文件管理方案.doc

文件管理方案1. 目的：规范化公司生产单位所使用的相关资料，以增加发行的文件的及时性、有效性、正确性等.2. 适应范围：产品生产资料、生产作业及检查的指导性文件、各种对内对外联络文件、各产品生产资料的电子文档、各类会议文件等。3. 职责权限： 品管部负责各类文件的确认与收发、保存、归档、报废等，并负责其它各部门文件使用与保管的监督责任。 各部门对收到的文件有确认、整理、保管的责任。 各部门针对本部门的内部联络与文件由各部门自行进行管理。4. 文件的制订与编号4.1.各部门负责自己工作职责范围内的文件的制订，并按照本文件所要求的编号方式对文件进行编号。4.2.各类会议的文件由会议的主持单位进行整理，并交由上级领导进行审批确认。4.3. 文件统一编号方法： XXXXX XXXXX XXX年份（文件序号产品编码文件类型公司简称1） 公司简称：依据公司的英文名“Glory Forever取开头字母“GF”2） 文件类型：根据实际的文件，取其英语简称或中文开头字母代表（可根据实际需要取两 位字母或三位字母表示）。3） 年份：取一年中的后两位数字表示，如：“2012年”到“12”表示。4） 产品编码：根据实际产品的名称及其特性设定相应的产品编码，如“5W-AP3706 LED POWER ”取编码为“A05”等5） 文件序号：整理套文件中的首页文件的序号从000或00开始编写。6） 有需要其它部门进行确认或各部门会签的文件需经各部门会签或确认。5. 文件的收取与存档5.1.所有上级下达的文件或客户给的资料文件（包括邮件、文件等）整理成电子档进行归档，然后，打印出来进行保存。并及时反馈文件收取的信息。5.2.各部制订的各类文件，经确认后，由各部自行管理好文件的电子档或其它格式，品管负责纸质文件底稿的保存。5.3.所有文件底稿根据文件编码、发行日期、类型等信息进行归档保存于文件柜内。保存的文件需制定统一的文件目录表对文件名称、版本号、文件类型、制订日期、发行日期等信息进行记录。文件管理记录表需保存书面档与电子档各一份。5.4.标准化文化、指导性文件、工程或品质变更联络文件在未变更的情况下有效期为两年，保存期限为2-3年。检查记录、会议记录、一般性联络文件联络性文件，保存期限两年。5.5.除特殊情况下，生产单位的文件发行一般不发行电子档，以纸质文件为主进行发行。凡是发行的电子文档需特别注明，并在文件更新发行时进行重点确认。6. 文件的管理与发行6.1.所有文件经各部门制订确认或品质确认后，交由品管部安排专人进行统一的确认与发行。6.2.所有发行的文件在内部发行需经品质负责人签字或加盖公章方可发行使用并注明发行日期。6.3.部分文件发行至外协工厂的采用电子档格式用邮件发送为主，需由外协厂反馈一份在外协厂发行的文件副本给我司确认，以验证文件发行的有效性。6.4.文件的发行需制订文件发行、回收记录表，记录发行文件的日期、文件名称、文件份数、发行的部门等信息，并各部人员进行签收确认。发行至外协工厂的文件以收到反馈件进行文件的发行状况确认，并由我司品质管理人员在记录表上记录相关信息。6.5.所发行的文件必须字迹清晰、页面完整。6.6.定期清理和查看和清整文件柜，防止文件损坏或丢失。6.7.所有发行的文件属公司内部文件，未经允许任何人不可外泄或挪作他用。6.8.文件的发行需掌握适时性，各资料完全确认OK后，在准备生产前的一两个工作日内进行文件的发行和传达。7. 文件的借阅7.1.文件借阅时，最好是在文件夹中查看，不将文件取离文件夹，查看完成后，按原有位置放置好。7.2.如需将文件从文件夹中拿出查阅或借用。需填写好文件借阅、借用记录表。本部人员或其它人员借阅或借阅文件的底稿时，经文件管理者允许后，详细记录借用或借阅的日期、时间、借方签字、文件的名称及版本，文件借阅或借用完成后即归还，归还时填写好归还日期及时间并由文件管理者确认。7.3.文件的借阅或借用时间不可超过两个工作日，超过时限时，文件管理者有权利和义务跟进，要求借方及归还。8. 文件的清退与回收8.1.各部所管理的文件，附合以下要求可要求清退至文件管理负责方，或者由文件管理方回收： 1）超过半年未使用的作业指导性文件及检查标准等标准化文件。 2）超过有效期的标准化文化、指导性文件、工程或品质变更联络等文件。 3）不适应公司发展或生产动作的系统文件。 4）其它经确认长期或一段时间内无实用意义、或不附合现行生产要求或执行 标准的各类文件。8.2.文件清退由各部提出，文件管理方进行确认。确认可清退后，统.一安排整理清退，并做好相关文件清退记录。8.3.在清退后的文件由文件管理方统一进行整理、归类，并按照文件的内容与公司的实际需要和文件管理的制度进行继续保存、返还制订方、销毁等方式进行处理。8.4.当文件发行变更时，需及时更新文件内容发行同时回收旧的文件。并做好文件发行、回收记录表，记录好回收的日期及其它内容。8.5.文件的回收需根据文件的版本号、制订日期、发行的日期的不同进行回收，回收的文件需统一归类放置。9. 文件的销毁9.1.所有文件的销毁需统一进行确认后，方可进行。9.2.附合以下条件的文件，经文件管理者报品质负责人确认后，可进行统一的销毁： 1）超过有效期的文件且不在需要保存的期限内，且此文件已经有了更新的可