存货管理控制.doc

第四十五期 存货管理控制 总经理工厂领班 会 计技术工一、现况 公司为现任总经理于十二年前，以三万多元的资本参与原有公司，当时整个公司是以三台机器起家，开始从事生产，一切事情均靠自已。经历数年的艰苦工作，终于发展成现有状况公司内拥有二十多台机器，员工二十多名，产品一百多种。 公司为裕隆汽车制造股份有限公司的一家卫星工厂，主要产品为汽车车体所需之零件，主要作业为冲床作业。多年以来，该公司所生产的零件质量均很好，且都能按照契约准时交货，很少发生迟交的现象。因此，裕隆公司每年对其卫星工厂所进行的考核作业，都将公司评为甲等。近来，裕隆公司由于业务上需要，要求公司增加生产能量，以便满足裕隆公司逐渐增加的需求。因此该公司现正在厂址附近，兴建一栋现代化工厂，现已接近完工阶段。 公司现有客户只有裕隆公司一家，因此公司的业务极为单纯。其销货的作业方式通常是由裕隆公司与该公司签订合约，规定由公司负责生产某种车型上所要使用的零件种类及数量，并且约定价格。然后，裕隆公司每隔半年及每个月，均会制定生产计划表，分发给各卫星工厂，以便让各工厂能够有所准备。半年计划表主要是通知大家裕隆公司未来半年的计划。卫星工厂的生产作业，主要是根据每月的生产计划表来排定；每月的生产计划表，主要是通知下个月所要生产的车型与数量。除非裕隆公司另外再通知，否则卫星工厂即照此计划表进行生产。 公司由于业务单纯，且成员非常简单，因此现行的组织非常简单，如下图所示：每人的工作性质如下： 总经理：负责公司业务，并监督工作进行。 会 计：收付账款、购料、登记成品交货数量、记录等工作。 工厂领班：负责管理工厂的生产工作，并督导二十多名员工。 公司现行作业并不使用单据，只是由会计人员自行登录入账。未设立购料、领料、退料等单据，也未设立料卡记录，亦即没有一套完整的物料领退、存货进出仓库等记录。因此，没有办法产生物料耗用情况，也没法获知产品的成本，产品价格只好由总经理自行根据经验来估计。 该公司现亦未设立正式的品管制度，只是在生产过程中，由技术工依照自已的粗略估计，检验是否合格，因此不能适时反应生产的情况。进物料时亦未加以检验，无法将不良材料退给供货商，无异增加成本。二、问题点 公司现行业务非常单纯，且公司内的组成极为简单，因此业务执行都不采用单据，也不产生任何报表来衡量公司的绩效。由于公司一共只有二十多人，总经理认为现行的作业方式仍然可以满足公司的需求。但是公司是一家极具潜力的公司，现正在兴建一座现代化工厂，足见在不久的将来，将会逐渐扩充产能，增加公司成员。根据管理幅度原则，一个人的管理幅度是有限度的，当公司人员增加之时，为使公司仍能维持高度的工作效率，必须设立一些制度来辅助经理人员的管理。 对制造业而言，节流也是公司获得更多利润的方法。制度的设立，可以管制公司的开支，减少浪费或是意外损失，更可以将经理人员所要获知的情报迅速地反应，以便能迅速找出问题之所在，而加以修正。 公司现在没有任何一套正式的作业制度，公司现有的材料数量、成品数量、材料耗用量等，均不清楚；如能设立一存货记录，并且配合成品进出仓库、材料领退等作业，正可符合内部控制要求。 公司存货作业如不使用单据与记录，不建立正式的作业程序，将会造成下列问题：1.未设立料卡的缺点：料卡的作用为记录各批次的购料数量、剩余数量及价格。如果未设立料卡，将不易获知成品或物料在仓库中之存量，因此不知何时为最佳的订购时机，易造成缺料的情况，或因采购太多而造成呆料，也可能造成成品生产过多情况。2.未设领料单的缺点：未设领料单，则对物料、成品的流出不能加以控制，容易造成浪费，且不易获知物料的耗用情况。3.未设订购单的缺点：不易确定物料是否已经订购，也不知物料到达的日期，且如果产生纠纷，也没有任何凭证可加以证明。4.未设退料单的缺点：将会造成存货记录不准确，且耗用情况也不能准确算出。5.未设立送货单的缺点：不知货物是否已送至厂商处，发生纠纷时也没有凭据。 以上几点的分析，可以获知如果不使用单据，不采用作业制度，将会提高公司的成本，且产生出来的信息也不正确。如果设立制度，并且采用单据，虽然会增加一些费用，但因制度的实施，将可以降低存货成本，减少损失，并且可以产生有效的信息，以反应出公司的存货状况及耗用情况。可见设立制度后所产生的效益，将会比花费的成本为高；因此，拟对公司现行作业方法研究出一套可行的存货领退作业程序与记录方式。三、解决对策1. 组织重新划分 公司现行组织非常简单，为了在不增加成员的编制情况下，仍然能够执行物料的领、退作业，总经理下设两个部门（一人负责一个部门），一为生产部门，另一为会计与物料管制部门。每一人所涉及有关存货系统之工作如下： 总经理：负责核定采购单，并且审核及稽查采购及领、退料等作业，同时排定交货日期表。 生 产：依据交货日程表，排定生产排程，并且换算需要使用的材料量。另负责领料、退料及成品缴库等作业。 会计及物料管制：负责采购，将物料进出、产品进出及帐款进出登录入账，并负责退料给供货商之作业。2. 建立料帐卡 存货作业流程中心为料卡之设立，料卡的形式如附图所示。每日购入材料时，依材料验收单上所登记的数量，并就供货商所开发票上记载的物料单价，登记在料卡上。 生产部门领退料时，依据领料单或退料单上所记载的数量（注意检查），记载在料卡的适当位置，并加减计算余额。 存货单价采用移动平均法，料卡是采料及产品两者均可使用的格式。3. 领料单与领料作业流程 领料单元格式如附图所示，一式两联。生产部门需要用料时，填领料单向物料管理部门领料，一份自已取回保管，一份留存物料管制部门。 领料单：一式两联。 第一联：生产物料管制生产（存档）（物料领出） （物料） 第二联：生产物料管制（单据存档，登入料卡） 料 卡材料编号: 材料名称: 单 位: 存放地点: 安全存量:日期单据号码入库数量单价单位出库数量库存结余移动平均 单价备注领 料 单日期: NO.项目物料编号名 称数 量摘 要1234物料管制: 生 产: 制 单: 4. 退料单与退料作业流程 退料单的格式如附图所示，一式两联。生产每一批成品所剩余之材料，均应退回仓库。由生产部门填退料单，然后随同物料送回物料管制处，让物料管制部门签收之后，自己取回一份保管。 退料单：一式两联。第一联：生产物料管制生产（存档） （物料） （物料入库）第二联：生产物料管制 （存档并登入料卡）退 料 单NO.厂 商: 日期:项次物料编号物料名称单位数量备注123厂商签收: 物料管制: 生 产: 制 单:如系用在内部退料时，则不必填厂商名称，厂商签收处亦空白。5. 成品入库与作业流程 成品入库单如附图所示，一式两联。生产部门成品完成时，由其填写成品入库单，连同成品缴交物料管制部门，由其签收，自己取回一份保管。 成品入库单：一式两份，作业程序如同退料单。6. 采购单与采购作业流程 采购单一式四联。由物料管制部门填采购单，送交总经理签名后，由总经理自留一联，物料管制部门留一联，将剩余两联送至供货商处，由其签收后，取回一联。采购时机与量可依照生产部门预计的需用材料，配合安全存量去订购；当存货低于安全存量时，即开出采购单订购。 采购单：一式四联。 第一联：物料管制总经理物料管制（存档） 第二联：物料管制总经理（存档） 第三联：物料管制总经理物料管制供货商物料管制（与第一联核对） 第四联：物料管制总经理物料管制供货商采 购 单厂商 NO.预定送达日期: 日期: 项目物料编号物料名称说明单位数量备注123厂 商: 总经理: 物料管理: 7. 材料验收单与作业流程 材料验收单如附图所示，一式两联。依据供货商所送来的送货单，将实收数量记入 材料验收单，一联自己保存，一联送至供货商处。 材料验收单：一式两联。 第一联：物料管制（存档并按实数量登入料卡）第二联：物料管制供货商。材料验收单系依供货商送来之送货单开立，并且依实际收数量填入，验收作业总经理应会同处理，以收内部控制之效。材 料 验 收 单N O. 厂 商: 日 期: 送达日期: 采购订单编号: 项次物料编号物料名称单位订单数量实送数量单价备注123物料管制: 制 单: 8. 不良物料退还供货商之作业流程 不良物料退还供货商时，可使用生产线之退料单，由物料管制部门填一式两联，连同物料送回供货商处，由其签收后取回一联保管。 不良物料退还给供货商：单据同退料单 第一联：物料管制供货商物料管制（存档） （不良物料领出，并登记料卡） 第二联：物料管制供货商送 货 单NO.厂 商: 日 期: 项次物料编号物料名称单位数 量单价金 额备 注123厂商签收: 物料管理: 制 单: 9. 送货单与作业流程 送货单如附图，一式两联，由物料管制部门填写，随同货品送至裕隆公司处，由裕隆公司签收后取回一联保管。 送货单：一式两联，处理程序同不良物料退还供货商。10. 其他配合事项 (1) 对现有存料及成品进行盘点，统计现有存量，趁迁厂之际，清点存货并加以分类。 (2) 对物料进行编号：公司所生产的产品，现已依照裕隆公司编号方式加以处理，但物料尚未加以编号。物料之编号型式可以采用： 第一位：以英文字母表示物料性质。 第二位：表示某一车型专用或共享。 第第第第第 第三、四、五位为流水编号（001999） 一二三四五 位位位位位 (3) 印制单据，单据的格式如附图所示。 (4) 工厂迁至新厂时，最好设立一存放物枓与产品的库房，如此可以管制物料及成品的进出，避免浪