第九篇第1章 材料管理大纲.doc

上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 1 16 项目材料管理大纲项目材料管理大纲 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 2 16 目录目录 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 3 16 1 1目的目的 为使物项管理能够满足项目管理要求 并有效的控制和执行物项的采购 接收 储存 发放等各环节 以保障项目质量 成本 安全 进度为出发点 概括描述项目中的物 项管理要点 2 2定义定义 自购物项 根据合同范围规定由广昊集团负责采购的物项 甲供物项 根据合同范围规定由业主负责供应的物项 3 3概述及要求概述及要求 针对项目中甲供物项和自购物项的管理 对物项的采购 接收 储存 发放等各 环节的管理进行描述 并以此为基础编写项目中物项管理的相应管理程序 规章 制度和工作流程用以规范物项管理的各个环节 物项管理过程始终贯穿了对物项信息的收集 传递 整理和记录 并对跟随物项 流动过程中物项附带及产生的文件资料进行相应的管理 因此 物项管理过程包 含对物项信息的流程 软件 文件资料等的管理内容 充分考虑对甲供物项和自购物项管理过程中的接口关系 必须明确各项目依据合 同对物项采购 接收 仓储 发放的职责划分 根据不同项目对物项管理的不同要求制定有针对性的物项管理流程 并尽可能考 虑计算机软件对物项管理的应用以提高效率降低成本 以下针对项目中物项管理的各主要环节进行概括描述 3 13 1物项采购管理物项采购管理 自购物项的采购 自购物项的采购根据各项目业主的不同要求可划分为 VAT 物项的采购 自购物 项涉及到业主可进行增值税退税范畴的物项采购 和非 VAT 物项的采购 自购 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 4 16 物项属正常采购无退税要求的物项 自购物项的管理过程包含了物项需求信息的汇总确认 供应商审核评定 质量检 查控制 采购讯价比价 采购信息跟踪管理等主要内容 对 VAT 物项的采购控制 VAT 物项采购计划 CNI23 寻潜在供应商 价格咨询 CNI23 对供应商评审 编制报告 业主审核 商谈 编制采购合同 CNI23 对合同评审 报业主签署采购合同 执行采购活动 提交付款申请 向供应商付款 VAT 的范围 施工的需求 合格 同意 不合格 VAT 物项采购控制流程物项采购控制流程 报业主批准 进度计划 施工用料计划 采购技术说明书 接收 检查 入库 到货信息反馈 不同意 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 5 16 对非 VAT 物项的采购控制 物项需求 汇总 分 析 采购计划 编制 批准 潜在供方寻找 订单 合 同编制 订单 合 同签订 合同履行 到货接收 检查 入库 编制施工用 料计划 RAS 进度计划 采购技术 说明书 合格供方 评审 订单 合 同评审 过程控 制 查 到货检 查 技术部门技术部门物项管理部门物项管理部门 制管理部门制管理部门 相关部门相关部门 同管理部门同管理部门 价格咨询 商务洽谈 合同执行 情况跟踪 材料代 用批准 资料 接收 提交提交 批准批准 提交提交 批准批准 施工用料 编制计划 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 6 16 采购的原则 1 构成工程实体物项的采购活动必须是对合格供应商进行 2 采购物项有 采购技术说明书 的 必须符合 采购技术说明书 的要求 3 物项的采购应遵守 质量第一 和 费用合理 的原则 物项采购应选择 合格供应商中产品质量好 综合费用省 保障供应 服务好的供应商 采购的基本要求 采购活动应遵守采购原则合理安排物项的采购 确保物项的采购满足技术要求和 工程进度需要 充分考虑物项的采购到货批次 数量与仓储状况 物项的采购必 须签订有效的采购订单或合同 3 23 2物项接收管理物项接收管理 物项的接收主要针对自购物项的采购到货和甲供物项的仓库领用 物项接收 的重要环节是接收时的检查和验收环节 与物项接收密切配合的是到货和领用信 息的记录和确认 并因此产生的缺料信息的跟踪 物项接收工作需要项目的技术部门和质量控制部门共同配合完成 并着重关 注对信息的及时传递和记录问题 且必须注意物项实物接收同时的软件资料的接 收和管理 物项的接收过程必须关注接收检查报告等的编制和保管 注意对接收时不符 合物项的跟踪和处理 物项的接收管理同时应注重对物项的搬运组织 标识检查 装卸设施等方面 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 7 16 组织和配合 甲供物项的接收 对于业主提供的物项 物项接收管理过程包含了甲供物项的信息确认 物项领用 申请 物项接收检验 物项领用手续办理 到货信息跟踪 缺料信息反馈 物项 多余及短缺报告 余料回收管理等内容 管理流程详见附录 3 CNI23 自购物项的接收 对于自购的物项 物项接收管理过程包含了物项采购到货信息的传递 物项接收检验 不符合项跟踪处理 缺料信息反馈等 3 33 3物项仓储管理 包括自购物项和甲供物项 物项仓储管理 包括自购物项和甲供物项 物项储存管理过程包含了库房场地规划 接收手续办理 入库信息记录 装 接受物项到货信息 接收条件准备 跟踪不符项 的处理 重新采购或 退换 储存 保管 维护 物项接收 检查 是 否 物项是否符 合要求 物项入库办理 移交手续 自购物项接收入库流程自购物项接收入库流程 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 8 16 卸搬运制度 入库验收程序 标识维护规定 库存摆放规定 物项维护保管等管 理内容 物项存储管理物项存储管理 在每类不同的物项贮存场地和库房内均设立和划分 物项待检区 和 不符合物 项贮存区 不符合物项贮存区应有相应的隔离设置 物项存储区域 1 待检查物项存放在待检区 2 验收合格的物项存放在合格物项贮存区 3 不符合物项存放在隔离区 物项的分类存放 1 物项的贮存应按性质和类别分别存放 2 业主提供的物项与 CNI23 自购物项分别存放 3 碳钢与不锈钢分区存放 物项的贮存要求 1 物项的存放应避免直接同地面接触 应用垫木 底盘等将物项垫离地面或 利用货架存放 尽量利用物项的原有包装贮存 2 物项的贮存条件应符合物项贮存的技术要求 保管员检查物项贮存环境是 否满足其要求 保持物项的原有功能 3 保管员应记录物项的存放位置 当发生物项在贮存区位置变动时 应填写 物项库存位置变更单 记录物项贮存位置的变动 物项的贮存维护 1 保管员应按照物项的贮存要求对贮存物项进行维护 2 对于贮存环境不能满足物项贮存技术要求的情况 应立即采取措施进行纠 正 保证物项在贮存期间保持原有功能 3 对于有防雨 防潮 防碰撞和温度要求的物项的贮存 应按照物项贮存的 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 9 16 条件要求采取相应的遮盖 除湿 隔离存放和温度控制措施进行维护管理 4 对于施工用焊接材料的存放应设置单独的焊材库房进行贮存 库房内应有 除湿和温控设备以保证物项的原有功能 并由保管人员每天记录库房内的 温 湿度 5 保管员应对物项在贮存期间的标识进行维护 物项标识管理物项标识管理 标识的要求 用于标识的材料不能影响物项的使用功能和物项的质量 不能造成物项的污染 物项的标识应容易接近 清楚 易读且不易被丢失 物项标识的检查 当对物项进行接收检查和发放时 负责接收物项的人员应对物项的标识进行检 查 检查标识的完整性和准确性 标识的加载 所有被接收的物项都应有相应的标识 需要进行标识加载的物项要保证标识的 正确性 储存与发放过程中应受到维护 标识的移植 1 进入仓库贮存时 经过开箱检查活动 若要去除外部包装 必须将标识移 植到物项上 一般 一批相同物项在同一贮存位置时 至少有一个标识 分开贮存时必须在每一贮存点的物项都有标识 2 在物项发放时 若同一批 个 物项要分几次发放 每次发放都要对标识 进行移植 保证贮存和发放的物项都具有标识 3 移植的标识必须清晰 明显和不易丢失 仓库主管要检查移植标识是否正 确 标识的维护 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 10 16 当发现标识被磨损 但可以确认时应及时重新标识 防止标识的丢失 对于贮 存的物项仓库保管员应经常对标识进行检查 标识丢失的处理 1 当发现或发生任何标识被磨损不清或标识丢失的情况时 必须对标识进行 重新确认和恢复 2 对标识的重新确认和恢复必须由质量管理部门的检人员或由其授权的其他 人员进行 或在其监督下由其他人员进行 3 当标识不能被确认和恢复导致物项的不可确认时 由质量管理部门发布不 符合项报告 按照不符合项管理程序进行处理 物项的搬运管理物项的搬运管理 1 所有物项必须小心搬运 保证物项在搬运过程中不被损坏 搬运应符合有 关的安全操作要求 2 用于物项搬运的起重运输设备 应处于良好状态 吊装 运输时应保证设 备在额定的安全负载范围内 严禁超负荷操作 3 吊装器具应检验合格 并保持器具的清洁 禁止使用变形和未经检验或检 验不合格的吊装器具 4 用于不锈钢的吊装器具 应防止碳钢对不锈钢的污染 5 吊装起重人员经安全培训合格后上岗 仓库安全管理仓库安全管理 1 仓库贮存区域内严禁烟火 对存有火灾隐患的场所应提前消除隐患 2 进入仓库贮存区域作业的人员必须带安全帽 穿安全鞋 按照安全条例规 定的要求进行作业 3 仓库主任定期 每星期 对仓库贮存区域进行安全检查 发现有火灾隐患 的场所应立即采取措施消除隐患 仓库主管定期进行安全检查 监督仓库 安全 防火管理的执行情况 4 仓库贮存区域 按照安全管理的有关规定配备消防器材 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 11 16 5 仓库物项保管员每天下班前进行检查门窗 电源是否关闭 3 43 4物项发放和使用管理物项发放和使用管理 物项的发放 物项发放管理 指项目中所有接收到的自购物项及甲供物项的发放控制和管 理 物项发放管理过程包含了 进度计划参考 施工用料计划 领料批准控制 缺料信息反馈等管理内容 物项的发放本着先进先出合理配置的原则进行 并使所有发放的物项通过对 接收 贮存 发放等过程的信息管理和记录 维护材料的完全可追溯性使物项的 发放始终处于受控状态 物项的使用 物项的使用管理是指 领用后的物项能够被正确合理的应用到指定的实体上 物项使用管理过程包括 施工现场物项使用维护 机具设备使用维护 危险 品使用规定 劳保安全用品使用规定等管理内容 对物项的使用控制的重点是如何正确和合理的使用物项 应注意领用后到使 用前的班组维护和保管工作 并应及时的对多余损坏材料进行反还和处理 对物项的施工余料进行管理 保障所回收的余料是在正常的物理状态下具有 明确的材料标识 材质 炉批号 合格证明等 符合质量控制要求具有可追溯性 的物项 需求计划 仓库 物项需求信息 进度计划 物项领用申请 批准 无库存 缺料信息 编制领料单 采购 甲供 接收检查 发放 物项发放管理流程物项发放管理流程 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 12 16 4 4物项管理程序物项管理程序 物项管理程序的编制 审核 发布 修改将依据项目文件管理和项目质保手 册的相关要求进行 所编制的工作和管理程序 是项目中物项管理实施和操作必须执行的程序 所有与物项的管理和实施相关的人员都必须依据程序所规定的条例进行管理和操 作 任何人不得随意违反程序的有关规定 程序可以根据施工管理的实际情况进行适应性修改 修改完成的程序将按照 文件管理和质保的相关要求进行升版 评审并发布 发布后的程序将替代旧版程 接受退料申请 退料条件审核 拒绝接收重新核实 储存 保管 维护 物项退还 检查 是 否 物项是否符 合要求 物项入库办理 登记手续 物项余料退还流程物项余料退还流程 做废料接收 进废料区贮 存 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 13 16 序成为必须遵循的工作管理程序 5 5物项管理的组织机构物项管理的组织机构 组织机构设置的原则是为了确保项目中物项管理在各个环节的有效执行 其 中涉及到管理部门的规划及人员分布 人员的资格评定依据人力资源管理的相关 程序执行 合理的组织机构设置可以有效的保障物项的控制和管理 使每个从事物项管 理的人员职责明确分工合理 组织机构的设置应根据不同项目的不同特点和要求 本着切合实际的目的进 行合理设置 并应力求简洁明了职责明确 6 6物项管理中的信息构建物项管理中的信息构建 物项的信息处理在物项管理体系中占据着重要的地位 信息的正确 及时 有效并流转通畅是物项管理的保障 根据不同工程项目的特点借鉴成熟的传统物 资管理经验 建立一套适合需要运转良好的物项信息管理系统是必不可少的重要 工作 物项信息管理包含了物项计划信息 物项需求信息 物项采购信息 物项控 制信息 物项入库信息 物项领用信息 物项退库信息 物项丢失损坏信息等等 函概了所有物项的管理环节 但需要注意的是物项流转的整个过程所经历的各个 环节恰恰是物项信息产生的 源头 我们需要关注和解决的正是如何将这些纷杂繁多的信息进行及时记录 有效 规整 合理运算和共享使用 以达到借用成功的信息管理促进和提高物项管理体 系的目的 以物资的采购举例如下 物项采购控制管理模块物项采购控制管理模块 物项采购计划管理物项采购计划管理物项采购到货管理物项采购到货管理物项领用控制物项领用控制 物项材料代码库建立 物项需用计划录入 物项采购计划生成 计划的更正 升版 废除处理 计划完成情况的统计 计划信息的定版 传输 查询 采购订单 合同记录 供应商信息记录 采购到货接收信息记录 计划与采购 到货情况统计 物项接收信息的传递和查询 物项领用控制信息 物项领用单的编制及记录 物项发放信息的处理记录 物项缺料 余料 丢失损坏处理 物项仓储状态信息 物项退料信息的记录 上海广昊集团采购部上海广昊集团采购部 项目材料管理大纲 14 16 其中每部分的管理和控制都相应包含了详细具体的管理内容 这些内容需要 通过计算机管理软件的编制达到 在物项采购信息管理模块的编制中 考虑了必 须的数据库的构成详见下图 7 7物项材质证书及资料管理物项材质证书及资料管理 在项目中无论甲供物项还是自购物项 都要注意对物项携带的文件 资料 包括材质证书 的收集和管理 物项的材质证书及资料由经办物项接收的人员负责收集 并根据实际情况传 递给相关人员阅读或使用 需要存档的文件 材质报告 登记后统一交给文件 自购物项材