仓库管理制度及工作流程.doc

仓库管理制度及工作流程1、 为确保公司存放拍卖标的仓库安全，切实加强仓库的规范化、科学化管理，保证公司经营活动的顺利进行，特制订本管理制度。2、 库房安装适合的监控、报警和消防系统，满足各类拍卖标的的保存条件。3、 库房安全管理 1、库房严禁烟火，在明显处悬挂禁止烟火标志。库房安全设备定期检查，如有故障，应立即修理更换。 2、非库房管理人员进入库房应有库房管理员在场，打开仓库门时，需两名仓库管理人员都在场。所有进入库房人员不应携带私人箱包、提袋、大衣、雨具以及易燃易爆品，库房内不宜使用钢笔、印油等易污损拍卖标的的文具。库房管理员班前班后应检查各类库房设施，并填写检查记录。 3、库管人员每天上下班前要做到检查，确保财产物资的完整。如有异常情况，要立即上报主管部门。 4、库存信息及时呈报。须对数量、文字、表格仔细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。 5、库房人员要保守公司秘密，爱护公司财产，发现异常问题及时反馈。 6、库管员需要每天进行库房清洁整理工作，整理达到整齐、整洁、干净、卫生、合理摆放的要求。清理垃圾前需仔细检查垃圾中是否夹带有用的物品。 7、每天下班后由库管员检查门窗是否关闭，电源是否切断，确保库房安全。 8、库房主管人员调动或离职前，首先必须办理库房内拍品移交手续，要求仔细核对点数，如有短缺，必须限期查清，方可移交，移交双方及部门主管等人员必须签名确认。四、拍卖标的管理（一）拍卖标的的入库管理 1、入库核查。 对征集到标的及时入库，库房管理员应根据委托拍卖合同，对入库拍卖标的进行核对验收，核查拍卖标的的品名、规格、数量、包装等相关信息，验收无误后方可签收；库房管理人员如发现入库拍卖标的的品名、规格、数量、包装等信息与委托合同内容不符的，应拒绝入库，并通知业务部门。 2、填写入库单。 对入库标的核查无误后，建立入库拍卖标的登记账目，填写入库单，一式两份，由标的移交人和仓库管理员各执一份，建立入库标的电子档案表。 3、标的的存放。入库标的的存放应依照标的的材质、包装形态、质量及安全要求，设定合理的存放方式，避免标的受损，存放应做到顺进顺出，因地适宜。（二）拍卖标的的盘存 1、仓库管理员应对库存拍卖标的每周定期盘点。盘点数量与帐面数量若有差异，应立即会同相关部门查明原因，并及时处理。 2、对库存标的每周进行全面检查。查看标的是否有破损或其他问题，若有应立即向业务部门反映，及时处理。（三）拍卖标的的出库管理1、临时出库：因鉴定、拍照、巡展等需要临时提取拍卖标的时，经手人应与库房管理人员做好拍卖标的的出库交接手续。归还时由经手人和库房管理员当面清点交接。2、买受人提货：拍卖人凭提货凭证为买受人办理提货手续。买受人提货后，拍卖人应当场收回提货凭证。买受人委托他人提货时，代理人应出具买受人的授权委托书及提货凭证。授权委托书应当记明代理人的姓名或名称、身份证明种类及号码、代理事项、代理权限及有效期。拍卖人应核对代理人的有效身份证件，并复制留存。提货后，仓库管理员填写出库单，并对提货标的的电子档案标注说明。 3、拍卖标的的退还：拍卖标的未上拍或未成交，拍卖人应及时通知委托人凭有效身份证件及相关凭证办理退还手续，领回拍卖标。委托人委托他人办理取货事宜时，代理人应出具委托人的授权委托书及提货凭证。授权委托书应当记明代理人的姓名或名称、身份证明种类及号码、代理事项、代理权限及有效期。拍卖人应核对代理人的有效身份证件，并复制留存。标的退还后，仓库管理员填写出库单，并对退还标的电子档案标注说明。（四）拍卖标的的运输包装为确保拍卖标的的运输安全，拍卖标的的临时出库应根据材质的不同，妥善包装，满足长途或短途运输要求。拍卖人可根据实际情况以及各类标的的情况特点，制定短途、长途运输包装要求。五、库房管理员岗位变更时，应按规定履行拍卖标的移交工作。 本制度由公司领导批准实施，实施日期： 年 月 日版权所有归湖南汇通拍卖有限公司所有。工作流程一、拍品入库 1、拍品按合同入库 拍品由业务人员与卖家签订合同后，交与库房管理员，管理员按合同标明，仔细核对拍品实际件数和保存状况。确认无误后，放到临时入库区域，等待量尺寸，贴号和拍照。 2、拍品量尺寸，贴号 拍品量尺寸，贴号须有两人或两人以上同时操作。对照拍品合同，仔细丈量每幅拍品的尺寸，观察拍品实际保存情况，是否有出版，按顺序贴库号，并在合同上表明。以便业务人员录入电子账本。如拍品有破损需要修复的及其他问题，及时向有关主管人员汇报。 3、拍照或扫描照片 拍品拍照或扫描照片时，需在每幅拍品上标明库号。以方便以后查找。拍完后，按库号顺序把照片排好。 4、临时入库 有些拍品属于经理或业务人员临时放入库中，这些拍品并不需要正式入库或暂时不需要入库，但是要临时放入库中保存，对此类拍品，也需要仔细核实并做临时入库清单。二、拍品保管 1、拍品主要分为轴，轴盒，镜心，手绢，册页，成扇，镜框以 及未托。拍品入库后，需分类放好。并按库号顺序整齐摆放。 2、写著录时，如需看实物，到指定区域拿取拍品，看完后要及时归放原处。 3、需要修和托裱的拍品，领导同意后，联系托裱公司，并做托裱清单，一式两份，库房管理和托裱公司签字后方可出库。拍品托裱归库时，需要库房管理人员核对拍品，确认无误后在托裱清单签字拍品方可入库。 4、搬拿拍品时，需轻拿轻放。如有意外破损，及时修复。 5、注意拍品安全，一切火源不得进入库内。定期检查库房消防设施。不得带水和腐蚀性液体进入库房。 6、定期盘库，核对拍品进出库清单，确认在库拍品数量和件数。3、 拍品拍卖 1、贴图录号 拍品上拍前，由业务人员确定本期实际上拍拍品，这些拍品需要按账本贴图录号。贴图录号时，需仔细对照库号和图录号，防止贴错和漏贴。 2、拍卖准备 （1）拍卖开始前，准备工作有：做画框，对照图录出库，打包办公用品和库房用品。 （2）做画框需要把拍品带出库的，需要提前登记临时出库清单，负责人确认签字后方可出库，待拍品回库时库房负责人清点无误后在出库清单签字入库。如画框需要运输，要注意安全，小心刮蹭。 （3）拍品出库是进场前一个重要环节，出库时需要仔细核对拍品图录，确定无误方可打包。（4）打包拍品时，原则上画框需要全部用塑料泡沫打包，用胶带封好。立轴装画包，画包里需要垫塑料泡沫。手卷册页成扇需要装箱，箱子里需要用塑料泡沫包装。大盒及大轴大心需要单独包装。 （5）最后清点办公用品，装箱打包。 3、进拍卖现场 （1）拍卖作为最重要的一个环节，需要库房管理人员协调好有关工作人员，认真负责。（2）拍卖现场主要工作有：运输，布展，预展，撤展，临时库房搭建，现场提货处组建。（3）运输前装车要注意拍品的安全，小心磕碰刮蹭。从公司到装车，沿途需要安排工作人员看守。每装完一车，上两人押车，等待全部装完集体出发。到现场卸车时，从车到现场要沿途安排人员看守，待最后一车卸完，负责人检查没有遗漏拍品和物品后，所有人员进入现场，准备布展。（4）布展前，把拍品按指定位置摆放好。按领导指示把人员分组，培训外聘人员，组织挂画。（5）预展期间，协调好工作人员，分组休息，吃饭。规定休息和吃饭时间。记录人员考勤时间。（6）撤展时安全第一，按规定位置把拍品放到指定区域。需要现场拆框的，要确保拍品安全，千万注意别把未拆的框夹带出去。要安排人员仔细检查。（7）组织布展公司搭建临时库房，根据每次拍卖设定临时库房的大小和格局，协调酒店人员准备桌椅等。搭建完毕后，指挥人员按设定区域把拍品上架，顺号，清点。安装监控。（8）在临时库房客人调阅拍品时，原则上要一次一件，不能同时带多件拍品给客人。客人看完后后，即时收回拍品，放回原位。安排人员在客人调阅区巡视。4、拍卖期间，需要进行几次拍品盘点。具体盘点时间为：进场布展完毕后-撤展结束后-夜班值班交接后-每天拍卖结束后-撤回公司后，每次清点都需要负责人和相关人员签字。 5、撤回公司拍卖结束，盘点完毕后。打包拍品，协调搬运公司，同进场运输一样，安全的把拍品运回公司，入库盘点无误后，库房管理员确认签字。四、拍品出库 1、现场提货 拍卖现场提货要注意核实拍品，客人签字后及时收回提货单。提货前确认拍品完好，有小问题在库房处理后在拿给客人提货。当客人面核实后在打包提货。有大问题的，让客人稍等，联系领导解决。2、公司提货公司提货也要仔细核实拍品，确认无误后交与客人核实，最后打包提货。收回提货单。 3、邮寄提货邮寄提货需要有提货单，客人委托书，提货单第一联同运单留库，货品邮寄后，客人签字第二联提货单，并传真回公司。 4、退货 退货分为直接退货和邮寄退货。 （1）直接退货需要客人出示合同，对照合同和账本，把客人未上拍和未成交的标出，并打印退货清单，客人核实后退货打包。 （2）邮寄退货需要出退货清单，一式两份。拍品里包一份退货清单，库里一份退货清单同运单一起留库备案，待拍品安全邮寄到客人手中后，客人传真回签字的退货单，同