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时间管理 TIMEMANAGEMENT 课程内容 认识时间管理时间管理的陷阱时间管理的方法 阶梯图时间管理小贴士时间管理技能的提升 分组游戏 一 认识时间管理 1 时间管理学的发展简史2 时间的特性3 时间可否管理4 时间管理的原因5 时间管理的要素 1 时间管理学的发展简史 第一代着重利用便条与备忘录第二代强调长 中 短期日程表 反映出时间管理已注意到规划未来的重要性第三代注重优先顺序的观念 将有效的时间和精力加以分配 争取最高效率第四代在于个人管理 注重提高个人生活和工作的质量 帮助平衡发展工作和生活中的不同角色 并且全盘规划日常生活 TheClockAndTheCompass时钟与罗盘 将自己的幸福建立在控制一切事情的能力上是徒劳无益的 我们的确可以控制自己的选择 但是我们控制不了选择所带来的结果 时间管理不是给你提供另外一个时钟 而是给你一个罗盘 因为比速度更重要的是前进的方向 一百年前 你不是你 我不是我 一百年后 没有你 也没有我 2 时间的特性 2 时间的特性 供给毫无弹性无法蓄积无法替代无法失而复得 3 时间可否管理 我们无法 管住 它 不让它流逝 子在川上曰 逝者如斯夫 人生一世 草木一秋 4 时间管理的意义 明确自己的使命并制定一个有推动力的未来设想 它不仅赋予你生活的意义和目标 而且实际上就是你生活的根基所在 如何兼顾和协调你在生活中充当的各种角色 如何保持一种使你能够将首要事情放在首位的远见 如何在面临选择之际进行智慧决断如何将自己的每个星期变成一个螺旋上升的学习和生活过程 4 时间管理的意义 要賺多少钱才够用 你想过吗 时间就是金钱 我们需要什么呢 房子孩子家用开销 车子 退休养老 孝顺父母 休闲 旅遊 房子 买一栋象样点的房子 包括装修约50万 车子 买辆还算安全的车约15万 约十年换一次车加上保养 各项税金 罚金等等 1500 12月 30年 15万 3 100万 孩子 想生几个孩子呢 只生一个好 培养一个孩子到大学毕业需要约30万 不包括留学 哈佛一年约100万元 孝顺父母 一个月给父母每人300元 夫妻双方四人 300 4人 12个月 30年 43 2万元 家庭开支 一家三口 每月开销三千 很省了 3000 12個月 30年 108万元 休闲生活 看电影 旅行 郊遊 一年花一万 30年下来 共30万 退休金 退休后再活15年每个月和老伴用二千元过日子 2000 12个月 15年 36万元 统计一下 不计生病 失业等意外开销 房子50万车子100万孩子30万父母43 万 家用108万休闲30万晚年36万 总共397 2万元 5 管理时间的要素 时间最根本的要素是 事件 时间管理 就是一种 事件管理 管理时间的用法 有选择地运用我们的时间 案例 小叶的时间管理出现了什么问题 案例分析 问题不是没有时间 而是在分配 使用时间上出了问题 案例总结 如果你不去控制生活中的事件 你将被这些事件所控制 适当地控制事件可以提高效率并获得内心平静 关注点的层次 关注顾虑圈 关注影响圈 关注控制圈 我们不可以决定生命的长度 但可以决定生命的深度 我们不可以左右天气 但可以影响心情 我们不可以改变容貌 但可以展开笑容 我们不可以控制他人 但可以掌握自己 我们不能预知明天 但可利用好今天 我们不可以百战必胜 但可以尽心尽力 关注控制圈 关注点比重 二 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人 反正时间还早 拖延不速之客会议病文件满桌病事必躬亲 1 猪八戒踩西瓜皮 没时间做计划工作是程序化 规律化 根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚 船到桥头自然直 滑到哪里是哪里 2 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝 3 反正时间还早 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间 如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动 你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间 帕金森定律 拖延 4 不速之客 没有预约的客人 无端的申诉 往往会使你难以专心致志地工作 5 会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为推卸责任没有勇气 逃避指出个别员工之错误无效的会议不断重复 6 文件满桌病 安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好 7 事必躬亲 担心部属做错安全感不愿放弃得心应手的工作找不到可授权的下属 三 时间管理方法 阶梯图 1 明确目标 1 1正确目标的价值 目标刺激我们奋勇向前有目标才会有结果目标引导我们发挥潜能 1 2拟订目标的原则 原则一 符合自己的价值观原则二 了解自己目前的状况原则三 制定目标的SMART原则 符合自己的价值观 你希望听到别人如何评价你 你这一生有任何成就 贡献或值得怀念的事吗 你是个称职的丈夫 妻子 父母 子女 亲友吗 你是个令人怀念的同事或伙伴吗 失去了你 对关心你的人会有什么影响 幸福人生的要素 就观念上来说 幸福的人生就得靠4项均衡的要素组成 而这4项要素就是 健康 事业 人际关系 金钱 符合自己的价值观 制定目标的SMART原则 SPECIFIC具体的可实施的行动计划MEASURABLE可度量的 数量 质量 ACHIEVABLE可达到的RELEVANT与个人价值观吻合的TIMING有时间限制的 1 3目标的金字塔 终极目标长期目标中期目标短期目标每天目标 1 4设定目标的步骤 目标程序表 2 分清轻重缓急 2 1要事第一 大石头 理论二八定律时间管理矩阵图 大石头 理论 请观看录像请谈谈你的感想 二八定律 意大利经济学家帕雷托 Parto 80 salefrom20 customers80 profitfrom20 productline80 problemsfrom20 employees集中精力在能获得最大回馈的事情上 别花费时间在与成功无益的事情上 时间管理矩阵图 偏重第一类事务 偏重于第三类事务 偏重于第三 四类事务 结果 全无责任感工作不保依赖他人或社会结构为生 着重于第二类事务 结果 有远见 有理想平衡纪律自制少有危机 时间管理矩阵的应用案例 张经理把要做的当天任务罗列出来 制定明天时间计划接待一个老同学向总经理汇报工作举行办公会议给外地客户打电话与同事聊一部电影到门诊部看病 打分标准 重要性 紧急性分数表 任务次序表 任务指数 任务 制定明天的时间计划 接待一个老同学 向总经理汇报工作 举行办公会议 给外地客户电话 与同事聊一部电影 4分 2分 8 1分 4分 4 3分 1分 3 2分 3分 6 3分 3分 9 1分 1分 1 到门诊看病 4分 4分 16 2 2以终为始 是必须要做的吗 不完成会怎样 是自己想要的吗 和目标直接相关吗 回报及收益高吗 2 3减少冗长的会议 会议前会议中会议后 2 4学会说 NO 耐心倾听如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长显示慎重表情应和颜悦色态度坚定 学会说 NO 续 指出拒绝的理由拒绝的是请托而不是他如有可能为他提供其他可行途径切忌透过第三者来拒绝 2 5如何对付不速之客 不要采行无条件的 门户开放政策 授权别人对约会事宜作初步之安排预留灵活时间 如何对付不速之客 续 在办公室外接见外界不速之客站立会客控制会谈时间宁可提早上班 但不要延迟下班定期与部属会面 2 6有效委派 委派的选择 新手 做过类似工作的人 备忘录 传真 电子邮件 必要时 个别会晤 每天 委派给谁 如何指示 跟进工作 3 制定计划 3 1年计划 活动计划表 3 2周计划工作安排 第周 3 3每日工作计划表 4 立即行动 4 1克服拖延 不要把难事往后拖不要把不喜欢的事往后拖不要把喜欢的事做过了头 工作细分自律防范于未然 4 2避免混乱 办公室桌上的 5S 运动处理信息洪流 办公桌上的 5S 运动 整理废纸篓的作用文件存档系统 各就各位 的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理整顿清扫清洁修养 处理信息洪流 4 3告别完美 清楚你所从事的工作对质量的要求80分标准不要为自己预留太充裕的时间 完美根本就不存在 了解这句话的人就等于人性智能的极致 期待拥有完美者是人类最疯狂危险之举 19世纪法国诗人马塞特 4 4及时行动 我其实没有什么辉煌灿烂的功绩 只有一点令我自豪的是 凡是我觉得应该做的 我就去做 而当我决心做后 我便着手去做了 美国罗斯福 只有行动才能靠近目标 使用更好的工具工作提升您工作的熟练度运用既有的情报 经验 练习 四 时间管理小贴士 月历行事历与甘特表效率手册商务通与订房卡闹钟其它工具 使用时间管理工具的四把钥匙 只用一个个人的管理系统随身携带远离废纸以最合适的方式使用工具 IknowIwrotedownheresomewhere我记得我曾写在什么地方了 ButIcan tplan exceptonthefrontofmyrefrigerator 我必须在冰箱前做计划 五 时间管理技能的提升 1 企业人节约时间的秘诀2 千万不要做的四种人 1 企业人节约时间的秘诀 处理公务切忌先办小的 后办大的 应先做最重要的事用大部分时间去处理最难办的事把一部分交给秘书去做能打电话解决的就打电话 少写信 必须写信时就尽量短写减少会议拟好工作时间表分析自己利用时间的情况 多少时间被浪费了尽量利用空余时间看文件 2 千万不要做的四种人 视时间为主宰的人