天天好工作员工档案管理条例.doc

天天好工作员工档案管理条例第一章 总则第一条 为规范天天好工作招聘网员工档案管理工作，使员工档案管理制度化、规范化，结合公司实际，特制定本办法。第二条 天天好工作招聘网员工档案管理工作由集团公司人力资源部负责，配备档案专员对员工档案实行统一管理。第三条 公司不接收员工的正式人事档案，此类档案委托给人事代理机构进行代理。与本公司建立劳动合同的员工，公司为其建立阶段性的人事档案。第四条 员工阶段性人事档案主要包括以下内容：1、入职公司相关表格；2、劳动合同原件；3、身份证复印件、4、学历证书、学士学位证书复印件及原件；5、员工转正、调薪审批表；6、各类专业技术资格证取得情况：职称复印件、执（从）业资格复印件、注册资格证书复印件及原件；7、职业等级情况：职业等级复印件、特殊工种证书复印件及原件；8、个人相片；9、其他材料。第二章 档案的收集、鉴别、归档第五条 结合公司的实际情况，公司要求各施工总承包项目部（下称项目部）要收集建立员工的基础档案，并由各项目部人力资源主办负责所属项目部员工的档案的建立、保管、归档等工作。第六条：基础档案内容主要包括以下内容：1、入职公司相关表格；2、身份证复印件、学历证书、学士学位证书复印件；3、员工转正、调薪审批表复印件；4、各类专业技术资格取得情况：职称复印件、执（从）业资格复印件、注册资格证书复印件等；5、职业等级情况：职业等级复印件、特殊工种证书复印件等；6、相片；7、其他材料。第七条：档案专员要认真做好员工档案收集的登记工作，将收集的材料按照时间、材料来源等逐份登记。对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的单位（部门）补送或补办手续。第八条 员工应及时将本人的学历、职称等发生变化的信息及材料报送所属项目部人力资源主办。人力资源主办须将收集到的各类证件认真细致地鉴别核实，确保材料真实、完整。人力资源主办要将相关人员的更新材料及时上报集团公司人力资源部档案专员。第九条 员工档案须用专用档案袋盛装，并对档案袋进行标识，标识的内容包括以下几个方面：1、档案编号：按员工入职的先后顺序对档案袋进行编号，如：0175表示该员工是第175个进入公司的人员，当员工离职，该号码空出；2、员工姓名、性别；3、建立档案的日期；4、档案袋中的物品名称及数量；第三章 人员调动第十条 涉及公司内各单位间人员调动时，由集团公司人力资源部出示员工调动通知书。其个人基础档案在调出单位密封档案袋口后盖上调出单位公章，由调动本人带到调入单位报到。第四章 安全和保密第十一条 档案管理人员必须加强政治、业务学习，不断增强事业心，认真履行档案管理人员职责，做好防火、防潮、防蛀、防盗等工作。第十二条 档案管理人员必须认真执行中华人民共和国档案法和中华人民共和国保守国家秘密法，在档案管理工作中，严格遵守如下安全保密规定：（一）每天上下班要认真对保管柜的安全情况进行检查，及时做好防范工作；（二）定期对案卷进行防虫工作；（三）不得擅自向外公布档案内容；（四）不得私自涂改、抽取或伪造档案的内容和材料；（五）未经批准不得擅自处理或销毁档案材料。第十三条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容；不准携带员工档案材料进入公共场所；不准个人私自保存他人的档案材料。第十四条 工作中形成的废纸不得乱扔，一律粉碎处理。第五章 档案的处置第十五条 对自动离职或解聘人员的档案保存一年后销毁，对死亡人员的档案保存半年后销毁。第十六条 对员工档案的处置应做好记录，并填写员工档案处置记录表。第六章 检查核对第十七条 档案管理人员要定期或不定期对库存员工的档案进行检查核对，确保员工档案的安全。第十八条 建立登记和统计制度，做到名册与档案相符。第十九条 在做好日常检查核对的同时，每年年终全面检查核对一次，重点核对员工档案统计的数量与实际库存的员工档案是否一致。第二十条 在出现下列情况时，应及时进行检查核对：（一）在水灾、火灾、地震、战争等突发事变之后；（二）发现虫害、霉变、潮湿等情况时；（三）怀疑某份档案可能丢失时；（四）档案专员更替，办理移交手续时。 第七章 附则第二十一条 本办法由曲靖玉水人力资源部负责制订和解释，并从下发之