文书档案管理.doc

文书档案管理工作，确保具有保存价值的文书材料及时完整归档，以备各项工作查考利用。结合公司实际，制定本办法。2 适用范围本办法适用于公司文书档案、人事档案、经营财务档案、工程项目档案、科技档案和基建设备档案和其它档案的管理活动。3 定义3.1 本办法所称的档案，是公司在经营管理、生产管理、基本建设、科技进步等各项社会活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的文件和原始记录（包括纸质、光盘、磁盘、录音带、录像带、照片、证书、奖牌等）。3.2 文书档案是指各项管理工作中形成的有关党群工作管理、行政管理、经营管理、生产和技术管理等文件。3.3 人事档案是指人事招聘、调配、考核、奖惩、选拔和任用等以及劳动合同等文件。3.4 经营财务档案是指有关会计凭证、会计账簿、财务报告、报表及财务审计、审查、资产评估、验证等文件。3.5 科技档案是指包括有关技术创新、技术研发、知识产权、技术标准和规范等文件。3.6 工程项目档案是指钢结构产品的招投标、营销、采购、设计、工艺、加工制作、安装和交付验收等文件。3.7 基建设备档案是指基本建设的项目建议、可行性研究、批文、招投标、合同、设计、施工、交付、竣工验收全过程形成文件，生产设备的招投标、采购、使用、维修和维护等文件。3.8 其它档案是指安全环保、体系管理等文件。4 管理职责4.1 公司行政人事部负责制定和维护公司档案管理制度；负责公司文书材料的收集、整理和归档、保管、统计、鉴定和提供利用工作。负责检查、考核公司各部门按归档责任及要求做好有关文件材料的收集、整理和归档工作；4.2 行政人事部（人事管理）负责人事档案的审核（完整性、真实性和有效性）和办理归档移交手续。4.3 经营财务部（财务管理）负责经营财务档案的审核（完整性、真实性和有效性）和办理归档移交手续。4.4 公司各部门应指定专人负责本部门职责范围内文书类文件材料的收集、整理和保管，定期按要求向行政人事部移交归档范围内的文书类文件材料；归档范围以外的在某一阶段还有利用价值的文件材料由各部门自行保管。5 管理流程5.1 各部门应指定专职或兼职人员负责本部门档案材料的收集、整理工作，向行政人事部办理归档审核和移交专业管理档案。5.2 各部门对预立卷或组卷后的档案进行妥善保管，或直接向行政人事部办理档案移交保管手续。5.3 行政人事部对档案进行立卷、组卷。5.4 行政人事部按档案管理制度，完成档案借阅和利用工作。对于已经失效的档案，造册登记，并提出销毁申请。6 归档范围及归档时间（专业档案管理范围和要求，见附件1）6.1 归档范围公司文书档案、人事档案、经营财务档案、科技档案、工程项目档案、基建设备档案的归档范围，基本要求如下： 6.1.1 各类重要的法律法规性文件6.1.2 各种规范、规程、标准和制度文件6.1.3 公司股东会、董事会、监事会形成的文件6.1.4 公司各类工作计划、总结、报告、请示、批复、批示6.1.5 各类经济合同、技术协议文件6.1.6 法人营业执照、土地使用证、施工许可证、规划许可证、公司和产品获得的各类荣誉证书、达标证书和证明材料6.1.7 各类人力资源管理核心文件6.1.8 各类经营和财务管理核心文件6.1.9 各类工程项目签约、合同执行过程、加工制作和交付使用全过程核心文件6.1.10 各类基本建设和设备管理核心文件6.1.11 各类技术创新、科研项目管理、知识产权管理核心文件6.2 归档期限文书档案在事项办理完毕后第二年的一季度归档；人事档案应动态管理，及时归档；经营财务档案应在每一会计年度后的第一个月内归档；科技档案在各事项完成后三个月内归档，相关证书在证书获取后立即归档；基建设备档案：筹备阶段资料在实际施工前归档，其他资料在工程结束后三个月内归档，购置设备仪器、引进项目的文件材料在安装调试后归档。7 归档要求7.1 凡属归档范围规定的资料，必须按归档时间向行政人事部移交，任何单位和个人不得据为已有。7.2 归档的资料应为原件，资料归档后不得更改。7.3 非纸质文件材料与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。7.4 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸和红墨水书写。7.5 归档的资料一式一份，反映同一内容而载体不同的资料应保持其一致性。具有永久保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。7.6 归档资料应齐全、完整与准确，移交时应编制归档文件材料移交目录（清单）（见附件2）并经部门负责人签字确认，由交接双方签字，分别保存在交接方。8 档案的保管8.1 行政人事部对接收进库的档案材料，要按照档案整理工作的标准进行分类、整理、立卷、编目、排架。8.2 公司档案的存放保管期分为永久、长期(20 年)、短期(10 年)三种。8.3 在保管期内的档案应按照防火、防潮、防光、防尘、防霉、防盗、防有害生物和防有害气体等要求进行管理，确保档案的完整无损。8.4 确保库房重地的安全，除了档案管理员以外，其余人员一律不准进入库房。如有特殊情况需要进入者，须经档案管理负责人同意， 并由档案管理人员陪同。8.5 定期检查档案的保存情况。发现缺少、破损、变质的档案时要及时采取裱糊、加固、复制等补救措施。9 档案的利用和保密要求9.1 行政人事部要根据各自的实际情况，编制各种检索工具，为档案的利用创造条件。9.2 公司工作人员因工作需要借阅公司档案的，需办理相关手续，经部门负责人、行政人事部负责人同意后借阅。档案的调归必须进行登记。9.3 行政人事部要做好借阅档案的催归工作。档案归还时，经档案管理人员审查无损后，方可注销借阅手续。9.4 借出的档案材料必须确保完整、安全，严禁打孔、涂改、圈划、抽取、撤换档案。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。9.5 外单位需要利用有关档案资料时，凭单位介绍信经公司主管领导批准，在档案室查阅，不得带出档案室；密级档案资料不得借阅。9.6 有下列行为之一的，由行政人事部上报公司处理： 9.6.1 损毁、丢失公司档案的； 9.6.2 擅自提供、抄录、公布、销毁公司档案的； 9.6.3 涂改、伪造档案的； 9.6.4 擅自出卖或者转让档案的； 9.6.5 不按规定归档或者不按期移交档案的； 9.6.6 明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措施，造成损失的；9.6.7 档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。10 档案统计10.1 行政人事部每年对归档的卷册、类别、归档情况（包括未归档情况、资料的完好性等）、利用情况、到期或即将到期档案情况、存放面积等进行统计。10.2 行政人事部应对档案的统计数据进行分析，以利于持续改进。11 档案鉴定与销毁11.1 档案处置原则：维护国家和企业秘密，防止档案散失；区别情况，依法、合理处置；维护档案的安全，便于有关方面对档案的利用；有利于