会计电算化带来的变化及其发展趋势.pdf

年第 期 苏州职业大学学报 黄迈 会计是经济管理的核心组成部分 其手 段和方法是因社会经济发展和科学技术进步 而日益完善 随着新技术革命和 电子计算机 的蓬勃发展 我国会计也正从手 工操作时代 过渡到崭新的电算化时代 会计电算化 综合 了计算机 会计 管理等各方面 的科 学 技 术 使会计工作在处理方法 理论体系及思 维方法等方面发生了巨大变化 这种变 化是 我 国社会主义市场经济的需 要 是会计工作 发展的需要 是管理 现代化的需要 一 对会计电算化工作的基本认识 电算化在 我国经济领域中是电子计算机 处理事务 的通俗称谓 会计电算化则是将电 子计算机技术应用到会计实务中的简称 它 是一个用电子计算机代替会计工作中的人工 记帐 算帐 报帐 以及替代部分由人 脑完 成的对会计信 息的处理 分析和判 断的 过 程 会计电算化是会计发展史上 一次质的飞 跃 会计电算化自 年美国通 用 电气公 司首次在工资计算中尝试成功以来 至今已 近五十年 目前 西方各国的企业普遍建立 了电子计算机化的全面管理信息系统 会计 数据的处理被作为 一个子 系统纳入管理信息 系统的总体之中 并且各企业的管理信息系 统又 相互联网 交换数据 实现了管理信息 资 源的 网络化和 社会化 我 国在会计上使用计 算机是从 年开始的 虽然仅有二十 多 年的时 间 但发展较快 电子计算机是信息 社会的主角 当前在各个不同行业均不同程 度地使用计算机于 劳动工资计算 财产物资 核算 管理费用核算等方面 也 用于企业其 他一些管理 中 我国会计电算化在经济管理各领域中处 于应 用 电子计算机的领先地位 正在起到带 动经济管理各领域逐 步 走 向现代化 的作用 会计电算化的意义主要体现在 一方面提高 会计工作效率 实现会计电算化以后 只要 将原 始会计数据输人电子计算机 大量的数 据计算和处理 工作都由计算机自动完 成 不 仅可以大大 提高会计工作效率 同时也将会 计人 员从单调 繁杂的记帐 算帐 报 帐工 作中解脱出来 会计人 员可以腾出更多 的时 间和精力参与经营管理 使会计在经营管 理 提高经济效益中发挥出更大的作用 另 一方面加快信息反馈速度 就企业而言 会 计信息是企业管理信息的重要部分 其特征 是指标综合 涉及面广 辐射和渗透性强 实现会计电算化以后 大量的会计信息资源 可以得到及 时记录 汇 总和分析 并通过网 络迅速传递 提高了会计信息反馈的 及 时 性 系统性 全面性和共享性 有利于企业 领导 及时掌握经济活动的最新信息 用 于经 营管理 并采取正确决策 同时有利于各级 会计电算化带来的变化及其发展趋势 黄迈 经济管理部门进行宏观经济管理 提高企业 经济效益和现代化管理水平 会计电算化是一项系统工程 必须要有 专门的机构和专职人员负责 单位内部一般 是以财会部门为主 吸收计算机技术人员参 加 具体负责会计电算化工作 同时指定专 人从事电算化的实施工作 没有组织机构和 人员作保证 会计电算化就难以实现 会计 实现电算化以后要制定各种管理制度 这是 保障会计电算化顺 利进行的 至关重要 的 一 环 由于各单位具体情况不同 会计电算化 的程度也有所不同 一般来说 会计电算化 的程度越高 则越能满足管理的需要 越能 为提高经济效益服务 会计工作是整个管理 工作的一个重要组成部份 其电算化工作也 必然要与其它部门的电算化工作或其它工作 相协调 会计电算工作是管理现代化工作的 重要组成部分 电算化会计信息系统是整个 管理信息系统中的一个重 要子 系统 二 会计电算化给会计工作带来的变化 电子技术的日新月异 促使企业会计电 算化逐步走 向成熟 新一 轮企业电算化应用 高潮已经出现 我 国会计电算化通过 二十年 来的实践和发展 对会计实务工作和会计理 论产生了 良好的影响 它 在许多方面拥 有手 工会计不可比拟的 优势 对会计信息系统产 生了一系列新变化 会计电算化在会计数据处 理方法 上 的 变化 计算机在会计上的运 用虽然没 有改变会 计信息系统的职能 但却改变了手工会计信 息处理数据 的方法 在手工操作条件下 会 计核算工作要由许多会计人 员共 同协作 完 成 而使用计算机后 只要输人一张审核无 误的记帐凭证 计算机即可 自动完成记帐 算帐 编制会计报表等一系列 工作 就材料 核算和成本核算等一些计算复杂和受时间限 制的核算内容 对计算机而言 它可以按照 一定的程序不厌其烦地计算 并可随时抽取 所需数据 编制报表 相应的会计核算程序 与运算 变动将主要在计算机上完成 会计电算化在会计核 算方法上的变 化 计算机的运 用改变了手工操作原有的会 计方法 具体表现在以下两个方面 改变了会计核算组织 程序 在手工 操作下 会计核算组织程序中有科目汇总和 记帐凭证汇总等 主 要的目的是减轻核算工 作量和便于进行试算平衡 电算化以后 汇 总和试算平衡工作都由计算机自动完成了 没有工作量问题 手工汇总 和检测也没有意 义了 另外 在手工操作下 总 帐与明细 帐 是分开进行的 目的是通过总帐与明细帐的 相互核对以发现手工记帐或汇总过程中的差 错 电算化以后 电脑记帐与汇总是不会发 生差错的 分别记总帐与 明 细帐已没有必 要 电算化的核算组织程序如 下 原始凭证一 记帐凭证一 复核凭证一 记帐一 报表 拓展了会计方法选择的余地 在手 工操作下之所以要 选 择 一些会计核算的方 法 是考虑到 人力和 手工运算的限制 电算 化以后 可以根据管理的需要 选择更为适 用精细 的核算方法 如 确定存货单位成 本 时 选择移动加权平均法 存货发生计 价选择实际成本价 固定资产折旧选择个 别折旧法 确定费用明细项目时 可按管 理需 要而不必考虑项目多 少 各种会计分 析 预测 的方法也可以得到充分运用 会计电算化在会 计内部控制上 的变 化 在手工操作下 有岗位责任制 和各种内 部牵制制度 以保证手工操作下会计信息的 正确性 和严 密性 计算机的运用使得内部控 制制度在形式上发 生了变化 原手工操作下 的一些内部控制措施在电算化以后转移到计 算机 内进行了 如试算平衡的检查 总帐 明 年第 期苏州职业大学学报 乞 细帐的核对 报表数据的勾稽关系检查等等 都不复存在 由于 电算化以后 内部控制转 移到计算机内 这样给会计工作增加了新的 内容 如计算机硬件的选择 电算化软件的 编制与选择 维护人 员与计算机操作人员 的 内部牵制 计算机病毒防治 磁盘内会计信 息的安全保护 计算机操作管理 系统管 理 维护人员等新的岗位责任制等等 会计电算化在会计岗位和会计人员 上 的变化 在 手工操作下 会计岗位是按每一个人 在记帐 算帐 报帐过程中所处的岗位设置 的 实现电算化以后 会计核算中的许多工 作已由计算机来代替 必 然会取代部分岗 位 同时由于 电算化的特点 相应形成了新 的工作岗位 要求会计人 员的构成与知识结 构发生相应的变化 从而改变 了会计部门的 组织机构 一般来说需建立 系统管理员 数据操作员 数据审核员 专职会计 人员 档案管 理 员 系统维护员等岗 位 电算化以后的会计部门 需要三个层次 的会计人员 第一 电算化会计信息系统的建立与维 护 人 员 他们应精通会计核算业 务和计算机 技术 第二 电算化会计信息系统的 运行人 员 他们应具备一定 的会计知识和一定的计 算机知识 第三 会计信息的分析利用人 员 他们 应精通会计与企业管理知识 并具有一定的 实践经验 会计电算化在会计档案保 管形式上 的变化 在手工操作方式下 会计档案的存储以 纸张作为载体方式保存 对会计资料的查询 也是以调阅 帐本等纸 张档案为基础 它占用 空间大 保管不易 查找困 难 电算化以 后 会计档案主要是以磁 性 材料 软盘 和光信号 光盘 作为载体方式保存 纸张 为辅 对会计资料的查询主要在计算机上完 成 它体积小 容量大 效率高 范围广 但这对存放档案的环境 温度 湿度等提出 了新的要求 由于会计电算化使会计工作产生了一系 列的变化 促使了宏观与微观管理信息系统 的建立和发展 原有的管理方式已不能满足 新的数据处理要求 必须采 取新的管理 方 法 制定新 的管理制度 才能达到 对信息资 源统一管理 会计资料共享的效果 三 会计电算化的发展趋势 会计电算化作为一个管理信息系统 它 包括两个子系统 财务会计信息系统和管理 会计信息系统 其中财务会计信息系统主 要 侧重 于 向企业外部提供有关整个企业财务状 况 财务 变动和经营成果 的信息 而管理会 计信息 系统侧重 于 向企业内部的领导层和 内 部管理部门提供经营规划 决策 和预测所需 的有关信息 随着我国经济体制改革和社会 主义市场经济的发展 电算化信息必将覆盖 财务会计和管理会计两大子 系统 企业会计 电算化系统的开发必 然会发展 到 整个管理信 息系统 然 而我国目前的电算化还仅仅是为 完成事 后 的会计报表而 工作 这是远远不够 的 富有成效的会计电算化 不仅要提供财 务及报表工作 而 且能实现对企业经营全过 程的管理 不仅要反 映企业事后的经营业 绩 更应能有效地进行事前的 预测 决策 因此 管理会计电算化是当前会计电算化发 展 的必然趋势 现阶段我国会计电算化工作得到了进一 步普及和发展 但这种只重财务核算 管理 的会计电算化 就效益而言是较低的 而管 理会计电算化正好弥补 了财务会计电算化这 一缺陷 管理会计电算化就是利用计算机来实现 管理会计的功能 它是利用财务会计提供的 会计信息及其他生产经营活动中的有关资 会计电算化带来的变化及其发展趋势 黄迈 料 运用数学 统计等方面的一系列方法 通过整理 计算 对比 分析等手段的运 用 向企业内部各级管理人员提供用以短期 和长期经营决策 制订计划 指导和控制企 业经营活动信息的对内报告会计 其主要功 能以围绕管理会计所从事的工作展开 其数 据来源将依据财务会计信息系统的基础数 据 配以生产经营活动中的其他数据及其各 类相关参数 其方法是将管理会计的各种方 法有机地引人 来进行数据处理 如 量本 利分析 边际分析 现金流量分析等 主要 包括财务计划 财务预算 财务预测 财务 控制和财务分析 通过管理会计信息系统的使用 可以实 现财务人员由事后核算到事前控制的转变 是电算化工作的深层次发展与延伸 也是对 财务会计信息系统所形成的财务数据的全面 综合利用 尽管财务会计电算化和管理会计 电算化在功能 内容等方面有许多区别 但 就原始资料而言他们是一致的 财务会计信 息系统是基础 是管理数据的来源 管理会 计信息系统是扩展与外延 是对财务会计数 据的综合处理与分析 我国当前的财务会计电算化的普及和发 展为管理会计电算化提供了良好的发展基 础 管理会计电算化是会计电算化发展的方 向 是经济发展到一定阶段后对财务会计电 算化的更高要求 也是最终实现企业管理电 算化的要求 而且随着经济的进一步发展 这种趋势将越来越明显 要实现管理会计电算化 就必须研制管 理会计信息系统 那么管理会计信息系统应 具有什么特征 呢 要有一个 丰富的 知识库支持系统 从时间跨度上适应 管理 模式的 变化 将事 前 事中 事后 三个阶 段 的管理 融 为 一体 并能借助于知识库支持系统 自动实现会计 数据 的纵横比较 通过比率分析 构成分 析 趋势分析以及与计划 定额的 比较 综 合运用财务会计 管理 审计乃至统计 运 筹等一系方法 清晰地报告分析 比较的结 果 帮助管理者及时作出决策 调整方案 计划 有效地进行管理 这一点也是管理会 计信息系统的精傲所在 要具有双向信 息流动和反债功能 既能接受数据输人 又能自动地向使用者提 供分析报告 这也是管理会计信息系统区别 于财务会计信息系统的重要特征 应建立标准的数据接 口 使得管理 会计信息系统所需数据可以从财务会计信息 系统的跨年度帐簿中获取 可以从不同的财 务会计信息系统中直接取得 也可以从标准 数据文档中取得 还可以手工处理等多种渠 道作为来源 应先从制订初期的财务预算 中期 的财务侧算与财务控制 末期的财务总结与 分析和历史数据的综合利用上人手 逐步将 各类管理会计的手段融人到管理会计信息系 统 因此 将计算机用于管理会计能大大提 高管理工作的质量和工作效率 不仅能够有 效地推动企业 电算化工作 而且更能使企业 基础管理工作得到切实加强 使大量的计算 机信息资源得到及时记录 汇总 分析 比 较 并通过网络系统迅速传递 提高会计信 息的 及时性 系统性 全面性和共享性 有 利于 企业经营管理者随时掌握经济活动的最 新资料 帮助管理人员迅速作出决策 增强 企业竞争力 使企业 的经营管理上一个新的 台阶 管理会计是否实现电算化也是企业管 理能否实现电算化的关键所在 为使会计电算化更上 一层楼 推动管理 电算化的实现 问题的关键在于会计电算化 软件的开发与应用 软件是电算化灵魂和核 心 会计信息系统水平的高低完全取决于 软 件的优劣 那么如何加强我国会计电算化软 件的开发与应用 推动会计软件向管理型发 展呢 年第 期苏州职业大学学报 首先 加强会计电算化的高新技术及理 论的研究 建立以财务管理电算化为核心的 企业管理信息系统是企业开展会计电算化的 方向 因此 需 要开发出事前有预侧 决 策 事中有控制 事后有核算 分析 涉及 供产销各领域的管理型会计软件 要使开发 设计的软件具有核算 管理 预侧 决策等 功能 并且还要使它速度更快捷 使用 更方 便 数据更安全 结构更合理 就必须将高 新技术运 用到软件开发中 会计软件在设计 思维上要达到无缝连接 保持数据 的真实性 和控制力度 使财务 系统既能 独立使用 又能 与管理系统有机地融为一体 同时应互连成 网 达到信息共享的目的 另外 不同经济 实体尽管业务活动千差万别 但从会计核算 方法和计算机 处理数据的角度看总是相似 的 因此在设计会计软件时应抓住共同点 遵循客观规律 按地区行业类型开发出不同 层次的通用会计软件 做到人 财 物的合 理利用 达到最大的社会效益 会计电算化是会计学和计算机技 术结合 的交叉科学 如何使它完整地成为一 门专门 的科学体系 还需要 有会计电算化理论基础 的研究 没有建立相应的数学模型 许多会 计工作是无法用计算机实现的 也无法开发 相 应的应