采购供应部管理办法.doc

采购供应工作管理制度总则为了加强对采购供应工作的管理，保证生产、产品研发等方面所需物资的供应，提高采购质量，降低采购成本，杜绝不合理现象的发生，特制定本办法。采购供应部及相关参与供应采购工作的部门和人员不得泄露公司的采购信息；不得收受供应商礼品、有价证券、现金等，如遇无法推辞的商务性礼品，必需按公司规定及时上交；不得伙同供应商或内部管理人员弄虚作假、以次充好。上述不良行为一经查实，一律按贪污论处，调离工作岗位，直至追究法律责任。机构与职责采购供应工作涉及公司以下部门，其职责分述如下：1、 采购供应部组织各相关部门对供应商的资格进行审查和评价；负责公司采购供应，并签订供需合同；负责对外付款和财务报销手续；负责公司物料的库存与存量控制；解决采购材料和设备在采购和使用中的有关纠纷；负责建立健全比价采购台帐并及时更新。采购供应部人员分工明细附表12、 铝业公司、塑材公司、销售公司负责编制和下达所需设备、物料的采购计划，并提供准确的采购要求；对采购数量、规格型号以及领用完毕时限负直接责任；将采购产品在试用或使用过程中发生的问题及有关信息及时反馈给采购供应部与审计部。3、 公司审计部负责采购报销的审批；负责对采购程序、采购价格、付款周期和付款比例的监督；协调采购部与各部门之间的工作；协助采购部建立健全比价采购台帐。4、 公司质检部负责组织对所有采购物资的检验、验证；参加对供应商的资格审查和确认工作；负责对厂商供货的产品质量进行监督，并将有关信息及时反馈给采购供应部与审计部。5、公司财务部负责监管采购供应部会计的账目；负责向采购供应部提供每日可使用的资金额度；负责按采购供应部排序的汇款申请单（已审批）汇款；负责定期组织对采购供应部所属仓库进行盘点。采购实施办法（一） 采购计划 采购计划内容应包含设备或材料名称、规格型号、数量；特殊情况时，应包含技术要求、安装尺寸、生产厂家、参考价格、交货期等；必须填写申请所购物资的“拟最终用完时间”、“ 指定检验部门” 和“指定检验人员”；若需从供应商处直接发运到用户现场，应注明收货单位、联系人、到站（地址）、邮编、电话及传真等。1、 塑材公司和铝业公司使用的常规原料和备品备件，由专职采购员结合供应部仓库保管依据公司确认的最低库存量下达采购计划。最低库存量附表22、 生产及其它部门需要的设备、备品备件和工具，由使用部门按照需求计划，经主管经理（重大项目和设备报董事会）批准后编制设备采购计划，下达给采购供应部。3、 产品研发项目需要的材料、设备，由技术研发中心编制材料、设备需求计划，经部门经理审核后编制采购计划下达给采购供应部进行采购；少量的规格、型号不确定的材料、设备（限2000元以下）可以由研发人员自行采购，但事后必须补办申购计划。（二）采购方式采购供应部按照采购计划组织实施采购。采购应按照“择优、择廉、择近”的原则并选择最有利的方式进行。采购方式一般有如下几种：定点供应商长期报价采购、议标采购和一般采购。1、 定点供应商长期报价采购凡经常使用且使用量较大的材料，应事先选定厂商，议定长期供应价格，采购供应部根据议定价格进行采购。（常用材料与设备见附件）附件：常用材料与设备 确定定点供应商的原则：（1）由采购供应部提供拟定为定点供货厂商名单（每类设备或材料原则上应有三家以上供货商），以及供货产品样本和报价等资料。采购供应部负责组织相关生产公司、设备能源部、质检部、审计部等部门，共同对定点供货厂商进行生产能力、质量保证能力、付款条件优惠程度等有关方面综合评价，筛选出符合条件的供货厂商并确定该厂商的供货资格与供货范围。采购供应部分别与被确定资格的厂商协商签订供货协议。采购供应部应及时将协议价格提交财务部、审计部和办公室备案。（2）采购供应部负责编制包含供货内容及价格的定点供货厂商名录，经上述部门认可后分别存相关生产公司、设备能源部、质检部、财务部、审计部和办公室等部门。采购供应部与相关部门依据此名录进行采购和审核。（3）定点供货厂商名录每年评审一次，质检部、使用产品的相关部门负责对厂商供货的产品质量进行评价，审计部和采购供应部对厂商的交货及价格等情况进行评价；对出现两次以上严重质量问题的供货商要取消其供货资格。2、 议标采购对于经常使用且市场供应充足的材料，采取定期（一般为每季度一次）议标的方式进行采购；对于一次采购金额相对较大的大宗材料与设备，或一些关键材料与设备，采取议标方式进行采购。步骤如下：（1）采购供应部负责组织相关生产公司、设备能源部、质检部、审计部等部门组成议标小组，确定参加投标供货厂商名单（应优先选择定点供货厂商）；（2）由采购供应部向供货厂商发出询价标书并回收标书；（3）议标小组负责对收集到的供货厂商提供的投标资料进行综合评审，采取投票或其他方式确定供货厂家。议标结果要形成文件，经议标小组成员签字后分别存财务部、审计部、采购供应部和办公室；（4）采购供应部据此与中标的供货厂家签订商务合同。采取定期议标方式采购的物资明细： 运输车辆 塑料型材用包装物： 铝材包装物： 柴油、烟煤、无烟煤、气体 标准件、电缆电线、电器件、常用工具、轴承、劳保品 采取议标方式一次性采购的物资：电柜和批购物资。 有大幅度价格变化时，必须有双方确认的调价函方可执行。 3、 一般采购不属于以上两种情况的采购方式为一般采购。一般采购要参考市场行情、过去的采购记录或供应商提供的报价，选择三家以上进行价格对比,并以各种方式向供应商议价，在保证质量和工期的前提下以最低的价格采购。如果询到的最低价格或规格、型号、性能参数与采购计划提出的要求不相符时，采购供应部应及时通知直接使用部门和相关部门（价格问题需审计部参加）协调处理；若仍有争议，可采取议标方法处理。 镁锭、金属硅、精练剂、清渣剂、细化剂、过滤板、过滤布、磨料、硫酸、石墨条、 自粘膜、试剂盐酸、阀门管件、合格证白塑料绳 4、 比价采购台帐采购供应部负责建立健全比价采购台帐。比价采购台帐要有三家以上供应商的价格对比，台帐内容要包括：材料名称、型号、规格、主要技术参数、供应商的单位名称、企业性质、质量保证体系、价格、售后服务和运杂费用等。由采购经办人提供详实的资料，供应部文秘负责整理、编制并存档。比价采购台帐要抄报审计部。审计部协助并督促采购供应部及时修改、更新比价采购台帐。（二） 采购作业实施1、采购供应部接到采购计划以后，要根据采购事项的轻重缓急确定采购的先后顺序；符合招标、议标条件的要及时组织议标小组进行招标工作；属于定点供应商供货范围的及时与供应商联系；属于一般情况的，按一般采购方式进行。 2、询价完成后采购经办人员应详细记录询价和议价结果（以客户盖章的原件或传真件为准），拟定订购供应商，与供应商确定交货日期并签订采购合同，经采购部负责人审核（特殊情况需使用部门主管领导审核签字）并报合同评审小组核准后，方可盖章生效。经招标、议标确定的采购合同可直接盖章生效。采购合同应交给采购供应部、财务部、审计部和办公室各一份备案。4、采购员采购的材料、设备按公司质检部有关规定进行检验或验证后办理入库。在执行有直发现场的采购计划单时，应及时将供货商发往现场的发货证明返回到采购供应部备案，并及时办理入库手续。6、付款程序：采购经办人员按合同约定填写汇款申请单，内容包括：供应商名称、开户行、账号、金额、汇款方式、合同编号、付款说明、财务余额等。由供应会计审核，采购部门负责人签字，公司审计部再次审核之后，方可办理付款手续。财务部严格按照汇款申请单的具体要求及时支付货款，保障采购合同的正常履行。7、采购经办人员取得购货发票后应及时办理报销手续。凭质检合格证明、仓库验收单、材料会计入库单及供应商开具的发票，由内勤按合同整理，报销单据由供应会计审核，采购部门负责人签字（计入相关部门费用的，由相关部门领导审批），经公司审计部审核后，方可办理报销手续。采购供应部会计在审核时应对所购材料的型号、数量、价格进行核对，并逐项记录备案。特殊情况处理办法1、特殊情况下，采购供应部可委托相关部门的专业人员进行采购，但必须严格按本制度有关原则执行。2、售后服务人员在现场调试期间急需材料(价格低于200元)可自行采购，回单位后由相关部门领导审核签字并向采购供应部补交采购计划单及填写领料单。3、特殊情况下，经公司主管领导同意后，可依据各分公司的合同供货清单先行采购，事后由各相关分公司补办采购计划申请单。采购供应部内勤管理细则（一）采购员1、按时参加每天上午8：00-8：30的供应调度会议。2、采购员对各自分管的业务工作（附表1），实行全程负责制。l 从选定供应商到签订合同、下订单、入库、办理货款、售后服务等全程跟踪负责。l 严格按照签批的采购申请单实施采购，对所采购物资的数量、质量、规格型号、价格和到货时间负直接责任。l 采购员要按计划规定时间完成采购任务。当采购员认为不能按时按计划完成某项采购任务时，应及时向采购供应部领导和使用部门负责人通报并以文字说明原因。l 采购员采购的材料在使用中出现问题，采购员要负责与供货商联系，处理有关事宜。如（质量和规格、型号或技术性能）不合格，要负责退换、退货以至索赔。l 按公司与合同的相关规定，及时办理各项手续，日清日结。l 随时了解和掌握仓储物资的实际情况，结合生产计划部搞好物资储备2、合同条款及付款的相关规定：l 除特殊物资以外，发票不到不予办款，超过3个月的追究采购员责任。l 原则上不允许使用现金支付货款。l 优先使用银行承兑汇票，特殊情况经公司领导批准后可支付现汇。l 按供应商提供的公司名称、开户行、帐号办理货款；需用银行承兑和银行卡支付的，需供应商提供盖公章或财务章的证明原件指明接收人。3、对所负责的相关物资价格随时了解，分析原因，主要原料（如铝锭、树脂等）定期（最少每月一次）写出书面报告提醒相关部门采取适当措施。4、每周六报批一次差旅费手续。5、每月30日前，写出工作总结及下月工作计划递交经理，内容包括：工作中发现的具体问题和处理结果，吸取的经验、教训，工作建议和下月的工作重点等。（二）供应部文秘、材料会计、往来帐会计职责：1、通用职责：l 设计完备合理的报表，记账详实准确。l 当天工作当天完成，达到反映及时、准确的往来数据。2、供应部文秘l 负责组织供应合同评审及管理工作。l 采购物资入库手续和票据的整理、核对与报批。l 负责各项认证资料的日常整理，参与认证活动。l 按制度审查、控制、登记各项费用开支，月底汇总，30日出表。3、材料会计职责：l 每天将发生的出入库单据及时输入铝业之星表格并进行审核，按格式内容不准漏项。l 按合同和价格依据严把价格关，一旦输入负连带责任。l 月底造各车间消耗，对消耗表数量和价格负责，有为各车间核对解释的义务。l 月底制进销存报表，反映各项物资的月流动情况、库存情况，每月30日出表。4、应付款帐会计职责：l 根据材料会计的单据和财务汇款单据，详细记入各个供应商的账户，价格为含税价。l 定期与财务核对汇款额，与材料会计核对入库额，与供应商核对余额。保持账面时时清楚。l 月底列出所有供应商的往来帐月报表，包括购进数量、金额、汇款额、上月和本月余额，每月30日出表。l 每月15日开始催促各采购员向供应商索要发票，月底列出未到发票清单。（三）保管员岗位职责及出、入库流程1、仓库保管职责：l 工作时间不空岗，按时交接班。l 保证仓库清洁卫生, 仓库保管对所辖仓库物资做好防护（防潮、防损、防变质、防火、防盗等）工作。造成损失的，给予责任人损失金额50%的处罚；重大损失的，移交司法机关处理。l 物料摆放整齐合理，帐、卡、物相符。l 如因仓库保管或采购人没有及时办理入库手续，而造成材料会计不能及时输入“铝业之星”帐表或影响生产的，每延误一天给予相关责任人1050元的处罚。l 出、入库手续必须日结日清，特殊情况未能办结需要下一班办结的，交接班时需有交接记录。由交班人填写本班未办结而需接班人办理手续的记录，并写清未能办理的原因。l 库存物资达到或接近警戒量时，需申请补货，常用物资的申购由仓库保管详细列出补货名称与数量，由仓库主管填写采购申请单后交经理审批。l 对于重复采购的、实际取用与采购申请严重不符的以及超出拟定用完时限的物资要每周统计上报主管领导。2、物资入库：l 物资进厂之后，由采购员或仓库保管及时通知公司质检部对到货物资进行产品质量检验；特殊物资如五金电料等，通知相关使用部门的专业人员检验。l 依据采购计划，仓库保管必须仔细点验不同规格型号的数量，必须抽检5-10件（需检测长度的物品，将样品交由车间主任配合核实），并填制抽检记录；整车需称重的必须称重，超出3磅差范围的，上报仓库主管办理。l 物资检验合格，检验员盖章或签字后方可办理入库手续。l 经检验有质量问题的拒绝入库并报告主管领导，由主管领导责成采购员负责与供应商协商解决。l 验收单必须填写清楚供应商名称、品牌、发票类型等。l 单价一项必须由评审过的合同或领导审批过的价格表、报价单来确定，实际操作的价格不得高于此价格。l 符合入库条件后，由仓库保管和采购员在验收单上签字，验收单上应采购员签字的，仓库保管不得代签。如因采购员外出不在公司的，视情况可先办理入库，但事后必须补签。入库物资必须摆放到位，立即上卡。l 验收办理完毕后，由保管员持验收单到材料会计处办理“铝业之星”入帐，材料会计凭验收单记入“铝业之星”入库帐表并打印入库单。入库单一式三份，粉色联材料会计留存，白色联应付帐款会计记账，黄色联到财务报帐用。l 每日11：00和16：00以前，各仓库保管到材料会计处递交手续，不准压存。3、物资出库：l 在公司厂检（特殊物资由相关使用部门指定专业人员）出具合格检验单之前，不得领用。l 领料人凭领用部门开具的有效领料单（经主管经理签批）到相应的仓库领取物资。l 仓库保管按领料单填制出仓单，并将出仓单号备注在出库单上，完成出库作业。l 物资出库必须遵循先进先出的原则。l 出库时，必须当场点交数量、重量、规格、型号和品名是否与出库单上标明的一致，立即上卡。l 每天11：00和16：00以前，将第二联递交到材料会计处进行审核入帐，仓库留存出库单第三联。4、废旧物资回收：l 每周清理一次问题物资，每月底汇总没有处理的问题物资，列表上报主管做出处理，不得积压。l 一切有残旧剩余物的领用，需以旧换新，由车间打捆（以便于点验为准），不得少交多领，特殊情况需由领用部门负责人签字说明，仓库主管批准。五金库保管登记造册做记录。l 每月28日之前，由供应部组织有关部门对废旧物资作最后挑选和鉴定，对于尚能使用的物资，处以领用部门负责人该物资90%的罚款，处以领用人10%的罚款；不能使用的，变卖或作销毁处理，变卖所得必须全额上交财务部。5、物资调库根据生产和库存量的需求，如需南北仓库物资调动的，由仓库主管负责人通知双方仓库保管。需求方在收到物资后开具验收单注明调货，并交双方材料会计。出货方材料会计据此开红票冲减帐面，其中一联交出货方保管，一联交需求方会计下账。6、物资退库l 粉末：喷涂车间应根据生产计划合理领用，每个品种的回收粉退库重量不得超过50公斤。单品种超过60公斤的，保管员写出书面报告，由仓库主管按公司相关事故上报制度执行。l 用料单位应根据生产计划合理取料，除非物资有质量问题和其它不可抗拒的原因外，供应部门有权不准退库。确需退库的，须由分公司领导和供应部领导批准，并办理相关手续后方可退库，保管员无权私自接收。l 用料单位在使用过程中发现有质量问题而确需退货的，由物资使用部门和质检部共同出具该物资质量问题的详细证明材料，由分公司领导和供应部领导签字批准后，方可退回仓库，由供应部的相关经办人及时处理并出具书面处理结果。7、装卸队管理l 大批到货物资如PVC树脂、钙粉、CPE等，由相关采购员通知装卸队；少量到货物资，由仓库主