第九章 会计档案.ppt

第九章会计档案 一 会计档案的概念 会计档案 是指会计凭证 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 财政部和国家档案局财会字 1998 32号 会计档案管理办法 第五条 会计档案的概念和内容 会计档案的概念和内容 二 会计档案的来源 一 会计档案主要来自立档单位的会计机构或会计人员 二 会计档案是会计核算的产物 三 会计档案的种类及分类方法 会计档案的种类1 按会计工作性质可分为公司 企业会计档案 预算会计档案和银行会计档案 2 按管理期限可分为永久会计档案和定期会计档案 常见的分类方法 1 年度 形成分类法 把一个年度内形成的会计档案分为凭证 账簿 财务报告和其他四大类 2 年度 机构分类法 把一个年度内形成的会计档案按机构分开 然后在机构内再按凭证 账簿 财务报告和其他四类 四 会计档案的内容会计档案具体包括 一 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 二 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 三 财务报告类 月度 季度 年度财务会计报告和其他财务会计报告 四 其他类 银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等 会计档案的特点 会计档案与其他类型的档案相比较 有以下特点 一 专业性 二 严密性 三 多样性 会计档案管理的规定立卷制度归档制度保管制度移交制度交接手续调阅制度销毁制度 会计档案的归档立卷制度 各单位每年形成的会计档案 应当由会计机构按照归档要求 负责整理立卷 装订成册 编制会计档案保管清册 归档制度 按照 会计档案管理办法 中的规定 当年形成的会计档案 可暂由会计机构保管一年 期满后 应由会计机构编制移交清册 移交本单位的档案部门统一保管 未设档案部门的 应当在财务会计部门内部指定专人保管 但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作 会计档案的归档保管制度 移交本单位档案机构保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 不得随意拆封 个别需要拆封重新整理的 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理 以分清责任 会计档案的归档移交制度 1 单位撤销 解散 破产或其他原因而终止的 在办理手续前形成的会计档案 由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管 2 单位分立后且存续的 会计档案由存续方统一保管 其他方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立后原单位解散的 其会计档案须经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管 各方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务相关方保存 会计档案的归档移交制度 3 单位因业务移交其他单位 所涉及的会计档案由原单位保管 承接业务单位可查阅 复制与其业务相关的会计档案 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务承接单位保存 4 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的 各单位的会计档案由合并后的单位统一保管 单位合并后原各单位仍存续的 其会计档案仍应由原各单位保管 5 建设单位在项目建设中形成的会计档案 应在办理竣工决算后移交项目接收单位 会计档案的归档交接手续 移交会计档案的单位 应编制会计档案移交清册 列明移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限等内容 交接时 双方应按照移交清册所列内容逐项交接 并由交接双方的单位负责人负责监交 交接完毕后 交接双方经办人和监交人应在移交清册上签名或者盖章 会计档案归档程序 遵循会计档案的特点和科学管理档案的原则整理的原则 会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律 保持会计档案材料之间的历史联系 区分会计档案的保管价值 便于科学管理和查找利用的原则 会计档案归档程序 对会计档案进行整理立卷对会计档案进行编制卷号编制保管清册 会计档案保管的期限 永久 年报 定期 3年 月报 季报 5年 固定资产卡片 报废后 10年 15年 会计凭证 原始 记账 一般账簿 25年 库存现金 银行存款日记账 会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 如 1996年度终了日为12月31日 保管期限按1997年元月1日开始计算 会计档案管理办法 企业和其他组织会计档案保管期限表 会计档案的查阅和复制调阅制度 查借阅会计档案必须建立严格的查借阅制度 1 会计档案为本单位提供查阅利用 不得借出 如有特殊需要 经本单位负责人批准 可以提供查阅或者复制 并办理登记手续 2 查阅或者复制会计档案的人员 不得在案卷中涂画 拆散原卷册 也不得抽换 会计档案的销毁 会计档案销毁是会计档案管理的重要内容 必须严格规范 有序进行 销毁制度 对保管期满 需要销毁的会计档案 一般按以下程序进行 1 由保管会计档案的机构或人员提出销毁意见 编制 会计档案销毁清册 2 单位负责人审核后 应在销毁清册上签署意 3 会计档案销毁前 监销人员要按照清册所列的内容 对要销毁的会计档案进行清点核对 4 会计档案销毁时 应按规定指派人员监销 对于一般企事业单位 由单位档案机构和会计机构共同派员监销 国家机关应由同级财政 审计部门派员监销 财政部门的会计档案 应由同级审计部门派员监销 5 会计档案销毁后 监销人员应当在销毁清册上签名或盖章 并及时将监销情况向本单位负责人报告 注意 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证 不得销毁 应单