订票管理规定.doc

公司订票管理规定一、 目的为规范公司订票管理，最大程度的减免不必要的开支，控制成本，降低费用，特制订本规定。二、 适用范围 适用于公司所有因公需要订票的员工。（飞机票、火车票、高铁票）三、权责 3.1出差人员负责机票信息查询及订票申请单的填写及审批； 3.2综合部负责按照出差人员提供的订票申请单进行订票及回程后费用报销；对订票费用申请公司卡，对订票费用进行统计，每月编制报表；对订票网站进行账户申请及对出差人员订票申请单的确认工作。 3.3财务部负责对回程票务的结算，对综合部申请的银行卡进行办理。四、订票途径 4.1携程网、酷讯网、淘宝旅行网； 4.2航空服务公司，如无特殊情况基本不建议使用。五、内容 5.1订票申请单必须由总裁审批有效，如总裁不在公司，需由授权人签字。 5.2出差人员必须提前5天将总裁审批好的订票申请单提交综合部确认；特殊情况除外。 5.3出差人员根据出差时间查询航班，尽量以“最优惠机票”为订购原则，查询完毕后在申请单上写清楚航班、航班时间、机票折扣及价格（包括燃油附加费、机场建设费、保险等所有费用）、航空公司，如出差人员没有查询工具或设备综合办予以协助；填写完毕后交部门主管签批后，将订票申请单提交综合部确认机票信息及价格后方可送总裁审批。 5.4综合部根据总裁审批后的申请单价格至财务申请订票费用，需财务将申请费用打至银行卡，然后下订单；付款成功后将信息反馈给出差人员。 5.5如付款后，订票代理点有信息或电话通知该仓位已满需取消订单时，订票人员需查询订票费用是否已退回或在多少时间内退回费用；订票人员需重新查找信息，重新订票。（如重新预订航班费用高出申请单审批费用的需重新申请，总裁审批。） 5.6如出差人员出差在外需订票的，需有委托人根据本规定第4.2、4.3条款协助办理订票申请手续，综合部接到申请单后履行订票手续。 5.7出差人员在机场换登机牌时应将报销凭证一起拉取，回公司后需将报销凭证交至综合部，综合部对其进行费用报销，在报销单上注明使用部门；如回程后未提供报销凭证的，需交20元的报销凭证快递费用至综合部。 5.8如订票后有返现的做好每次返现记录。六、订票须知 6.1公司订票采取网上订票的形式，报销凭证需由当事人到机场打印，如回程后当事人没有打印报销凭证的，需由对方快递到公司，需支付10元一张的快递费，由当事人将费用交至综合部。 6.2已经预定的机票，如发生退票或改签的，会发生较高的手续费，且特价票无法退改签，以上情况当事人需书面说明原因，如因出差人员原因安排不当，提供错误信息、申请延误、晚点误车等，导致退票、废票等变动而产生的一系列经济损失，由该申请人负责承担。 6.3所有订票工作安排在工作日内，工作日外不办理订票业务；如遇特殊情况，经总裁同意后，将订票信息报至订票人，订票人员将查询好的机票信息报至总裁，总裁同意后下单订票。出差人员工作日回公司后补签申请单。 6.4本规定从签发之日起开始执行。七 使用表单 6.1订票审批单 6.2退票/改签费用审批单 6.3订票明细表编制：