采购管理程序.doc

采购控制程序1 目的通过持续对采购过程进行控制，保证采购料品满足公司对质量、交期、价格要求；确保公司经营的正常进行，并对供方交付能力进行评价和监控。2 范围本标准规定了本公司采购作业流程。本标准适用于本公司与产品有关原材料、外协外购件、包装材料、机械设备的采购作业。3 定义采购订单是指据公司生产需求，向合格供方开立购买所需物料的凭证。4 职责4.1 技术质量部负责料品图样的设计及相关技术要求、工作指令单等的制作及发行。4.2 资材部负责采购计划的下达及料品的暂收、入库、供方交期考核数据统计。4.3 采购部负责采购订单的开立和确认、料品跟催、发票追踪、不合格品退货、记录归档。4.4 财务事务部负责核对采购的数量，单价，金额等,并支付供方的货款。5 工作流程流程作业说明输出-单证岗位单证流转路径物料需求计划采购计划5.1 物料需求计划的下达5.1.1 依据客户月度采购计划及公司库存制定月度采购计划（含备货计划）5.1.2 根据客户临时采购需求，制定临时采购计划5.1.3 采购部负责归档采购计划，并对月度采购计划汇总。月度“采购计划表”临时“采购计划表”采购计划表”汇总表（电子档）需求部门相关人员采购人员采购人员需求部门采购部采购部财务部供应商开发 与渠道建立（专案）5.2 供应商的选择5.2.1 配合新客户开发或新开发物料时，老物料因价格等因素需另选供方时，启动供应商开发流程。5.2.2 收集信息建立厂商基本资料。5.2.3 调查市场行情或供应商考察。5.2.4 确认采购样品。5.2.5 供应商评核,选定目标供应商（以备订购下单）“供应商基本资料”“采购比价表”“厂商考察报告” 采购人员采购经理采购人员采购经理财务部总经理A供应商的评价选择（专案）5.3 供应商的评价选择5.3.1 新客户开发或新物料开发成功时，客户有明确的采购需求首次下单时，在前期供应商开发及渠道建立基础上，依据目标供应商目录启动如下流程。5.3.2 询价,议价。进行比价,并维护价格数据库。“供应商报价单”“采购比价表”采购人员采购经理采购人员采购经理采购人员采购经理财务部总经理流程作业说明输出-单证岗位单证流转路径A制定采购订单5.4 采购下单与签订订购批采购合同。5.4.1 对新物料或新供应商按采购项目签订的订购合同直接执行后续采购业务。5.4.2 对已发生过的采购业务，在合格供应商目录（首选）或目标供应商目录中选定，对每批采购物料再次进行询价，签订采购合同或采购比价表。5.4.3 若与以往采购价格发生异动（增加或减少），签采购合同或达成采购协议前，需填采购比价表报审。5.4.4 根据客户要求，对每采购批物料重新报价。5.4.5 采购销售合同或报价单归档整理与保管。“采购合同”或“采购比价表”“采购比价表”采购人员采购人员采购经理总经理订单发放确认5.5 订单发放和确认 采购员发放完毕“采购订单”后在一个工作日内通过电话的方式向供方确认是否收到，同时要求签字回传意见，并在订单上记录电话日期。对于特殊情况不能签字盖章回传的订单需将电话内容记录在“采购订单”供方确认栏中备案使用“采购订单”采购人员采购人员供应商B进度跟催5.6 进度跟催5.6.1 相关人员自下达“采购订单”之日起应对供方进行产品交付进行2次或以上次数的跟催，如异常情况立即向上级主管汇报5.6.2 对于供方还不能按协定日期交付的，相关人员应向主管报告异常。“采购订单”采购人员流程作业说明输出-单证岗位单证流转路径B验收、入库5.7 来料验收及采购评价5.7.1 包装、标识、数量、规格型号、外观确认签收5.7.2 进料验收异常处理5.7.3 进料接收记账（入库）5.7.4 对于一部份料件供方不能直接送到公司的，采购人员要负责到货运部/供应商处将物件取回交公司，并办理入库的相关手续“送货单”采购人员供应商采购人员资材部财务部 采购付款5.8 应付帐款的执行5.8.1 业务经理根据采购订单或协议中付款信息申请支付货款5.8.2 业务经理将采购及付款信息对应采购计划，登录入“进销存明细表”5.8.3 跟催供应商开票及承收5.8.4 财务人员核对发票，采购订单，入库单是否正确，无误后安排付款，并编制入帐凭证“付款申请书”采购人员采购经理财务人员采购人员采购经理总经理财务部帐务确认5.9 帐务的确认财务在办理支付供方货款以后，告之业务经理付款情况，业务经理将付款情况告知供方出纳采购人员财务部采购人员记录归档5.10 记录归档5.10.1 业务部归档保存采购作业的相关数据记录及采购订单5.10.2 财务部归档所有的付款资料采购人员财务人员6 支持文件无7记录表单 本标准相关的记录表单汇总如表1所示表1 记录表单汇总序号表单编号表单名称保存期介质保存部门1Q/CTC MR707-01采购计划表3年纸质/电子资材部2Q/CTC MR707-02采购订单3年纸质/电子资材部3Q/CTC MR707-03月结对帐表3年纸质/电子资材部4Q/CTC MR707-04采购合同3年纸质/电子资材部5Q/C