WORD邮件合并实验步骤.doc

WORD邮件合并实验步骤一、 用excel软件制作一份名单，即数据源。二、 用Word软件制作主文档。三、 三、把数据源合并到主文档中。具体：1. 启动Word2003（其他版本一样），打开主文档“信函(主文档)”案例文件，接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。2. 如果任务窗格没有显示，选择菜单“视图任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并“任务窗格(图1) 3. 接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择：“信函”(图2)。4. 单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择：“使用当前文档”。5. 单击任务窗格下方的下一步：选取收件人，进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。从这里可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选择“键入新列表”单选框，然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接，在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过，为了提高效率，还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源，“信函和信封(数据源)”案例文件，于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接(图3)，打开“选取数据源”对话框。6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮(图4)。7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，默认状态是全选。这里保持默认状态，单击“确定”按钮(图5)，返回Word编辑窗口。8. 单击下一步：撰写信函链接，进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。9. 先选中主文档中的“收信人姓名”，接着单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，“域(F)：”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来我们选中“客户姓名”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中(图6)。10. 先关闭“插入合并域”对话框，然后选中“服务帐号”，用同样的方法把数据源中的“服务帐号”字段合并到主文档中，合并完成后效果如下面(图7)。13. 浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事，因为用传统方法做起来很麻烦的任务，已经被聪明的Word完成了。确认正确无误之后，单击下一步“完成合并”，就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的10份信函了，为什么有10份信函呢？还记得这是因为数据源表格中的记录数只有10个的原因嘛