应收账款管理规定.doc

05-2010应收帐款管理规定1 目的和范围1.1 目的：为降低经营风险，合理控制应收账款的资金占用，本照谁欠谁清，违规必究，奖惩兑现和责、权、利相结合的原则，特制订本规定。1.2 范围：本规定适用于徐州我 有限公司应收帐款的管理。2 职责2.1 总经理负责公司年度应收帐款回收计划的审批；2.2 分管领导负责公司年度应收帐款回收计划的审核，月度应收帐款回收计划的审核及审批；2.3 营销管理部负责公司的年度（附表1）、月度应收帐款回收计划（附表2）的编制，及月度应收帐款回收计划（附表2）的下达与考核。2.4 财务管理部负责年度（附表1）的下达与考核。2.5 驻外各区域经理、清欠员负责年度、月度应收帐款回收计划的执行；2.6 驻外各区域经理负责建立所辖区域或所辖产品的应收帐款台帐，并协助营销管理部应收账款管理员建立应收帐款台帐总账；2.7 营销管理部负责应收帐款月度回收计划执行情况的监督检查；2.8 综合管理处负责为应收帐款回收提供法律支持；2.9 营销管理部负责编制年度、月度应收帐款分析报告；2.10 销售员对货到付款合同执行不力形成的应收帐款负责；2.11 销售员和部门主管对按揭付款客户未通过银行审批而发车形成的应收帐款负责；2.12 销售员和部门主管对融资租赁形成的应收帐款负责。3 工作内容和方法3.1 计划的编制与下达：3.1.1 每年12月营销管理部部长根据公司应收帐款年度预算计划，并结合各地区上年底应收帐款实际情况编制区域代表年度应收帐款预算计划（附表1），并报分管领导审核；3.1.2 分管领导对年度应收帐款预算计划（附表1）审核后，报总经理审批；3.1.3 营销管理部应收帐款管理员每月26日前根据年度应收帐款预算计划（附表1）并结合各地区应收帐款明细及状态，编制营销管理部月度应收帐款回收计划（附表2），并报营销管理部部长审核；3.1.4 营销管理部部长每月将审核后的月度应收帐款回收计划（附表2）报分管领导审批后，由营销管理部下达到各地区销售经理及相关部门执行。3.2 临期提示营销管理部应收帐款管理员每天根据月度应收帐款回收计划及各地区应收帐款明细表以电话、书面、当面交流等各种方式对即将到期的应收帐款责任人进行提示并记录提示的时间、内容，提示记录情况定期向营销管理部部长汇报。3.3 上门催收3.3.1 对到期未收回的应收帐款，由销售员上门催收；3.3.2 对需专职清欠人员上门追讨的应收帐款，营销管理部部长与分管领导协商后由综合管理处安排专职清欠人员上门催收；3.3.3 清欠员上门催收仍无结果的应收帐款，由法律顾问发出律师函进入法律诉讼程序。3.4 法律诉讼3.4.1 具备下列条件的应收帐款采取法律诉讼手段清收：3.4.1.1 距离诉讼时效期满不到3个月的；3.4.1.2 综合管理处安排专职清欠人员上门追讨多次无果的；3.4.1.3 用户或经销商有恶意拖欠行为的。3.4.2 应收帐款管理员根据具备法律诉讼条件的应收帐款明细编制应收帐款法律诉讼申请单，经营销管理部部长审核后报分管领导批准，由综合管理处安排法律顾问立案进入法律诉讼；3.4.3 法律顾问定期将法律诉讼进展情况向营销管理部部长、分管领导汇报，并每月形成书面报告。3.5 应收帐款年度、月度分析3.5.1 销售处长每年1月负责编制上年度应收帐款分析报告，并报分管领导审核； 3.5.2 各地区及相关业务部每月3日前编制月度应收帐款分析报告，报营销管理部；3.5.3 营销管理部应收帐款管理员每月5日前负责编制月度应收帐款分析报告（无固定格式），并报营销管理部部长审核；3.5.4 积极推广额度管理，加强过程控制，特殊情况需突 破额度的必须履行审批手续；3.5.5 加强月度对帐报表制度，做好月度欠款清收计划。各销售人员必须按照公司要求的统一格式编制应收帐款对帐表（附表3），并要取得对方财务部门的签章认可，以确保当期业务无差错，便于欠款的催收和控制。4 记录4.1 年应收帐款期末控制预算计划4.2 月份应收帐款回收计划4.3 公司应收帐款对帐表4.4 催款通知书附件1：应收帐款考核细则一 内部管理考核1 营销管理部部长:每年12月上交各地区年度应收账款控制预算计划；2 销售处长每年1月负责编制上年度应收账款分析报告，并报分管领导审核；对全款提货合同执行不力形成的应收账款负责。3 营销管理部应收账款管理员:每月23日前将编制的公司月度应收账款回收计划报营销管理部部长审核；按时提示即将到期的应收账款并向营销管理部部长汇报；每月5日前将编制的月度应收账款分析报告报营销管理部部长审核；根据具备法律诉讼条件的应收账款明细编制应收账款法律诉讼申请单。4 法律顾问:对具备法律诉讼条件的应收账款及时申请立案并定期将法律诉讼进展情况向营销管理部部长、分管领导汇报。二 地区和相关业务部考核1 销售人员调任时，必须将其所签订合同的应收账款明细向地区进行详细书面汇报。2 各地区业务经理负责建立所辖区域的应收账款台帐，由营销管理部定期检查。商务部负责年度、月度应收账款回收计划的下达与考核。3 欠款单位经营状况及工商登记信息发生变动的，销售员应及时以书函形式报营销管理部，由营销管理部报财务管理部备案。对于知情不报从而造成的损失且累积达到2万以上的销售员，报公司本部按相关规定处理。4 未经银行按揭批准所发车辆，销售人员必须保证车款全额返回工厂，最长期限不超过两月（以发车日为起点）。5 在货到付款形式下，销售员必须保证货款在货到15日内无条件全额返厂。 6 质保金必须提前通知、及时催收，并按时按数上交质保金。三 清欠员管理考核1 清欠员外出前，应按照清欠任务填写清欠计划并催收应收账款。出差期间应填写工作日志和催欠工作考核表,回徐后应如实填写清欠工作报告。以上资料作为报销差旅费的依据。清欠员因工作而发生的差旅费按照企业规定标准报销，完成月度清欠任务或带回有效书证的可享受出差补助。清欠员半年内催回欠款低于15万元或综合能力较差，不能适应清欠工作的，退回管理部；擅自留用催回的欠款或违反财务制度的，按企业相关规定处理。2 清欠计奖细则1） 清欠员催回欠款，交应收帐款管理员填写到款通知单交公司财务管理部。由公司财务管理部确认欠款日期后，综合管理处依据计奖比例给予提奖，计入当月工资，同时等额扣罚管辖区域地区的当月提成工资。2） 欠款清收原则上应回收现款，对两年以上的欠款回收现款确有困难的，经公司分管领导批准后也可实物抵欠，但必须物有所值。附表1： 年应收帐款期末控制预算计划单位名称： 单位：万元序号单位名称 计量单位合计1年以内1-2年2-3年3年以上期末应收款期占收入比重%合计万元 注：应收帐款占收入比重是期末应收帐款占用除以年度销售收入。附表2： 月份应收帐款回收计划单位：万元序号地区经销商产品月初应收帐款应收帐款回收计划责任人备注合计部门: 制表人: 制表时间:附表3： 公司应收帐款对帐表序号产品型号台数签订日期发车日期出厂编号合同价格累计回款到期欠款未到期欠款付款方式备注经销商盖章： 徐州我 有限公司总经理签字： 销售经理签字：附件2：催 款 通 知 书致： 公司 经理您好贵单位于 年 月 日签订合同购我单位（产品名称）， 台（套），合同金额为 万元整（ 万元整），目前