医舟软件流程操作指南.doc

医舟软件流程操作指南1：采购员：1：收集药品和供应商的信息,同时配合质管员做好首营资料审核的录入工作：a:品种的审核 进入质量版【首营审核】【首次经营商品审核】【首营审核】将收集好的详细信息填入对应的文本框。如果必填项遗漏系统会自动提示。采购员填好首营资料后各部门通过自己的电脑对品种下相关结论，在最后总经理意见选择合格后药品信息的颜色会发生改变。合格为绿色不合格为红色 B:供货单位的审核：进入质量版【首营审核】【供货方资格审核】【首营审核】。填入对应的信息。信息完整录入后通知各部门做首营审核并签署意见。2：在质管部门做完首营审核后可以制定采购计划：进入经营版【合同计划】【采购计划】在供货单位处用汉字、拼音码、档案编码或单位内码检索选中供应商光标自动到品种行首。在商品编码处输入药品的拼音码的首位拼音或者是汉字都可产生对应的商品，选择后确认。依次将商品的对应的信息录入后存盘，打印交给相关部门审批。3：入库通知单：在供应商提供的货物到后采购员需要开入库通知单。执行功能:a. 进入经营版依次点击【进货管理】【采购进货】，弹出进货业务开票窗口，状态为编辑、待入库，自动生成JP单编号。b. 在供货单位处用汉字、拼音码、档案编码或单位内码选中供应商，光标自动到品种行首。c. 用拼音码、汉字、货号、条形码、档案编码或商品内码模糊检索品种，弹出所有符合条件的品种，选中后回车，选择货位为待验库，填写数量、价格，如果有批号，效期根据设定填写批号、效期，系统自动换行。d. 核对品种数量、价格、总金额无误后,点击生成验收选择F8/F9打印票据，通知验收员验收。验收员在质量版会自动产生对应的验收数据。点击生成送验同时系统自动生成了购进记录。可进入质量版在【入库验收】【购进药品验收记录查询】选择时间段 点击购进记录即可查询。4：进货冲价单 通过此功能改变商品的进货价格。进入经营版执行功能:【进货管理】【进货冲价】a: 在供货单位处用汉字、拼音码、档案编码或单位内码检索选中供应商，光标自动到品种行首。B: 用拼音码、汉字、货号、条形码、档案编码或商品内码模糊检索品种，弹出所有符合条件进货记录，选中后回车，其原进货数量、仓库、批号、效期等自动显示，冲价用负数，补价用正数。C: 核对品种数量、价格、总金额无误后审核上帐。D: 如果需要打印，用F8/F9即可预览/打印票据。2:验收员a:购进药品验收验收员在接到采购员的验收通知后凭借供货方的随货同行联和采购员的入库通知单对药品按照规则进行验收。验收完毕后验收员要在电脑中对验收结果进行登记。进入质量版执行功能:【入库验收】【购进药品入库验收登记】点击购进药品入库验收登记，系统会根据不同的验收属性自动弹出待验药品。依次对抽验数，外包装，质量状况，批号，效期等进行登记。验收结论选择合格/不合格。如果商品验收时都符合标准只需要选择验收确认即可。系统会根据验收结论自动判断是否合格并以色标区分。登记完毕会自动产生对应的验收记录，在验收过程中如遇见数量或者批号不同的可根据系统的提示做相应的修改 。需要查询验收记录可执行功能:【入库验收】【购进药品验收记录查询】选择对应的时间和验收属性查询验收记录。验收员在电脑登记后需要进入经营版 【进货管理】【购进验收】 向前翻页按F8/F9进行打印出对应的验收清单。同时通知保管员转仓。B:销后退回的验收。执行功能:【入库验收】【销退药品入库验收登记】会自动弹出待验品。依次对抽验数，外包装，质量状况，批号，效期等进行登记。验收结论选择合格/不合格. 系统会根据验收结论自动判断是否合格并以色标区分。登记完毕会自动产生对应的验收记录，如果需要查询可执行功能:【入库验收】【销退药品验收记录查询】选择对应的时间和验收属性查询验收记录。验收员在电脑登记后需要进入经营版 【销售管理】【销退验收】 向前翻页按F8/F9进行打印出对应的验收清单。同时通知保管员转仓。3：保管员1：转仓保管员在验收员验收完毕后核查数量和外包装等情况后按照药品的存储条件进行转仓。执行功能:【库存管理】【商品转仓单】 在转入货位处选择药品对应的货位 。在商品编码处用拼音码、汉字、货号或条形码模糊检索品种，弹出所有符合条件的品种，选中后回车，其已建立的规格、产地、单位同时显示。核对品种数量、价格、总金额无误后审核上帐。2：进货退出在仓库需要退货时执行功能:【进货管理】【进货退出】a. 在供货单位处用汉字、拼音码、档案编码或单位内码选中供应商，光标自动到品种行首。b. 用拼音码、汉字、货号、条形码、档案编码或商品内码模糊检索品种，弹出所有符合条件的库存品种及数量，选中后回车，其进货价格、批号、效期自动显示，输入退货数量（用负数）。c. 核对品种数量、价格、总金额无误后审核上帐。库存数量和金额自动减少.4：开票员1：收集客户的基本信息如果是首次经营客户需要配合质管部做好首营审批。A:建立客户的档案 ：经营版 基础档案客户档案 输入客户的完整的信息。B：配合质管部做好首营审批资料： 质量版 执行功能:【首营审核】【客户资格审核】【首营审核】点击首营审核，在弹出框中按照公司质量程序文件进行操作，并检查附件和经营范围。存盘通知质管部门审核。2：在客户资料齐全符合质管部门要求后可以为客户开销售单。执行功能:【销售管理】【销售出库】a:在销往单位处用汉字、拼音码、档案编码或单位内码模糊检索并选中客户，光标根据编辑中的上尾设置移动。B:用拼音码、汉字、货号、条形码、档案编码或商品内码模糊检索品种，弹出所有符合条件的品种及库存量提示，选中后回车，其规格、产地、单位、当前仓库、批号、效期同时显示。C:填写数量、价格，自动换行。核对品种数量、价格、总金额无误后存盘并打印单据交给客户。客户需要在财务办理相应的手续后，在仓库提货。3：销售退回单。执行功能:【销售管理】【销售退回】a:在销往单位处用汉字、拼音码、档案编码或单位内码检索选中客户，光标自动到品种行首。b用拼音码、汉字、货号、条形码、档案编码或商品内码模糊检索品种，弹出所有符合条件的销售记录，选中后回车，其原销售仓库、数量、价格、批号、效期等均自动显示。c. 核对明细无误后存盘上帐打印。点击生成送验。并通知验收员验收。5：财务1 依次点击【财务管理】【往来结算】【应收结算】，弹出应收帐款结算窗口a:在销往单位处用汉字、拼音码、档案编码或单位内码检索并选中客户后，自动显示该客户的往来帐明细，合计栏显示汇总数。B:选择付款方式后，可逐行结算，也可在结算金额处直接输入收款总额，系统按照从上到下的顺序自动勾兑，也可手工干预，或排序（按任意一项从大到小、从前到后等）后勾兑。对于客户希望对品种进行勾对兑结算，可双击明细，在弹出的销售明细勾对兑窗口，对相应的项目进行选择，可以输入相应的收款总额。C:核对结算金额、折扣率无误后审核上帐。D:如果需要打印，用F8/F9即可预览/打印票据。E:如果客户在挂帐状态下财务需要执行功能:【财务管理】【往来结算】【应收确认】输入客户名称，默认状态下是否结算为不结算。核对后审核上帐即可。客户下次付款时只需要在【应收结算】中按照前面的方法执行即可。6：复核员 质量版 执行功能:【出库复核】【销售出库复核】 提取销售记录：根据面板上的时间段设置，点击后自动提取销售记录，出库复核登记：在此处点击单据检索，输入销售单的单编号确认后自动产生记录，然后对出库记录进行复核。存盘后生成出库复核记录。进货退出的复核方式同上。7：养护员 a:质量版 执行功能:【在库养护】【在库养护记录】在弹出窗口设定条件，根据此条件生成养护，可得到需要本次养护的商品。养护比例：国家规定根据企业流转情况对商品进行养护，一般遵循334原则。第一次设定30%比例，第二次30%可以自动滤掉第一次已养护商品。第三次40%同样。一个季度循环。在库天数：商品在库多少天后参与养护。自行设定。默认为90天。当养护员需要按自己的方式养护时也可在商品编码处输入药品存盘后也自动产生养护记录。养护完成后养护单归档即可。点击养护中的养护档案数据向养护档案中自动加入。B:重点养护品种确定执行功能:【在库养护】【重点养护品种确定】对首营品种、近效期品种、特殊商品、有质量问题邻近批号的品种，一般需要重点养护。此功能可确定需重点养护的品种。重点养护品种每次养护均需检查c：库房温湿度记录执行功能:【在库养护】【库房温湿度记录】依次添加记录即可。8:不合格药品处理第一节: 药品质量复查通知单执行功能:【不合格药品管理】【药品质量复查通知单】功能简述: 验收或养护中发现有质量问题，点击质量复查，数据向质量复查通知单传递。也可直接通过品种检索新增。第二节: 药品拒收单执行功能:【不合格药品管理】【药品拒收单】功能简述: 在验收记录查询中有不合格品时点击拒收通知，数据向此传递，也可直接通过检索品种逐项填写完成。第三节: 药品质量处理通知单执行功能:【不合格药品管理】【药品质量处理通知单】第四节: 药品质量查询登记表执行功能:【不合格药品管理】【药品质量查询登记表】 第五节: 药品质量档案执行功能:【不合格药品管理】【药品质量档案】功能简述: 首先对质量项目进行