OA2004操作手册.doc

用户操作手册 1 京华京华 ExOA2004 用户操作手册用户操作手册用户操作手册用户操作手册 用户操作手册 2 第第 1 章章 概述概述 9 1 1 EXOA2004 政务版简介 9 1 2 预备知识和技能 9 第第 2 章章 系统简介系统简介 10 2 1 登录系统 10 2 2 界面布局 11 2 2 1 待办 11 2 2 2 待阅 12 2 2 3 新建 13 2 2 4 查询 14 第第 3 章章 公文管理公文管理 16 3 1 未进入公文处理界面的操作 16 3 1 1 新建公文 16 3 1 2 打开公文 17 3 1 3 刷新公文列表 17 3 1 4 列表显示方式 18 3 1 5 预览 18 3 1 6 流程日志 18 3 1 7 办理公文 19 3 1 8 退回公文 20 3 1 9 删除公文 20 3 1 10 查询公文 21 3 1 11 回收公文 21 3 1 12 催办设置 21 3 1 13 催办打印 22 3 1 14 强制回收公文 23 3 1 15 加入常用查询条件 23 3 1 16 删除常用查询条件 23 3 2 进入公文处理界面后的操作 24 3 2 1 流程日志 24 3 2 2 表单日志 24 3 2 3 转任务 25 3 2 4 归知识库 26 3 2 5 保存公文 26 3 2 6 打印表单 26 3 2 7 添加正文 26 3 2 8 转发 27 3 2 9 关闭 27 3 2 10 跳转 27 3 2 11 发送 28 3 2 12 附件 28 用户操作手册 3 3 2 13 参考资料 28 3 2 14 相关知识 28 3 2 15 相关任务 28 3 2 16 另存正文 28 3 2 17 打印正文 29 3 2 18 显示痕迹 29 3 2 19 规范全文 29 3 2 20 页面设置 30 3 2 21 插入时间 30 3 2 22 插入文件 30 3 2 23 工具栏 31 第第 4 章章 任务管理任务管理 31 4 1 新建任务 31 4 2 执行任务 33 4 3 分配任务管理 37 4 4 任务代理 41 4 5 任务查询 42 第第 5 章章 个人事务管理个人事务管理 43 5 1 消息系统 43 5 1 1 新建 43 5 1 2 转发 45 5 1 3 查询 47 5 1 4 删除 47 5 2 修改密码 48 5 3 界面风格设置 48 5 4 私有组管理 50 5 4 1 增加私有组 50 5 4 2 删除私有组 51 5 4 3 增加私有组成员 51 5 4 4 删除私有组成员 53 5 5 个人日程 54 5 5 1 新建日程 54 5 5 2 修改日程 55 5 5 3 查询日程 57 5 5 4 导入导出到 outlook 58 5 6 个人图章 58 5 6 1 增加个人图章 58 5 6 2 修改个人图章 59 5 6 3 删除个人图章 60 5 7 常用词条 60 5 7 1 增加常用词条 60 5 7 2 修改常用词条 61 5 7 3 删除常用词条 62 用户操作手册 4 5 7 4 公有词条 63 5 8 代理授权 63 5 8 1 设置授权 64 5 8 2 收回授权 65 第第 6 章章 综合管理综合管理 66 6 1 领导日程 66 6 1 1 日程查看方式 67 6 1 2 新建 68 6 1 3 修改 69 6 1 4 删除 70 6 1 5 查询 72 6 1 6 发布 73 6 1 7 打印 73 6 2 主题词 74 6 2 1 库新建 74 6 2 2 库修改 74 6 2 3 库删除 74 6 2 4 新建一级分类 74 6 2 5 新建二级分类 74 6 2 6 新建三级分类 75 6 2 7 分类修改 75 6 2 8 分类删除 75 6 3 文号 75 6 3 1 文号列表显示 75 6 3 2 新建文号 75 6 3 3 修改文号 76 6 3 4 删除文号 76 6 3 5 文号清零 76 6 3 6 取文号 77 6 3 7 查看补号 77 6 3 8 查看预留号 78 6 4 外部单位 79 6 4 1 新建外部单位 79 6 4 2 修改外部单位 79 6 4 3 删除外部单位 80 6 5 资产管理 80 6 5 1 办公用品管理 80 6 5 1 1 办公用品类型管理 80 6 5 1 2 新建办公用品 81 6 5 1 3 修改办公用品 82 6 5 1 4 删除办公用品 83 6 5 2 固定资产管理 83 6 5 2 1 新建设备资料 83 用户操作手册 5 6 5 2 2 修改设备资料 84 6 5 2 3 删除设备资料 84 6 5 2 4 设备维修记录 85 6 5 3 进货管理 87 6 5 3 1 新建进货 87 6 5 3 2 修改进货 87 6 5 3 3 删除进货 88 6 5 3 4 查询进货 88 6 5 4 出货管理 88 6 5 4 1 新建出货 消耗品 89 6 5 4 2 修改出货信息 消耗品 92 6 5 4 3 删除出货信息 消耗品 93 6 5 4 4 固定资产出货 94 6 5 4 5 固定资产取消出货 95 6 5 4 6 出货查询 95 6 5 5 库存管理 96 6 5 5 1 设备报废 96 6 5 5 2 设备退仓 97 6 5 5 3 设备报废记录 97 6 5 5 4 设备退仓记录 98 6 5 6 供应商管理 98 6 5 6 1 新建供应商 98 6 5 6 2 修改供应商 99 6 5 6 3 删除供应商 100 6 5 6 4 供应商查询 100 6 5 7 仓库管理 100 6 5 7 1 新建仓库 101 6 5 7 2 修改仓库 101 6 5 7 3 删除仓库 102 6 5 7 4 货架管理 103 6 5 7 5 货位管理 105 6 6 车辆管理 105 6 6 1 车辆资料管理 105 6 6 1 1 新建车辆资料 105 6 6 1 2 修改车辆资料 106 6 6 1 3 删除车辆资料 107 6 6 1 4 查询车辆资料 108 6 6 2 驾驶员档案管理 108 6 6 2 1 新建驾驶员档案 108 6 6 2 2 修改驾驶员档案 109 6 6 2 3 删除驾驶员档案 110 6 6 3 车辆费用管理 111 6 6 3 1 新建油费 111 6 6 3 2 修改车辆油费 111 用户操作手册 6 6 6 3 3 删除车辆油费 112 6 6 3 4 新建车辆一般费用 112 6 6 3 5 修改车辆一般费用 113 6 6 3 6 删除车辆一般费用 114 6 6 3 7 车辆费用统计 114 6 6 3 8 车辆费用查询 114 6 6 4 车辆维护维修记录 115 6 6 4 1 新建车辆维修记录 115 6 6 4 2 修改车辆维修记录 115 6 6 4 3 删除车辆维修记录 116 6 6 4 4 维修记录查询 117 6 6 4 5 高级查询 117 6 6 5 车辆使用管理 117 6 6 5 1 新增车辆使用记录 118 6 6 5 2 修改车辆使用记录 119 6 6 5 3 删除车辆使用记录 119 6 7 人事档案 120 6 7 1 人事档案管理 120 6 7 1 1 新建人事档案 120 6 7 1 2 修改人事档案 121 6 7 1 3 删除人事档案 121 6 7 1 4 人事档案的查询 122 6 7 2 人事考核管理 122 6 7 2 1 新建人事考核 122 6 7 2 2 修改人事考核 123 6 7 2 3 删除人事考核 123 6 7 2 4 预设全体人员考核合格 123 6 7 2 5 全部发布 123 6 7 2 6 人事考核查询 124 6 7 3 个人获奖管理 124 6 7 3 1 新建个人获奖 124 6 7 3 2 修改个人获奖 125 6 7 3 3 删除个人获奖 125 6 7 3 4 批准个人获奖 125 6 7 3 5 删除批准个人获奖 126 6 7 3 6 个人获奖查询 126 6 7 4 个人小档案 127 6 7 4 1 修改个人小档案 127 6 8 工资管理 127 6 8 1 工资项目维护 128 6 8 1 1 新增工资项目 128 6 8 1 2 修改工资项目 128 6 8 1 3 删除工资项目 129 6 8 2 工资发放情况 129 用户操作手册 7 6 8 2 1 录入工资发放情况 130 6 8 2 2 修改工资发放情况 130 6 8 2 3 删除工资发放情况 131 6 8 2 4 工资发放情况查询 131 6 8 3 工资统计 132 6 8 3 1 查看工资存档表 132 6 8 3 2 统计部门工资总额 132 6 8 4 复制上月工资 133 6 9 考勤管理 133 6 9 1 考勤类型管理 134 6 9 1 1 新建考勤类型 134 6 9 1 2 修改考勤类型 135 6 9 1 3 删除考勤类型 135 6 9 2 考勤登记 136 6 9 2 1 新建考勤登记 136 6 9 2 2 修改考勤登记 137 6 9 2 3 删除考勤登记 137 6 9 3 考勤查询 138 6 9 4 考勤统计 138 6 10 水电管理 139 6 10 1 用水管理 139 6 10 1 1 新增用水 139 6 10 1 2 修改用水 140 6 10 1 3 删除用水 140 6 10 1 4 用水情况查询 141 6 10 2 用电管理 141 6 10 2 1 新增用电 141 6 10 2 2 修改用电 142 6 10 2 3 删除用电 142 6 10 2 4 用电查询 143 6 10 3 水电统计 143 6 11 公文归档管理 143 6 11 1 归档分类管理 144 6 11 1 1 新建公文归档分类 145 6 11 1 2 修改公文归档分类 145 6 11 1 3 删除公文归档分类 145 6 11 1 4 新建公文归档子分类 146 6 11 1 5 修改公文归档子分类 147 6 11 1 6 删除公文归档子分类 147 6 11 2 公文归档关系管理 147 第第 7 章章 会议管理会议管理 148 7 1 会议登记 149 7 1 1 增加会议登记 149 用户操作手册 8 7 1 2 修改会议登记 150 7 1 3 删除会议登记 151 7 1 4 会议登记送审 152 7 1 5 打印会议登记 152 7 2 外出会议登记 153 7 2 1 新增外出会议登记 153 7 2 2 修改外出会议登记 154 7 2 3 删除外出会议登记 154 第第 8 章章 知识库知识库 155 8 1 知识库结构介绍 155 8 2 知识库分类介绍 155 8 3 知识库操作说明 155 第第 9 章章 档案库档案库 155 第第 10 章章 信息资源信息资源 155 10 1 版面介绍 155 10 1 1 功能导航 156 10 1 2 登录框 156 10 1 3 各栏目显示 156 10 1 4 信息公告 157 10 1 5 信息搜索 157 10 1 6 留言板 157 10 1 7 版权信息 157 10 2 个人工作区 157 10 2 1 个人信息 158 10 2 2 业务管理 158 10 2 3 信息平台 158 10 2 3 1 信息录入 159 10 2 3 2 信息审批 162 10 2 3 3 信息搜索 162 10 2 3 4 信息订阅 163 用户操作手册 9 第第 1 章章 概述概述 1 1 ExOA2004 政务版简介政务版简介 京华网络有限公司成立于 1993 年 是国内最早从事计算机系统集成和软件开发的 专业厂商之一 京华网络是国家火炬计划重点骨干企业 广东省重点支持的四家软件企 业之一 广州市重点支持的十家软件企业之一 京华网络总结多年办公自动化系统的实施经验 针对各级政府机关 企事业单位的 办公自动化特点 新近推出集文字 数据 声音 图像等多种信息为一体 各业务系统 为一体的京华 ExOA2004 办公自动化系统 作为公司的拳头产品 该产品为各级机关 企事业单位的办公自动化建设提供一整套完整 系统的解决方案 其目的是帮助各级机 关 企事业单位提高全员办公效率和管理水平 更快 更好地实现办公手段自动化 资 源处理信息化 信息传输网络化 智能化的办公自动化建设目标 1 2 预备知识和技能预备知识和技能 了解并学习京华 ExOA2004 办公自动化系统 要求普通用户必须具备以下的基础知 识和技能 1 具有 Microsoft Windows 的基本操作技能 2 具有 Microsoft Internet Explorer 6 0 的基本操作技能 3 具有 Microsoft Office 2000 的基本操作技能 用户操作手册 10 第第 2 章章 系统简介系统简介 2 1 登录系统登录系统 1 在浏览器的地址栏里输入办公自动化服务器名称和京华 OA 站点名称 如 http OA 出现如下登录框 图表 2 1 1 输入用户名密码对话框 2 用户输入系统管理员为自己分配的办公自动化用户帐号和密码 单击 确定 按钮后 将自动登录进入如下图所示的系统主页面 图表 2 1 2 系统主界面 用户操作手册 11 安全设置 在使用系统之前先点击 IE 安全设置 系统显示如下窗口 图表 2 1 3浏览器设置 按打开后系统会出现如下窗口 按 是 设置浏览器 图表 2 1 4浏览器设置提示窗口 按 是 后 系统出现以下窗口 按确定完成设置 图表 2 1 5浏览器设置完成窗口 2 2 界面布局界面布局 2 2 1 待办待办 系统主页面默认显示的是待办业务信息 系统将当前登录用户所要处理的业务按业务 分类罗列出来 用户可以选择要办理的业务进行办理 用户操作手册 12 排序 系统默认将待办信息按业务分类排序 并提供另外两种分类 按速级和按接收时间排 序 可在三种状态下切换 预览 系统的默认状态是没有预览 如果看到自己的待办公文后 不想打开公文查看正文和 附件就可以选择 预览 按钮查看 可通过放大和还原按钮将预览窗口放大和缩小 界面同下图 图表 2 2 1 待办信息 刷新 刷新自己的待办的业务 公文办理 可直接点击公文标题打开公文进行办理 或点击列表记录后的复选框 列表上方显示 办理 按钮进行公文办理 可对同表单同步骤的公文进行批量办文 2 2 2 待阅待阅 选择主界面的待阅窗口后 系统默认将需要批阅的公文或其他要办的事务罗列出来 用户可以选择待阅文件直接查看 同待办一样默认按业务分类进行排序 排序 系统默认将待办信息按业务分类排序 并提供另外两种分类 按速级和按接收时间排 序 可在三种状态下互相切换 预览 系统的默认状态是没有预览 如果看到自己的待阅信息后 不想打开公文就可以选择 这个按钮查看 可通过放大和还原按钮将预览窗口放大和缩小 界面同下图 用户操作手册 13 图表 2 2 2 待阅信息 刷新 刷新自己的待阅的业务信息 公文阅读 可直接点击公文标题打开公文进行批阅 2 2 3 新建新建 选择新建标签后 系统将出现以下界面 图表 2 2 3 新建窗口 从上图可以看出 系统默认将当前用户有拟稿权限的各种公文 事务列出 当要创建相应 的公文和事务时 直接点击公文模板 系统打开如下窗口 用户操作手册 14 图表 2 2 4 新建公文窗口 2 2 4 查询查询 选择查询标签后 系统出现如下窗口 图表 2 2 5 查询窗口 用户操作手册 15 查询目标 窗口左边框架内显示的是要查询的业务类别 选择相应的类别后 系统右边框架上部 显示的是查询条件 下部显示的是符合条件的记录 常用查询 常用查询中一般包括的是一些经常使用的查询条件 预先定义好存在系统中 用户执 行查询时不需要再设置条件 直接点击即可 一般包括本人已办 本人已阅等等 根 据各种业务的不同而不同 条件查询 条件查询是常用查询解决不了的查询需求 将信息的部分重要字段显示出来供用户设 置 用户设置完条件后按查询显示符合条件的信息 高级查询 当用户的查询需要很细时 则常用查询和条件查询都不能得到查询结果时 就有必要 使用高级查询 高级查询是将所有字段显示出来给用户设置 设置完条件后按查询系 统显示符合条件的信息 查看明细 信息被查询出来后可以单击每条记录的标题查看详细信息 用户操作手册 16 第第 3 章章 公文管理公文管理 3 1 未进入公文处理界面的操作未进入公文处理界面的操作 3 1 1 新建公文新建公文 新建公文步骤如下 一 进入系统后 选择新建标签 系统将当前登录用户有拟稿权限的公文模板按 业务类别罗列出来 如下图 图表 3 1 1 模板列表界面 二 选择要创建的公文的公文模板 系统将出现公文编辑窗口 系统界面如下 用户操作手册 17 图表 3 1 2 新建公文界面 新建公文时 系统默认显示已经由系统管理员定义好的公文表单 可以对公文增 加和删除附件 增加和删除参考资料 添加正文 公文保存 表单打印 发送等操作 还可以查看流程日志和表单日志 注 在发送公文时 必须输入字段必须输入内容 3 1 2 打开公文打开公文 系统中打开公文的通用方式是直接点击公文名称 自动显示公文的详细信息 但是 打开公文的入口有很多 比方待办 待阅 查询后要查看公文的详细信息 基本的打开 界面都和图表 3 1 2 相似 只是根据权限有的可以编辑公文信息 有的只能查看信息 3 1 3 刷新公文列表刷新公文列表 在待办和待阅窗口中 随时可以按 刷新 按钮来刷新公文列表 看是否有自己需 要处理的公文 用户操作手册 18 3 1 4 列表显示方式列表显示方式 对于待办和待阅窗口 系统提供三种列表显示方式 按业务种类分类 将所有要处理的公文按业务类别来罗列 比方说公文 事务等 按速级分类 将所有要处理的公文按速级来罗列 比方说特急 缓急等 按时间分类 将所有要处理的公文按接收时间来罗列 3 1 5 预览预览 在处理公文时 有时可能只看正文就可以确定是不是可以审批通过 不需要打开公 文进行处理 系统提供了预览功能 示意窗口如下图 上面显示的是待处理的公文或者 事务 下面显示的是正文内容和附件 如果存在 图表 3 1 3 预览界面 3 1 6 流程日志流程日志 公文在流转过程中所经过的路径 可以通过流程日志来查看 在待办和待阅窗口 中 可以查询每条公文的流程日志 系统显示该公文的流程日志 显示格式如下 用户操作手册 19 图表 3 1 4 流程日志查看窗口 3 1 7 办理公文办理公文 当要处理公文时 有两种处理方式 一种是不需要打开公文就可以确定结果的公文 一种是必须打开查看详细资料后才能确定结果的公文 对于第一种 我们在待办和待阅 中提供直接办理的功能 示意界面如下 图表 3 1 5 快速办理窗口 选中后面的复选框 在窗口的右上角会出现快速办理的按钮 办理 提供以下简易办理窗口 给用户输入意见 并发送到下一环节 用户操作手册 20 图表 3 1 6 快速办理窗口 退回 将所选择的公文退回到公文发送者 删除 删除流转到当前操作用户的公文 对于第二种 用户必须先打开公文 在公文办理窗口的工具区中有保存 流程日志 表单日志和发送等按钮 注 这些按钮管理员可根据各步骤进行定制 3 1 8 退回公文退回公文 如 3 1 7 中所叙 有两种退回公文的方法 一种直接在待办公文中快速退回 一种 打开公文后选择相应的按钮来将公文退回给发送者 3 1 9 删除公文删除公文 如 3 1 7 中所叙 有两种删除公文的方法 一种直接在待办公文中快速删除 一种 将公文通过查询条件查询出来 执行删除 示意界面如下 用户操作手册 21 图表 3 1 8 公文删除窗口 3 1 10 查询公文查询公文 在图 3 1 8 中 我们看到系统提供了对公文的一些常用查询和条件查询 在通常的 使用过程中 这些快捷查询方式已经可以满足一般的办公要求 在有些特定的情况下 我们可能用到高级查询 高级查询窗口中可设置的条件更加精确 3 1 11 回收公文回收公文 在图 3 1 8 中 我们看到系统提供了对公文的回收操作 当要将已经发送到下一环 节的公文回收回来 但该回收只是对于下一环节人员没有处理的情况进行回收 3 1 12 催办设置催办设置 在图 3 1 8 中 我们看到系统提供了催办设置操作 可以对特定公文进行全程催办 也可对公文的某一步骤进行催办设置 设置窗口如下 用户操作手册 22 图表 3 1 9 公文催办设置窗口 3 1 13 催办打印催办打印 催办打印是对电子催办的一个补充 将催办信息打印出来提交给相关的办理人员 催办打印窗口如下 用户操作手册 23 图表 3 1 9 催办打印窗口 3 1 14 强制回收公文强制回收公文 强制回收公文功能和回收功能相似 但强制回收的权限范围更大 普通回收只能回 收下一环节没有进行处理的公文 强制回收可以回收下一环节还没有发送的公文 但都 不能跨步骤回收 3 1 15 加入常用查询条件加入常用查询条件 当预先定义好的常用查询条件不能满足当前操作人员的查询需求 用户可以自行设 置查询条件将结果查询出来 如果按这个查询条件使用比较多的话 可以将这个条件设 置取名字存储为常用查询条件 3 1 16 删除常用查询条件删除常用查询条件 当觉得某一个预先定义好的常用查询在日常的工作中并不是使用频率很高时 可以 先按这个条件对结果进行查询 然后按 删除常用查询条件 将这个定义好的查询从系 统中删除 用户操作手册 24 3 2 进入公文处理界面后的操作进入公文处理界面后的操作 3 2 1 流程日志流程日志 公文在流转过程中所经过的路径 可以通过流程日志来查看 打开公文后 在窗口 的左上角有个 流程日志 按下后系统显示该公文的流程日志 显示格式如下 图表 3 2 1 流程日志查看窗口 3 2 2 表单日志表单日志 公文在流转过程中所有的修改 可以通过表单日志来查看 打开公文后 在窗口的 左上角有个 表单日志 按下后系统显示该公文的曾经修改过的日志 显示格式如下 用户操作手册 25 图表 3 2 1 表单日志查看窗口 3 2 3 转任务转任务 如果公文处理过程中有可能会产生任务 当任务完成后根据任务的完成结果来继续 公文的流转 如果在应用支撑平台内已经定义好了公文和任务的对应关系 并且当前操 作用户具有转任务的权限 在公文打开窗口的工具栏中就会出现公文转任务按钮 点击 转任务按钮 显示如下图 用户操作手册 26 公文转任务 3 2 4 归知识库归知识库 如果公文处理过程中 如果发现公文的内容具有代表性 并且当前操作用户具有转 任务的权限 在公文打开窗口的工具栏中就会出现归知识库按钮 3 2 5 保存公文保存公文 当修改了公文的内容后 包括表单的填写 正文的编辑 附件的添加 参考资料的 添加等 但又不想发送到下一环节时 可以按保存按钮将当前所编辑的公文的修改结果 保存下来 直接按保存即可 3 2 6 打印表单打印表单 当系统管理员在后台已经定义好公文表单所对应的表单打印模板后 可以将公文的 表单打印并输出 这样可以做到表单输出的格式多样 3 2 7 添加正文添加正文 正文的添加方式有两种 一种是选择工具栏中的添加正文按钮 这个一般会问你 用户操作手册 27 是否覆盖正文 选择自己要添加的正文后 系统将内容直接读写进来 另外一个添加方 法只能针对 word 格式的文档 通过直接插入 word 文档 3 2 8 转发转发 公文转发就是在设置了公文关系映射后 可以将该种模板公文转成相应的映射关系的公文 并能 够在相关的公文一栏显示出来 3 2 9 关闭关闭 当公文打开 做了相应的修改后直接点击关闭将公文关闭 3 2 10 跳转跳转 当前操作用户如果具有跳转权限 在公文打开的工具栏上会有 跳转 的按钮 当 希望公文不是按正常的流程走 而是想直接送到某一步骤时 可以选择 跳转 处理 界面如下 系统将该流程的所有的步骤显示出来供用户选择 图表 3 2 2 公文跳转步骤选择窗口 用户操作手册 28 3 2 11 发送发送 当前用户将打开的公文编辑完成后 确定不需要再修改 各种正文 附件 参考 资料等已经添加完全 希望将公文发送给下一环节的用户来进行处理 则可以选择工具 栏上 发送 按钮将公文发送给下一环节的处理用户 3 2 12 附件附件 当公文有附件时 可以在公文打开窗口的右上角部分增加和删除公文的附件 3 2 13 参考资料参考资料 当公文有参考资料时 可以将相关的参考资料附加到公文 和公文一起流转 并为 公文的处理提供参考信息 3 2 14 相关知识相关知识 如果公文定义了公文的主题词 则系统会自动根据主题词到知识库里将相关的知识 搜索出来以提供给公文处理人员进行参考 3 2 15 相关任务相关任务 如果公文在流转过程中有用户将公文转任务 则在相关任务中会将已经创建的任务 显示出来 直接点击任务可将任务的详细信息显示出来 3 2 16 另存正文另存正文 在公文打开处理窗口中的正文部分 包含了 另存 正文的按钮 如果想将正文另 外保存 则可以选择此按钮 用户操作手册 29 图表 3 2 4 另存正文示意窗口 3 2 17 打印正文打印正文 在图表 3 2 4 中 我们可以看到在正文部分 系统还提供了打印正文的功能 如果 想将正文的内容打印出来 可以直接选取该按钮打印输出 3 2 18 显示痕迹显示痕迹 在图表 3 2 4 中 我们可以看到在正文部分 系统提供了显示痕迹和隐藏痕迹的 功能 公文在流转过程中 处于流转过程的用户可能会要对正文的内容增加 修改 删 除 而这些修改和删除希望能保存到系统中 以方便想查看时查看 3 2 19 规范全文规范全文 当编辑正文时 可能是从不同的文档拷贝过来 而这些文档的相互之间的格式又不 相同 势必造成正文的内容混乱 如果手工调整格式则无形中增加了工作量 为解决这 个问题 系统提供了 规范全文 功能按钮 并预先定义好了文档的样式 以能够帮用 户自动实现格式的统一 用户操作手册 30 3 2 20 页面设置页面设置 当要将正文的内容打印输出时 可能正文的内容不是正好适合 word 的页面设置 为了让输出比较美观 系统通过调用 word 本身自带的页面设置窗口 来实现页面设置 功能 3 2 21 插入时间插入时间 当编辑公文的正文时 可能需要输入系统时间 并且可能要求是不同的时间格式 系统提供了选择时间格式的快捷按钮 示意窗口如下 图表 3 2 5 插入时间示意窗口 3 2 22 插入文件插入文件 当编辑公文的正文时 可能需要将其他 word 文档的内容插入到正文 系统提供了 插入文件的快捷按钮 选择要插入的 word 文档后 系统自动将内容读入到正文中 3 2 23 工具栏工具栏 当编辑公文的正文时 可能系统默认提供的工具栏按钮不够使用 需要定义 word 用户操作手册 31 的工具栏按钮 为解决这个问题 系统提供了定制 word 工具栏的功能 点击 工具栏 后 系统显示如下窗口来完成 word 工具栏的定制 图表 3 2 5 工具栏设置窗口 第第 4 章章 任务管理任务管理 4 1 新建任务新建任务 只有具备以下 3 个条件之一的用户 才可见任务 新建 链接 1 用户是领导 有下级用户 2 代理其他用户任务 代理的用户是领导 有下级用户 3 联络员或者秘书 通过权限设置 可以代领导起草任务 点任务 新建 链接后 出现如下界面 用户操作手册 32 按钮操作说明 当用户新建任务时 如果想取个人历史新建任务来参考修改 可通过这两个按钮来获取 其中 往前遍历 往后遍历 新建 在上面的 按钮遍历历史新建任务后 当没有可参考的历史任务 通过点击 新建 按钮清 空任务内容 保存 将任务保存成草稿 任务标题为必输 保存后 任务状态为任务草稿 保存按钮置灰 任务工具 栏如下 当修改草稿内容后 保存 按钮又变为可操作状态 草稿任务显示在个人的待办任务中 废弃 删除草稿任务 废弃的草稿任务将不再显示在待办任务中 发送 任务发送时 输入 选择框的输入限制如下 任务标题 必输字段 最大输入长度为 100 字符 主 办 人 必输字段 如果主办人是多人 则将生成多条除主办人不同外 其他都相同的任 务 对于不同类型的新建任务 主办人选择框打开的地址本不完全相同 有以下几种情况 1 区局领导 主办人地址本为所有科室及分局 2 中层领导 主办人地址本为其所在部门的下属 用户操作手册 33 3 区局代理起草权限的用户 主办人地址本为区局领导所见地址本及起草人所在科室的人 员 不包含正负科长 主任 4 分局代理起草权限的用户 主办人地址本为起草人所在分局的人员 不包含正负分局长 限办时间 如果是上级领导给下级领导分配任务 此字段为必输字段 且要求限办时间必须 大于当前时间 如果是秘书代理领导起草任务 则该输入框为非必输字段 提醒时间 非必输字段 但如果速级是 加急 或者 特急 则要求该字段必输 且该时间 必须大于当前时间 且小于限办时间 速 级 必输字段 有 普通 加急 特急 三种选择 任务要求 非必输字段 最大输入长度为 2000 字符 对于代理起草任务的用户 点击 发送 后 显示如下选择页 选择其中一个接收人 然后按 确定 按钮 则任务发送给接收人 关闭 关闭当前任务窗口 如果用户已经填写或者修改了任务信息 则系统会提示用户是否保存 添加附件 如果任务还没有保存 系统会提示用户 任务还未保存 请先保存后再上传附件 则用户保存 任务后才能操作本功能 点击该按钮后弹出如下框上传附件 附件最大限制为 10M 删除附件 选择要删除的按钮 按 删除附件 按钮 则所选择的附件将被删除 4 2 执行任务执行任务 对于任务执行人 只要任务没有结束 都在执行人的待办任务列表中 通过待办任务链接 进入任务 用户操作手册 34 管理执行界面 如下图 回退 当用户接到任务后 因某种原因而不能按照任务要求执行时 可以申请回退 点击 回退 按钮 后 弹出如下对话框 输入回退内容 按 提交 按钮 则任务回退给分配人 并发消息通知分配人 回退的任务 在主办人的待办任务列表中的状态为 申请回退 当任务已经交办给下级执行 则 回退 按钮不可见 交办 如果主办人有下级用户 交办 按钮可见 点击 交办 按钮 出现如下地址本选择框 用户操作手册 35 选择一或多个人员 按 确定 按钮 弹出如下页面 缺省的任务限办时间 任务要求与上级任 务相同 且上级任务的任务附件将自动传给下级任务 不需要再次上传 用户操作手册 36 按右下角的 保存 按钮 保存交办任务 汇报 点击 汇报 按钮 出现如下页面 对话框顶部为新增汇报 输入汇报内容 如果汇报需要带附件 点击 增加附件 按钮 在汇报 用户操作手册 37 内容下出现文件选择框 选择相应的附件 按 提交 按钮 完成汇报 对话框下部区域为历史汇报区 对于分配人没有看过的任务汇报 在汇报的右上角有 修改 和 删除 链接 通过链接 用户可以对历史汇报进行操作 延期 用户执行任务过程中 当时间不足以完成任务时 主办人可以申请延期 点击 延期 按钮后 弹出对话框 输入延期内容 按 提交 按钮 则分配人将通过消息系统接收到主办人的延期申请 且该任务在分配人的待办任务中 完成 用户执行完任务后 就可以申请完成任务 点击 完成 按钮 弹出如下对话框 输入完成内容 如果有附件 则点击右上角的 增加附件 按钮 在完成内容下面的附件输入框选择上传的文件 操 作完后 按 提交 按钮 则申请任务完成结束 并发消息通知分配人任务申请完成 且该任务在分 配人的待办任务中 如果当前任务有下级任务 在下级任务完成前 完成 按钮都不可见 关闭 关闭当前任务窗口 4 3 分配任务管理分配任务管理 对于个人分配的任务 可通过如下两种方式进入 1 主办人申请回退 申请延期 申请完成的任务 可通过任务待办列表或者消息系统相关消息的链 接进入 2 通过查询 本人分配任务 或者通过条件查询任务名查到任务列表 通过任务列表进入 进入后 界面如下 用户操作手册 38 保存 修改任务信息后 按 保存 按钮 则将所修改内容保存 批示 点击 汇报 按钮 出现如下页面 用户操作手册 39 对话框顶部为新增批示 输入批示内容 如果批示需要带附件 点击 增加附件 按钮 在批示 内容下出现文件选择框 选择相应的附件 按 提交 按钮 完成批示 对话框下部区域为历史批示区 对于主办人没有看过的任务批示 在批示的右上角有 修改 和 删除 链接 通过链接 用户可以对历史批示进行操作 再分配 如果主办人申请回退后 再分配 按钮可见 分配人修改任务信息 包括可以修改任务的主办人 然后点击 再分配 按钮 则任务重新分配给主办人 并发消息通知主办人 同意 延期 如果任务状态为申请延期 同意 延期按钮对分配人可见 点击 同意 按钮 弹出一日期选择 框 选择新的限办时间 要求新的限办时间必须晚于旧的限办时间 然后确定 任务的限办时间将设 为新的限办时间 并发消息告知主办人任务新的限办时间 不同意 延期 如果任务状态为申请延期 不同意 延期按钮对分配人可见 点击 不同意 按钮 弹出一输入 框 提示要求输入不同意内容 按 提交 后 任务不同意延期结束 任务的限办时间不变 并发消 息通知主办人任务不同意延期 同意 完成 如果任务状态为申请完成 同意 完成按钮对分配人可见 点击 同意 按钮 弹出一提示框 如下图 用户操作手册 40 如果选择 确定 则显示如下任务考核页面 分配人可以选择任一考核等级 也可以不选择 如果不选择 则按 确定 与 取消 按钮都表 示不对任务做考核 不同意 完成 如果任务状态为申请完成 不同意 完成按钮对分配人可见 点击 不同意 按钮 弹出一输入 框 提示要求输入不同意内容 按 提交 后 任务不同意完成 主办人需要继续执行任务 并发消 息通知主办人任务不同意完成 提醒 分配者通过点击 提醒 按钮 弹出如下对话框 在对话框中输入提醒内容 按 提交 按钮发 送 则提醒内容将通过消息发送给主办人 撤销 用户操作手册 41 分配者通过点击 撤销 按钮 弹出选择框 提示是否要撤销任务 如果选是 则任务及相关信 息被删除 关闭 关闭当前任务窗口 4 4 任务代理任务代理 对于出差的用户 委托人 可以通过代理授权方式 委托他人代管个人的任务 操作方式如下 选择主框架的 个人事务 属性框 在打开的页面中点击左边列表框的 代理授权 在右边打开的页 面选中 任务代理 然后选择顶部的 设置授权 在打开的地址本中选择人员 代理人 按 确定 后 则用户将任务管理权限授权给代理人 如果要收回授权 选中 任务代理 按 收回授权 按钮即可 设置代理授权后 委托人除可浏览个人相关任务外 将不能再做任务相关的操作 包括新建任务 执行任务 管理任务 只有在取消代理授权 委托人才可以回收任务的操作权限 代理人在点击任务新建链接后 将会先出现如下的选择页面 选择新建任务角色是自己还是代理 人 如下图所示 而代理人的待办任务列表将包含个人的待办任务及委托人的待办任务 代理待办任 务标题后以 代 标识 用户操作手册 42 4 5 任务查询任务查询 从主框架中选择 查询 属性页 在打开的左边列表中点击 任务 展开任务下的二级菜单 任 务查询 点击该链接 打开如下页面 查询包括常用查询和条件查询两部分 常用查询包括 申请回退 当前用户申请回退的任务 申请延期 当前用户申请延期的任务 申请完成 当前用户申请延期的任务 催办执行 任务超期未完成的任务 则为催办任务 此为查询当前用户超期未完成的任务 按要求完成 当前用户执行的且在限办时间内完成的任务 超期完成 当前用户执行的且超过限办时间完成的任务 用户操作手册 43 部门任务 当前用户所在部门人员执行的任务 本人分配任务 本人分配给下级执行的任务 本人执行任务 上级领导分配给本人执行的任务 任务草稿 当前保存为草稿 没有发送出去的任务 条件查询 其中 除任务标题为模糊查询外 其他都是精确匹配查询 且查询结果限制为当前用户所在部门 的任务 在查询结果顶部 有两个按钮 加入常用查询 放大 点击 放大 按钮 右边页面全屏显示查询结果 点击 加入常用查询 则将当前的查询条件保存起来并命名 方便以后经常查询 第第 5 章章 个人事务管理个人事务管理 5 1 消息系统消息系统 5 1 1 新建新建 新建消息步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 系统将显示以下界面 点击新建按钮 系统弹出对话框 填写留言标题 留言内容 选择用户 用户操作手册 44 增加多个附件 点击发送按钮 系统提示发送成功 用户操作手册 45 5 1 2 转发转发 进入消息系统页面 点击消息信息名称 系统弹出对话框显示消息信息 点击转发按钮 用户操作手册 46 修改留言内容和留言标题 增加或者删除附件 点击发送按钮 系统提示发送成功 用户操作手册 47 5 1 3 查询查询 进入消息系统页面 选择收件箱或者发件箱 选择消息标题 类型 点击查询按钮 显示搜索结果 5 1 4 删除删除 进入消息系统页面 选择收件箱或者发件箱 批量选择消息 点击删除按钮 系统提示删除成功 用户操作手册 48 5 2 修改密码修改密码 修改密码步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 选择修改密码标签 进入到修改密码页面 输入旧密码 并且输入新密码 再在新密码确认框输入新密码 点击确定按钮 系统提示成功 5 3 界面风格设置界面风格设置 界面风格设置步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 选择界面风格设置标签 进入到界面 风格设置页面 用户操作手册 49 设置字体大小和界面风格 点击保存按钮 系统退出到待办页面 用户操作手册 50 5 4 私有组管理私有组管理 5 4 1 增加私有组增加私有组 增加私有组步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 再选择私有组管理 系统将显示以下界面 点击增加私有组 系统弹出对话框 填写私有组名称和描述 点击确定按钮 系统显示所有私有组名称 用户操作手册 51 5 4 2 删除私有组删除私有组 进入私有组管理界面 点击删除 系统弹出对话框 询问用户是否删除该私有组 点击确定按钮 系统提示删除私有组成功 5 4 3 增加私有组成员增加私有组成员 进入私有组管理界面 选择私有组 点击后 弹出窗口显示该私有组成员 点击增加人员按钮 用户操作手册 52 系统弹出地址本 选择人员 用户操作手册 53 点击确定按钮 添加人员成功 5 4 4 删除私有组成员删除私有组成员 进入私有组编辑管理界面 在包住人员下面的列表框里选择需要删除的人员 点击删除按钮 系统弹出提示窗口 用户点击确定按钮 系统提示 删除成功 用户操作手册 54 5 5 个人日程个人日程 5 5 1 新建日程新建日程 新建日程步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 再选择个人日程 系统将显示以下界面 点击新增日程 系统弹出对话框 用户操作手册 55 填写日程标题等信息 点击提交按钮 系统提示 保存成功 5 5 2 修改日程修改日程 修改日程步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 再选择个人日程 系统将显示以下界面 选择 需要修改的个人日程信息 点击修改日程按钮 用户操作手册 56 修改日程标题等信息 用户操作手册 57 点击提交按钮 系统提示 保存成功 5 5 3 查询日程查询日程 查询日程步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 再选择个人日程 系统将日程以周历显示 用户可以选择月历查询 用户操作手册 58 5 5 4 导入导出到导入导出到 outlook 系统允许用户将日程从 outlook 中导入 也可以从 outlook 中导出 用户点击导入导出按钮 系统 弹出对话框 用户选择起止日期 点击同步到 outlook 按钮 或者点击从 outlook 同步 系统将显示同步成功对 话框 5 6 个人图章个人图章 5 6 1 增加个人图章增加个人图章 增加个人图章步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 再选择个人图章 系统将显示以下界面 点击新建按钮 系统弹出对话框 填写个人图章名称和选择个人图章文件 点击确定按钮 用户操作手册 59 系统显示本人所有个人图章 5 6 2 修改个人图章修改个人图章 进入个人图章管理界面 选择需要修改的个人图章 点击修改按钮 系统弹出对话框 该个人图章的信息 修改名称和图章信息后 点击确定按钮 系统显示所有个人图章名称 用户操作手册 60 5 6 3 删除个人图章删除个人图章 进入个人图章管理界面 选择需要删除的个人图章 点击删除按钮 系统弹出对话框 询问用户是否删除该个人图章 系统显示所有个人图章名称 5 7 常用词条常用词条 5 7 1 增加常用词条增加常用词条 增加常用词条步骤如下 进入系统后 选择个人事务标签 再选择常用词条 系统将显示以下界面 点击新建按钮 用户操作手册 61 系统弹出对话框 填写常用词条名称 点击确定按钮 系统显示本人所有常用词条 5 7 2 修改常用词条修改常用词条 进入常用词条管理界面 选择需要修改的常用词条 点击修改按钮 用户操作手册 62 系统弹出对话框 该常用词条的信息 修改名称和图章信息后 点击确定按钮 系统显示所有常用词条名称 5 7 3 删除常用词条删除常用词条 进入常用词条管理界面 选择需要删除的常用词条 点击删除按钮 系统弹出对话框 询问用户是否删除该常用词条 用户操作手册 63 系统显示所有常用词条名称 5 7 4 公有词条公有词条 进入常用词条管理界面 点击共公有词条按钮 可以增加系统所有用户都可以使用的常用词条 其他 增加 删除 修改操作均可以操作 5 8 代理授权代理授权 用户外出期间 可以将各类公文 任务办理权利授权给他人 用户操作手册 64 5 8 1 设置授权设置授权 进入代理授权页面 选择需要授权的公文名称 点击设置授权 系统弹出地址本 选择人员 点击确定按钮 系统显示授权信息 用户操作手册 65 5 8 2 收回授权收回授权 进入代理授权页面 选择需要授权的公文名称 点击收回授权 用户操作手册 66 系统询问用户是否确认删除授权 点击确定按钮 系统提示收回授权成功 第第 6 章章 综合管理综合管理 6 1 领导日程领导日程 领导可以通过本功能查阅其每周的日程安排内容 其他有权限的用户也可以查看领导的日程 以 用户操作手册 67 便安排工作 6 1 1 日程查看方式日程查看方式 领导日程有两种查看方式 按领导查看方式 按事项查看方式 按领导查看方式 主要是为领导提供查看日程的显示界面 可以很方便的查看到各领导的日程 本周的日程 上周的日程和下周的日程 还可以点击日期按钮来选择个日期 列表中显示的是所 选择的日期所在的那一周的日程 本方式可以进行的操作有 新建 打印 按事项查看方式 主要是领导授权的人员对领导日程的一个维护 可以很方便直观的对领导日程 进行增 删 改 查 发布 打印的操作 用户操作手册 68 6 1 2 新建新建 新建日程步骤如下 进入系统后 选择综合管理标签 再选择领导日程 点击新建按钮 将出现下面的 界面 用户操作手册 69 填写完成上述信息后 点击保存按钮后 系统将出现下面的询问框