ExceL操作指南.ppt

MicrosoftExcel2000操作基础 主讲 黄茗汌电话 83666385E mail hmc 1999 培训目的 使用Excel快速灵活制作电子表格掌握数据表的计算方法使用Excel制作简单的图表 课程安排 数据的输入 编辑及格式化技巧公式 常用函数应用及编辑技巧图表的基本编辑操作 一 数据输入 编辑及格式化表格技巧 打开SP 1 xls工作簿 一 数据录入技巧 快速录入分数 通常输入分数8 9会显示为8月9日 如何避免 除了将单元格格式设置为分数外 输入时在分数前加一个0和一个空格即可 但分母不能超过99 录入文本格式数字 在数字前面加一个 单引号 即可 例如输入带括号的数据 2000 编号数据00001 身份证号码等填充条纹或符号 利用对齐方式中的填充功能 参看表S1 二 数据录入技巧 用组合键Ctrl Enter在多个单元格中输入同一个数据或公式方法 首先选择多个单元格 可以使用Ctrl或Shift 然后输入需要重复输入的文本 按住Ctrl键不放 按回车键即可使用记忆式输入或选择列表方式在同一列中输入相同的内容 三 数据录入技巧 填充柄的应用 直接拖拉填充柄 各类序列数据的填充 如1 2 3 星期 日期等右键拖拉填充柄 选择性的填充数据 如以工作日填充 等比序列填充等双击填充柄 此法适用于填充左侧有完整数据列的情况 用于排名次 复制公式等场合非常方便 参看表S2 四 数据录入技巧 多张工作表中输入相同的内容适用于在对多个工作表进行相同的编辑操作 包括输入 改变格式属性 进行公式计算等等的操作方法 先使用Ctrl或Shift键组合工作表再对工作进行输入 编辑等的操作 完成后使用右键取消工作表的组合 参看表S3 五 提高数据录入准确性 有效性检查 可以对单元格内的数据类型进行限制 并能核对输入单元格的数据定义域 设置方法 如提供下拉式菜单的输入设置输入提示设置出错警告自动选择输入法 提高中英文输入法间的切换 参看表S4 六 单元格编辑技巧 自动换行强制换行 手动换行 按住Alt键敲回车如制作斜线表头时的应用缩小字体填充合并与取消合并单元格 参看表S5 七 单元格编辑技巧 选择性粘贴的灵活运用选择运算功能选择数值等功能转置功能 把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的 参看表S6 八 单元格编辑技巧 数据区域选择技巧使用Ctrl 选择连续数据区域使用Ctrl Shift 方向键按住Shift键 单击鼠标整行与整列的选择 参看表S7 九 快速设置格式 快速应用格式 使用格式刷复制格式快速设置 最合适的列 行 宽 如果要将工作中的某列设置为 最合适的列 行 宽 只须将光标放到该列列标右侧 行下面 的边线处 待光标变成双向光标后双击边线即可同时调整多行或多列的高度与宽度设置边框与底纹 参看表S8 十 打印操作 选择 取消打印区域设置标题重复打印普通标题的重复灵活设计特殊表头的打印自动打印网格线页眉与页脚 参看表S9 二 公式与函数应用编辑技巧 打开SP 2 xls工作簿 一 使用公式选项板 步骤 选中用来存放计算结果的单元格 输入 号 再输入单元格地址和运算符号 按回车确认即可公式复制技巧 拖动复制输入复制 选中需要使用该公式的所有单元格 用上面介绍的方法输入公式 完成后按住Ctrl键敲回车选择性粘贴 参看表S2 1 二 公式与结果切换 按Ctrl 键 位于键盘左上角 与 为同一键 可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换 方便了公式编辑和计算结果查看 三 灵活使用自动公式 自动求和公式屏幕计算功能简单函数应用 参看表S2 2 四 单元格引用类型 相对引用绝对引用三维引用混合引用 参看表S2 3 几个应用实例 例 借贷还款 例 Invoice开发票 例 Expenses费用开支 例 ExpenseStatement费用明细表 参看SP 2 xls工作簿中相应表格 五 常用函数应用举例 打开SP 3 xls工作簿 掌握以下几个常用函数的应用方法 求和函数SUM求均值函数AVERAGE求最大 最小值函数MAX MIN计数函数COUNT逻辑运算函数IF 1 求和函数SUM的应用 语法 SUM 参数1 参数2 功能 计算单元格区域中所有数值之和注意 对于所引用的单元格 可以用不同的方法来进行选择 如鼠标拖动法 直接输入法 快速选择法等 语法 IF logical test value if true value if false 条件为真时 条件为假时 参看表S3 2 SUM函数应用实例 行或列求和 以工资表为例 它的特点是需要对行内的若干单元格求和 并要自动扣除 房电费 税金 等 公式如下 SUM E4 G4 H4 I4 参看表S3 2 SUMIF函数应用实例 SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和 该条件可以是数值 文本或表达式 例如 某单位要统计工资报表中职务为中级的员工的工资总额 假设工资总额存放在工作表的I列 员工职称存放在工作表B列公式 SUMIF B4 B25 中级 I4 I25 其中 B4 B25 为提供逻辑判断依据的单元格区域 中级 为判断条件即只统计B4 B25区域中职称为 中级 的单元格 I4 I25为实际求和的单元格区域 语法 SUMIF range criteria sum range 参看表S3 4 2 求均值函数 语法 AVERAGE 参数1 参数2 功能 返回其参数的算术平均值 参数可以为数值 名称区域或数组等 3 COUNT COUNTA函数应用实例 COUNT函数返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数 COUNTA函数返回参数列表中非空值的单元格个数 参看表S3 4 COUNTIF函数应用实例 COUNTIF函数可累计满足某一条件的对象在单元格区域中出现的次数 该条件可以是数值 文本或表达式 在人事 工资和成绩统计中有广泛用途 例如 某单位要统计工资报表中工资总额大于等于2500元的人数 男职工人数和女职工人数 假设工资总额存放在工作表的J列 职工性别存放在工作B列 该单位有21人 公式 统计工资总额大于等于2500元的人数可用公式 COUNTIF J4 J25 2500 统计男职工人数可用公式 COUNTIF B4 B25 男 统计女职工人数依男职工的方法 语法 COUNTIF range criter