大学生旅行社秘书处职能计划.doc

秘书处职能计划一 人员招聘制度 1 招聘目标:根据各部门的要求招聘优秀的人才，满足各部门的工作要求。提高企业的运作效率。 2 招聘程序（1） 用人部门经理将所需人员数及时报秘书处（2） 秘书处统一将各用人部门招人计划报请总经理批示； （3） 经总经理批准后由秘书处办理招聘各项事宜； （4） 应聘者在秘书处填写应聘人员登记表后由人事部根据情况推荐到部门经理处面试，面试合格者即可进行岗前考核。 3 录用程序（1） 用人部门对应聘人员实行五个工作日的岗前考核；在此期间，其考勤情况由用秘书处负责管理； （2） 用人部门经理或主管通知岗前考核合格的试用人员，到秘书处领取报到通知书及相关资料，并要求其在规定的时间（人事部根据其具体情况而定）内上交员工登记表、个人简历、照片、身份证复印件等资料； （3） 应聘人员上交资料后，由秘书处为其办理员工工作牌，核查担保书准确、真实、无误后，通知其领取劳动合同书； （4） 应聘人员填写劳动合同书后交给所属用人部门经理，用人部门经理填写有关内容后交给秘书处核对、盖章并备案； （5） 应聘人员与公司签订劳动合同书后即成为公司的员工，其薪酬从应聘之日起计薪。二 人员培训制度 1 人员培训的目标 通过人员培训使应聘人员能满足各部门的工作要求，熟悉工作要求和工作环境。 2 培训内容 （1）公司历史、现状及愿景（2）企业文化（3）公司基本业务运作，各部门基本运作模式（4）法律法规； （5）提升业绩； (6)综合素质等 3 培训方法：由各用人部门对新员工进行不超过两个工作日的培训。三 考勤制度考勤由秘书处负责，实行员工上下班打卡制度。（一）迟到、早退。1员工均需按时上、下班，工作时间开始后三分钟至十五分钟到班者为迟到2工作时间终了前十五分钟内下班者为早退。3超过十五分钟后，才打卡到工者以旷职（工）半日论4无故提前十五分钟以上下班者，以旷职（工）半日论，因公外出或请假并经主管证明者除外5 下班而忘记打卡者，应于次日经单位主管证明后视为不早退。（二）旷职（工）1、 未经请假或假满未经续假而擅自不到职以旷职（工）论。2、 委托或代人打卡或伪造出勤记录者，一经查明属实，双方均以旷职（工）论。3、 无故连续旷职三日或全月累计无故旷职六日或一年旷职达十二日者，予以解雇，不发给资遣费。四 工资计量制度总经理，网络部，客户服务部，财务部，秘书处，信息部，产品开发部实行基本工资制。市场推广部实行绩效工资制。1 每次迟到和早退要扣除基本工资的2%，每旷工半日扣除基本工资的5%，每旷工一日扣除基本工资的10%。2 总经理，网络部，客户服务部，财务部，秘书处，信息部，产品开发部实行基本工资制。各部门有自己的基本工资。3 市场推广部实行绩效工资制。 实际工资=基本工资+部门效益工资 部门效益工资=（当月部门完成利润实绩/当月计划利润）*20%*基本工资五 作息制度 1 实行八小时工作制 2 假期均按国家规定和行业惯例执行六 会议组织管理 1 秘书处要提前拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品。 2 秘书处要提前两日向各部门发放开会通知单，开会通知单内容包括会议场所，会议时间，会议内容等。同时要通知会议主持人和发言人做好准备。 3 秘书处要做好会议纪要的记录 七 企业文档管理 1 管理目标：（1）管理好员工的档案 （2）管理好各种会议记录，以备需要 （3）管理好各种有关的文件，以备各部门随时使用。 2 管理方法：运用适合自己的文档管理软件，如易度，泛微软件。 八 办公用品采购管理 1 目标 ：满足各部门对办公用品的需要，保证工作正常进行。 2 采购管理办法 小型或零星办公物品的采购要由两人以上到指定专门商店采购，要选购价格合适、质量合格的物品。大型物品采购可采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源采购等方式进行。 3采购程序（1） 各部门将所要采购的办公用品报于秘书处。（2） 秘书处将各部门的采购计划和经调查后的参考价格总额报请总经理批准签字。（3） 总经理签字后由财务部进行成本和采购记录，并支出相应金额的现金给秘书处。秘书处工作说明书秘书处在企业中的作用至关重要，其作用可用纽带两个字来概括。它是公司内部各部门沟通的有效桥梁和纽带，同时也是公司与外部有效沟通的排头兵。正因如此，秘书处在企业中不可或缺。 就我公司的职能划分来看，可将我公司的秘书处的工作职责分为两部分：1 秘书处在公司内的职责；2 秘书处在与外部沟通中的职责。一 、秘书处在公司内的职责 1 负责各部门工作的协调，让各部门各司其职，各尽其责，协调各部门之间的关系。就我们公司来说，秘书处要协调好财务部，网络部，市场推广部，产品开发部，客户服务部，信息部之间的关系，使他们以公司的目标为核心相互合作。 2 负责起草公司的各类公文，日常文档的整理，编辑，归档；负责会议的组织，会议纪要的记录。 3负责置办公司的各类办公用品，例如电脑，桌椅，纸张，同时负责各类办公用品的管理，维护，维修，折旧处理。 4负责公司的人事管理，各部门的绩效考核。具体来讲就是，负责人员的招聘、培训，职员的工作评价，工资福利的计量发放、奖惩管理，各部门的绩效考核，工作评价。 5 询问公司领导的工作安排，安排领导的工作活动日程，完成领导交办的各种日常工作。 二 、秘书处在对外联系中的职责 1收发与外部