中的排名结果 假如E2 E3 E4单元格存放一季度的总产值 在F2单元格内输入公式 RANK E2 E 2 E 4 敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2 特别提醒 在上述公式中 我们让Number参数采取了相对引用形式 而让ref参数采取了绝对引用形式 增加了一个 符号 这样设置后 选中C2单元格 将鼠标移至该单元格右下角 成细十字线状时 通常称之为 填充柄 按住左键向下拖拉 即可将上述公式快速复制到C列下面的单元格中 完成其他同学语文成绩的排名统计 统计函数 RANK 续 32 统计函数 FREQUENCY 主要功能 以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布 使用格式 FREQUENCY data array bins array 参数说明 Data array表示用来计算频率的一组数据或单元格区域 Bins array表示为前面数组进行分隔一列数值 应用举例 同时选中e24至e27单元格区域 输入公式 FREQUENCY C2 C21 C24 C27 输入完成后按下 Ctrl Shift Enter 组合键进行确认 即可求出c2至c21区域中 按c24至c27区域进行分隔的各段数值的出现频率数目 相当于统计各分数段人数 特别提醒 上述输入的是一个数组公式 输入完成后 需要通过按 Ctrl Shift Enter 组合键进行确认 33 文本函数 TEXT 主要功能 根据指定的数值格式将相应的数字转换为文本形式 使用格式 TEXT value format text 参数说明 value代表需要转换的数值或引用的单元格 format text为指定文字形式的数字格式 应用举例 如果B68单元格中保存有数值1280 4 我们在C68单元格中输入公式 TEXT B68 0 00 确认后显示为 1280 40 特别提醒 format text参数可以根据 单元格格式 对话框 数字 标签中的类型进行确定 Value函数与TEXT函数功能相反 34 文本函数 MID 主要功能 从一个文本字符串的指定位置开始 截取指定数目的字符 使用格式 MID text start num num chars 参数说明 text代表一个文本字符串 start num表示指定的起始位置 num chars表示要截取的数目 应用举例 假定A47单元格中保存了 我喜欢天极网 的字符串 我们在C47单元格中输入公式 MID A47 4 3 确认后即显示出 天极网 的字符 特别提醒 公式中各参数间 要用英文状态下的逗号 隔开 35 文本函数 LEFT 主要功能 从一个文本字符串的第一个字符开始 截取指定数目的字符 使用格式 LEFT text num chars 参数说明 text代表要截字符的字符串 num chars代表给定的截取数目 应用举例 假定A38单元格中保存了 我喜欢天极网 的字符串 我们在C38单元格中输入公式 LEFT A38 3 确认后即显示出 我喜欢 的字符 特别提醒 此函数名的英文意思为 左 即从左边截取 Excel很多函数都取其英文的意思 36 文本函数 RIGHT 主要功能 从一个文本字符串的最后一个字符开始 截取指定数目的字符 使用格式 RIGHT text num chars 参数说明 text代表要截字符的字符串 num chars代表给定的截取数目 应用举例 假定A65单元格中保存了 我喜欢天极网 的字符串 我们在C65单元格中输入公式 RIGHT A65 3 确认后即显示出 天极网 的字符 特别提醒 Num chars参数必须大于或等于0 如果忽略 则默认其为1 如果num chars参数大于文本长度 则函数返回整个文本 37 文本函数 TRIM 此函数用来清除文本中的空格 该函数的用法见图所示 38 文本函数 VALUE 主要功能 将一个代表数值的文本型字符串转换为数值型 使用格式 VALUE text 参数说明 text代表需要转换文本型字符串数值 应用举例 如果B74单元格中是通过LEFT等函数截取的文本型字符串 我们在C74单元格中输入公式 VALUE B74 确认后 即可将其转换为数值型 特别提醒 如果文本型数值不经过上述转换 在用函数处理这些数值时 常常返回错误 39 文本函数 LEN 主要功能 统计文本字符串中字符数目 使用格式 LEN text 参数说明 text表示要统计的文本字符串 应用举例 假定A41单元格中保存了 我今年28岁 的字符串 我们在C40单元格中输入公式 LEN A40 确认后即显示出统计结果 6 特别提醒 LEN要统计时 无论中全角字符 还是半角字符 每个字符均计为 1 与之相对应的一个函数 LENB 在统计时半角字符计为 1 全角字符计为 2 40 文本函数 CONCATENATE 主要功能 将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起 显示在一个单元格中 使用格式 CONCATENATE Text1 Text 参数说明 Text1 Text2 为需要连接的字符文本或引用的单元格 应用举例 在c39单元格中输入公式 CONCATENATE A14 B14 com 确认后 即可将A14单元格中字符 B14单元格中的字符和 com连接成一个整体 显示在C14单元格中 特别提醒 如果参数不是引用的单元格 且为文本格式的 请给参数加上英文状态下的双引号 如果将上述公式改为 A14 B14 com 也能达到相同的目的 41 日期函数 NOW 主要功能 给出当前系统日期和时间 使用格式 NOW 参数说明 该函数不需要参数 应用举例 输入公式 NOW 确认后即刻显示出当前系统日期和时间 如果系统日期和时间发生了改变 只要按一下F9功能键 即可让其随之改变 特别提醒 显示出来的日期和时间格式 可以通过单元格格式进行重新设置 42 日期函数 DATE 主要功能 给出指定数值的日期 使用格式 DATE year month day 参数说明 year为指定的年份数值 小于9999 month为指定的月份数值 可以大于12 day为指定的天数 应用举例 在C20单元格中输入公式 DATE 2003 13 35 确认后 显示出2004 2 4 特别提醒 由于上述公式中 月份为13 多了一个月 顺延至2004年1月 天数为35 比2004年1月的实际天数又多了4天 故又顺延至2004年2月4日 43 日期函数 DAY 主要功能 求出指定日期或引用单元格中的日期的天数 使用格式 DAY serial number 参数说明 serial number代表指定的日期或引用的单元格 应用举例 输入公式 DAY 2003 12 18 确认后 显示出18 特别提醒 如果是给定的日期 请包含在英文双引号中 44 日期函数 MONTH 主要功能 求出指定日期或引用单元格中的日期的月份 使用格式 MONTH serial number 参数说明 serial number代表指定的日期或引用的单元格 应用举例 输入公式 MONTH 2003 12 18 确认后 显示出12 特别提醒 如果是给定的日期 请包含在英文双引号中 如果将上述公式修改为 YEAR 2003 12 18 则返回年份对应的值 2003 45 日期函数 TODAY 主要功能 给出系统日期 使用格式 TODAY 参数说明 该函数不需要参数 应用举例 输入公式 TODAY 确认后即刻显示出系统日期和时间 如果系统日期和时间发生了改变 只要按一下F9功能键 即可让其随之改变 特别提醒 显示出来的日期格式 可以通过单元格格式进行重新设置 46 日期函数 WEEKDAY 主要功能 给出指定日期的对应的星期数 使用格式 WEEKDAY serial number return type 参数说明 serial number代表指定的日期或引用含有日期的单元格 return type代表星期的表示方式 当Sunday 星期日 为1 Saturday 星期六 为7时 该参数为1 当Monday 星期一 为1 Sunday 星期日 为7时 该参数为2 这种情况符合中国人的习惯 当Monday 星期一 为0 Sunday 星期日 为6时 该参数为3 应用举例 输入公式 WEEKDAY TODAY 2 确认后即给出系统日期的星期数 特别提醒 如果是指定的日期 请放在英文状态下的双引号中 如 WEEKDAY 2003 12 18 2 47 日期函数 DATEDIF 主要功能 计算返回两个日期参数的差值 使用格式 DATEDIF date1 date2 y DATEDIF date1 date2 m DATEDIF date1 date2 d 参数说明 date1代表前面一个日期 date2代表后面一个日期 y m d 要求返回两个日期相差的年 月 天 数 应用举例 在C23单元格中输入公式 DATEDIF A23 TODAY y 确认后返回系统当前日期 用TODAY 表示 与A23单元格中日期的差值 并返回相差的年数 特别提醒 这是Excel中的一个隐藏函数 在函数向导中是找不到的 可以直接输入使用 对于计算年龄 工龄等非常有效 48 条件函数 IF 主要功能 根据对指定条件的逻辑判断的真假结果 返回相对应的内容 使用格式 IF Logical Value if true Value if false 参数说明 Logical代表逻辑判断表达式 Value if true表示当判断条件为逻辑 真 TRUE 时的显示内容 如果忽略返回 TRUE Value if false表示当判断条件为逻辑 假 FALSE 时的显示内容 如果忽略返回 FALSE 应用举例 在C29单元格中输入公式 IF C26 18 符合要求 不符合要求 确信以后 如果C26单元格中的数值大于或等于18 则C29单元格显示 符合要求 字样 反之显示 不符合要求 字样 特别提醒 本文中类似 在C29单元格中输入公式 中指定的单元格 在使用时 并不需要受其约束 49 条件函数 SUMIF 主要功能 计算符合指定条件的单元格区域内的数值和 使用格式 SUMIF Range Criteria Sum Range 参数说明 Range代表条件判断的单元格区域 Criteria为指定条件表达式 Sum Range代表需要计算的数值所在的单元格区域 应用举例 在c40单元格中输入公式 SUMIF D3 D22 男 F3 F22 确认后即可求出 男 生的语文成绩和 d3性别计算 IF LEN C3 18 IF MOD MID C3 17 1 2 0 女 男 IF MOD MID C3 15 1 2 0 女 男 特别提醒 如果把上述公式修改为 SUMIF D3 D22 女 F3 F22 即可求出 女 生的语文成绩和 男 和 女 是文本型 50 条件函数 COUNTIF 主要功能 统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目 使用格式 COUNTIF Range Criteria 参数说明 Range代表要统计的单元格区域 Criteria表示指定的条件表达式 应用举例 在C17单元格中输入公式 COUNTIF f3 f22 80 确认后 即可统计出f3至f22单元格区域中 数值大于等于80的单元格数目 假如d3 d22区域内存放着员工的性别 则公式 COUNTIF d3 d22 女 统计其中的女职工数量特别提醒 允许引用的单元格区域中有空白单元格出现 51 逻辑函数 OR 主要功能 返回逻辑值 仅当所有参数值均为逻辑 假 FALSE 时返回函数结果逻辑 假 FALSE 否则都返回逻辑 真 TRUE 使用格式 OR logical1 logical2 参数说明 Logical1 Logical2 Logical3 表示待测试的条件值或表达式 最多这30个 应用举例 在C40单元格输入公式 OR f3 60 f4 60 确认 如果C40中返回TRUE 说明A62和B62中的数值至少有一个大于或等于60 如果返回FALSE 说明A62和B62中的数值都小于60 特别提醒 如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时 则函数返回错误值 VALUE 或 NAME 52 逻辑函数 AND 主要功能 返回逻辑值 如果所有参数值均为逻辑 真 TRUE 则返回逻辑 真 TRUE 反之返回逻辑 假 FALSE 使用格式 AND logical1 logical2 参数说明 Logical1 Logical2 Logical3 表示待测试的条件值或表达式 最多这30个 应用举例 在C38单元格输入公式 AND f5 60 f6 60 确认 如果C38中返回TRUE 说明f5和f6中的数值均大于等于60 如果返回FALSE 说明f5和f6中的数值至少有一个小于60 特别提醒 如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时 则函数返回错误值 VALUE 或 NAME 53 财务函数 PMT 主要功能 求贷款分期偿还额语法形式 PMT rate nper pv fv type 其中 rate为各期利率 是一固定值 nper为总投资 或贷款 期 即该项投资 或贷款 的付款期总数 pv为现值 或一系列未来付款当前值的累积和 也称为本金 fv为未来值 或在最后一次付款后希望得到的现金余额 如果省略fv 则假设其值为零 例如 一笔贷款的未来值即为零 type为0或1 用以指定各期的付款时间是在期初还是期末 如果省略type 则假设其值为零 应用举例 假如你为购房贷款十万元 如果年利率为7 每月末还款 采用十年还清方式时 月还款额计算公式为 PMT 7 12 120 100000 其结果为 1 161 08 就是你每月须偿还贷款1161 08元 54 财务函数 PV 主要功能 零存整取收益函数语法形式 PV rate nper pmt fv type rate为存款利率 nper为总的存款时间 对于三年期零存整取存款来说共有3 12 36个月 pmt为每月存款金额 如果忽略pmt则公式必须包含参数fv fv为最后一次存款后希望得到的现金总额 如果省略了fv则公式中必须包含pmt参数 type为数字0或1 它指定存款时间是月初还是月末 应用举例 假如你每月初向银行存入现金500元 如果年利2 15 按月计息 即月息2 15 12 如果你想知道5年后的存款总额是多少 可以使用公式 FV 2 15 12 60 500 0 1 计算 其结果为 31 698 67 55 财务函数 NPV 主要功能 求投资的净现值 语法形式 NPV rate value1 value2 其中 rate为各期贴现率 是一固定值 value1 value2 代表1到29笔支出及收入的参数值 value1 value2 所属各期间的长度必须相等 而且支付及收入的时间都发生在期末 应用举例 NPV 8 A3 A8 56 财务函数 IRR 主要功能 返回内部收益率语法形式 IRR values guess 其中values为数组或单元格的引用 包含用来计算内部收益率的数字 values必须包含至少一个正值和一个负值 以计算内部收益率 函数IRR根据数值的顺序来解释现金流的顺序 故应确定按需要的顺序输入了支付和收入的数值 如果数组或引用包含文本 逻辑值或空白单元格 这些数值将被忽略 guess为对函数IRR计算结果的估计值 excel使用迭代法计算函数IRR从guess开始 函数IRR不断修正收益率 直至结果的精度达到0 00001 如果函数IRR经过20次迭代 仍未找到结果 则返回错误值 NUM 在大多数情况下 并不需要为函数IRR的计算提供guess值 如果省略guess 假设它为0 1 10 如果函数IRR返回错误值 NUM 或结果没有靠近期望值 可以给guess换一个值再试一下 应用举例 如果要开办一家服装商店 预计投资为 110 000 并预期为今后五年的净收益为 15 000 21 000 28 000 36 000和 45 000 分别求出投资两年 四年以及五年后的内部收益率 57 数据库函数 DCOUNT 主要功能 返回数据库或列表的列中满足指定条件并且包含数字的单元格数目 使用格式 DCOUNT database field criteria 参数说明 Database表示需要统计的单元格区域 Field表示函数所使用的数据列 在第一行必须要有标志项 Criteria包含条件的单元格区域 应用举例 如图1所示 在F4单元格中输入公式 DCOUNT A1 D11 语文 F1 G2 确认后即可求出 语文 列中 成绩大于等于70 而小于80的数值单元格数目 相当于分数段人数 特别提醒 如果将上述公式修改为 DCOUNT A1 D11 F1 G2 也可以达到相同目的 58 数据库函数 DCOUNT 续 59 查找函数 COLUMN 主要功能 显示所引用单元格的列标号值 使用格式 COLUMN reference 参数说明 reference为引用的单元格 应用举例 在C11单元格中输入公式 COLUMN B11 确认后显示为2 即B列 特别提醒 如果在B11单元格中输入公式 COLUMN 也显示出2 与之相对应的还有一个返回行标号值的函数 ROW reference 60 查找函数 INDEX 主要功能 返回列表或数组中的元素值 此元素由行序号和列序号的索引值进行确定 使用格式 INDEX array row num column num 参数说明 Array代表单元格区域或数组常量 Row num表示指定的行序号 如果省略row num 则必须有column num Column num表示指定的列序号 如果省略column num 则必须有row num 应用举例 如图3所示 在F8单元格中输入公式 INDEX A1 D11 4 3 确认后则显示出A1至D11单元格区域中 第4行和第3列交叉处的单元格 即C4 中的内容 特别提醒 此处的行序号参数 row num 和列序号参数 column num 是相对于所引用的单元格区域而言的 不是Excel工作表中的行或列序号 61 查找函数 INDEX 续 62 查找函数 MATCH 主要功能 返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置 使用格式 MATCH lookup value lookup array match type 参数说明 Lookup value代表需要在数据表中查找的数值 Lookup array表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域 Match type表示查找方式的值 1 0或1 如果match type为 1 查找大于或等于lookup value的最小数值 Lookup array必须按降序排列 如果match type为1 查找小于或等于lookup value的最大数值 Lookup array必须按升序排列 如果match type为0 查找等于lookup value的第一个数值 Lookup array可以按任何顺序排列 如果省略match type 则默认为1 应用举例 如图4所示 在F2单元格中输入公式 MATCH E2 B1 B11 0 确认后则返回查找的结果 9 特别提醒 Lookup array只能为一列或一行 63 查找函数 MATCH2 64 查找函数 VLOOKUP 主要功能 在数据表的首列查找指定的数值 并由此返回数据表当前行中指定列处的数值 使用格式 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup 参数说明 Lookup value代表需要查找的数值 Table array代表需要在其中查找数据的单元格区域 Col index num为在table array区域中待返回的匹配值的列序号 当Col index num为2时 返回table array第2列中的数值 为3时 返回第3列的值 Range lookup为一逻辑值 如果为TRUE或省略 则返回近似匹配值 也就是说 如果找不到精确匹配值 则返回小于lookup value的最大数值 如果为FALSE 则返回精确匹配值 如果找不到 则返回错误值 N A 65 应用举例 成绩表2中 我们在G27单元格中输入公式 VLOOKUP 孙丹 B2 C21 2 FALSE 确认后 单元格中即刻显示出该学生的语文成绩 特别提醒 Lookup value参见必须在Table array区域的首列中 如果忽略Range lookup参数 则Table array的首列必须进行排序 在此函数的向导中 有关Range lookup参数的用法是错误的 VLOOKUP 续 66 其他函数 ISBLANK 此函数可以判断单元格是否为空 例如判断员工是否到岗 1 输入姓名和上班时间 如图75所示 2 判断其是否到岗 在单元格E3中输入以下公式 IF ISBLANK D3 请假 到岗 67 其他函数 ISERROR 主要功能 用于测试函数式返回的数值是否有错 如果有错 该函数返回TRUE 反之返回FALSE 使用格式 ISERROR value 参数说明 Value表示需要测试的值或表达式 应用举例 输入公式 ISERROR A35 B35 确认以后 如果B35单元格为空或 0 则A35 B35出现错误 此时前述函数返回TRUE结果 反之返回FALSE 特别提醒 此函数通常与IF函数配套使用 如果将上述公式修改为 IF ISERROR A35 B35 A35 B35 如果B35为空或 0 则相应的单元格显示为空 反之显示A35 B35的结果 68 三 应用举例 利用函数进行等级评定统计学生考试成绩自动录入性别根据身份证号提取出生日期年龄统计位次阈值统计让Excel按人打出工资条Word表格计算 69 利用函数进行等级评定 在F2单元格中输入 CONCATENATE IF C2 80 A IF C2 60 B C IF D2 80 A IF D2 60 B C IF E2 80 A IF E2 60 B C 然后把鼠标指针指向F2单元格的右下角 等鼠标指针变成黑色十字加号时 按住左键向右拖动到这列单元格的最后放手 70 71 利用函数进行等级评定 续 也可以在F2单元格中输入 IF C2 80 A IF C2 60 B C IF D2 80 A IF D2 60 B C IF E2 80 A IF E2 60 B C 然后把鼠标指针指向F2单元格的右下角 等鼠标指针变成黑色十字加号时 按住左键向右拖动到这列单元格的最后放手 72 73 统计学生考试成绩 先点击f23单元格 输入如下公式 AVERAGE f3 f22 回车后即可得到语文平均分 点击f24单元格 输入公式 MAX f 3 f 22 回车即可得到语文成绩中的最高分 优秀率是计算分数高于或等于85分的学生的比率 点击f25单元格 输入公式 COUNTIF C 2 C 95 85 COUNT C 2 C 95 回车所得即为语文学科的优秀率 点击f26单元格 输入公式 COUNTIF C 2 C 95 60 COUNT C 2 C 95 回车所得即为及格率 74 选中f23 f26单元格 拖动填充句柄向右填充公式至h26单元格 松开鼠标 各学科的统计数据就出来了 至于各科分数段人数的统计 那得先选中f28 f35单元格 在编辑栏中输入公式 FREQUENCY F 3 F 22 C 28 C 35 然后按下 Ctrl Shift Enter 快捷键 可以看到在公式的最外层加上了一对大括号 现在 我们就已经得到了语文学科各分数段人数了 在K列中的那些数字 就是我们统计各分数段时的分数分界点 现在再选中f28 f35单元格 拖动其填充句柄向右至h列 那么 其它学科的分数段人数也立即显示在我们眼前了 75 自动录入性别 在d3单元格中输入 IF LEN C3 18 IF MOD MID C3 17 1 2 0 女 男 IF MOD MID C3 15 1 2 0 女 男 回车后即可在单元格获得该职工的性别 而后只要把公式复制到D3 D4等单元格 即可得到其他职工的性别 76 根据身份证号提取出生日期 在单元格中输入公式 IF LEN C3 15 CONCATENATE 19 MID C3 7 2 年 MID C3 9 2 月 MID C3 11 2 日 CONCATENATE MID C3 7 4 年 MID C3 11 2 月 MID C3 13 2 日 77 年龄统计 工作表的E2 E600单元格存放职工的工龄 我们要以5年为一段分别统计年龄小于20岁 20至25岁之间 一直到55至60岁之间的年龄段人数 可以采用下面的操作方法 首先在工作表中找到空