邮件合并案例.doc

挖掘Word功能极限批量打印带照片证件邮件合并图片杂谈分类： 电脑知识 by 安徽省亳州三中教科处王宇最近单位要打印一批工作证，工作证上面要求打印每个人的照片，这可难坏了同事小谷，找我来想办法。经过了解，具体工作要求是，打印一批工作证，员工基本信息来自数据库，包含员工信息的“员工数据库.mdb”中的“员工库”表如图：员工照片放在e:photo文件夹里，每位员工的照片文件名和编号相对应。比如张三的照片名就是001.jpg。马上想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息，但员工的照片如何与对应的工作证连在一起，邮件合并能完成这个要求么吗？。笔者先使用了在Access中插入OLE对象的方法，无法显示照片。查阅去年的电脑报，发现有一篇介绍解决类似问题的文章，说Word邮件合并不支持这项功能。作者是使用Excel来实现的，不过步骤也比较多，还需要用到一些程序代码，照片还是要一个一个的手工添加，工作量也比较大。另外，有的文章说需要购买专用软件或使用有功能限制的共享软件。难道就真的没有办法了么？经过一番探索，笔者终于找到了使用邮件合并也能实现此要求的方法。实现思路：使用过邮件合并的人都知道实质上邮件合并使用的是域，那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现，具体语法为IncludePicture 文件名。插入照片的功能解决之后，问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号作为文件名，这样使用编号域即可解决问题。那么怎么实现文件名的自动转换呢？方法就是把两个域嵌套起来！操作步骤：1打开word，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；2从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设置文档类型为“信函”；3单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库；4然后设计主文档、排版、设置纸张，并通过邮件合并插入只包含文字的域，排版结果如图。5下面是关键的一步：就是照片域的实现：先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture e:photo”再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField 编号”，光标定位到这个域之后输入“.jpg”，最后看到的结果应该是：IncludePicture e:photoMergeField 编号.jpg。（这一步思路很好，用“编号”后就省得为每个文件输入路径了-by wl）6然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位员工对应的照片是不是全出来了。如图：注意事项：1 Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“”代替“”。2 IncludePicture域同样支持长文件名。比如可以写：IncludePicture D:Documents and SettingsAdministrator桌面用Word邮件合并实现批量打印带照片证件邮件合并photo005.jpg3 IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写：IncludePicture 邮件合并photo005.jpg，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。4 特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：IncludePicture e:photoMergeField 编号.jpg，因为e：前多加了空格。小结：实际上插入一张照片使用的域是IncludePicture e:photo001.jpg，插入编号域用的是MergeField 编号，而本文把这两个域嵌套起来就成了IncludePicture e:photoMergeField 编号.jpg从而实现了本文最初提出的要求。拓展：本文提到的方法既省去了麻烦的程序代码，也不需要一分钱的的共享软件