工程合同管理程序.doc

安哥拉玛尔房地产有限公司 工程合同管理程序工程合同管理程序1. 适用范围： 公司对外签订的施工、采购合同一律执行本程序2. 权责部门2.1 合同主责部门工程项目合同签订的主责部门为工程部，主责部门对合同事项进行描述。2.2 公司与合同管理相关的各部门。（1）工程部负责工期、进度（配套工作进场约定）、质量、履约、保修责任合同价款、变更结算等条款；（2）财务部负责付款条款等；3. 合同的签订3.1 合同由部门经办人具体经办，拟订初稿后必须经部门经理审阅后按合同审批权限审批。所有合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是：3.1.1合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。3.1.2合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。3.1.3合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。3.1.4 合同必须以书面形式签订，由双方法定代表人（或指定代理人）签字或盖章。3.1.5 根据公司的合同签订授权权限及责任部门不同，最终审批人负直接主要责任，其他会签部门负关联责任。4. 工程合同审批流程4.1 合同由经办部门相关人员拟订（或自对方取得），并填写合同审签表（详见附件），连同合同初稿一并送交本部门经理（或部门负责人）进行审核。4.2 根据合同审签表内顺序，各部门经理（或部门负责人）在审批时限签署书面意见。4.3 各个部门（或责任人）应在审批合同送达后最长不超过1个工作日提出审签意见，因涉及造价审核工程部审签的原则上不超过2个工作日，特殊事件可与经办部门协商确定；涉及到总经理签批的原则上不超过2个工作日。由于审批时限影响合同正常签批的，追究相关责任人责任。4.4 合同审批意见不一致，以最终授权代理人或总经理意见为准。5. 合同的相关管理5.1 合同正式经双方签章订立后，正本及合同审签表原件转至财务管理部留存，合同副本（或复印件）、合同审签表复印件以及其他合同相关资料暂由合同经办部门保留备查。待项目完成竣工结算后，交公司综合办公室合同管理人员处归档。5.2 签订合同后，由工程部统一编号，并发至财务管理部、综合办公室。5.3 签订合同时，若为对方先签章我方后签章，在我方签章后随即按照前款规定归档管理；若为我方先签章对方后签章，则经办部门应在我方签章后5日内将生效合同交回归档。5.4 公司财务部在收到经办部门交来的合同正本后，应及时分类归档保存，归档前按照印花税的有关规定和计税税率在合同上粘贴印花税票并做划销处理。5.5 凡公司各部门需要调阅有关合同的，应由调阅部门经理签批后到综合办公室合同管理人员处登记，并保证及时、完整归还。5.6 已备案的各类合同，原则上不接受公司外部人员调阅或借出。如遇特殊情况，需由事项经办人员书面写明原因，并由经办人所在部门负责人、分管副总、总经理签批后，方可办理相关手续。附11 非合同事项管理办法一、为了进一步完善合同管理流程，便于非合同事项费用支出的归类及项目最终结算工作的顺利进行，特制订本管理办法。二、范围本管理办法适用于工程项目不需签订合同的付款事项，例如各种配套费用等；不包括项目发生的零星晒图费、复印费、人员电话费、餐费、固定资产购置、办公用品采购等费用付款事项。三、内容（一）凡发生非合同事项支付必须由经办部门填写工程项目非合同事项说明。（二）工程项目非合同事项说明必须阐明以下要点：1.事项概述；2.内容或范围；3.付费标准；4.付费金额；5.预计支付时间；其他经办部门认为要进行补充说明的也必须要阐述清楚。（三）工程项目非合同事项说明必须根据公司合同管理的审批权限，由经办部门负责人、总经理按权限进行签批。签批确定后本说明在公司内部管理中视同为合同管理，作为后期项目实际付款的审签依据。（四）工程项目非合同事项说明必须由经办部门在签批确认后转交综合办公室，由工程部负责统一编号，然后下发经综合办部门、财务管理部、综合办公室。（五）非合同款项支付审批流程按开发项目工程类款项支付申请表进行。（六）本办法自签批之日起施行，原管理办法与本办法冲突的按本办法执行。附件1-3合同审签表（工程类）合同名称标的额经办人对方单位名称地址联系人联系电话经办部门意见1、对合同事项进行描述发出时间：2、对合同价款负责部门负责人：工程部意见对工程工期、进度、质量、履约、保修责任、合同价款、变更结算等方面负责接收时间工程部经理：发出时间：财务管理部意见付款条款的意见接收时间部门负责人：发出时间：经办部门对以上问题的落实情况（对各部门提出问题的落实情况的汇总）接收时间部门负责人：发出时间：总经理意见接收时间部门负责人