合同管理制度(终).doc

Management system standards of GCCE甘肃省建筑构件工程有限责任公司管理体系文件合同管理制度GCCE/MC2002-2013编制：业务负责人 审核：部门负责人 批准：主管领导1 目的规范合同管理，有效防范风险，维护公司合法权益。2 适用范围适用于全公司范围内所有部门和单位的各类合同。3 职责权限3.1 法律事务部是合同管理业务的主管部门，负责编制和修订合同管理制度，并对其实施情况进行指导和监督检查；3.2 人力资源部是劳动合同业务的管理部门，负责编制和修订劳动合同管理制度等相关制度，并负责组织实施。法律事务部负责对其实施过程进行指导和监督检查；3.3 涉及合同洽谈、编制、收发、执行和保管等业务的部门和单位，是合同管理工作的具体责任者，负责按照本制度的要求完成各自的工作；3.4公司指定的合同管理业务的分管领导，是公司合同管理的第一责任人，对全公司合同管理的规范化程度和管理效果直接负责；3.5相关分管领导负责对所分管部门和单位编制的合同进行审核；3.6公司法定代表人负责批准、签订（或授权签订）公司的各类合同，对全公司的合同管理业务负总责。4 工作程序4.1合同管理流程 否是 是合同主体资格审查草拟合同 沟通洽谈修改合同 合同审核 合同履行 合同变更 合同批准 合同收发 合同保存 双方签约 4.2 合同主体资格审查在确定与对方单位合作前，合同承办部门（单位）应当审查对方单位：4.2.1 是否具备法人资格；4.2.2 是否具备合同标的经营权、必要的资质或法规要求的相关许可证明；4.2.3 是否具有良好的社会信誉；4.2.4是否具备相应的资信和履约能力；4.2.5对方签约人是否是法定代表人或获得法人授权的合法代理人。4.3 草拟合同4.3.1合同主体资格审查完成后，合同经办部门（单位）应就合同标的和主要约定事项进行充分内部沟通，适用时，沟通的形式可以是市场价格分析、召开专题会议等。内部沟通主要包括但不限于以下内容：a）合同相关条款1）当事人的名称或姓名和住所；2）买卖的标的：名称、品种、数量、计量单位和方法、质量标准等；3）包装要求：包装材料及规格、包装费用的负担等； 4) 价款：合同价款、结算支付方式、支付时间、开具发票类型等；5）交货方式、履行期限、地点等；6) 产品验收：验收时间、标准，验收过程中的异议等；7）双方的权利、义务及违约责任；8) 合同的变更、解除条件等；9）解决争议方式、合同生效的条件、合同签约地点等。b) 存在风险（如约定有遗漏、不清楚、不准确、前后矛盾）的条款及其修订意见；c) 不符合法规的条款及其修订意见；d) 可能存在意见分歧的条款的洽谈方案及我方让步条件。4.3.2草拟合同应注意的主要问题：a）合同的格式应符合相关法规的要求，法规规定了文本格式的应用其格式；b）合同内容必须全面、准确体现双方的真实意思，逻辑清晰，用词精准；c）合同条件应满足相关法律和规范的要求；d）确保所有隐含的要求在合同中都有明确的表述；e) 合同文本最后一页内容与前一页应有实质性关联。4.4 沟通洽谈合同草拟完成后，由公司授权的有关责任人与对方进行洽谈，形成最终合同条件。合同洽谈过程中，如遇对方条件变化，应及时与有关领导进行沟通。4.5 修改合同4.5.1在与对方结束洽谈后，合同经办部门（单位）应对洽谈过程中条件发生变化的条款，与有关领导进行沟通，并修改合同；4.5.2 修改合同时，执行本制度4.3规定。4.6 合同审核4.6.1合同在草拟、洽谈、修改完成后，按以下流程进行审核：相关业务部门法律事务部经办部门（单位）分管领导经办部门（单位）负责人 a)经办部门（单位）负责人对合同进行审核，审核的重点是：1）关于合同标的的主要约定都已进行了充分的内部沟通；2）合同内容充分体现了洽谈成果，符合我方的商业意图；3）合同条款描述准确，约定完整，无遗漏。b)经办部门（单位）分管领导审核，重点是：1）形成合同是否符合规定的程序；2）合同条款有没有违反公司相关制度及规定；3）有关约定是否会损害公司利益等。c) 相关业务部门对涉及所分管业务的条款是否符合相关法律法规等规定，是否存在遗漏等进行审核；企管部只涉及技术质量相关e) 法律事务部对合同条款进行专业审核，审核的重点是：1）合同的合法性：合同内容是否符合国家法律、政策规定的要求；2）合同的严密性：合同应具备的条款是否齐全，当事人双方的权利、义务是否具体、明确，文字表述是否准确无误；3）合同的可行性：重点审核合同约定可能带来的风险和防范风险的约定是否可行。4.6.2 合同审核前，合同经办部门（单位）须先向合同主管部门领取合同编号，对待审核合同进行编号标识，再按流程组织审核并填写合同审核记录GCCE/MC2002-03；4.6.3合同审核完成后，合同经办部门（单位）应对审核意见进行整理，对于不符合法规及危害公司利益的条款再次与对方进行洽谈，并对合同进行重新修改和审核。4.7合同批准4.7.1合同审核完成后，公司法定代表人或获得法定代表人授权的有关人员参考审核人的审核意见，决定是否批准签约，在合同审批表GCCE/MC2002-02上填写审批意见；4.7.2法律事务部负责发放合同审批表并进行登记备案，填写合同审批表领用记录GCCE/MC2002-10； 4.7.3合同主办部门（单位）应在合同审批工作进行前，向法律事务部办理领取合同审批表，并办理登记手续。审批过程中填写合同审批表GCCE/MC2002-02。4.8 合同签约对外签订的所有合同，都必须以维护本公司合法权益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。4.8.1重大合同由公司法定代表人签约；4.8.2一般合同可由法定代表人授权委托代理人签约；4.8.3签约方必须使用合同专用章，正反页打印，一页以上须加盖骑缝章，严禁用财务章或业务章代替合同专用章。4.9 合同收发4.9.1已签订的合同由合同经办部门（单位）负责分发，并建立合同发放记录；4.9.2合同应发至相关领导、法律事务部、公司办公室、财务审计部及相关管理部门；4.9.3合同经办部门（单位）向法律事务部报送已签订合同时，应同时报送合同审批表以及合同审核记录原件。4.10合同履行4.10.1合同依法签订后，有关部门（单位）必须严格履行，确保公司信誉、利益不受损害；4.10.2合同履行过程中，对方当事人如有违约行为，相关部门（单位）应当尽快查明情况，认真收集证据，并及时向有关领导报告。经有关领导同意后，及时、合理、准确地向对方进行索赔；4.10.3接到对方的索赔报告后，接收报告的部门（单位）应当立即报告公司相关领导，并通知公司法律事务部，共同商定应对措施；4.10.4当合同变更或终止条件出现时，当事部门（单位）应及时报告相关领导，并通知公司法律事务部，以确定下一步的行动方案。4.11合同的变更4.11.1当合同约定或法规规定的合同变更条件出现，当事一方提出变更要求时，可以变更合同。4.11.2合同变更应经公司有关领导批准；4.11.3重大合同变更执行本制度4.24.9的相关规定；4.11.4 变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。4.12 合同保存公司各部门、各单位都必须认真做好合同保存工作，具体要求如下：4.12.1 法律事务部负责建立合同档案，填写合同台帐GCCE/MC2002-04，每份合同都必须有唯一的编号，合同的变更、解除等资料（包括文书、电传等），均应妥善保管；4.12.2合同经办部门（单位）、公司办公室、财务审计部及相关部门，应按本制度建立合同台帐，填写合同台帐GCCE/MC2002-04；4.12.3 合同经办部门（单位）在保存合同时，应将合同审批表、合同审核记录复印件附于合同，一并保存；4.12.4 合同保存期限：长期保存。5 格式合同5.1格式合同的制定（不含劳动合同），由同一业务类型、合同签约率较高的部门（单位）制定，或公司根据管理需要授权相关部门（单位）制定；5.2 格式合同在确定合同格式时，由公司法定代表人批准，填写合同审批表GCCE/MC2002-02，办理格式合同审批手续；其后如无格式变更，则由分管领导批准，填写合同审批表GCCE/MC2002-02，办理合同审批手续；5.3其它流程执行合同管理制度GCCE/MC2002-2013的相关规定。6合同编号要求6.1公司所有合同（不含劳动合同）由法律事务部负责统一编号；6.2对方单位起草的合同，引用其合同编号，存档时同时加注公司编号。6.3合同编号方法6.3.1 GCCE构施字20年第号；6.3.2 GCCE构销字20年第号；6.3.3 GCCE构服字20年第号；6.3.4 GCCE构采字20年第号；6.3.5 GCCE构综字20年第号。编号解释：GCCE公司名称英文缩写；构施字：甘肃省建筑构件工程有限责任公司施工类合同（包括：建筑施工、工程项目经营承包、工程承包、劳务承包等与工程施工有关的合同）；构销字：甘肃省建筑构件工程有限责任公司销售类合同；构服字：甘肃省建筑构件工程有限责任公司服务类合同（包括：水、电使用、垃圾清运、管道疏通、资产租赁、设备租赁、资产处置、劳务合同等与服务有关的合同) ；构采字：甘肃省建筑构件工程有限责任公司采购类合同 (包括：机械配件、大宗原材料、劳保类、周转材料等与采购业务有关的合同）；构综字：其它类合同（包括联营、合作、委托等不能归属于前述四类的合同）；20年：年份；第号：本合同自编号。6.4 合同编号的登记、发放6.4.1法律事务部应按合同类别分别发放和登记合同编号，按类别分别填写合同编号领用记录；6.4.2合同编号记录保存期限：永久。7 附 则7.1 本制度依据中华人民共和国合同法制定，是公司合同管理的基本制度，各部门、各单位和业务人员必须严格遵照执行；7.2 本制度自2013年1月1日起开始实施。以前公司制定的有关合同管理的制度及规定同时废止。8相关记录8.1合同审批表GCCE/MC2002-028.2合同审核记录GCCE/MC2002-038.3合同台帐GCCE/MC2002-048.4销售类合同编号领用记录GCCE/MC2002-058.5服务类合同编号领用记录GCCE/MC2002-068.6采购类合同编号领用记录GCCE/MC2002-078.7施工类合同编号领用记录GCCE/MC2002-088.8综合类合同编号领用记录GCCE/MC2002-098.9合同审批表领用记录GCCE/MC2002-108.10合同发文记录9 附件关于合同批准签约授权的说明GCCE/MC2002-01第 6 页 共 6页关于合同批准签约授权的说明GCCE/MC2002-01一、被授权单位和授权范围一）硅酸盐制品分厂1）生产用原料采购合同（含格式合同）；2）2000元以内机械配件采购合同；3