文件与资料管理办法.doc

文件与资料管理办法1、目的为进一步加强公司文件资料管理，保证文件与技术资料收集、保管、发放安全完整，准确无误，更好地发挥其在企业生产、经营、建设、发展过程中的作用，特制定文件与资料管理办法。2、适用范围本办法适用于公司各类受控文件的管理。3、定义3.1文件与资料（以下简称为“文件”）是企业各项活动的依据和见证，是协调各项活动有序开展的重要条件。3.2本办法采用Q/BH-G03.03-2007AO及下述定义。3.2.1受控文件：需要跟踪的文件。3.2.2文件统管部门：对文件的编号、登记、发放、归档及受控状态进行统一管理的部门。3.2.3文件主管部门：文件所述事由的主要责任部门，即文件起草部门。3.2.4文件使用部门：文件所述事由的执行部门。GB1.2-88标准出版印刷的规定。4、职责4.1公司文件实行统一管理和分级负责的管理原则。4.2办公室是公司文件统管部门，其主要职责是：4.2.1负责外来文件的编号、登记、批复、传阅或转化、归档与控制工作。4.2.2负责公司文件审查，并按程序组织会签、审批、打印以及公司文件的编号、登记、发放、归档及失效文件的处理工作。4.2.3建立公司文件索引及受控状态档案，填写受控文件清单。4.2.4协调文件接口，监督并检查各部门受控文件管理情况。4.3文件主管部门主管的主要职责：4.3.1负责本部门主管的公司级文件的编写。4.3.2负责部门内部受控文件的编写、会签、审批、打印、编号、发放归档及失效文件的处理。4.3.3建立部门内部文件索引及受控状态档案，填写受控文件清单，并报办公室备案。4.3.4对本部门主管的文件实行跟踪管理，检查文件在各使用部门的管理及执行情况。4.4文件使用部门的主要职责是：4.4.1执行文件的规定，接受文件统管部门与文件主管部门的职能检查。4.4.2建立本部门文件控制与管理制度，并指定一名文件管理员对本部门文件实施有效管理。4.4.3确保文件所规定的人员均能获得相应文件，监督其按文件规定进行操作。4.5文件管理员的主要职责是：4.5.1严格执行本办法和所在部门的文件管理制度。4.5.2负责本部门主管文件及在用文件的发放和管理。4.5.3负责在本部门内审员指导下与接口部门间的联络，接受文件统管部门与主管部门的检查。5、成文程序5.1编写5.1.1文件主管部门所编写的文件不得与其上一层次文件相抵触；若文件所述事由有多个责任部门，则应与这些部门协调一致后编写。5.1.2主管部门在编写文件时，必须在受控文件会审表的“编写说明”栏内简述起草或修订该文件的原因。5.2会签5.2.1文件主管部门在受控文件会签审批表中确定参与会签的部门。5.2.2会签部门接到待签文件后，应及时组织讲座并由负责人签署意见。5.3审批5.3.1凡涉及公司各类方针、目标、管理举措及发展战略等重大问题的文件，均须总经理审批。5.3.2质量体系程序文件须由管理者代表审批。5.3.3其它类企业标准由公司相应分管领导审批。5.3.4各部门内部文件由部门负责人审批。5.3.5上述除5.3.4外的各类文件正式下发前，还须由办公室负责人就其是否符合公司标准化的有关规定签署审核意见，并最终由公司总经理审定批准印发。6、控制程序6.1印制6.1.1文件主管部门负责将已编制的文件以软盘的形式交办公室统一会签、审定、印刷和装订，并根据需要提出印制份数。6.1.2文件印制完毕后，主管部门应整理好下述材料：a) .该文件会签审批表（附件1）b) .该文件底稿c) .该文件所有已印发待发的文本d) .文件和资料交接台帐（附件2）e) .备份文件6.1.3凡属5.3.1-5.3.3中所述的公司级文件，应将上述材料送交至文件统管部门（即办公室）；凡属5.3.4中所述的部门级文件，应由主管部门的文件管理员保存好6.1.2中的a、b、c、d及e项，并比照本办法的第6.2-6.6条文件进行控制。6.2编号6.2.1文件统管部门用红色印泥在文件首页右上角盖“受控文件”章及各部门受控文件编号章。6.2.2若使用部门领用该文件不止一份，则用蓝色印泥再增盖份数编号章。6.3发放与借阅凡属公司受控文件，原则上只能以借阅形式使应得到文件的部门和岗位能及时获得文件的有效版本。6.3.1文件统管部门按6.1.2中d的要求及部门受控号借出文件，备份文件由文件统管部门签收。6.3.2文件印制好后，文件统管部门应将6.1.2中a、b、d、e项材料归档保存。6.3.3对外报出文件由文件统管部门负责办理。6.3.4受控文件禁止随意复印以及向外单位转借或赠送；版次更换时，必须以旧换新。6.3.5使用人若将文件丢失或损坏，应及时向所在部门书面陈述原因，并照价赔偿。6.4借阅文件首先由个人申请，填写申请单(附件3)，经部门领导、公司分管领导审批，在技术资料借阅登记本（附件4）上做好登记后，方能从资料室借阅。6.5借阅范围及期限6.5.1中层以上干部借阅技术资料、图纸、说明书等期限不得超过三个月。6.5.2工段长、班组长、技术员借阅公司编印的技术资料、图纸、操作要领书等期限不超过一个月，原版设备说明书、图纸仅限于查阅。6.5.3一般工作人员借阅公司编印的技术资料、图纸、操作要领书等期限不超过一周，主要是查阅或公司按实际情况发放。6.6文件修改文件修改分两种情况：局部修改和全版修改。6.6.1局部修改6.6.1.1局部修改采用文件修改通知单（附件5）形式进行。文件修改通知单由被修改文件的原主管部门填写。6.6.1.2，文件修改通知单的会签、审批按本办法第5.1.2-5.3.5条执行。6.6.1.3文件修改通知单的印制、编号、发放按本办法第6.1-6.4条执行。6.6.1.4每份文件局部修改次数最多为两次，超过两次则须改版，按6.6.2的要求执行。6.6.2全版修改6.6.2.1全版修改由被修改文件的原主管部门按本办法第5.1-5.3条要求进行编写、会签及审批。6.6.2.2被修改的文件经修改成文后，按本办法第6.1-6.4条要求进行印制编号、发放，确保其处于受控状态。6.7失效文件应由文件统管部门收回并加以处理。