侨鑫集团珠江新城工程档案资料管理培训.docx

第一页侨鑫集团珠江新城项目管理中心工程档案资料管理培训二OO九年九月第二页一、 档案资料管理的重要性1、 档案资料在项目管理知识体系指南（PMBOK指南）里被统称为：组织过程资产 Organizational Process Assets，组织过程资产贯穿于项目管理的9个知识领域和44个管理过程，是项目管理理论不可缺少的一个组成部分；第三页组织过程资产定义：来自于任何或所有参与项目的组织的正式或能够用于影响项目成功的任何或所有同过程有关的资产。过程资产包括正式和非正式的计划、方针、程序和指导原则。过程资产也包括组织诸如吸取的教训和历史信息这样的知识库。第四页组织过程资产可以归纳为如下两类：组织进行工作的过程与程序；组织整体信息存储检查知识库；包括：过程测量数据库项目档案历史信息与教训知识库问题与缺陷管理数据库配置管理知识库财务数据库第五页2、 档案资料管理的好坏，体现了项目管理水平的高低；它是工程项目管理规范化、程序化、标准化、精细化的体现；它是工程项目管理过程的痕迹，在某一特定的时候，它是企业利益的护身符；工程项目的评优，实体工程质量与工程档案质量各占50%权重；3、档案资料的管理为项目管理不断总结提高、完善自我、提升市场竞争力提供了宝贵的经验财富第六页二、 档案管理的分类与关系根据地产板块组织架构下项目管理中心的主要职能，是对工程项目实施阶段的全过程进行统筹、协调、管理直至交付使用，故管理中心的档案资料主要是在项目建设过程中产生的，按对其进行管理的主体分为两类：管理中心文档资料的管理 责任人：文员或资料员工程资料的管理 责任人：专业工程师这两者的关系是相容性，管理中心的文档资料覆盖工程资料第七页1、 管理中心文档资料的管理责任部门综合管理部责任人文员或资料员工作监督检查部门项目管理中心管理的目标操作简便 条理清楚 资料完整 检索快捷操作的模式利用管理中心办公局域网，在文档资料管理操作指引统一平台上工作管理的窗口对所有合作单位称：资料室，所有进出管理中心的文件、资料、图纸、变更、签证单、合同等等均由此窗口；责任部门：综合管理部 责任人：文员或资料员工作监督检查部门：项目管理中心管理的目标：操作简便 条理清楚 资料完整 检索快捷操作的模式：利用管理中心办公局域网，在文档资料管理操作指引统一平台上工作；管理的窗口：对所有合作单位称：资料室，所有进出管理中心的文件、资料、图纸、变更、签证单、合同等等均由此窗口；第八页窗口职责：收、发文件、图纸、设计变更、工程合同以及相关工程资料等；做好登记，资料管理台帐的录入、资料成册归档、资料存放保全；重要文档资料的电子信息转化；定期备份电脑资料信息；快速查找并提供档案资料信息；跟办急件、签证单、粮单、竣工结算资料；第九页管理规定：对所有新进场合作单位，资料室应及时发出业主方资料管理要求的指引；所有合作单位向业主发文，应提交原件一式两份；合作单位在多次催促也无人收取文件的情况下，资料室应以特快专递的形式发出文件，邮资可向对方索赔；所有文档资料的档案流水编号由资料员统一编排、管理，专业工程人员无需理会；第十页除合作各方的资料员外，与工程相关的任何人员不得代为转交文档、资料，各单位的文件传递应在资料员间进行；所有业主方的工程文件应有三级审核确认机制，一般性文件/资料：专业工程师专业经理项目副总，特殊或重要文件/资料：专业工程师/专业经理项目副总项目总经理，视文件种类和问题性质由项目总经理定；所有合作单位的来函回复必须行文经审批后发出，严禁以在来函上手写加批意见形式回复；业主方所有人员的签名应附带真实日期；第十一页2、 工程资料的管理责任部门：项目部 责任人：专业工程师工作监督检查部门：项目管理中心管理的目标：条理清楚 信息完整 更新及时 取用便捷操作的模式：利用管理中心办公局域网，在工程资料管理台帐统一平台上工作第十二页管理的规定：项目部应加强专业工程人员文件处理时限的管理，一般性文件处理不得超过三个日历天；项目部应加强专业工程人员文件批复质量的管理，流程性文件严禁用签名替代审核意见；项目部应按建筑设备安装工程、土建工程、室内精装修工程三大专业设置工程资料管理台帐，同时指派专人对这些台帐进行录入、更新等管理工作；第十三页所有合同工程图纸，项目部必须保存一份原件；项目部应分专业指派专人进行设计变更的管理，并及时在所保存的施工图纸原件上对设计变更进行标识；项目部应分专业指派专人进行工程实物影像资料的管理，定期编辑按月上传资料室存档；项目部应指派专人统一进行对合作单位违约扣款或索赔的管理；第十四页三、管理中心文档资料管理操作指引的解释合作单位来文（流转路径、操作说明、表格链接）第十五页 项目管理中心内部工程管理类文件流转的路径：资料员项目副总经理项目总经理专业工程师（逻辑关系图）第十六页 与工程开工相关的一些文件 管理用表：珠江新城工程开工指令（链接此表格）珠江新城开工申请报告（链接到表格）珠江新城施工组织设计（方案）报审表（链接此表格）施工场地具备作业条件时，即可向施工单位发出开工指令，要求施工单位做好技术、材料、机械、人员、工作面等准备，符合开工条件后批复开工申请报告；业主发出开工指令的目的：要求做好施工准备工作；明确施工技术方案先行；确定工期计算时间；第十七页与扣款或索赔相关的文件管理用表：珠江新城合作单位违规索赔通知单（链接此表格）财务扣款通知单（链接此表格）执行依据： 工程质量缺陷赔偿标准；施工现场管理规定； 施工合同的相关规定：进度延后的进度款暂扣，质量缺陷让步接收的索赔等视违规情节与管理需要由项目管理中心商定第十八页管理要求：处罚（扣款）是管理的手段，不是目的，使用处罚（扣款）时要慎重；处罚（扣款）要以合同为依据；索赔事件发生后，业主方、监理方、土建总包方、相关单位要以最快时间到场，登记证人，搜集证物，拍照取样；索赔事实及被索赔单位认定后，即使索赔损失大小未有确定，都必须即时向被索赔人发出索赔事件通知函件；在实施所有处罚扣款、索赔扣款前，也必须向被索赔人发出索赔金额通知函件；第十九页 办理工期延期申请审批的相关文件管理用表：珠江新城合同工期延期申请表（链接此表格）珠江新城合同工期延期审批汇签表（延期20天内）（链珠江新城合同工期延期审批汇签表（延期超20天）（链珠江新城合同工期延期申请批复通知单（链接此表格）管理要求：项目部应重视合同工期的管理，并应贯穿项目施工全过程；项目部应重视土建总包单位、各指定分包单位和独立分包单位的施工进度计划编制、报审及动态管理工作；在合同工期即将出现延误时，项目部应及早通知合作单位，让施工单位或者调整原计划、或者加大投入、或者提出延期主张并搜集相关证据；第二十页办理工程验收的相关文件管理用表：珠江新城工程竣工验收申请表（链接此表格）珠江新城工程竣工验收意见表（链接此表格）珠江新城工程竣工验收证明书（链接此表格）珠江新城供货验收证明书（链接此表格）第二十一页管理要求：每一合同工程均应由合作单位向业主申请办理合同工程验收手续；合同工程验收程序：施工单位自检合格在合同工期结束前至少14天填写验收申请表报监理单位在7天之内初步验收报业主在7天内（合同工期结束前）正式验收；业主组织验收参与验收各方就工程质量问题提出整改意见各方同时给出是否同意该合同工程通过本次验收的判断同时填写竣工验收意见表；如各方均同意通过合同工程验收监理单位汇总并整理工程质量问题整改意见合作单位承诺在限期内整改完毕；第二十二页整改完毕后报监理单位与业主复检复检合格后办理竣工验收证明书证明书的竣工日期填写合同工期结束时间；如有任何一方不同意合同工程验收之后步骤同；整改完毕后重新填写验收申请表由业主按步骤重新组织验收验收合格后办理竣工验收证明书证明书的竣工日期按合同工期累加工程质量问题整改时间填写； 注意申请表、意见表、证明书的时间逻辑要对应；第二十三页办理竣工结算资料审核管理用表：珠江新城结算资料审核汇签表（链接此表格）珠江新城工程竣工结算资料（完成审核）移交表管理要求：合作单位必须在竣工结算图上对所有发生的设计变更进行标识，否则为不合格资料，退回整改重报；审核资料时重点核对报审图纸发生变更的部位；审核资料时注意前后资料时间逻辑的对应；第二十四页竣工验收证明书如显示有合同工期延期，应提醒合作单位结算时会受到工期索赔；合同工程完工后，业