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企业合同管理及法律风险防范探2010-02-20 09:56随着社会主义市场经济不断完善，企业法律意识日益增强，依法治企成为企业经营活动的最主要的原则。合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。企业在日常的经济交往中极易陷入不法分子设置的合同陷阱中，企业就可能因此蒙受巨大的经济损失。因而企业合同管理是企业管理的重要内容，搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求。但很多企业在合同管理中还存在很多问题，合同管理体系没有建立，合同管理缺乏制度化、法律化，笔者从依法管理合同，有效预防法律风险的角度出发，对合同管理进行了粗浅的探讨。一、合同管理认识上的误区1、签不签合同不重要，合同本身解决不了纠纷。认为交易双方是建立在相互信任的基础上，如果没有诚信，有合同也没有用。发生矛盾后靠上级部门或者中间人进行协调，靠关系就能解决。诚然有些简单的，能及时履行的交易，口头协议也能解决，但对于绝大多数交易而言，如果没有合同约定，交易双方的权利是很难得到保护。2、合同管理就是修改合同。认为合同管理就是在签订合同时把把关，修改相关的内容，合同签订后就万事大吉，不注重合同履行、变更、解除、纠纷处理、情势变化后对合同内容进行调整或修订。合同管理是对合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理等行为的全面管理活动，修改合同只是合同管理中很小的一部分。3、合同管理降低运营效率，增加成本，不适应瞬息万变的市场。合同管理过程是需要一定的时间和程序，但能有效地防范法律风险，是企业经营活动必不可少的环节，特别是现代企业制度的主要内容是依法经营，各个企业的管理更加法制化，更应注重依法管理合同。而且，如果企业建立起合理、严格、规范的合同管理机制后，合同管理并不会降低运营效率，也不会延误企业决策。 4、请了法律顾问就可以管好合同，法律顾问就是万能的。法律顾问是企业合同管理中最重要的环节，但企业合同管理是一个系统工程，需要企业的各个部门及企业领导的配合，是通力协作、齐抓共管的企业管理活动。因此要管好合同需要相关部门和人员的共同努力，仅凭企业法律顾问是无法完成的。 二、合同签订时应把握的重要问题 1、起草合同并不等于：仅仅在一份标准合同上填空，或者将其他类似合同的条款生吞活剥，也不是将当事人的表述原封不动的写在合同上，必须要切合实际，既要体现当事人的真实意思表示，也要符合法律规定。2、一份好的合同要确保：（1）、确保当事人能够获得其预期的合法利益即清除行使权利的障碍； （2）、将当事人的权利和义务限定在双方商定的合法范围内； （3）、有助于合同双方迅捷的完成交易； （4）、力争双方当事人理解合同并执行合同，而非刻意设置陷阱； （5）、考虑潜在非项目直接参与人的读者，能够按照当事人合法利益的角度理解并解释合同条款，尽量做到合同结构完整，语言清晰。（6）、主动的预料和防范在合同项目实施过程中存在的风险。3、合同签订的法律要求（1）、订立合同的当事人应当具备相应的民事权利能力和行为能力； （2）、合同订立应采取法律规定的形式,特别是法律规定必须签订书面合同的情形；（3）、合同内容必须符合法律规定。4、签订合同时的审查(1)、了解合作方的基本情况，保留其营业执照复印件，如果合作方是个人，应详细记录其身份证号码、家庭住址、电话等。了解这些信息有利于更好地履行合同，同时，当出现纠纷的时候，有利于诉讼和法院的执行。(2)、审查合作方有无签约资格。我国法律对某些行业的从业资格做了限制性规定，没有从业资格的单位和个人不得从事特定的业务，如房地产开发、印刷业、出版业、广告代理、中介服务、金融等，这些行业必须有相关部门颁发的资质证书才能进行相关的业务活动，否则所签订的合同无效。(3)、调查合作方的商业信誉和履约能力。尽可能对合作方进行实地考察，或者委托专业调查机构对其资信情况进行调查。(4)、由代理人代签合同的，应审查代理人合法、有效的代理身份，同时代理人必须在授权范围内订立合同。（5）、合同各主要条款的审查a、规格条款：对于多规格产品尤其要注意。合同要对各型号产品的具体规格做出说明，同时详细了解客户的需要。避免供需之间出现差错。b、质量标准条款：根据双方对产品质量要求明确约定质量标准，并约定质量异议提出的期限。c、包装条款。对于购货方提出的特殊包装方法应当引起足够的重视。如液体、危险物品、或者易碎等物品。d、交付方式条款（送货条款）：应当明确约定送货地点，合同履行地点，这即关系到合同是否履行，也关系到纠纷发生时法院的管辖。同时合同中应列明收货方的经办人的姓名，这样做的目的是防止经办人离开后，对方不承认收货的事实，给诉讼中的举证带来困难。e、付款条款：应明确约定付款的时间。模棱两可的约定会给合作方找到拖延付款的理由。以下几种表述是约定不明确：A：季付；B：甲方收到货物后付款； C：检验合格后付款； D：结算期限：月结30天；E：完工后付款。f、违约责任条款：应当审查有无不平等的违约责任条款和加重己方责任的违约责任条款。特别是格式合同应特别注意：要应势而变，不可以不加审查地完全适用其条款。d、争议处理条款：约定诉讼或仲裁是否明确，约定管辖地是否准确，是否符合法律规定。根据中华人民共和国民事诉讼法第25条的规定，只有以下五个地方的法院可供当事人协议管辖：原告所在地、被告所在地、合同签订地、合同履行地、标的物所在地。约定管辖常见的错误有：1、表述不清楚，容易产生岐义，如：“如果发生争议，可由双方各所在地法院管辖”；2、约定由上述五个地方以外的法院管辖；3、约定违反了级别管辖的规定，如普通案件约定由某地中级人民法院管辖；4、约定由仲裁机构仲裁或向人民法律提起诉讼。5、合同签订时应注意的重要事项（1）、合作方应加盖其单位的公章，不能加盖分公司，部门的印章。（2）、合同文本经过修改的，应由双方在修改过的地方盖章确认。（3）、当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等一类文件也是合同的组成部分，但不得以其替代合同。（4）、有些合同附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字、盖章。三、合同履行中应注意的问题1、付款应注意的事项。不管是支票还是现金，付款时要求对方均应出具收到款项的票据，特别是以其他单位的支票支付时，更应注意索要票据，以证明付款的真实性。2、合同履行中发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议，以保护己方合法权益。异议文件须经法律顾问审核，并报法律机构备案。收到对方履行异议时，应及时答复。3、保管好合同档案。合同档案内容应包括：（1）、合同文本及份数、各文本存置记录；（2）、承办人登记；（3）、合同附件、审查意见书及其他有关文件；（4）、履行情况记载；（5）、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。4、发生纠纷时，应迅速收集下列有关证据：（1）、合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；（2）、有关的票据、票证；（3）、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；（4）、证人证言；（5）、其他有关材料。四、常见合同纠纷分析1、私盖单位业务介绍信、合同专用章引起的纠纷由于我国法律法规对公章的加盖没有任何形式要件的要求，故与公章有关的判例往往均以加盖公章（即使是偷盖）的公司或单位承担责任。因合同盖章而引发的纠纷主要表现：（1）、一方当事人在空白合同书上预先盖章，交由合同相对方；（2）、业务经办人在未经单位领导同意私盖公章；（3）、单位盖有公章的空白授权委托书、介绍信、纸张交给业务人员使用；2、篡改合同内容引起的纠纷（1）、一方在合同空白处添加内容。这类纠纷如果对方没有证据证明是另一方擅自添加的，则合同内容有效；（2）、一方将合同内容重新修改。这主要是指打印的合同，双方签订时未加盖骑缝章，另一方偷换中间部分页，而对方合同丢失或根本没有，这种情况只能按照合同内同执行；（3）、对于改动的地方双方未盖章确认，发生纠纷时对方不认改动的内容，这种情况就得具体分析，以确认改动的真实性。3、假合同，真纠纷双方为了其他目的签订的合同，旨在办理某一件事，并非真正履行合同，就是通常意义上的假合同。此类合同本身是真实合同，只不过双方口头约定不履行。但如果一方按照合同内容主张权利，就有可能追究另一方的违约责任。4、不具有法人资格的分支机构订立合同并加盖自己的印章不具有法人资格的分支机构对外无权订立合同，一般情况应当认定合同没有生效。但根据中华人民共和国合同法第49条的规定，对方有理由相信行为人有代理权的，合同有效。如法人单位的经营部门、项目部、直接实施业务的分公司等对外签订的合同，应当认定为有效合同，责任由法人单位承担。5、挂靠单位签订合同的效力 挂靠单位以被挂靠单位名义与甲方签订合同后，由挂靠单位独立经营，被挂靠单位仅收取管理费，而不进行具体的经营行为。这类纠纷主要是因为被挂靠单位被挂靠单位为基础成立项目部，整个项目的以项目部名义进行，对第三方而言，该项目部属于被挂靠企业，责任当然由被挂靠企业承担。6、诉讼时效纠纷根据中华人民共和国民事诉讼法的规定，我国一般纠纷的诉讼时效为两年，因此，权利人必须在诉讼时效内主张权利，超过诉讼时效主张，而又未出现时效中断、中止情况的，就失效了诉讼的胜诉权。五、现代企业的合同管理机构和管理模式首先、合同订立由企业法律顾问部门管理在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，企业通过合同所确立的民事关系，是种受法律保护的民事法律关系，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以合同应由企业法律顾问部门管理。 其次、合同管理应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要有供销、基建、技改等)和所属各单位(主要有各个分公司、驻外机构)作为相同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。这样企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。 第三、建立健全规章制度要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。建立合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案制度，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。 第四、加强合同管理人员的培训教育合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。 第五、重大合同审查管理企业重大合同主要有：中外合资合作合同、企业购并合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，做为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都由法律顾问部门参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。 第六、履行监督和结算管理签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生。所以；企业法律顾问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，法律顾问部门同财务部门密切配合；把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督，具体可采取或制定货款支付复核程序，实施有效的管理。 第七、违约纠纷的及时处理合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，一旦发生违约情形，法律顾问要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。第八、建立合同管理的风险预警机制 合同管理的预警机制由四个方面构成：证据预警、时效预警、质量预警、偿债预警。证据预警是指证据缺失，链条断开时。时效预警主要是指距最后一次付款接近两年、此后无书面催收记录也未达成书面还款协议时合同管理人员及时向具体业务人员提出通过公证催收等手段中止或弥补时效的措施。质量预警是指在合同管理人员应提醒业务人员在合同约定检验期限内，合同未约定检验期限的在合理期限内，有质量保证期的