波轮产品公司合肥工厂物资出厂放行管理工作指引.doc

QMY-GDBH16.002-2012 波轮产品公司合肥工厂物资出厂放行管理工作指引波轮产品公司合肥工厂物资出厂放行管理工作指引QMY- GDBH16.002-2012替代:QMY-GCS16.009-2010编制说明编制说明：本指引规定了波轮产品公司合肥工厂物资出厂放行操作流程，并明确各相关部门的责任及权力，以保障公司的财产安全，特制定本管理规范。章节号编制(内容)说明编制人/时间组织架构调整重新修订此文件组织架构变动,重新修订此文件吴金燕2010-12-6吴金燕2011-12-23审核/日期： 李刚2012.1.7会签/日期：张天来、黄炤、马自群2012.1.7批准/日期： 钟芳流2012.1.9注：所有文件审批发布必须按照QMY-GB.001 文件与记录控制规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。编制部门（财务成本模块）审核（模块负责人）会签（管理部、品质部）批准（财务部部长）1 目的与适用范围本指引规定了波轮产品公司合肥工厂物资出厂放行操作流程，并明确各相关部门的责任及权力，以保障公司的财产安全。本管理办法适用于美的洗衣机事业部波轮产品公司合肥工厂。2 规范性引用文件无3 定义无4 管理内容4.1管理责任4.1.1出厂物资相关单据由各使用部门统一按照固定格式（详见附件）申请印刷，并负责相关单据的使用和保管；4.1.2相关印章由财务部申请和保管，管理部综合管理模块负责备案；4.1.3管理部综合管理模块和财务部对出厂物资进行监督和考核；4.1.4财务部负责出厂物资的备案及放行监控。4.2单据及印章使用原则 4.2.1出厂物资放行单据种类及使用范围退货报告单：用于无需求、不合格、售后退回等物料退回供应商的出厂；售后配件领料单：用于营销公司售后零部件领用出厂；美的洗衣设备公司材料销售订单：用于材料委外加工、调让的出厂放行；物资过磅单：用于废旧物资销售时过磅称重及出厂放行； 物资出厂凭单：用于非生产用物料、模具、办公用具、机器设备、工具、工业垃圾等物资的出厂；4.2.2各部门所使用的单据必须指定专人负责保管并对有效存根联妥善保管，方便日后核对工作；财务部印章保管人有权对各部门单据进行稽查，并纳入考核。4.2.3所有单据的填写必须做到“完整、规范、清晰、准确”，其中日期、物资名称、数量（需大写）、出厂原因等必须填写清楚，不得随意涂改，如有改动应由经办人签名或盖章确认；4.2.4退货、领料、委外调让加工、以及废旧物资等非生产物料的出厂，如涉及运输车辆，必须在单据上记录承运车辆车牌号码；4.2.5各种物资的出厂放行单必须按使用范围开具，并按照物资出厂审批流程（见4.3）中指定部门人员签字，并加盖指定印章方为有效，涉及财务收款的单据（如：物资过磅单），必须同时附有出纳收款凭证或出纳签字，如涉及装卸费需加盖“现金收讫”印章；4.2.6印章的保管和使用须指定专人负责，单据为指定人员开出方为有效。出门单据均应由各分厂、各部门预先指定拥有审批权人员审批，各部门需将拥有审批权人员笔迹在财务部及安全稽查、保安处备案，严禁经办人与审批人为同一人。如各部门对人事有调整，则必须及时知会财务部、管理部综合管理模块处；4.2.7财务部印章保管人在加盖印章前要对所开凭证进行审核（包括开单的规范、正确与否、签名是否齐全等），对单据的真实、完整及规范性负责；4.2.8物资出厂时应主动向门卫出示相关出厂凭证，并配合门卫检查，对于单据与实物不符或手续不全者，一律不予放行并交由管理部综合管理模块处进行处理。4.3 物资出厂审批流程序号单据类型使用部门使用范围操作流程加盖印章1退货报告单生产部物料退回供应商物料对应仓管员签字供方业务员签收生产部JIT物资主管签字财务部印章保管人加盖放行章门卫检查放行美的洗衣机事业部合肥工厂物资放行章22售后配件领料单营销公司营销公司售后零部件领用领料部门负责人签字发货人签字收货人签收财务部印章保管人加盖放行章门卫检查放行美的洗衣机事业部合肥工厂物资放行章23美的洗衣设备公司材料销售订单生产部材料销售采购部门、供应链签字财务部销售会计签字生产部JIT物资主管签字仓管员发货、签字财务部印章保管人加盖放行章门卫检查放行美的洗衣机事业部合肥工厂物资放行章24物资出厂凭单各部门非生产性物资出厂经办人申请部门负责人签字（部长、厂长或者经理签字）财务部审核财务部印章保管人加盖放行章门卫检查放行美的洗衣机事业部合肥工厂物资放行章25物资过磅单财务部废旧物资销售仓管员、监磅人签字财务审核财务部门收款、盖现金收讫章财务部印章保管人盖放行章门卫检查放行合肥荣事达洗衣设备制造有限公司现金收讫章、美的洗衣机事业部合肥工厂物资放行章24.4 物资装车及出厂管理4.4.1供应商如有自带包装物、周转器具或非供应本公司物料，应于进厂前在门卫处登记，否则所带物资将视为本公司所有； 4.4.2废旧物资装车前必须征得财务部过磅员、各部门废旧物资管理员的同意，经各部门废旧物资管理员全程在场监控装车后，进行过磅称重，由财务部过磅员开具废旧物资过磅单，经废旧物资管理部门负责人审核签字后送至财务部划价，最后由财务部印章保管人审核并加盖“美的洗衣机事业部合肥工厂物资放行章2”后方可出厂；4.4.3供方废旧物资车辆，废旧物资过磅单加盖完章印后应在0.5小时内尽快出厂，不得再次装卸其他物资，否则按盗窃处理；4.4.4 所有出门证当日上班时间有效（17:30后不予盖章，生产线下班后不予出门）。5 监督与考核5.1物资出厂时有下列情况之一者，将予以考核：5.1.1物资外出放行必须填制对应单据，不得以其他单据替代出门，一经发现将给予相关责任人每次50100元的处罚；5.1.2物资外出放行单据填写必须规范，退回厂家名称、物料名称、规格型号、数量、车牌号码等项目必须填写，如填写不规范，财务部印章保管人及保安人员有权拒绝物资盖章、外出放行；5.1.3物资外出经办人、审批人必须对外出物资的安全性负责，经办部门应留底备案，并保管好相应单据。财务部印章保管人及时检查物资出门手续规范性及需签收或验收的物资核销情况，对造成公司财产损失的，按损失金额的10%但不低于100元进行处罚；5.1.4不按以上规定办理物资出厂相关手续，造成不良影响的供应商，将根据情节轻重按规定对其进行处理；5.1.5对于恶意违规携带物资出厂的，一经发现将对责任人处以所带实物价值十倍以上的罚款并追究其法律责任；5.2财务部印章保管人有权对所有物资出厂相关流程进行监控和考核；如违反流