文件制度控制管理办法.doc

文件制度控制管理办法 拟制人/日期： 审核人/日期： 批准人/日期： 管制文件对外保密密 级： 管 理 状 态：发布日期：2012年12月05日 实施日期：2012年12月05日1.目的 对职业健康安全管理和安全标准化文件的编制、审批、更改、发放、识别、处置和归档进行控制，确保文件的充分性和适宜性，使与管理体系运行的有关场所得到和使用相应文件的有效版本。2.适用范围 本制度适用于职业健康安全管理和安全标准化有关的各类文件。3 职责3.1 安委会负责本程序的编制、更改和组织实施，并负责控制安全生产标准化管理手册、程序文件等和安全标准化相关文件的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。3.2文管中心负责各类文件的发放，确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本。同时负责体系文件的处置和归档，外来文件的管理。4 工作程序4.1 文件的编写、审核、批准及发放我公司文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行：序号文件类别编写、更改审 核批 准发 放1管理手册安委会管理者代表总经理文管中心2程序文件相关部门部门经理管理者代表文管中心3作业文件相关部门部门经理管理者代表文管中心4外来文件按原编号管理部门经理管理者代表文管中心4.2 文管中心：负责核准后之文件分发、回收、销毁及管制单位。5作业流程与内容5.1作业流程图：作业流程执行单位协助单位作业内容说明使用表单文件制(修)订申请单位文管中心根据体系要求及过程控制的要求制订修订所需的文件。 文件申请书文件评审/会审/审核NGOK申请单位相关单位1.由编制部门组织相关部门对文件进行审核或会审单位责任人签名。2.文管核对文件的编制要求。文管中心相关单位经会签审查OK的文件由文管中心进行编号登录发放到使用部门。管制文件清单 文件收发记录表文件管制文件登陆、发行、回收相关单位文管中心各部门主管指派专人对本部门所使用之文件进行管理。文件借阅登记表 文件补发申请书 文件废止、销毁文管中心相关单位文管中心对旧版文件或不适用之文件进行作废处理。5.2 作业内容说明：5.2.1文件制（修）订： 5.2.1.1文件制（修）订根据公司体系策划和公司管理的需要,由相关部门按附件“文件编写格式”编制，如为修订文件时，则需将修订内容详细地记录于其附属的修订履历中，并要求能够追溯到原文件的内容，文件经授权人审批后发布实施：A.管理者代表负责或授权人员制定安全生产标准化手册、职业健康安全管理手册；B.由部门主管指定给授权人员来制订各类程序文件；C.由部门主管指定给授权人员制订各作业指导书、表单格式；D.各文件编码向文管中心申请使用，文件编码不可重复使用；外来文件以手写的方式将编码注明在文件上： 5.2.1.2文件编号A.手册编号规定（一阶文件） - - 流水号（依01，0299编码） 类别 （安全生产标准化-AQ，职业健康-AQ） 部门代码GMB.程序文件、管理办法、作业规范及记录表单编号规定（二、三及四阶文件） - - 流水号（依01，0299编码） 文件类别 部门代码a.文件类别：质量管理程序-QP，环境管理程序-EP，质量、环境公用程序文件-EQP,管理办法及作业规范-QS,表单记录-QR。b.部门代码总经理室-GM 管理部-MD 财务部-AC 安委会-AQ资材部-PW 研发部-RD 制造部-MF品质部-QA 业务部-SD 文管中心-DCC.作业(或检验)指导书编号规定（三阶文件） - - 流水号（依0001，00029999编码） 类别（作业指导-MI，检验指导-WI） 部门代码D.外来文件编号规定 - - 流水号（依0001，00029999编码） 类别（图面-DW，工程资料-ED、国家标准-NS、其他文件-OT） 外来文件代号（FI） 5.2.1.3文件版本：A.版本以大写字母表示，如：A、B，第一版为A，修改次数以阿拉伯数字表示，如0，1；B.文件版本修订3次后或大面积修订，版本须升级，如B3升到C0；C.作业(或检验)指导书同一工站版本变更升级超过3次，或流程及相应工站超过5站变更，整份SOP文件版本须升级；D.每三年公司考量是否对品质、环境管理体系文件做整体变动，可视需要文件版本整体更新为A0，其中三、四阶文件可视需要仍可有效延用。5.2.2文件的评审5.2.2.1 评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。A 法律、法规发生变化；B 生产装置和工艺技术发生重大变化；C 安全生产相关的组织机构发生重大变化；D 管理机构的管理职责发生重大变化时；5.2.2.2 评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。5.2.2.3 评审内容A 与法律、法规符合性；B 与企业发展总体水平的相适应性；C 与工艺流程和装置变化的相适应性；D 文件之间的相容性和匹配性；5.2.2.4评审输出A评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。B评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。5.2.3文件会签/审核：5.2.3.1 作业（或检验）指导书、控制计划等指导文件直接交使用单位会审；5.2.3.2手册、程序文件、管理办法及作业规范经审核后，填写文件申请书送相关部门会审，会审有修改意见时详述清楚，由文件编制部门确定修改方案。5.2.3.3文件审核或会审后，按文件批准权限进行批准；5.2.4文件登记、发行、回收： 5.2.4.1文件经批准后：A.公司 一、二、三及四阶体系文件由文管中心登记于管制文件清单中；B.ECN、BOM表等资料，由责任部门签核后交一份于文管中心进行发行并存档，并将资料保存在公司指定网络。 5.2.4.2 文管中心按文件会签部门确定发行份数并复印原版文件与文件申请书，在复印件盖“文件管制”章分发，接收单位在文件收发记录表上登记； 5.2.4.3 四阶表单送外印刷时，由文管中心提供最新版本格式；5.2.4.4 需外发的文件向文管中心申请，并盖“仅供参考”后交申请单位发出；5.2.4.5 根据客户要求或生产需要，由责任部门制作临时文件，经签核后交与文管中心登记于文件管制一览表中，并加盖“临时文件管制”章分发于使用单位。临时性资料有效期为一个月，临时文件到期后由使用单位交回文管中心作废，临时文件不需保留原稿；5.2.4.6如发行的是申请变更的文件，由研发部、文管中心复印变更页次分发于使用单位，变更后文件须在24小时内发行，生产中研发变更的文件须立即发行到现场；并在分发新文件的同时需将旧版文件悉数收回，回收时需注意数量及内容之完整性，并记录于文件收发记录表。若旧版文件回收不完整时，新版文件将不发放给此使用单位，如需要则须提出申请。5.2.5文件管制5.2.5.1颁布发行之手册、程序、管理办法及表单之原稿，均由文管中心保管；作业指导书之原稿由各相关制订部门保管；5.2.5.2 对外文件由与外部接洽主办单位保管；5.2.5.3 各部门应有之文件、记录由单位主管或授权人员专责保管；5.2.5.4 文件之管理需纳入内部之审核项目中，以确保资料之正确使用；5.2.5.5如发行文件有缺页、破损、字迹模糊现象及文件发行份数不够时，使用部门应填写文件补发申请书申请补发； 5.2.5.6 发行之手册、程序文件不得加注标手写任何文字、符号等；5.2.5.7 发行之作业指导书需修正时由制作人或授权人用划线删除并签名，须在48小时内重新申请发行；记录因写错之涂改，则必需在涂改处签名；5.2.5.8 非使用部门欲借阅正式文件与资料，须填写文件借阅登记表，且必须在限期内归还；5.2.5.9电子文件控制本公司受控文件的发放以“电子文件为主、纸质文件为辅”为原则，需填写文件收发记录表让各接收部门确认签收，具体参照资讯管理办法执行。5.2.5.10文件与记录的