工程技术档案管理办法.doc

工程技术档案管理规定1 总则工程技术档案是作为真实历史记录集中保管起来的图纸、文字、表格、照片、摄像等技术文件资料，是贯标、施工过程质量控制及可追溯性的重要依据，也是公司处理工程索赔等问题的重要参考资料，具有很高的保存价值，必须严格按要求归档管理。此项工作必须由专人负责，及时收集整理，确保内容完整、真实准确、符合要求。为加强对集团、分公司、项目部工程档案的收集、整理、保管和利用工作，更好地为公司经营生产服务，特制定本规定。1.1 管理范围1.1.1 工程技术资料档案项目管理过程中形成的具有事实依据和查考利用价值、反映我公司工程管理过程的纸质（非纸质）的文件资料，如：项目的基建文件、施工资料、竣工图、工程竣工备案表等。1.1.2 贵重工程检测仪器档案外购的工程检测仪器的图纸、使用说明书、合格证等开箱资料和安装记录、维修记录等具有查考价值的文件材料。贵重工程检测仪器包括：全站仪、经纬仪、水准仪、激光铅垂仪、回弹仪、钢筋保护层探测仪、楼板厚度检测仪等。1.1.3 非纸质档案资料工程技术档案资料的电子文件及声像材料(照片、录音、录像)，工程获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等。1.2管理要求1.2.1施工资料填写要求：（1）每个单位工程的施工资料至少一式三份，建设、施工单位和城建档案馆各一份。填写时一律用黑墨水笔或电脑打印，字迹要工整；（2） 存档资料必须使用规范文字，使用当地主管部门规定的软件、统一印制或电脑制作的表格和格式，不得另类；（3） 签字手续要完备，严禁代签，否则一经发现，每人次罚款100元，由分公司总工行使处罚权；（4） 各种文字材料必须做到同步填写和整理，否则一经发现每次罚资料员100200元；（5）涉及工程结算的资料如设计变更、现场签证、工作联系单、工程技术问题联系单等均要签收登记，统一存档。（6）若资料员或技术经理因工作需要而调动，分公司总工（工程部）必须督促做好施工资料交接手续，未认真办理交接手续的，罚责任人500元。（7） 技术经理负责施工资料、贯标资料及各种质量记录的检查与督促，有关人员调换工地时，必须办理移交手续。如资料不全或遗失罚责任人2001000元。（8）资料员应每天及时认真做好项目上所有资料的收集、整理工作，建立好项目的收发文台帐，竣工后全套一份上交公司，并刻制成光盘。如有遗漏，罚资料员300元，技术经理500元。1.2.2项目部所有工程技术资料要分类管理，一律采用标准的档案盒，美观、质优。分公司资料盒的封面、盒内总目录、分目录、资料内容等除签字外，其余均要求采用电脑打印，签字不得使用复写纸。1.2.3工程技术资料的基建文件、施工资料、竣工图组卷、归档必须与城建档案馆备案的内容相一致。此类资料的组卷目录必须清楚并与实际内容相吻合。1.2.4 档案室要建立各类工程技术资料台帐。同时，工程技术档案归档时，必须填写归档清单一式两份，归档、接收双方经手人和负责人签字后，各执一份备查。1.2.5各级领导必须认真履行借(查)阅和复制工程资料档案的审批手续，以防工程档案、资料的流失和被窃。负责工程档案管理的责任人有权拒绝不符合规定的各类借阅和复制申请。2 工程档案管理2.1 归档责任2.1.1项目资料员在技术经理、分公司总工的管理与指导下，严格按照当地城建档案馆对工程竣工资料的归档要求，及时认真地做好工程资料的收集整理工作。同时，对城建档案馆不作要求的技术文件资料亦必须按相同标准收集整理好，工程竣工后交公司工程档案室统一归档管理。项目技术经理、资料员为工程技术资料归档的项目责任人，负责按本规定提供真实、齐全、完整的工程归档资料。2.2 借(查)阅及复制查阅及复制各类工程档案资料，必须履行请示审批程序。查阅申请单需经分公司总工程师签字批准，必要时需经集团董事长或分公司总经理签字批准后方可查阅。查阅时均不得私自勾划、涂改，抽撤、损毁 丢失、损毁工程技术档案，否则，视其严重程度给予直接责任人1002000元的处罚。2.3 鉴定及销毁对保存到期的工程档案，档案管理责任人要组织有关人员共同进行鉴定。对失去保存价值的工程档案要编制清单，经集团公司总工程师签认，报总经理批准后方可销毁，销毁档案要由二人监销。附件一：工程技术档案（文件）移交清单附件二：工程技术档案借阅/复制申请表附件三：工程技术档案销毁申请表附件一工程技术档案（文件）移交清单（样表）移交单位： 接受人：序 号档 案 编 号 或 版 本 号文 件 名 称移交人： 移交日期： 附件二工程技术档案借阅/复制申请表（样表） 借阅复制档案名称档案编号申请借阅复制部门申请借阅复制数量申请借阅复制原因： 申请人： 日 期： 审批意见： 批准人：