MGS流程实施指引.doc

实施工作指引档案的建立和管理1.货品部分l 颜色：采用颜色编号与颜色说明相结合的方式表示。（可使用条形码）如：颜色代码颜色说明01红色02枣红03蓝色建立颜色要注意的问题删除颜色删除颜色要特别注意，如果删除的颜色在货品资料里有使用，甚至单据中有使用。一但删除就会造成数据混乱。例如明细颜色尺码和总数对应不上。修改颜色修改颜色要特别注意，如果删除的颜色在货品资料里有使用，甚至单据中有使用。一但删除就会造成数据混乱。例如明细颜色尺码和总数对应不上。但是修改描述是没有任何问题。l 尺码类别（组）：尺码类别12345678910111213衣类123456女裤252627282930313233男裤27282930313233343536373839男装4647484950515253545556均色0(赣州店对应变化需要改条形码表)公司的尺码类别（组）确定后，如有业务单据发生后不能随意变动、删减，如确有需要，可与软件公司联系；l 产品的分类明细到类别、系列如：类别品牌系列上衣T恤裤子衬衫七分裤 牛仔裤l 货号(货品编号)的组成： 款型前六位,不满六位后面加零,不满六位,第六位做为重复标志.l 货品档案建立好后，需交由专职岗位人员进行对吊牌价的核对。l 条形码组成规则：货号+颜色编号+尺码（保存货品档案自动生成）l 货品档案中必填项目还有:供应商,产地,年份,季节.上述基础档案由物流中心负责整理。2. 销售渠道资料的建立：l 公司目前的销售渠道有以下几类： 自主经营的门店性质的自营店铺；l 渠道资料建立的步骤：序号工作内容负责人1市场部提供资料2信息部输入电脑3财务部核对折扣、信用额度注意：1、已经使用过的客户资料不能去掉，否则已调用此客户的有关单据将会被破坏数据。 2、每次建立新客户资料时请注意“经营方式”为“自营”并且”商城扣点”为13. 成品仓和供应商资料l 仓库档案由信息部建立；l 供应商资料是由物流中心负责整理建立，财务部复核；注意：1、同客户资料一样，已经使用过的仓库、供应商资料不能去掉，否则已调用此仓库、供应商的有关单据将会被破坏数据。注：以上资料录入完毕后，由各部门自行核对；如有差异，及时要求录入人员调整. 丽晶系统应用岗位示意简图总经理财务物流中心采购部商品管理店铺管理应收财务应付财务盘点监督专员出入库管理出库审核专员采购员采购文员价格调整专员货品调整专员店铺物流管理店铺资金管理岗位简介： 应付财务：核对供应商的来货数量和金额，按照合同的规定付款。 应收财务：根据系统的报表数据，核对店铺上交的款项以及处理店铺费用。 盘点监督专员：监督各个店铺和出库的盘点工作，严格按照盘点流程进行。 出入库管理：严格按公司要求，出入库货品一律需要逐一扫描，合理摆放。 出货审核专员：严格审核所有的出货货品，做到货出必有单，发货必及时。 采购员：根据市场需要在市场上或者工厂采购商品。 采购文员：采购在外地的时候，协助采购员在系统中处理和监督相关单据。 价格调整专员：根据系统报表提供的信息，判断货品的滞销情况，做出合理的价格调整计划，加快公司的资金流速度。并且负责审批店铺价格需求。 货品调整专员：根据各个店铺的销售和库存情况，做出合理的店铺之间的库存转移公司，加快店铺库存的消化能力。并且监督店铺之间的调拨。 店铺物流管理：负责管理店铺的库存情况，包括收货退货等。并且监督店铺的收货差异等工作。需要对店铺的整个库存负责。 店铺资金管理：由各个店铺的店长负责，负责每天的生意额的上交和核对工作。业务流程图采购单厂家来货供应商供应商供应商采购退货仓库调拨出货单退货单店铺店铺店铺调拨店铺调拨店铺补货单物流中心物流中心业务流程：单据交接和流程管理1.店铺补货【涉及岗位：店长，采购员，物流中心,财务】A) 店长在规定时间内，根据店铺销售情况和市场需要判断，在丽晶系统中的“补货单”模块中，录入需要的补货信息.但是没有审核的权限。B) 采购部在规定时间内，检查各个店铺的补货情况，通过充分沟通和确定后，有采购部在系统中修改店铺的“补货单”，并且审核店铺的“补货单”。作为采购依据。C) 当店铺的补货量不够，或者采购部需要做出一些公司备货的时候，采购部需要在系统中和店铺一样，录入一张“补货单”，注意在这张备货补货单的店铺应该选择备货专用的店铺名称。并且自行审核这张“补货单”。店长在前台系统中录入初步补货单，此单未审核，可以修改补货完成采购检查统计补货单，与店铺充分沟通，确定补货数据，在店铺所做的补货单上进行修改并审核如果采购需要为市场预期为公司进行备货采购，采购部在系统中完成备货专用店铺的补货单并审核D) 采购部根据订货数量，使用“订单转采购单（散码）”模块功能，在系统中自动生成和供应商的“采购单”。在这里需要注意，一定要用系统功能生成采购单，因为系统会自动控制，一张“补货单”只会生成一次“采购单”，从而避免重复采购的情况。E) 打印系统中的“采购单”，(采购单打印的时候,需要分开店铺显示),并且打印一式三联的采购单.一联自留,一联交付物流中心,一联给供应商.供应商供应商供应商订单转采购单（散码）补货单补货单补货单采购单采购单采购单F) 供应商根据我们的“采购单”，讲货品分开每个店铺不同包装，送到物流中心，物流中心根据来货单数量，引用“采购单”在系统中生成“厂家来货单”，审核后仓库库存增加，应付款增加；然后在系统中自动打印条形码，并且拆包检查货品同事挂上条形码。并且根据按照每个店铺不同的仓位，将货品分配到不同的仓位中。供应商采购单打印条形码厂家来货单增加仓库库存G) 配送中心按照店铺出货，将货品逐一扫描，并且在系统中生成“装箱单”，并且打印装箱单。一式三联，两联随货，一联在出货的时候备用。H) 仓库门口设置出货专员岗位，货品出仓的时候，货品出仓时需要上交一联“装箱单”，出货专员在“装箱单”上盖上“已经出货”标志，并且在系统中引用该“装箱单”生成一张“出货单”。出货专员应该实时关注“装箱单”的状态，杜绝货品漏出或者无单出货的情况出现。I）货品出仓，仓库库存减少，在途库存增加。仓库库存扫描条形码生产装箱单，并打印三联出仓上交“装箱单”，并在系统中引用该单生成“出货单”并审核货品在途J) 货品运至店铺，店长在两联的“出货单”中签名，并且自留一联，一联交给司机，上交仓库财务，作为收货凭证。K）店长清点货品，在系统中，引用“出货单”，根据实际的收货，在系统中生成“店铺收货单”，并且审核单据。L）这个时候店铺库存增加，在途库存减少，财务可通过系统的“在途库存报表”监控到仓库的出货和店铺的收货之间的差异。在途货品出货单引用出货单根据实际收货做店铺收货单差异在途库存报表查看差异情况店铺库存2. 大货分货【涉及岗位：店长，采购员，物流中心,财务】 A) 采购人员根据市场的需要，和供应商定下采购合同，并且在系统中录入“采购单”其中需要录入价格和预计到货日期。 B) 采购人员在录入采购合同的同时，根据采购的数量，在系统中录入“配货单”，这个时候，“配合单”其实就是预分配单。供应商采购单（采购合同）市场需求分析采购部配货单（预分货）配货单（预分货）配货单（预分货）店铺店铺店铺 C) 大货到了仓库，这个时候厂家并不会像补货那样按照店铺分开包装，那么物流中心就开箱验货，按照实际收货数量，引用“采购单”，在系统中生成“厂家来货”单，审核后仓库库存增加，应付款增加；然后在系统中自动打印条形码，并且拆包检查的同时条形码。 D) 物流中心调出来货货品的“配货单”（则是预分货单），根据“配货单”的数量，将货品分配给不同的店铺，不同的店铺的货品在不同的仓位，等待一起打包出货。供应商采购单打印条形码厂家来货单仓库库存按照各配货单分开存货按照各配货单分开存货按照各配货单分开存货按照各配货单分开存货 E) 配送中心按照店铺出货，将货品逐一扫描，并且在系统中生成“装箱单”，并且打印装箱单。一式三联，两联随货，一联在出货的时候备用。F) 仓库门口设置出货专员岗位，货品出仓的时候，货品出仓时需要上交一联“装箱单”，出货专员在“装箱单”上盖上“已经出货”标志，并且在系统中引用该“装箱单”生成一张“出货单”。出货专员应该实时关注“装箱单”的状态，杜绝货品漏出或者无单出货的情况出现。G）货品出仓，仓库库存减少，在途库存增加。仓库库存扫描条形码生产装箱单，并打印三联出仓上交“装箱单”，并在系统中引用该单生成“出货单”并审核货品在途H) 货品运至店铺，店长在两联的“出货单”中签名，并且自留一联，一联交给司机，上交仓库财务，作为收货凭证。I） 店长清点货品，在系统中，引用“出货单”，根据实际的收货，在系统中生成“店铺收货单”，并且审核单据。J） 这个时候店铺库存增加，在途库存减少，财务可通过系统的“在途库存报表”监控到仓库的出货和店铺的收货之间的差异。在途货品出货单引用出货单根据实际收货做店铺收货单差异在途库存报表查看差异情况店铺库存采购退货【涉及岗位：店长，采购员，物流中心,财务】 A)店铺将需要退货的货品在系统中扫描生成“店铺退货单”，需要注意的是收退货的仓库应该是有别于其他的正品仓库的另外一个仓库。并且打印“店铺退货单”。货回到退货仓库后，就存在两种可能性：将退货的货品重新发给其他店铺。将货品退回给供应商发给其他店铺仓库收退货(退货仓)店铺退货退货给供应商将退货的货品重新发给其他店铺A) 采购人员根据退货仓的库存，以及其他店铺的销售和库存情况，按照店铺在系统中录入“配货单”，通知仓库发货。B) 物流中心根据“配货单”的数量，将货品分配给不同的店铺，不同的店铺的货品在不同的仓位，等待一起打包出货。D) 配送中心按照店铺出货，将货品逐一扫描，并且在系统中生成“装箱单”，并且打印装箱单。一式三联，两联随货，一联在出货的时候备用。E) 仓库门口设置出货专员岗位，货品出仓的时候，货品出仓时需要上交一联“装箱单”，出货专员在“装箱单”上盖上“已经出货”标志，并且在系统中引用该“装箱单”生成一张“出货单”。出货专员应该实时关注“装箱单”的状态，杜绝货品漏出或者无单出货的情况出现。F）货品出仓，仓库库存减少，在途库存增加。G) 货品运至店铺，店长在两联的“出货单”中签名，并且自留一联，一联交给司机，上交仓库财务，作为收货凭证。H） 店长清点货品，在系统中，引用“出货单”，根据实际的收货，在系统中生成“店铺收货单”，并且审核单据。I） 这个时候店铺库存增加，在途库存减少，财务可通过系统的“在途库存报表”监控到仓库的出货和店铺的收货之间的差异。与主流程一致的配送出货流程物流中心分货采购配货单将货品退回给供应商。A) 采购人员根据退货仓库的库存，和供应商沟通好退货事宜后，在系统中录入“采购退货通知单”，为了减轻采购人员工作量， “采购退货通知单”录入过程中，每个货号允许将需要退货的数量录入到一个尺码中，但是退货价格一定要录入。B) 物流中心根据采购人员开具的“采购退货通知单”，准备货品（按实际的条形码退货，但是每一款的总数不能“采购退货通知单”多），并且逐一扫描，在系统中生成“采购退货单”。审核后仓库库存减少，应付款减少。供应商采购退货单物流中心根据采购退货通知单扫描货品，完成采购退货单采购退货通知单采购店铺之间的调拨【涉及岗位：店长，财务】A) 调出店铺通过扫描方式，在系统中生成“店铺调出单”，审核后，本店的库存减少，在途库存增加。B) 收货店铺在收到货品后，引用“店铺调出单”在系统中生成“店铺调入单”，引用后调入数量可以按照实际收货数量自行修改。审核后，本店库存增加，在途库存减少。C) 财务可通过系统的“在途库存报表”监控到仓库的出货和店铺的收货之间的差异。调入店铺调出店铺店铺调入单店铺调出单在途库存报表5仓库之间的调拨。【涉及岗位：物流中心，财务】 A) 在公司的统一安排下，需要将某些货品调拨到其他仓库，货品管理在系统中录入“仓库调出通知单”，并且通知仓库调出。 B) 物流中心根据“仓库调出通知单”的数量，准备货品并且将货品逐一扫描出库，生成“仓库调出单”，审核后调出仓库的库存减少，在途库存增加。 C) 收货仓库收到货品后，引用对应的“出库调出单”，并且根据实际收到的数量修改后生成系统中的“仓库调入单”。审核后调入仓库的库存增加，在途库存减少。D) 财务可通过系统的“在途库存报表”监控到仓库的出货和店铺的收货之间的差异。货品营运调入仓库调出通知单调出仓库仓库调入单仓库调出单在途库存报表6应付结算过程。【涉及岗位：财务】A) 物流中心在系统中审核“厂家来货单”后，系统自动就会根据“厂家来货单”的数量和单价计算出应付款，并且体现在系统的“应付款”模块中。 B) 供应商提出付款要求，财务在系统中的“应付款”中核实付款条件，符合付款条件的单据，财务请款并且付款；然后在“应付款”模块中，将已经付款的“厂家来货单”标志上“记账”的标志。C) 并且在系统中录入相对应金额的“付款单”，审核后应付款减少。D) 在核对完一段实际，财务没有异议的情况下，应该在“应付款”中生成一段日期的应收结存，以方便后面的对账关系。采购退货单厂家来货单应付款_+_付款单 标记记帐7. 应收结算过程。【涉及岗位：财务，店长】A) 收银在结束版次的时候将收到的货款（包括银联等所有的货款）交给店长，店长在系统中查询“店铺资金报表”，按照每个收银的机器号等核对收银金额。B) 店长在结束营业后，统计核对本店的资金情况，并且在系统中做当天的“销售日结”，打印日结，签名后传真回公司，并且将当天收取资金存入银行。C) 公司财务查到银行金额后，在系统中的“生意行程报表”中核对店铺的生意额和销售数量，并且在“店铺资金报表”中核对每种付款方式的金额。D) 核实无误后，在系统的“回款单”中录入对应店铺的回款，审核后应收款减少。E) 在核对完一段实际，财务没有异议的情况下，应该在“应收款”中生成一段日期的应收结存，以方便后面的对账关系。店铺结束营业公司财务核实店铺资金报表并完成回款单销售日结并打印店铺资金报表按机器号核对收银8.店铺盘点流程【涉及岗位：财务盘点监督，店长】 A) 盘点前准备工作有以下几点：检查系统中，关于该店铺没有审核的单据，并且处理这些单据，能留有在盘点日期之前没有审核单据；检查系统中，关于本店铺的在途数据，包括仓库出货未收，其他店铺调出未调入，本店调出未调入，本店退货未收。清除在途库存。整理货品，其他准备工作。 B) 使用盘点机采集货品信息，或者人工抄写货品条形码信息，采集完毕后导入或者手工录入系统，生成“店铺盘点单”，这个时候还不能审核。 C) 数据采集完毕后，财务盘点监督人员利用系统报表“盘点差异报表”，先初步判断盘点差异，将可疑的差异勒令重新盘点。如果确实需要修改，就重新修改盘点表。 D) 确定盘点无误后，由财务盘点监督员审核盘点单，并且在系统中汇总分析，生成“盘点结存”和“盘点损益单”。 E) 财务人员根据“盘点损益单”做出处理（比如罚款