广州市建筑集团有限公司建设项目声像档案归档管理规.doc

广州市建筑集团有限公司文件建集2006138号印发集团公司建设项目声像档案归档管理规定的通知直属各单位、本部各部室、各直管企业、分公司：为加强集团公司建设项目声像档案管理，保证档案完整、准确、系统归档和将来利用安全，现将广州市建筑集团有限公司建设项目声像档案归档管理规定（试行）印发给你们，请认真贯彻执行。二六年六月十三日主题词：文秘工作 档案 管理 通知广州市建筑集团有限公司办公室 2006年6月14日印发广州市建筑集团有限公司建设项目声像档案归档管理规定（试行）第一条 为加强建设项目声像文件的归档整理工作，根据中华人民共和国国家标准照片档案管理规范（GB/T11821-2002）、中华人民共和国行业标准磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）等有关规定的要求，结合集团公司实际情况，制订本规定。第二条 建设项目声像档案是集团公司档案基础工作的组成部分，是指在工程建设施工、管理活动中直接形成的底片、照片、录像等以影像为主要反映方式，辅以文字说明的有保存价值的历史记录。第三条 凡是由集团公司组织实施、各有关直属单位共同承建的建设项目，以及以集团公司资质承建的建设项目，应归档声像材料，并按要求编制声像档案。实行“谁主办、谁负责”收集整理的原则，依据声像档案编制规范要求，由实施单位制定编制计划，根据工程进度和阶段进行整理、编辑，档案部门负责监督、检查指导。第四条 集团公司档案工作坚持集中统一管理的原则。第五条 切实加强建设工程声像档案工作的领导，建设项目正式施工前，应明确声像档案责任人及审核、指导部门，并配备必要的摄录、影像器材设施，确保声像资料的收集整理及时、完整、准确。第六条 各单位向集团公司综合档案室移交档案时，报送的声像档案主要有：工程的照片档案及相应的文字说明；市级以上重点工程项目报送照片档案、录像档案及相应的文字说明，并使用光盘存储报送。第七条 声像档案的归档范围反映工程建设前、建设中、竣工后工程情况的声像资料。反映工程项目建设期间，上级领导、建设单位、施工单位主要负责人，以及专家、学者视察、检查、研究工作等重要活动内容的声像资料。反映在工程重要阶段、重要环节、重大技术改造和技术引进的主要声像资料，其中包括现场原貌、基础工程、施工过程中关键工序、重要部位隐蔽工程、重要设备安装、新结构、新技术、新工艺、新材料等施工方法、开工仪式、竣工仪式以及竣工后的工程全貌。反映工程中的重要活动、重大事件或重大工程事故形成的声像资料。其它与工程有关的并有保存价值的声像资料。第八条 声像档案的归档要求：总体要求移交归档的声像档案资料，要能真实反映工程面貌和建设情况，必备内容应齐全；要按有关要求整理立卷。照片档案的归档要求照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。照片的数量视工程而定，一般不少于30张。以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片），底片与照片影像应一致。对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得低于500万有效像素（不允许插值）。数码照片规格为4R或以上。录像档案的归档要求录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄。主题明确、内容连贯简洁、图像稳定、画面清晰、色彩真实。需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等。第九条 声像档案的整理底片（负片）的整理底片的编号按底片形成时间的先后顺序编号入底片册，一本底片册为一卷，底片在每个卷内编一个流水号。装满后换册。底片不需分类，也不需另外制作目录。底片编号方法（照片编号形式一样）： G 1 11（1） 底片张号（一本底片册内编一个流水号，从1起编） 保管单位号（底片册号，从1起编，第一本底片册） 二级属类（底片类代号） 一级属类（照片类代号） 大类代号（声像档案）底片册的编号方法（像簿的编号形式一样）： G 1 12 保管单位号（底片册号，第二本底片册） 二级属类（底片类代号） 一级属类（照片类代号） 大类代号（声像档案）大张的底片一般应尽量装入特制的底片册内，对无法装入册的大底片要单独存放，并在对应年度的底片册内留编一个底片号，注明是“大底片”。每一张底片装入册时要及时地编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置。照片（正片）的整理照片的分类照片（正片）按“内容年度”分类方法归档，同一类的内容的照片以组为单位按时间先后顺序装入像簿内，不同类的内容的照片不能组合在一册内。同一年度的照片应尽量放在同一像簿内（见附录1）。照片的入册照片册一般由297mm210mm大小的若干芯页和封面、封底组成（按广州市档案局要求）。说明的格式册内每张照片背面必须印上相应的照片号，并按册内标签的格式，填写分说明。已在总说明中注明了的内容，分说明不需重复。（横式照片文字说明表格）照片号底片号参见号时间摄影者说明：说明的内容照片册内的每一组照片要编写总说明，将该片反映的时间、地点、人物、主要内容；该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不需形成总说明。照片册的册脊、封面照片档案册脊背： 照片档案册封面：全 宗 号目 录 号G1-1年 度2004类 别工程照片档 号G1.2.4 - 1全宗名称：广州市建筑集团有限公司题名： 工程照片全 宗 号档 号G1.2.41目 录 号G1-1起止张号 1年 度2004保管期限长期 目录的编制依据照片分说明打印出照片档案的卷内目录（底片目录已包含其中），“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写相应内容，每组照片均要一个通栏标题（内容可以是总说明），占一个空行，一式两份，一份装订在像簿内前面，一份与照片档案案卷目录一起装订成检索目录(见附录2、3)。其他载体声像档案的整理录音、录像带、磁盘、光盘等磁性载体的整理，按行业标准：磁性载体档案管理与保护规范的要求进行，或于每个载体的 外加塑料盒面贴上如下标签：题 名档 号责任人制 作 时 间密 级应用软件（版本）应 用 环 境 第十条 声像档案的保管期限原则上与所反映的文书、科技、专业等档案保管期限一致。 第十一条 本规定自印发之日起执行。附录1：集团公司声像档案的分类G 声像档案G1 照片档案G1.1 底片G1.2 正片G1.2.1 建设面貌G1.2.2 历届领导及省、市级先进人物照片G1.2.3 会议照片G1.2.4 工程照片G1.2.5 技术鉴定