对基于INTRANET会计业务的探讨.doc

对基于Intranet会计业务的探讨 站在 21 世纪起点上审视经济环境，信息技术革命使企业面临的竞争环境发生了明显的变化：从大规模生产到个性化生产，要求企业能够对不断变化的市场做出快速反应；从以产品为中心到以客户为中心，要求企业吸引客户不仅靠产品质量还要靠信息技术的支持，实时、动态、全面的收集新老客户及未来客户的信息；从传统的人、财、物竞争到信息竞争，企业能否持续发展取决于是否具备最大限度、最快速度的获取信息与利用信息的能力. 在此环境下，企业为了针对瞬息万变的市场需求作出准确的预测和灵活的应变，要求企业的会计信息系统能够提供与管理和营销活动密切相关的实时财务信息以及强大的管理决策功能。显然，传统的手工处理以及单机版的会计系统所提供的关于现代企业经济活动的总结报告，已经不能适应这种新型的管理需求了。随着会计业务流程重组理论的提出以及Intranet技术的不断发展，为解决上述问题提供了契机。企业如何采用Intranet技术，并运用业务流程重组理论对会计业务流程进行改造，是企业迅速获取会计信息的重要途径，也是提高企业竞争力的重要举措。一、Intranet业务流程重组理论简介1Intranet简介Intranet又称为企业内部网，是在Internet网络基础上逐渐发展起来的一种网络技术，它是指企业内部的Internet。Intranet可以提供与Internet相同的WWW、Email、FPT等服务，因此可以说,Intranet是将Internet的技术应用于企业内部网。所以Intranet和Internet有不少共同之处。但是，Intranet和Internet也存在着不同之处，主要表现在Intranet更注重网络资源的安全性问题上。因为Internet的服务对象是面向全球的Internet用户。而Intranet的服务对象则更着重于某一企业内部的员工。为达到信息安全的目的，在建立Intranet是要采取加密技术、安全认证、防火墙技术的措施。2业务流程重组理论简介业务流程重组（Business Process Reengineering，BPR）是20世纪80年代末期开始在国际上非常流行的一种新的管理观念和方法。业务流程重组的的概念及具体定义有很多，其中，汉默（Michael Hammer）所提出的概念较具有权威性，并被广泛接受。他认为，“BPR，是利用信息技术对企业业务流程作根本性的再思考和彻底的重设计，以达到成本、质量、服务和速度等现代关键业绩指标的巨大提高。”业务流程重组的核心是通过对企业原有业务流程的彻底变革，达到满足现代企业降低成本，改善产品和服务质量，适应客户多变需求，提高企业整顿绩效的业绩需求。二、基于Intranet的会计业务流程现状及分析（一）会计业务流程现状分析现有电算化会计信息系统无论是单机版的还是基于网络的，其会计业务流程都是建立在劳动分工理论下的一种顺序化流程。在会计业务处理中，一般将电算化会计信息系统分解为原材料核算子系统、工资核算子系统、销售核算子系统、固定资产核算子系统、成本核算子系统、财务处理子系统、报表编制子系统等。在各个子系统中再进行细分，如将固定资产核算子系统又细分为开工模块、固定资产帐册模块、固定资产报表模块等，以上各模块继续进一步细分，形成一个名副其实的金字塔式的组织结构。然而，也正是这种过分细分的结构，使各个核算子系统之间 ，彼此分割，缺乏会计数据传输的实时性、一致性、系统性，各核算模块是彼此独立的孤岛。所谓顺序化是指在会计核算中，必须严格按照“填制凭证-登记凭证-编制报表”的顺序、按照从金字塔底端一层层向上的顺序进行，不可跳跃。其流程可描述为：（1）业务部门发生业务并对业务进行记录。（2）财务部门接受并审核原始凭证，然后财务部门根据实行成本核算，保证按历史成本计算资产、确定盈亏的会计准则和业务发生的实际情况编制记账凭证。（3）进行账簿本登记。（4）依账簿本编制出会计报表。（5）一般在期末时，要对实物进行清查，做到账实。如下图所示：实行成本核算，保证按历史成本计算资产、确定盈亏运用账户和复式记账编制记账凭证登记账簿编制会计报表财产清查会计部门由各有关部门填制原始凭证接受原始凭证原始凭证审核经济业务发生的信息初识信息即：数据对帐月末上述流程中（1）为数据采集流程，（2）（3）为数据加工、存储流程，（4）为报告信息流程。对传统会计流程的三个子流程分析不难发现：1.会计信息系统在数据采集流程中，仅仅采集经济业务数据的子集，却忽略了大量的管理信息。企业业务活动的全过程伴随着资金流、物流和信息流。由于传统会计体系结构、思想和技术的制约，在一项经济业务活动中，会计师收集数据的依据是判断该数据是否影响组织的财务报表，也就是只采集符合会计事项定义的数据集，只对企业业务事件数据的一个子集加以采集，即资金流。而对于业务活动过程中伴随的物流和信息流，如信息客户所需的诸如生产力、执行情况、可靠性之类的其他信息，却不予考虑，这一部分的信息则由相关业务人员来采集。这就使得与同一业务活动相关的数据被分别保存在会计人员和非会计人员手中。由于传统会计体系只关注整个业务过程的一小部分，不仅忽略了大量的管理信息，同时有可能使会计信息系统与其他业务系统数据不一致或重复。2.会计信息系统在数据加工与存储流程中，以高度汇总的方式重复存储数据，难以反映经济业务的本来面目。传统会计的信息处理对经过筛选的会计数据通过原始凭证、记账凭证、明细账、总账进行一次次过滤、汇总，同时、同一的数据被多次重复存储，区别在于汇总程度不同而已。数据被汇总后只是对经济活动的结果进行反映，从中看不到每项业务发生、执行与完成的全过程。但这部分信息对信息使用者是非常重要的，通过了解这部分信息，企业可以找出完成各项业务的最佳方式。3.会计信息系统的报告信息流程中提供的账表已无法满足信息使用者的需要。会计报表（主要指对外报表）是根据明细账和总账的数据编制的，仍然按照会计科目来生成借贷余三栏式账簿，并编制三张财务报表，信息的种类受到限制，主要反映货币数据。对于信息使用者来说，更强调未来、强调数据的相关性和灵活性，还会更多地关注非货币数据。因此信息使用者单凭会计账簿和财务报表上的所提供的货币数据，希望从多层次、多视角分析企业的财务状况和经营成果时信息就明显不够。虽然计算机的高度运算速度和巨大的数据存储能力在一定程度上缓解了会计人员的工作压力，但现有的会计电算化会计信息系统并未突破手工会计核算方式的框架，仅仅是手工会计业务流程的高度仿真。先由会计人员手工收集数据，然后经行分类和编制记账凭证，再将记账凭证输入到计算机，然后由计算机自动登记账簿，生成会计报表。这种业务流程除具有手工会计业务流程的特点外，只是将会计业务流程的许多不必要和无效的中间过渡数据文件生成工作全部程序化，会计人员在计算机软件功能的指导下按照老模式来操办事情。（二）业务流程重组理论对会计业务流程的影响从一定意义上讲，如果将会计信息看成是会计活动产品的话，会计活动与企业的产品生产活动就具有相似性，面临如何提高会计信息的质量、如何更好地为会计信息的使用者更好的服务、提高会计信息的时效性、降低会计成本等问题。因而，会计可以借鉴企业业务流程重组的策略和方法，对会计业务流程实施重组，使会计在一定程度上得到发展和飞跃。用业务流程重组的思想来分析现代会计，最重要的一点要从作为决策基础的会计信息使用者的角度来分析、考察会计信息，从而在此基础上建立会计模型。现代会计模型要以会计信息使用者为导向，以信息技术为基础对会计业务流程进行根本性的再思考、并以集成化的方式进行重新设计，使其能为会计信息使用者提供准确、完整、可靠、快速、合理的会计信息，以达到会计信息的成本最低、质量最好、速度最快、服务最优，以满足会计信息使用者的需求。企业业务流程重组实际上是一种经营哲理，使克服分工理论在新环境下的不足而产生的，其与分工理论有相互补充的功效，而不是取而代之。会计业务流程重组同样存在这个问题，会计业务流程重组应是一个扬弃的过程，在扬弃的过程中又有重大的突破性发展。（三）Intranet对会计业务流程的影响Intranet技术的优越性，为会计业务流程重组实施创造了便利的条件，特别是对于中小型企业，更具有实际意义。以往因为无法负担会计业务流程重组需要的巨额投资，使得会计业务流程重组的应用主要集中于大型企业。Intranet的廉价易用性，使得中小企业实施会计业务流程重组成为可能。Intranet来自基层的变革，使得会计业务流程重组实施更加顺利。以往的会计业务流程重组实施都强调从上到下，是由高层领导发起的彻底革命。但是在实践中这种激进的变革遭到了来自中下层员工的强烈抵制，出于对自身地位的担忧，他们对业务流程重组的实施抱有敌对情绪，失去了基础的业务流程重组，其失败就不足为奇了。Intranet是全民性的网络，变化从底层员工的桌面开始，“Intranet就像个人电脑的兴起一样，是从使用者发起的革命”，并且由于Intranet的易用性，员工很快能够适应新的工作要求，消除心理障碍。此外Intranet使得员工参与信息交流非常便利，每个员工既是信息使用者，也是信息提供者，从而使得员工主动性增强。创造了会计业务流程重组实施的有利条件。目前的财务电算化系统仅仅是传统手工系统的简单模拟。而Intranet技术的兴起，则突破了手工处理方式时效和成本的限制，不同的会计信息使用者，可以对会计信息进行不同的处理，从而得到自己所需的会计信息产品。具体来说，在Intranet系统模式下，会计信息处理采用事件驱动处理方式，而非手工系统的单一顺序处理方式。三、基于Intranet的会计业务流程重组（一）基于Intranet的原始数据采集方式传统会计业务流程中采集原始数据是流程的起点。会计记帐的依据必须以真实、合法的原始凭证为依据，也就是原始凭证的采集、审核是传统会计核算流程的一个必要环节。传统环境下，原始凭证是指在经济业务发生时填制或取得的，用以证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任，并作为记帐原始依据的会计凭证。按其来源不同，分为自制原始凭证和外来原始凭证。这些原始凭证是纸质的。在传递上存在时延，所以会计的记帐日期通常与经济业务发生的日期不一样。同时，前面提到的现行的会计信息系统是一个孤立的系统，没有与其他管理子系统集成起来，因此财务部门，业务部门重复录入原始凭证，并且其他系统产生的数据也不能直接传输到会计信息系统中加以利用，而是要先通过人工进行筛选采集，编制记帐凭证，再输入会计信息系统中。如此一来会计人员的工作量就变得繁杂庞大，同时也只能反映小部分的信息，并且实时性差，通常只能为信息使用者提供事后进行监控的信息。针对现行会计信息系统的缺陷，根据业务流程重组的方法，可以运用信息技术，根据整个系统的目标要求去收集信息。这种收集方法称为系统方式。其主要方法是建立Intranet，将电算化会计信息系统和管理信息系统的其他各功能模块进行集成。可以利用Web服务器来为企业内部的各部门提供信息和收集信息，对于企业财务部门来说，因为它是企业内部信息主要来源，可以考虑在财务部门安装Web服务器或者在信息中心提供专门的主要用于财务方面的Web服务器，直接从全局共享的数据库中取信息。利用网络技术实现会计数据的系统收集后不仅大大减轻了会计人员的劳动强度，实现了原始凭证的一次性录入，各子系统只需直接输入原始单据、就可传递给会计信息系统，而其它绝大多数数据则由采购模块、销售模块等自动传递过来，解决了长期帐务串户、错帐、帐帐不符等问题，真正实现了数据共享及信息的有机集成。并且使得会计数据收集在范围、数量和效率上都有很大提高;而且保证了财务监控的深度和力度，会计部门可以监控业务发生不超额，并可以监控到多种原始业务单据，保证帐实相符，实现财务和业务的协同。至于外部信息的收集，由于Intranet可以方便地与Internet互联，充分利用Internet上电子邮件，文件传输等功能从企业外部广泛、高效而又低成本地收集各种有利于企业财务管理、财务决策的相关信息，以发挥会计在管理、决策方面的作用。（二）事件驱动的会计处理方式前面提到传统会计信息系统是功能驱动的，即对各种功能规定了数据的处理和输出方法。传统会计业务流程是一个顺序化的信息处理过程，在会计业务处理中，通常将会计系统分解为原材料核算、工作核算、固定资产核算、成本核算、报表编制等若干子系统，每个系统有自己专门的职责。功能驱动的会计信息系统在信息处理上存在一个很大的缺陷，即只对经济活动的结果进行反映，从中看不到每项经济活动发生、执行与完成的全过程，而且其采用单一化的信息披露模式，定期将全部会计信息存放于几张固定的报表中以反映，提供的只能是以原始成本为基础的价值方面的信息，而且只能满足使用者的共同需要的信息，即主要信息、通用信息。然而随着经济环境的变化，主次之间可能相互转化，主要信息和次要信息往往难以划分，特别在决策时，专用信息比通用信息更为重要。事件驱动本是一种计算机术语，意指当某一特定事件的要求代码进入工作时，程序指令开始执行。事件包括五个基本特征：（1）发生了何事，涉及哪些资源？（2）何时发生？（3）涉及何人，充当何种角色？（4）事件发生的地点？（5）在事件发生时为什么可能出错，风险是什么？事件驱动会计信息系统实施的关键是对事件如何描述。无论从技术还是成本角度考虑，要想穷举业务事件的特征是不可能的，所以只能针对关键特征描述。这里关键特征是指那些如果在描述事件特征时被漏掉则对事件的描述就不精准或不完全的特征。通过对事件五个基本特征的描述，基本能较准确、完整的反映业务事件特征。事件驱动会计信息系统的核心就是将事件作为会计分类的最小单元，在日常工作中，仅仅把交易活动的特征进行存储，会计信息使用者按各自的要求对事件特征进行分类、计算并转化为他们所要的有用信息。事件驱动会计信息系统的业务流程是：当业务事件发生时，根据数据处理规则，各业务部门将业务事件数据存入业务事件数据库，业务事件数据库中的数据为只经过初步加工的源数据，当信息使用者想从系统中获取信息时，由信息使用者输入信息处理代码，系统启动相应的信息处理程序，对业务数据库中的信息进行加工处理，并将处理结果实时反馈给信息使用者。这种体系结构以会计信息使用者为导向，以信息技术为基础，对业务流程(包括会计业务流程)进行重组，把整个企业的管理视为一个整体，以集成化的方式进行系统分析和设计，将会计系统与企业的采购、销售、制造等业务管理系统融合在一起。这种体系结构将企业中所有与业务活动有关的数据集中为一个在Intranet上的逻辑数据库，而不是听任数据分散存储、重复存储于多个系统中，从而提高了数据的一致性。这种系统会促成企业中各职能部门职能的融合，也会使财务数据和非财务数据融为一体，能够对企业的业务活动进行实时反映和控制，实现物流、资金流和信息流相统一。如：仓库的库管人员处理出库业务，当发货时，将发货单商品的基本信息和确认发货的信息送入会计信息系统，系统根据业务规则和信息处理规则，自动生成库存账和机制凭证，并登记总账。这样财务部门就延伸到企业的各个业务部门，财务人员的视野就不会仅仅局限在会计问题上，而是延伸到业务问题，可以利用实时信息控制经济业务，如采购、销售业务，真正将会计信息系统的控制目标实现。（三）网络实时报告的会计输出方式事件驱动模型制作完成后，使用者只需点击一下鼠标就能发出指令，几秒钟之后，会计信息就呈现于眼前。如果信息能够满足需要，则会计业务流程结束，如果不能满足需要，那么使用者可以重新发出其他指令，或者附带条件地发出指令，而会计信息系统就重新进行处理数据输出信息的流程。可以看到，系统不会也不能单独执行其中的一个流程，处理输出实际是一个流程。因此在设计事件驱动时必须连带考虑网络实时报告的特点：一是随时性。在任何时点，信息使用者都可以从网络上获得企业最新的财务报告，而不必等到一个会计期间结束后才可获得，即信息使用者可以实时了解企业的财务信息的变化。同时，网络财务报告可以长时间处于待命状态，随时恭候使用者的调遣。二是全面性。由于信息系统的海量存储空间，使得网络实时报告的信息量可以非常大，并且系统可以提供除财务信息外的其他信息。三是交互性。由全面性容易产生与相关性之间的矛盾，即有用信息淹没于海量数据中，用户无法或不易找到，因此网络实时报告系统应设计一定的智能程序，可以交互方式，在调查了解信息使用者的意图后，对输出数据的范围进行修正。四是学习性。网络实时报告系统应可以在用户的使用过程中学习到用户的需求，自动生成加工模型记录下来。并且可以被其他用户直接使用。五是安全性，信息是有价值的，并不是所有信息使用者都可以任意获取信息。因此一旦把实现了信息资源共享，网络实时报告系统也就暴露于风险之中，这些风险主要是来自企业内部的计算机舞弊和来自外部的黑客攻击。网络实时报告系统应具有足够的安全保障机制，分别从软件的权限、硬件设备的管理入手加以严格监控。（四）基于Intranet的新会计业务流程运用上述会计数据系统收集方式和事件驱动技术会计业务流程如下图所示：审核各管理信息子系统业务事件数据定期实时编制记账凭证产生各种报表按规则进行处理数据库按规则进行处理财产清查财务部部门服务器事件驱动会计信息系统模型库会计信息使用者1重组后的会计流程可以描述为：（1）业务事件发生，各管理信息子系统录入业务事件数据，并将其存储到全局数据库中。（2）为落实经营管理责任，对业务事件数据中的货币计量信息进行审核，并编制记账凭证，将其存入到数据库中。（3）根据规则对业务时间数据进行编码并存储到业务事件数据库中。（4）当信息使用者需要某项信息时，可以随时由信息使用者通过浏览器向事件驱动型会计信息系统输入信息处理代码。（5）系统从事件数据库中提取需要的业务实现数据，并根据加工模型库中的会计模型对数据进行处理。（6）定期生成各种账簿供财产清查所用，并定期产生各种通用的常规报表，提供给会计信息使用者。2重组后的会计业务流程有如下优点:(1)信息来源和采集由于采用了会计数据的系统收集方法，新的会计业务流程的数据是由各部门的管理信息子系统直接录入，存储在全局共享数据库中，无需会计人员重复录入。新系统采集的数据包括业务事件中一些不能以货币计量的数据，以便系统对各类信息进行处理，提供一些像商誉、环境等对经济活动有重大影响的信息。(2)信息处理新的会计业务流程不采用顺序化的信息处理方式，反映的不仅仅是经济活动的结果，而且可以了解事件发生、执行和完成的过程。 同时会计信息的使用者不再需要等到月末或者年末才能获得会计信息。新的会计业务流程采用交互式方法，由信息使用者自主向系统输入所需信息代码，由计算机快速进行处理，便可实时得到所需会计信息。(3)信息输出新流程处理的不只是货币信息，因此可根据会计模型为信息使用者提供多元化的会计信息，为决策者对各项业务进行事前、事中、事后监控。同时，由于与企业其他管理信息子系统通过网络连接，会计系统可以实时地为各业务部门提供某项业务的评价，使业务部门可以及时进行调整。四、福特汽车公司应付款业务流程重组的案例福特汽车公司是美国三大汽车巨头公司之一, 本世纪 80 年代初, 位于北美的福特汽车公司 2/3 的汽车部件是需要从外部供应商购进的。为此, 福特汽车公司北美应付款部门雇佣员工达 500 余人, 负责审核并签发供应商供货账单的应付款项。按照传统的观念, 这么大一家汽车公司, 业务量如此庞大, 有 500 多个员工处理应付账款是非常合情合理的。公司最初制定的改革方案是运用信息技术, 减少信息传递, 以达到裁员 20%的目标, 但是参观了马自达之后, 他们震惊了, Mazda 当时是家小公司,其应付款部门仅有 5 人, 就算按公司规模进行数据调整之后, 福特公司也多雇佣了 5倍的员工, 经过反复研究, 公司发现传统的应付账款部本身只是负责核对“三证”“,三证”相符则付款, 不相符则查, 直到查清再付。整个工作大体上是围着