工程材料事业部财务支出及报销的管理办法.docx

工程材料事业部财务支出及报销的管理办法为进一步规范事业部的经济活动，加强和规范财务管理，根据国家相关法律法规及院所有关规定，结合事业部实际情况，制定本办法。本办法自2011年11月1日起执行。1. 严格按照院所关于财务管理的规定（科研财158号）报销各类票据，严禁报销违规、超标发票。经办人对自身办理的各类财务事件负法律责任。2. 事业部实行报销专人制，所有员工各类报销由专人统一到所财务办理，其他员工不能直接到所财务办理现金报销业务。3. 严格执行所财务发票粘贴要求。经办人要按照财务要求分类粘贴发票，并认真如实填写与报销发票相对应的各种费用使用明细单，如材料费报销时，应在材料费使用明细单上如实填写使用原因、用途等各种信息；报销餐费时，应在餐费使用明细单上详细填写使用原因、就餐人员姓名及单位等信息。费用使用明细经项目负责人签字确认后随发票一起交与报销专人办理，如填写不清楚，报销专人将不予以办理。单张发票金额在2000元以下时，需在网上查询发票真伪;单张发票金额超过2000元时，需在网上查询发票真伪，并打印查询页面，粘贴于发票背面，否则财务不予报销。4. 不得通过各种手段、途径报销因私发生的任何发票。不得报销购置私人用品、食品的发票；发不得报销私人原因乘坐出租车、汽车、火车、轮船、飞机等交通工具等产生的发票；不得报销私人车辆的加油费、停车费、过路过桥费等产生的发票；不得报销个人就餐、旅游等产生的发票。5. 北京市内单项费用超过1000元的支出，应采用支票支付；外地单项费用超过1000元的支出，需要现金支付时，应提前以电话或传真的方式向室主任申请，并在费用使用明细单上详细填写申请过程。对于单项费用在5000元以上的设备、材料、测试化验加工等费用，应在询价的基础上，签订相应合同，按合同约定进行费用支付。6. 对于试验、生产用材料的采购、使用、销售，应严格执行登记管理制度。材料采购时经办人应按要求填写原材料采购登记表，材料形成产品销售时，应填写产品销售登记表。产品的采购和销售、库存要形成平衡关系，并按季度交由主任审核。7. 日常办公所用的办公用品、劳保用品等应由部门指定的专人购买，并建立领用登记表。报销费用时，发票必须附有购置清单，并加盖与发票相同的财务印章，否则财务不予报销。8. 电脑及配件、打印机、传真机等办公设备实行登记和统一购置制度，流程为：员工提出申请设备管理员核定室主任审批购置（填写办公设备购置申请单）。9. 严格控制差旅费用支出。原则上，员工出差须乘坐硬席，确因紧急需要乘坐飞机或软卧时，应提前填写交通、通迅费申请单，并经室主任签字批准后，方可乘坐。报销出差补助时，须附有能证明整个往返出差地点过程的各种票据原件，如对方单位报销相应费用时，经办人可以用复印票据加以证明。如无票据证明，将不予报销出差补助。10. 严格控制餐费及招待费的支出。员工发生餐费及招待费前应填写招待费申请单，并经室主任签字批准，无招待费申请单的餐费票据将不予报销。自己出差吃饭的小额费用也要提前申请？11.严格控制通讯费用的支出。无工作需要的员工不予报销通讯费。因工作需报销通讯费用时，按照规定，普通员工每月不允许超过100元，项目负责人不超过200元，主任不超过350元；因特殊工作原因超出当月通讯费上限的，须提前向室主任申请，并填写交通、通迅费申请单经室主任签字批准，方可报销。 工程材料事业部2011年11月1日抄送：所领导，所财务，人事部，科管部，室正、副主任，材料部所有员工招待费申请单申请日期申 请 人申请金额申请说明事业部意见交通、通迅费申请单申请日期申 请 人申请金额