第七章 国际工程项目的合同管理.doc

第七章 国际工程项目的合同管理第七章 国际工程项目的合同管理本章主要内容：本章首先对“合同管理”的概念进行了讨论，指出合同管理应从合同签订前的准备工作、合同实施阶段的工作以及协作精神三个方面来完整地理解，然后比较详细地从业主方和承包商方的角度对合同管理的各阶段的工作内容包括风险管理和索赔管理进行了讨论。对项目实施阶段业主、工程师和承包商的主要职责进行了分析和比较，最后讨论了争端的原因及如何正确地对待和处理争端。本章重点：业主方和承包商方的合同管理的各阶段的工作内容及争端的处理。本章难点：争端产生的原因及如何正确地对待和处理争端。第一节 合同管理概论一、合同（一）合同国际工程合同是指有关法人之间为了实现在某个国际工程项目中的特定目的而签订的确定相互权利和义务关系的协议。二、合同管理合同管理指参与项目各方均应在合同实施过程中自觉地、认真地、严格地遵守所签订的合同的各项规定和要求，按照各自的职责，行使各自的权力履行各自的义务、维护各方的权利，发扬协作精神，处理好“伙伴关系”，做好各项管理工作，使项目目标得到完整的体现。第二节 业主的合同管理一、业主方对项目前期的管理（一）项目前期管理工作的重要性项目前期阶段的工作内容一般包括地区开发、行业发展规划、项目选定阶段的机会研究、预可行性研究以及可行性研究，最后项目评估来确定项目，这些工作对于把握住投资机会，对项目进行科学地、实事求是地分析和评估，从而正确地立项十分重要。因为如果立项错误则会对项目祚的合同管理特别是投产运行造成极大的困难和损失。做好上述工作的关键有两点：一是选择一家高水平的咨询公司来从事这些投资前的各项工作，以便能得到一份符合客观实际的或行性研究报告；二是业主应该客观地、实事求是地根据评估的结果和自己融资能力来决定项目是否立项。（二）选择高水平的咨询公司在国外，业主对一个工程项目的研究、决策与管理主要依靠交咨询公司。咨询服务是以信息为基础，依靠专家的知识。经验和技能对客户委托的问题进行分析和研究，提出建议、方案和措施，并在需要进协助实施的一种高层次、智力密力密集型的服务。由于投资前阶段各项工作的重要性，国外业主在选择咨询公司的首先考虑的是咨询公司的能力、经验和信誉，而不是报价。（三）选定项目的实施方式方式一：项目立项后的实施工作可由原来承担前期咨询工作的公司继续承担。这种方式的优点是咨询公司对项目的各项资料比较熟悉，工作思路连贯，进度可以加快，总的报价可以稍低。方式二：项目立项后的实施工作交另一家咨询公司承担。这种方式的优点是可由第二家公司对立项前的咨询报告进行客观的评价，提出改进方案，收到集思广益的效果。缺点是进度可能稍慢，费用可能稍高。实践中采用哪种方式，要看业主一方对咨询公司的了解和信任程度，咨询工作的质量以及咨询公司的信誉，而费用往往不是决定性的因素。（四）办理批准手续在项目通过评估立项，已确定项目地点后，应办理与工程建设项目有关的规划、法律、地方法规规定的各项批准手续。二、业主方对项目实施期的管理（一）业主方管理的一般职责1. 设计阶段（1）委托咨询设计公司进行工程设计，包括有关的勘测及专题研究工作；（2）对咨询设计公司提出的设计方案进行审查，选择和确定；（3）对咨询设计公司编制的招标文件进行审查和批准；（4）选择在项目施工期实行的施工管理方式、选定监理公司等；（5）采用招标或议标方式，进行项目施工前期的各项准备工作，如征地迁拆、进场道路修建、水和电的供应等。在设计阶段业主一方要特别注意的问题是：A地基勘测工作及地基设计方案的正确性；B设计方案选定后，应要求咨询设计公司精心设计，尽可能避免和减少在招标之后，在工程已开工的情况下进行设计变更。2. 施工阶段（1）将任命的业主代表和工程师以书面形式通知承包商，如是国际贷款项目还应通知贷款方；（2）继续抓紧完成施工开始前未完成的工程用地征用手续以及移民等工作；（3）批准承包商转让部分工程权益的申请，批准履约保证和承保人，批准承包商提交的保险单和保险公司；（4）负责项目的融资以保证工程项目的顺利实施；（5）在承包商有关手续齐备后，及时向承包商拨付有关款项；（6）及时签发工程变更命令；（7）批准经工程师研究后提出建议并上报的工程延期报告；（8）负责为承包商开证明信；（9）协助承包商解决生活物资供应、材料供应、运输等问题；（10）对承包商的信函及时给予答复；（11）负责编制并向上级及外资贷款单位送报财务年度用款计划，财务结算及各种统计报表等；（12）负责组成验收委员会进行各区段和整个工程的初步验收和最终竣工验收，签发有关证书；（13）解决合同中的纠纷、如需对合同条款进行必要的变动和修改，需要和承包商协商；（14）如果承包商违约，业主有权终止合同并授权其他人去完成合同。 （二）工程师在合同管理中的地位与职责工程师受业主聘用为其监理工程，进行合同管理，他是业主和承包商合同之外的第三方，是独立的法人单位。工程师只是宏观上控制施工进度，按承包商在开时提交的施工计划以及月计划、周计划进行检查督促，对施工质量是按照合同中技术规范、图纸内的标去进行检查验收。对工程师提出的建议是否采纳由承包商自己决定。工程师主要是按照合同规定，特别是工程量表的规定，严格为业主把主支付这一关，并且防止承包商的不合理的索赔要求，工程师的具体职责是在合同条件中规定的，如果业主要对工程师的某些职权作出了限制，他应在合同专用条件中作用明确规定。工程师的职责：（1）协助业主评审投票文件，提出决标建议，并协助业主与中标者谈判，商签承包合同；（2）合同实施过程的，按照合同要求，全面负责对工程的监督、管理和检查，协调现场各承包商之关的关系，负责对合同文件的解释和说明，处理矛盾，以确保合同的顺利执行；（3）审查承包商申请的分包报告；（4）进度控制；（5）帮助承包商正确理解设计意图，负责有关工程图纸的解释、变更和说明等；（6）监督承包商认真贯彻执行合同中的技术规范、施工要求和图纸上的规定，以确保工程质量能满足合同要求；（7）严格检查材料、设备质量；（8）投资控制；（9）处理好索赔；（10）人员考核；（11）审核承包商；（12）工程师应记录监理日记，保存一份质量检查记录；（13）在工程快结束时，核实竣工工程量，以便进行工程的最终支付；（14）签发合同条款中规定的各类证书和报表；（15）定期向业主提供工程情况报告，并根据工地发生的实际情况及时向业主呈报工作变更报告，以使业主签发变更命令；（16）协助调解业主和承包商之间的矛盾；（17）处理施工中的各种意外事件引起的问题。三、业主方的风险管理四、业主方的索赔管理（一）索赔管理概述1. 索赔的定义索赔是由某一方为维护其权利而提出的要求或主张，以期对合同条款进行调整或解释，进行支付，延长工期或对合同条款其他方面的放宽。亦指业主与承包商之间由合同引起的或与合同有关的其他争议问题。2. 索赔的特点（1）索赔的主体是双向的或多向的；（2）索赔必须以法律和合同为依据；（3）索赔必须建立在违约事实和损害后果都已经客观存的基础上；（4）索赔应当采用明示的方式；（5）索赔的结果一般是索赔方应获得付款或者其他形式的赔偿。（二）索赔的依据和程序1索赔的依据（1）合同和合同文件；（2）施工文件和有关资料（3）前期索赔文件（4）法律和法规。2. 索赔的程序（1）索赔通知；（2）保持同录记录；（3）索赔证明；（4）工程师的批准；（5）索赔的支付。（三）业主方的索赔管理措施1. 加强合同管理工作，防止和减少承包商的索赔（1）把好勘测设计关，尽量减少开工后的设计变更；（2）编好招标文件；（3）做好评标、签订好合同；（4）慎重选择业主自营项目；（5）保险。2. 业主要善于依靠工程师来处理索赔（1）工程师为业主管理索赔；（2）工程师应及时地向业主递交如何处理承包商的索赔的建议书。（3）在为业主进行索赔管理时，工程师应做到以下几点：A要有防范风险意识，防患于未然；B加强责任心，做好现场记录和监理日记；C要认真学习和研究合同文件，特别是合同条件；（四）业主方向承包商索赔的内容（1）工程进度太慢、要求承包商赶工时，索赔工程师的加班费；（2）合同工期已到而未完工，索赔误期损害赔偿费；（3）质量不满足合同要求时，索赔成本及利润；（4）未按合同要求办理保险；（5）未按合同条件要求采取合理措施，造成运输道路、桥梁的破坏；（6）未按合同条件要求无故不向指定分包商支付时；（7）由于变更等原因，最终结算超过合同价的某一百分比，而又给予了承包商合同的工期补偿时；（8）严重违背合同；（9）当承包商在签订份包合同时，未按合同条件中的要求写入保护业主权益的条款，致使业主权益受到损害时；第三节 承包商的合同管理一、承包商方在合同签订前的准备工作（一）投标阶段1. 资格预审阶段（1）注意积累资料；（2）在投标决策阶段，注意搜索信息；（3）做好递交资料预审表后的跟踪工作；（4）资格预审时，对如果投标中标后要采取的措施能达到要求即可，不宜作过高、过多、不切实际的承诺。2. 投标报价阶段（1）写一份投标备记录；（2）订好联营体协议；（3）设立专门的小级仔细研究招标文件；（4）投标时要有专人或聘请当地律师研究项目所在国有关法律；（5）投标报价时一般不能投“赔本标”，不能随意设想“靠低标中标、靠索赔赚钱”；（6）投标时一定要有物资管理专家参加；（7）如未中标，及时索回投标保证。（二）合同谈判阶段谈判时应一个一个问题的谈判，要准备好几种谈判方案，要学会控制谈判进程和谈判气氛，还要准备回答业主方提出的问题。谈判时要根据实际情况，预先确定哪些问题是可以让步的，哪些问题是宁可冒失丢失投标保证金的风险也要坚持的。总之，制定谈判策略非常重要。二、承包商在项目实施阶段的合同管理1. 按时提交各类保证；2. 按时开工；3. 提交施工进度实施计划4. 保证工程质量；5. 设计6. 协调、分包和联营体7. 保险；8. 安全；9. 其他（报表、维修等）三、承包商的风险管理四、承包商的索赔管理（一）承包商的索赔管理措施1. 建立精干而稳定的索赔管理小组；2. 组织全体管理人员学习合同文件，使每一个人都建立索赔意识3. 加强文档管理注意保存索赔资料和证据4. 抓住索赔机遇，及时申请索赔5. 写好索赔报告，重视索赔额计算和证据6. 注意索赔谈判的策略和技巧（二）承包商索赔应注意的事项1. 认真履行合同，按时保质地完成工程；2. 索赔工作中要依靠律师3. 必要时应聘请高水平的索赔专家4. 注意平日和业主、工程师建立友谊（三）承包商方向业主索赔的内容1工程变更；2法律、法规发生的变更，影响到承包商的成本计算或外汇使用或汇出受限制时，均可索赔；3物价上涨；4工期因素的影响；5工程师的指示；6业主方未尽到的义务；7有经验的承包商不可预见的各种问题，现场施工条件的变化；8属于业主风险或特殊风险范围给承包商造成的损失；9业主违约造成的各种不良后果；10其他：如工程保险中未能从保险公司得到的补偿，业主雇用的其他承包商的干扰等。第四节 项目实施阶段合同有关各方的关系一、业主、工程师和承包商在项目实施阶段合同管理中的主要职责业主、工程师、承包商在合同管理中的主要职责对比表序号合同内容业 主监 理 工 程 师承 包 商1总的要求 项目的立项、选定、融资和施工前期准备 项目的合同方式与组织 决定监理职责权限 受业主聘用，按业主和承包商签订的合同中授予的职责、权限对合同实施监督管理 按合同要求，全面负责工程项目的具体实施、竣工和维修2进度管理 进度管理主要依靠监理，但对开工、暂停、复工特别是延期和工期索赔要审批 可将较短的工期变更和工期索赔交由监理决定，报业主备案 按承包商开工后送交的总进度计划，以及季、月、周进度计划，检查督促 下开、停、复工、延期，对工期索赔提出具体建议报业主审批 制定具体的进度计划，研究各个工程部位的施工安排，工种、机械的配合调度以确保施工进度 根据实际情况提交工期索赔报告3质量管理 定期了解检查工程质量，对重大事故进行研究 平日主要依靠监理管理和检查工程质量 审查承包商的重大施工方案并可提出建议，但保证质量措施由承包商决定 拟定或批准质量检查办法 对每道工序、部位和设备，材料的质量，严格地进行检查和检验，不合格的下令返工 按规范要求拟定具体施工方案和措施，保证工程质量，对质量问题全面负责4造价管理 审批监理审核后上报的支付表 与监理讨论并批复有关索赔问题 可将较小数额的支付或索赔交由监理决定，报业主备案 按照合同规定特别是工程量表的规定严把支付关，审核后报业主审批 研究索赔内容、有关索赔计算和数额上报业主审批 拟定具体措施从人工、材料采购、机械使用以及内部管理等方面采取措施降低成本，提高利润率 建立索赔组适时申报索赔5风险管理 注意研究重大风险的防范 替业主把好风险关，进行经常性的风险分析，研究防范措施 注意风险管理，做好索赔工作6变更 加强前期设计管理，尽量减少变更 慎重确定必要的变更项目以及研究变理对工期、价格 的影响 提出或审批变更建议，计算出对工期、价格的影响，报业主审批 认为需要时，向工程师业主提出变更建议 执行工程师的变更命令 抓紧变更的索赔二、工程实施中的矛盾与争端1. 不切实际地和不公正地将风险转移给那些尚无准备或无力承担此类风险的当事人的合同条款；2. 将不切实际希望寄托于那些没有足够财力去完成他们目标的当事人；3. 模糊不清的合同条件；4. 承包商的投标