文件管理程序2009-6-5.doc

亞納科技（深圳）有限公司文管中心文件管理程序文件編號：AN-文-P-001制定日期：2009年6月5日版本：2.0頁號：Page 7 of 7一. 目的建立本公司品质与环境管理系统文件，藉文件化来达到有效的管制，使文件处理迅速,正确流通、应用及管理，以确保使各相關單位能獲得最新之有效文件，使公司经营具有适当水准。二. 範圍公司內部相關資料製作、分發、管理及客戶提供之相關資料管理均屬之 。三. 權責3.1 文件與相關資料之分發、回收、銷毀及管制：文件管制中心 ( D.C.C. ) 。3.2 文件之製訂、修改、廢止依下列表格規定執行：文件類別製 訂審 核核准(頒佈)備 註一阶文件管理代表副總經理總 經 理修改、廢止則依“5.2”作業二阶文件相關單位各單位主管各單位主管三阶文件(XXX管理办法)相關單位相關單位主管相關單位主管記錄表單相關單位各單位主管管理代表外部文件相關單位相關單位管理代表 記錄表單審核由權責單位匯總於“品質記錄一覽表”簽核即可。四. 定義：4.1 一阶文件管理手册 用以说明本公司之品质环境政策、组织、权责及品质环境管理系统及GP/GA系统运作原则之基本文件。 4.2 二阶文件程序书 各权责部门或相关部门间为达品质环境目标，依手册所延伸制订之作业程序等文件。 4.3 三阶文件4.3.1 作业指导书 (1) 操作标准书等与机器设备操作有关之操作文件。 (2) 制程加工作业指导书相关之文件。 (3) 与工作环境、公司经营有关之管理文件。4.3.2检验标准书 (1) 成品检验规范、IQC检验基准书、制程检验标准(SIP)(2) QC工程图（CP）4.3.3 凡在制程上须使用的文件均属之。 4.4四阶文件表单、记录 指二、三阶文件所衍生之表格、表单及各项记录4.5 外部文件：供應商或客戶提供之圖面、產品技術資料、有關之國家標準、法律法規及相關ROHS要求等 。五. 作業內容：5.1 內部文件均需由D.C.C依文件編碼系統管理。5.1.1 內部文件編碼系統：一阶，二阶，三阶（XXX管理办法，XXX仪器作业指导书/维护说明书），四阶文件编码按以下进行。 - - - 公司名英文簡寫部門別 文件類別 流水號 表單版本(僅使用於修改後之記錄表單)5.1.1.1 流水號：由D.C.C.統一依阿拉伯數字編號應用 。5.1.1.2 文件類別之意義，詳見本程序第四項定義 。文件類別：M 系統文件（一阶文件） R 記錄表單（四阶文件）P 程序文件 （二阶文件） A 技術文件（三阶文件）5.1.1.3 部門別：各部門之代碼品 品保部財 財務部業 業務部 管 管理部 制 制造部工 一 工程一部工二工程二部制工制造工程部 資 資材部 文 文管中心代管理代表 5.1.1.4三阶文件（QC工程图、检验标准，SOP作业标准书）:编码如下：文件性质代码 - 产品名称。如BANGKOK的SIP编号为：SIP-BANGKOK.5.1.1.4.1文件性质代码，如4.3节所注。5.1.1.5三阶文件(制程参数表、图纸、物料需求表、ECN等)5.1.1.5.1 各站制程参数表编号,以产品名进行编号5.1.1.5.2图纸开料图等编号，依日期加流水码进行编号5.1.1.5.3物料需求表，直接以四位流水码进行编号5.1.1.5.4ECN以年份-流水码进行编号。如ECN2009-0015.1.1.5.5限度样/承认书按06100流水号进行编号。如06100001。5.1.2 版本：初次制訂之文件以1.0表示 ,文件修訂改版之具體狀況如下： 5.1.2.1 文件局部修改 (僅更正相關頁次之內容，不作整體變更. 如單頁某部份修訂時，則該頁版次為1.1版，單頁某部份修訂兩次時，則該頁版次為1.2版，以此類推；同一頁修改次數達伍次以上者，則整份文件須改為2.0版(修改第六次時)，若文件全部修改時，則整份文件須改為2.0版。5.1.2.2 表單版本：僅使用於修改後之記錄表單，原始啟用之表單無此表單版本，第一次修改以01表示，第二次則以02表示，以此類推執行。5.1.3 對內部文件編碼，應列表管制，文件編碼不得有重復之情形。5.2 內部文件制訂、修訂、廢止作業：5.2.1 制訂：視需要由相關部門指定專人擬案後填妥文件制訂、修改、廢止申請單，經相關人員審查核準後，將電子檔案、書面檔案各一份交由文管中心D.C.C依5.1作業。 5.2.1.1 文件制定大纲(适用二阶文件) 1.目的 2.范围 3.权责4.定义5.作业内容 6.相关文件、资料（若无相关文件、资料者，以“无”表示之） 7.相关表单、记录与附件（若无表单、记录、附件者，以“无”表示之） 8.作业流程图5.2.2 修訂：文件 (如品质与环境手冊、程序書、記錄表單) 需修改增訂時，須由起議單位提議，由原擬案單位修改，並填寫文件制訂、修改、廢止申請單提出申請，修改完成後之文件審查、核準、頒布發行作業內容，同“5.2”項條文。文件之修訂內容須填寫D.C.C.文件修訂記錄表中。5.2.3 廢止作業：5.2.3.1 文件之廢止申請、審查、核准、頒佈作業同 5.2 項條文 。 5.2.3.2 文件經核准廢止後，原文件之編號不可再重覆使用 。5.3 外部文件之來源、確認、編碼、分發、管理、修改、銷毀:5.3.1 外部文件來源5.3.1.1 客戶提供之資料由業務負責收取，交由管理部初估、審核。5.3.1.2工程收到圖面時須於其加蓋紅色“工程確認章” ，並登錄於工程資料管制表內，如因需要須繪制相關圖面(如包裝材料等)，則交由工程承辦。5.3.2 外部文件 確認 工程部核對圖面及其它資料之內容、版本及其確實性,若有不明或疑問可向業務部或客戶求証.5.3.3 外部文件分發 工程部對客戶提供之資料審核無誤後，圖面資料交於D.C.C. 依5.4作業發行，並登錄於工程資料管制表中.5.3.4 外部文件管理 5.3.4.1与系统相关文件,由品保部负责收集,整理并审核。 5.3.4.2 与产品相关文件由制造部负责。 5.3.4.3 与客户/供应商相关文件由营业部/资材部负责收集并审核。 5.3.5 外部文件修改 圖面之修改依工程變更管理程序辦理。5.3.6 工程圖面編碼原則,依其發行日期進行追溯. 5.3.7 除客戶提供之圖面外，其他的供應商提供之圖面、產品技術資料（含参数）、引用之國家標准等由各相關部門自行列表保管，不列入D.C.C管制之列。5.4 文件資料分發、收回作業：5.4.1 經頒佈發行之文件得由D.C.C.保留原案文件。品质与环境手册、程序文件以整份方式分發至各相關單位，技術文件、外部文件則依其發行單位的要求，影印適當份數，加蓋紅色“D.C.C.發行章 ”藍色“管制文件章” 後發行，並請收文單位於文件分发缴回签收记录表上簽收。5.4.2 修訂及廢止時，舊版失效之文件資料應於新版發文時由D.C.C.統一回收銷毀。並請在文件分发缴回签收记录表上簽名 。5.4.3 若供應商需要之圖面或標準等時，由相關對外單位填寫文件補發申請表經核準後予以分發，同時應於文件分发缴回签收记录表上簽收，不予回收。5.5 文件與資料之保管、保存、銷毀作業：5.5.1 保管：5.5.1.1 經頒佈發行之系統文件、程序文件、技術文件、外部文件，均由D.C.C.按管制文件一覽表列表管制(訂單合約部份則由接洽單位主辦) ，各部門文件自行登錄索引。5.5.1.2 記錄表單則由各相關單位保管，保存期限依記錄一 覽表中之規定期限保存 。5.5.2 保存：5.5.2.1 舊版之文件資料廢止回收時，D.C.C.需註記回收情形，即時銷毀。各單位不得持有舊版之文件，但如因特殊情形須持有則請D.C.C.加蓋“參考文件章”，D.C.C.則需對歷次版本變更之原案予以保存，並加蓋 參考文件 章與有效文件分開保存。( 注：為免文件保留過多無效用，故只需保留變更之部份文件 )。5.5.3 銷毀：5.5.3.1 各單位需銷毀回收之舊版文件資料D.C.C.統一回收銷毀并盖“作废”章，但蓋有“參考文件”章之文件資料，則由各持有單位自行銷毀。(注:文件管制中心需保有原案文件)5.5.3.2 逾保存期限之記錄表單，得由各保管單位自行銷毀，如需做回收紙使用，請劃記【X】或其他作廢字樣區別以免誤用；D.C.C.回收之舊版文件資料需即時銷毀。5.6 文件資料之管理：5.6.1 使用單位不得自行影印正式文件 。5.6.2 文件如有發現缺頁、破損、字跡模糊，應向D.C.C.申請補發並填寫文件補發申請表，由管理代表核准後方可發行，不得以影印方式自行處理 。 數據或工程技術，則以異色之原子筆、螢光筆書寫，但不得破壞原圖上之數據及符號為原則，如客戶口頭通知修改尺寸時，則須在原案修改位置簽上修改人名字，再依工程變更管制程序(E.C.N.)處理，若為強調重點時，也可用異色之原子筆、螢光筆標注 。 5.6.3 D.C.C.須設有專人管理，文件資料與圖面管制須納入內部品質稽核項目中，以確保資料之正確使用 。5.7 暫行文件與圖面之發行：5.7.1 客戶暫定之要求。5.7.2 因急需而暫時更動標準。5.7.3 初次試作產品，其圖面由工程保管，不列入D.C.C.管制，待樣品承認正式生產時轉D.C.C.正式發行。5.7.4 發行時不需蓋“D.C.C.發行章”，只蓋“暫行文件章”，於正式文件啟用時，則各單位自行銷毀。(暫行圖紙、BOM由工程負責跟催,其他則由D.C.C.負責。)5.7.5 暫行文件暫行最長期限為三個月，並需同時注明有效期限 。六. 相關文件 :6.1 工程變更管理程序七. 相關记录 :7.1 文件制訂、修改、廢止申請單 AN-文-R-001-017.2 D.C.C.文件修訂記錄 AN-文-R-0027.3 文件分发/缴回签收记录表 AN-文-R-004-027.4 管制文件一覽表 AN-文-R-0057.5 記錄一覽表 AN-文-R-0067.6 文件補發申請表 AN-文-R-0077.7 工程資料管製表 AN-文-R-0087.8 XXX管理办法 AN-品-R-03