承保档案装订管理办法.doc

菏泽中支承保业务档案装订管理办法为进一步加强承保业务档案的管理工作，规范单证领用、使用流程和实务操作流程，避免单证在使用和归档过程因管理脱节造成的风险特制定本管理办法：一、承保业务档案装订要求交强险业务承保档案装订范围：1、承保档案清单2、保费发票业务联;3、保单及批单业务留存联、作废单证的正副本;4、投保单;5、交强险费率浮动告知单（旧车）；7、行驶证复印件、机构代码复印件、购车发票复印件、合格证复印件;8、特种车营运证复印件；9、其它必要的投保材料;商业险业务承保档案装订顺序：1、承保档案清单2、保费发票业务联;3、保单及批单业务留存联、作废单证的正副本;4、投保单;5、行驶证复印件、机构代码复印件、购车发票复印件、合格证复印件;6、特种车营运证复印件；7、相关商业险条款8、其它必要的投保材料;个险业务承保档案装订顺序：1、 承保档案清单2、保费发票业务联;3、保单及批单业务留存联、作废单证的正副本;4、被保险人留存联复印件5、身份证复印件二、业务档案管理职责及相关责任人1、业务档案必须存放于三级机构，四级机构、出单点除正常流转留存外，所有已使用单证必须装订整齐定期上交三级机构，上交周期不能超过使用日1个月。四级机构、出单点不得超期存放。2、四级机构、出单点的业务档案要上交到三级机构客户服务部，客户服务部负责人作为业务档案的第一责任人，负责三级机构辖内所有业务档案的管理工作。3、三级机构客户服务部单证管理岗为该机构业务档案管理员，负责三级机构全辖内所有单证的换领审核、业务档案的管理及四级机构相关业务指导等单证管理工作；4、三级机构客户服务部业务管理岗为该机构业务档案审核人，负责三级机构全辖内所有单证的合规审核管理工作；5、三、四级机构综合柜员为本机构业务档案管理的责任人，负责本出单机构业务档案的整理工作。三、业务档案管理流程按照公司单证管理办法规定，业务单证实行换领制，为了进一步规范承保档案的管理，对业务单证换领的流程明确要求如下： 1、空白单证的领用:三级机构客户服务部根据四级机构、出单点的单证需求确定每次单证的发放量，发放单证数量原则上应为1个月的用量，为方便装订归档发放单证交强险保单50份倍数、商业险保单25份倍数、个险保单25份倍数。 2、四级机构（出单点）按上述装订要求整理业务档案；业务联交三级机构客户服务部单证管理岗审核单证联次资料是否齐全；业务管理岗审核业务承保是否合规签字确认；财务联交三级机构财务部审核；三级机构客户服务部综合柜员同四级机构一样进行管理。 四、业务档案的要求：换领单证前必须严格按照车险承保规定、单证归档要求进行逐份检查，要保证投保材料齐全、条款费率使用合规，否则将责令整改并不予换领单证。要求如下：1、投保单。打印投保单后由销售人员根据投保单内容向客户讲解，并加盖公章或由投保人签字。并由销售人员及综合柜员在投保单上签字(投保单上投保人签字一栏下面有需要销售人员及综合柜员签字的地方)。2、车辆行驶证复印件。新车提供合格证及购车发票复印件。3、身份证复印件。被保险人为“自然人”的业务，需要提供投保人身份证复印件。4、被保险人的组织机构代码复印件。被保险人为“法人或其他组织”的业务，需要提供被保险人的组织机构代码复印件。5、验车记录单。投保车损险业务必须上传验车照片，同时填写验车记录单并由验车人签字留档，验车照片必须按照规定上传5张照片，车辆四个角45度、车架号照片，5吨以上营业货车车架锁照片，要求相机上显示当天日期；6、车辆营运证。车险特一、特二、特四业务承保时必须提供车辆营运证，营运证拍照上传到核心系统影像系统并留存复印件。7、商业险条款。承保商业险业务档案里必须留存相关商业险条款，并同保单业务联其他资料一起加盖骑缝章。8、交强险费率浮动告知书。交强险除新车以外的业务必须附加交强险费率浮动告知书并由投保人签字确认。 9、过户批改。留存批单申请书（客户盖章或签字）、身份证原件（机构代码）、二手交易发票、车辆登记证书复印件或转卖档案封皮拍照留存(转卖地所办理的交强险保单复印件)。 10、退保批改。按退保条件提供批单申请书（客户盖章或签字）、身份证（机构代码）、交警队或是车行提供的相关证明原件。 11、加保批改。加保车损、自燃、车身划痕的业务必须上传验车照片，同时填写验车记录单并由验车人签字留档，验车照片必须按照规定上传5张照片，拍照要求车辆四个角45度、车架号拍照，要求相机上显示当天日期。12、一般批改。批改由车牌号(新车批改车牌号除外)、发动机号、车架号、厂牌型号等业务要留存批单申请书（客户盖章或签字）、身份证（机构代码）、行驶证或合格证。 13、财产险、意健险业务。团险业务需要投保单盖章、机构代码复印件、营业执照复印件，验标照片、资产负债表、资产清单、风险查勘报告等等。个险业务需要投保单签字，身份证复印件、相关资料等。14、其它必要的投保资料五、业务档案装订顺序业务单证装订顺序依次为：承保档案清单、保费发票业务联、保单业务联、批单、投保单、交强险费率浮动告知单、行驶证（合格证）、购车发票、身份证（机构代码）、营运证、商业险条款、其它投保材料（批单申请等等），作废单证、退保单证必须联次齐全并加盖作废章、退保章。五、归档单证装订要求及归档保存1、保险单证装订严格按照保险单印刷流水号顺序排列，包括所有作废的保险单证，不得出现跳号和缺少保险单证的现象。2、在承保材料齐全的情况下车险商业险、团险、个险25份，交强险50份保单装订一册，并上附保单归档目录。归档目录内容包括：序号、流水号、保单号、被保险人、保险金额、保险期间、签单日期、单证状态、归档状态。3、装订时，每册采取“三孔一线”方式装订。4、每册目录上预归档人、业务审核人、归档人签字。5