43 费用报销管理办法.docx

4.3 费用报销管理办法第一章 总则第一条 为加强公司总部经营成本的管理，规范费用报销行为，增强开支合理性，提高经营效益，特制定本办法。第二条 本办法规定的费用包括业务招待费、会议费、培训费、车辆使用费、广告费、装修费、董事会费、监事会费，以及其他因日常经营管理需要而发生的费用。第三条 本办法适用于公司总部各管理部门。公司总部派驻机构的费用报销标准，须按本办法执行。第四条 费用管理原则是：总额控制，目标管理，厉行节约，合理开支。即在公司年度经营决策及宏观预算计划指导下，进行费用控制及管理；遵循国家有关成本费用的支出规定，以管理服务于业务、有助于业务开拓为宗旨，明确费用报销手续，厉行节约，勤俭持家，降低成本，实现经营目标。第五条 费用开支以分项控制，限额包干，超支不补，节约奖励的方式实施。第二章 费用标准第六条 业务招待费标准。业务招待费是员工因业务需要而发生的餐费、礼品费等，应本着必要、合理、节约的原则从严掌握。第七条 会议费、培训费、广告费、装修费、律师费、电子通讯设备、电脑设备及其他设备修理费的支出标准。（一）会议费、培训费、广告费、装修费、其他设备修理费在发生前，均由举办活动或维修的部门以签报形式进行预算，签报须注明各费用项目及使用总额，按照规定报有关领导批准后，递交计划财务部支出及核销。上述业务费用可在签报批准的预算额度内借款及开支，并在业务结束后一周内到计划财务部报销。（二）员工参加外单位举办的培训活动费用经总裁批准后，凭培训通知按规定报销。对培训单位安排食宿的，按收费据实报销。对食宿自理的按出差标准执行。（三）对电子通讯、电脑等信息技术设备，因其专业性强，应由信息技术部统一负责管理及维修。（四）律师费的预支、报销由有关部门初审后，报计划财务部会审。第八条 行政杂项费用支出标准。包括办公用品费、水电费、租赁费、报刊费、专业资料书籍费、印刷费、汽油费、泊车费、路桥费等其他行政杂费。（一）统一使用的办公用品、以及报刊费、印刷费、水电费、租赁费等，应由行政管理部进行统一管理、采购和支付。物品的领用应由行政管理部按年编制费用清单送计划财务部进行备案；行政管理部应建立办公用品收发、领用、清查制度。（二）日常车辆燃油费以统一采购形式由行政管理部办理，但各部门在车辆使用中因路途远等原因应急临时加油的费用，可电话请示行政管理部经理。（三）除上述项目外的其他行政杂费（包括路桥费、泊车费、专业资料书籍费、零星杂费支出等）应按照本办法第十一条有关条款审批核销。第九条 董事会、监事会费用。因董事会、监事会及其下设机构成员履行职能而发生的费用，其发生的调研费、差旅费、住宿费、招待费等纳入本项规定，其审批应按照本办法第十一条有关条款办理。第三章 备用金借款第十条 备用金借款规定。备用金是员工因工作需要而向公司预支的借款，借款原则为“前账不清，后账不续”，并应按如下要求办理：（一）临时备用金。因业务需要临时借支现金及支票时，预借款经部门经理同意，计划财务部审核，由总裁审批；预借金额在10000元以上的，应在取款前一天通知计划财务部备款。对员工个人备用金的借款额度审核应根据开展业务所需费用合理计算控制。（二）常设备用金。与计划财务部不在同一地点办公、以及因业务情况特殊的部门及员工如确须设置常设备用金的，应由其部门及个人以签报形式提出申请，经所在部门总经理、总裁、计划财务部总经理审批后办理，金额以2万元为限；使用部门应指定专人管理并登记台账。因常设备用金的实际使用带有不确定的因素和风险，故从严掌握，由使用者年底前向计财部清还，隔年重新申请；使用中如发现有违反本规定及财经制度的，可随时取消其常设备用金额度。（三）异地临时借款规定。公司原则上不允许总部员工向异地分支机构借款。员工如确因情况特殊需向出差地分支机构借款或向总部追加借款的，应以传真方式向所在部门提出申请，其审批除参照临时备用金手续办理外，还需经计划财务部总经理审批；经批准的传真件应交计划财务部备查，对未经上述审批手续借出的款项，公司可不予确认。第四章 审批程序第十一条 审批关系确定原则。（一）各项费用支出的审批，除本办法有关条款中明确要求的外，一般情况下应先由计划财务部会计按照标准进行审核，再按分管工作范围顺序向上逐级审批，即首先应由计划财务部进行标准审核票据后，再由经办人员签字，然后按所属部门及工作分管范围由各级主管领导向上逐级签字审批。按照权限下辖原则，分管工作范围内的上级人员应包含下级人员的审批权限。（二）本办法所述审批内容，均指公司年度预算开支额度；超过预算额度或有公司授权文件授权的，按公司授权内容进行审批。第十二条 授权审批原则。各部门所有费用开支，应执行“一支笔”的原则予以审批，即所有部门的费用由部门总经理或主持工作的部门副职审批。审批人因出差、休假、部门内部业务分管等原因需授权审批的，可采用审批再授权。审批再授权的权责视同总经理或主持工作的部门副职审批。公司总部派出机构的费用审批，由计划财务部授权计划财务部驻当地的分部办理。 第五章 核销手续第十三条 主要费用核销流程。公司各级员工（报销人）应遵循以下费用开支及报销流程要求：（一）借款手续：1、向计划财务部预约（单笔5000元及部门总额1万元以下的不需预约）。2、填写借款单、支票领用申请单（应写明金额、用途、日期、借款人姓名及签名等）；属本办法第三章中规定应以签报形式发生的费用，应同时向计划财务部提供签报复印件；3、按本办法第十一条规定向有关领导申请审批；4、向计划财务部办理借款。（二）差旅费报销手续：1、填写差旅费报销单（应写明出差起止日期、出差人姓名及签字、出差事项等）；2、应提供报销人使用的机票（车、船）、住宿发票以及机场费、公路通行费等票据，报销人按本办法第十七条规定整理及初审凭证的有效性；3、按要求将应提供的报销票据粘贴在报销票据粘贴单上，并按差旅费报销单项目填写有效报销金额。计划财务部进行标准审核并签字，超出标准的须经审批领导签字，送计划财务部审核。4、根据审核无误的差旅费报销单，填写费用报销申请单。按本款规定申请审批；（三）业务招待费报销手续：1、事前需借款的参照借款手续办理；2、报销人填写费用报销申请单（应写明日期、金额、费用发生原因等）；3、由报销人按规定整理及初审凭证的有效性，并按要求将应提供的报销票据粘贴在报销票据粘贴单上；4、由两名以上经办人员在发票背面 签字确认；5、由计划财务部进行标准审核并签字；6、按规定向有关领导申请审批；7、领款或核销借款。（四）需以签报方式开支及核销费用手续（会议费、培训费、广告费、装修费、各项批量采购费用等）：1、费用发生前，经办人应按规定予以签报；2、按规定向有关领导申请审批；3、需借款的参照借款手续办理（需提供签报复印件）；4、费用发生后填写费用报销申请单（应写明日期、事项、单价、支付总额、数量等），将有关发票或收据粘贴在凭证背后，并应提供签报复印件；5、送计划财务部审核；6、领款或结清借款。（五）其他单笔费用的报销手续：1、需借款的参照借款手续办理；2、报销人填写费用报销申请单及其他有关单据（应写明日期、物品或支付费用名称、数量、单价、支付总额、经办人及报销人姓名等），由报销人按规定整理及初审凭证的有效性，并按要求将报销票据粘贴在报销票据粘贴单背后；3、按照规定向有关领导申请审批；4、送计划财务部审核；5、领款或结清借款。第十四条 费用核销中其他有关事项。（一）需报销的原始单据，应是有税务监制章的发票或收据，其开支内容应真实。若不符合上述要求或遗失票据的，应首先向发票开列单位要求补开票据或索取有关证明，如无法补开票据的可由本人写明原因，由知情的内部员工签字证明，经所在部门总经理、计划财务部总经理审批同意经总裁批准后方可报销；（二）需报销的原始单据，应按财务部门工作要求粘贴在专用凭证背后，以单据平整、互相不覆盖、边缘左对齐上对齐为原则粘贴，具体方法可向计划财务部咨询。（三）备用金及借款业务应由借款者本人签字才能办理。（四）借款后须于业务结束后一周内到财务部门办理出差费用报销。（五）财务人员依据国家及公司的有关财务制度，对核销的各类费用票据