04档案管理规定.doc

东易日盛.佳欣达装饰公司 档案管理规定 编号：行政-01 主题：精心整理，分析改进1.目的：为建全佳欣达公司档案，完善各部门档案管理，实现档案规范化、全面、统一的管理，特制定此档案管理规定，望各部门严格执行。2. 文件结案移送归档时，档案管理人员负责检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺立即追查经办人，文件如果需要抽查，应有部门部长签认，文件的处理手续必须完备，如有遗漏立即退回经办部门补办，与本归档文件无关或不应随案归档文件应立即退回经办部门。2.1公司档案分类应视案件内容，按部门予以分类和保存。应注意具体保存的时间要写清楚，以便于档案的及时清理。2.2公司档案管理人员要督查各部门按时将资料归档。3.档案分类：3.1公装部档案分为：设计档案、预算档案、工程项目档案、材料采购档案、经营档案。3.2家装部档案分为：设计档案、预算档案、店面销售档案、材料采购档案、市场推广档案、客户档案。3.3人力行政档案3.3.1公司证件：公司营业执照、资质证书、企业代码、安全许可证、备案证3.3.2个人证件：任职资格证件、公司统一办理证件3.3.3入职档案：入职登记表、身份证复印件、学历复印件、职称复印件、照片3.3.4人事档案：考核档案、奖惩档案、培训档案、劳动合同、社保档案3.3.5企业文化：集团公司文件、规章制度、岗位说明及其它补充文件3.3.6影像资料：各部门的影像资料经汇集、整理、审定后交人力行政部及时存档3.3.7重要的会议材料：“会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等、工作计划、请示、批复、统计报表”。3.3.8本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3.3.9本公司与有关单位签订的合同、订单、协议书等文件材料。3.3.10临时性的文件或者表格，要求定期处理的（月度请假单、月度出勤汇总、外出登记表）4.经营档案4.1经营档案在工程竣工验收前由经营部保存，工程竣工验收3个月内将档案移交到行政部档案室保存。4.2经营档案主要内容如下： 招投标资料、项目洽谈记录、报价、预算、工程合同、合同补充协议、中标工程文件材料、设计合同及设计依据。4.3工程技术档案4.3.1工程技术档案在工程竣工验收前由生产部保存；工程竣工3个月内按建设项目分单项工程立卷归档，工程交工时移交甲方和行政部档案室保存。档案移交后还需使用档案的，按文件控制程序到档案室借用。4.3.2工程技术档案主要内容如下：A 施工依据：开工报告、批定协议、合同、施工证；B 施工指导性文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、技术措施、施工进度；C 施工过程形成的文件：a.洽商记录、建设设计、施工三方会谈记录、图纸会审记要、设计变更；b.坐标、土质耐力等资料、各种试验分析报告、隐蔽工程验收、管道试压、探测技术推广使用试验记录、施工总结、技术总结，施工日志；D 竣工文件：竣工测量、竣工图、工程预决算、竣工验收证明书、竣工备案书；E 工程技术档案除上述之外，要按“建设工程文件归档整理规范”要求进行立档、装订、 保存。4.4设计档案4.4.1技术档案主要包括如下内容：.设计的全套图纸。技术交底图纸变更a) 施工组织设计纲要、总设计（施工组织设计或施工组织措施计划）和专业设计。b) 施工招、投标文件，施工承包合同。c) 质量管理体系文件，施工技术管理制度。d) 施工技术措施和施工方案。e) 推广四新试验、采用和改进记录。f) 技术会议文件、重要技术决定文件。g) 施工技术和技术管理总结。h) 施工图纸、设计文件、关于工程的管理性文件和技术记录。i) 施工技术记录、施工大事记和施工日志。j) 质量监督检查结果报告；整改问题处理结果清单。k) 施工质量验收评定签证。l) 建（构）筑物地基审底和地基处理（包括试桩、打桩）记录。m) 永久水准点和控制桩的测量记录；主要建（构）筑物定位放线测量记录；沉降观测记录及变形记录。n) 施工图纸会检记要。o) 施工原材料、构件和设备出厂证件（必须有正式印签）。p) 设计变更、原材料代用记录。q) 隐蔽工程与中间验收签证。r) 外委加工的半成品、成品、设备的检验报告。s) 各类技术检验记录和试验报告。t) 重要设备缺陷及处理结果记录。u) 分部试运和整套启动试运方案、措施、调试运行记录，调试报告。v) 有关工程建设和为生产运行需要的协议文件及会议纪要。w) 工程技术总结和工程声像资料。x) 工程移交签证书。y) 为积累经验所需的其他文件、资料。4.5客服档案 客户投诉、电话回访记录单、已完工工地客户档案、退单资料、关系单（投诉、回访记录单）、公装（投诉、回访记录单）反馈表、工程保修单、回访表（放弃保修申请表、工程终止单、新增在施工程一览表）4.6采购档案 供货方基本情况调查表、产品检验报告、产品质量检验合格证、采购合同、订货单4.7工程档案4.6财务档案4.6.1财务档案由财务部负责保管。主要包括如下内容：A 公司资料：包括公司股东验资、变更的有关文件、开户许可证、审计年检资料、公司重要的有价证件及契约等文件资料。B 财务资料：包括税务登记证、IC卡、税务发票购买证、税务检查资料、专用发票抵扣联、纳税申报资料表、记账凭证、账本、报表、支票登记本、出入库单、工程预决算表、工程承包合同及工料分析、财务人员交接记录表。C 财务支付资料：包括当地工商税务、财政审计、统计部门、银行的各种支付，要求定期收集 、按时理顺、整理编号、归档、填表。4.6.2财务档案应放置财务档案室文件柜内，进行分类编号并按顺序摆放，并在柜门上粘贴标记，以便查找，具体要求如下：A 月业务处理完后，应将所有记帐凭证编号，连同当月的税务资料，如发票、纳税申报表等整理完毕，由负责人妥善保存。每年将全部财务帐本打印编号与上述资料一起存档。B每年底将财务帐本全部打印，并整理全部当年财务报表资料、税务资料及各种文件、财务凭证一起交出纳归档。C编制当年的财务档案表，以备查找。4.6.3财务档案的查阅、借阅，财务档案是公司严格保密资料，财务部全体人员必须严格执行保密制度，除外单位（如财政局、税务局、会计事务所）查阅外，未经公司领导批准，任何人不准随便查阅，如需查询和借阅的人员按以下规定程序办理：A.建立财务档案查询和借阅登记制度，登记表包括日期、查阅人、查阅内容、财务档案编号是否复印、财务主管审批、总经理审批，借阅后归还日期等内容，登记表由主管员保管登记，任何需要查询财务档案的必须先填表，得到批准后方可查阅，凡是要复印财务档案的，必须经总经理批准、财务人员监督复印。B.需要查询和借阅的，必须核实某项业务，需经公司领导同意，然后查询人填写“财务档案查询借阅表”，经部门经理签字并报公司总经理同意后确定，财务有关人员办理把需要查找的资料找出，除此外其它资料严禁查找。C.公司职员一般不准借阅财务部有关档案，因工作需要必须借阅的，必须首先填写“财务档案借阅表”，经公司总经理同意后方可借阅，借阅期间不得私自修改原来事项、数据，不准私自调换有关票据，不准遗失或有意撕毁某张单据，如有以上不法行为者，必须承担相应的法律责任。附：档案管理的表格东易日盛.佳欣达装饰工程有限公司档案借阅审批表姓名部门主管部门职务借阅日期归还日期借阅内容：备注：总经理签字：注：保密文件必须由总经理人签字，方可借阅。借阅时间不得超过一周。档案目录表序号家装部公装部客服部人力行政部财务部1设计档案设计档案客户投诉公司证件公司资料2预算档案预算档案电话投诉、回访记录单个人证件财务资料3店面销售档案工程项目档案已完工工地客户档案入职档案财务支付资料4材料采购档案材