考勤上报程序及记录办法.doc

北京经中太联物业管理有限公司关于考勤审核上报程序及记录方法的规定为了确保考勤记录的准确性和及时性，如实记录员工的出勤情况，人事部依据公司的考勤管理制度（修订稿）及北京市企业实行综合计算工时工作制和不定时工作制审批表（编号：2011-188）文件的内容，对公司的考勤审核上报程序及记录方法规定如下：一、考勤相关事项的审核上报程序1、不同工时工作制的分类项目依据北京市企业实行综合计算工时工作制和不定时工作制审批表（编号：2011-188）的文件内容确定项目实行综合计算工时和不定时工作制的岗位及人员，其余岗位人员实行标准工时工作制。不同工时工作制的员工考勤分开填报。2、人员情况变动的审核上报程序项目内发生人事变动，如：入职、调薪、转正等情况，由项目于变动当月填写相关表格，项目文员按岗位要求依次呈报品保部、人事部及公司总经理审批。公司总经理审批同意后，原件交人事部，项目留存复印件备份。项目文员根据审批文件内容填写人事变动情况登记表（见附表一），次月4日前将人事变动情况登记表随考勤一起上报人事部。3、加班时间核算及上报程序（1）项目安排员工在法定节假日加班的，公司按300%支付加班工资。法定节假日产生的加班，项目无需填写加班审批表，但需向人事部上报项目的节日值班表（只限于运行及固定值班人员，其余人员节日加班仍需上报）。法定节假日计入加班的时间段为法定节假日的0：00-24：00，考勤员需依据员工法定节假日的实际加班时间核算加班小时数。（例如：员工实际上班时间为4月30日20：00-5月1日8：00，则法定节假日加班时间段为5月1日0：00-8：00，计8小时）（2）实行标准工时工作制的员工在工作日产生的超时加班，按150%支付加班工资；双休日产生的加班，原则上在年度内给予员工同等时间的倒休，无法安排员工倒休的，按200%支付加班工资。凡需支付超时及双休加班工资的，项目按考勤管理制度（修订稿）中的规定统计上报。（3）实行综合计算工时工作制的员工以年为周期计算工作时间，每年的标准工时（扣除法定节假日的工作时间）为2000小时。项目每月以小时为单位统计员工的实际出勤，公司每年1月-11月按月工资标准发放。满一年后超出标准工时的部分，项目进行统计后，公司按150%发放超时加班工资。项目应随时监控员工的实际出勤情况，每月超出标准的工时部分，项目应在本年度内尽量安排员工倒休。（4）实行不定时工作制的员工（项目副经理以上和审批许可的岗位人员），除公司安排其法定节假日工作外，其他时间工作不计算加班。4、休假的审批程序（1）员工休假（不含倒休）由休假人填写休假申请单（见附表二），并依据考勤管理制度（修订稿）及员工手册中关于休假的规定提供相关凭证，部门最高负责人进行审核，除3天以上的病假（不含3天）、工伤假需公司审批外，其余休假均由项目/部室经理审批（注：标准工时员工休事假时，应先抵减存休，无存休时可计为事假）。考勤员根据休假申请单在考勤统计表中统计并汇总员工的休假情况。休假申请单及休假凭证由项目和人事部各保留一份。人事部将对项目的休假审批情况进行抽查，凡未履行休假审批程序的，将追究当事人及项目管理人员的责任。（2）存休/倒休：员工存休与倒休实行存休/倒休批准登记制度。存休及倒休以小时为单位以年为周期进行统计。综合计算工时工作制员工因项目工作安排产生工作日的延时加班工时计入当日存休，工作日休息计入倒休，存休与倒休均不在考勤统计表中体现；标准工时工作制员工倒休前应保证其有剩余存休。员工存休或倒休都要由员工本人持部门开具的相关证明到项目办公室填写员工存休/倒休登记表（详见附表三），项目经理签字批准。存休填写时间不晚于加班后2小时；倒休填写时间不晚于倒休前2小时。如特殊情况需补记，须由部门报项目经理批准同意。年底由项目文员汇总全年的存休及倒休时间，并计算剩余存休。超出全年标准工时的部分由员工本人确认对剩余加班工时的处理方式（划转存休有效期至下一年度的3月31日），部门主管及项目经理签字认可。本表12月31日前由项目办公室装订成册保存。次年的1月4日前，项目留存复印件，原件随12月份考勤一并上报人事部。5、考勤记录项目内审核程序：项目指定专人为各部门考勤员。每月底，考勤员将部门考勤情况汇总，交部门主管及部门经理审核确认后，报到项目办公室，由文员对全项目的考勤情况进行核对、统计、汇总，并填写考勤汇总表（见附表四），与考勤记录一起交项目经理审核确认。6、考勤上报公司程序：每月4日前（如遇法定节假日等特殊原因，按公司人事部通知执行），由项目文员将上月的人事变动情况登记表、考勤统计表、考勤汇总表、值班情况统计表、加班审批表、休假申请单等考勤资料上报到人事部。人事部依据各项目上报的考勤制发工资。7、考勤机记录（电子版）、员工休假统计表（电子版）、异常卡情况说明等记录由项目留存，人事部每月进行抽查。8、所有上报到人事部的考勤资料，项目文员必须留存复印件备份。二、考勤记录方法（一）每日出勤的填写方法考勤员根据员工每日的实际出勤填写考勤统计表。同一岗位一天内有三个班次的，用中文标示（例早、中、夜），其它班次以“”来标示出勤；综合计算工时工作制员工按排班表填写每日出勤（变动情况计入存休/倒休），标准工时工作制员工按实际出勤填写每日出勤；休假在日期对应的表格内注明假别；公司内兼职或替岗产生的出勤须单独填报；工作日以外的员工值班须单独填写值班情况统计表（详见附表五）。各项目将本项目执行的各类班次的起止时间上报人事部备案，如果发生变动要及时通知人事部修改。（二）考勤汇总方法1、“应出勤”、“实出勤”、“累计出勤”栏目的填写方法（1）实行综合计算工时工作制员工每月不填写“应出勤”栏。“实出勤”栏依据考勤统计表中记录的当月出勤时间，以“小时”为单位扣减法定节假日的加班时间后填写在该栏目内。每年1-11月期间，“累计出勤”栏以“小时”为单位填写员工自当年1月份到当月的累计应出勤时间（不含存休及倒休时间）。12月31日，将当月累计出勤与员工存休/倒休登记表中的剩余存休（或正或负）合并计算全年工时。（2）实行标准工时工作制的员工以“天”为单位统计员工出勤时间，“应出勤”栏统计员工当月标准工时天数，“实出勤”栏统计当月实际出勤天数（不含当月剩余的存休数）。“累计出勤”栏不用填写。（3）不定时工作制员工只记录每日出勤，不做汇总。2、“餐补”及“补贴”栏以“元”为单位填写相应金额。3、“加班工时”栏以“小时”为单位统计支付加班费的加班工时数，并分别填写在相应栏目下。4、“迟退”栏以“次”为单位填写发生数。5、“休假统计”栏以“小时”为单位按休假类别分别填入相应的栏目内。三、所有在公司兼职替班人员的工资公司以现金发放，此部分人员的考勤与正常工作考勤分开记录，并在表格右上角注明“现金”字样。值班补助以项目值班排班表为准。需倒班上班的员工之间发生替值班的一律由个人处理，项目备案，不必上报。四、本规定自发布之日起执行，原有相关规定同时废止，由公司人事部负责解释。 北京经中太联物业管理有限公司 人事部 二O一二年五月二十八日附表：1、人事变动情况登记表2、休假申请单3、员工存休/倒休登记表4、考勤汇总表5、值班情况统计表6、考勤记录相关表格说明一览表- 15 -附表一： 人事变动情况登记表序号姓名岗位变动内容变动时间变动内容详细说明备注（身份证、工资卡等）123456789101112131415项目： 年 月项目文员： 日期： 项目经理： 日期：填写：项目文员。处理：项目留存复印件，原件于次月4日前交人事部。保存期：长期 北京经中太联物业管理有限公司 人力资源管理制度附表二： 休 假 申 请 单（存根）编号：RS/C1-03/D-3 ：姓 名(本人签字)性别部室/项目岗位请假种类事假 年假 病假 婚假 丧假 公假 生育假 工伤假 审批权限部室/项目 人事部 公司总经理 请假期限年 月 日 时至 年 月 日 时，计 天 小时请假理由填表日期休假期间联系电话主管意见部室/项目审批意见人事部审批意见总经理审批意见签字：签字：签字：签字：销假记录按期销假 延期销假： 日 时请假人签字：确认人：备注1.员工休假除3天以上病假（不含3天）、工伤假需报公司审批外，其他休假均由部室/项目经理审批。2.员工休假返岗，由部室/项目经理办理销假确认手续。填写：休假申请人。处置：报送人事部（一式两份，员工所在部门、人事部各存一份。）保存期：1年。 休 假 申 请 单编号：RS/C1-03/D-3 ：姓 名(本人签字)性别部室/项目岗位请假种类事假 年假 病假 婚假 丧假 公假 生育假 工伤假 审批权限部室/项目 人事部 公司总经理 请假期限年 月 日 时至 年 月 日 时，计 天 小时请假理由填表日期休假期间联系电话主管意见部室/项目审批意见人事部审批意见总经理审批意见签字：签字：签字：签字：销假记录按期销假 延期销假： 日 时请假人签字：确认人：备注1.员工休假除3天以上病假（不含3天）、工伤假需报公司审批外，其他休假均由部室/项目经理审批。2.员工休假返岗，由部室/项目经理办理销假确认手续。填写：休假申请人。处置：报送人事部（一式两份，员工所在部门、人事部各存一份。）保存期：1年。附表三： 员工存休/倒休登记表 项目 年 姓名： 所属部门： 岗位： 第 页共 页存休员工签字项目经理倒休员工签字项目经理 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时 月 日 时至 月 日 时，计 时汇总：全年累计存休 时，倒休 时。截止12月31日剩余加班工时为 时（计算方式见注解）。 员工签字： 日期： 部门最高负责人： 日期： 项目经理签字： 日期： 员工本人对剩余加班工时的处理意见：1、划转下一年度（需次年的3月31日前休完）。员工签字： 日期： 部门最高负责人： 日期： 项目经理签字： 日期： 2、支付加班费。 员工签字： 日期： 部门最高负责人： 日期： 项目经理签字： 日期： 注：综合计算工时截止12月31日剩余加班工时=全年累计存休-全年累计倒休+全年累计工时-全年标准工时（2000） 标准工时截止12月31日剩余加班工时=全年累计存休-全年累计倒休填写：员工及部门负责人。汇总：项目文员。处理：项目留存复印件，原件次年1月4日前交人事部。保存：长期 附表四：考勤汇总表项目： 年 月序号姓名部门岗位 实出勤兼职岗餐补其他补贴加班事假病假节日双休超时项目文员： 日期： 项目经理确认： 日期：填写：项目文员。处理：项目留存复印件，原件于次月4日前交人事部。保存期：长期 附表五：值班情况汇总表项目： 年 月序号姓名部门岗位值班日期值班天数值班补贴（元）考勤员： 日期： 部门最高负责人： 日期： 项目经理： 日期：填写：考勤员。处理：项目留存复印件，原件于次月4日前交人事部。保存期：长期 附表六： 考勤记录相关表格说明一览表序号表格名称填写内容填写说明填写要求完成时间责任人1人事变动情况登记表涉及人事变动的情况需填写此表，如人员入职、离职、转正、转岗、调薪及其他变动事项。1、各类变动事项需填写以下内容：（1）入职：入职时间、户口性质、合同工或协议工、试用期工资及转正后工资、身份证号、工资卡号；（2）离职：离职时间，考勤统计，有无扣减费用。（3）转正：转正时间，转正后工资标准及相关补助。（4）转岗：转入及转出项目名称及岗位，转岗时间，转岗后工资标准及相关补助。（5）调薪：调薪起始日期，调整后工资标准及相关补助。（6）其他变动：写明变动日期，变动内容。（7）员工身份证及工资卡请填入“备注”栏。1、填写内容须准确无误。2、填写的变动内容如需公司审批，则填写前需报公司总经理审批同意，未经公司总经理审批同意的为无效登记。3、如变动内容为身份证、工资卡等相关证件的内容，需在表后附上相关证件的复印件每月底完成此表的填写，项目文员留存复印件，并于次月4日前将原件上报人事部。1、项目文员填写、上报并留存复印件。2、项目经理核实确认。2员工存休/倒休登记表员工增加存休或安排倒休时填写此表。1、每位员工的存休及倒休登记应单独建档，按部门装订成册。2、此表以小时为单位、以年为周期记录员工存休或倒休时间。3、表头应标明当前页数及总页数。4、综合工时工作制员工超出排班表以外的延时工作时间计入当日存休，工作日休息计入倒休。5、标准工时工作制员工倒休前应保证其有剩余存休。6、记录存休或倒休时，由员工本人填写，项目经理批准；年底由项目文员填写汇总，员工本人、部门最高负责人、项目经理签字确认。6、年底汇总后如有剩余加班工时（计算方法见该表下注解），应由员工本人选择剩余加班工时的处理意见，由部门最高负责人、项目经理签字确认。1、项目应如实、准确记录员工存休及倒休事项，不得发生虚报存休及漏记倒休事件。1、登记存休不得晚于事件发生后2小时；登记倒休不得晚于事件发生前2小时。特殊情况下发生补记，需经项目经理批准。2、年度内由项目文员保存。年底汇总后由项目文员留存复印件，下一年1月4日前将原件上报人事部。1、项目文员保存装订、留存复印件并上报人事部。2、部门最高负责人负责核实事项真实性；3、项目经理负责审批。3休假申请单员工休假（除倒休）时填写1、员工休假除事假与年假外，均需提供休假相关证明：（1）病假：需提供区、县级医院开据的病假单或诊断书。（2）婚假：需提供结婚证复印件。（3）丧假：需提供死亡证明复印件。（4）公假：按公假内容提供相关证明复印件。（5）生育假：需提供出生证明复印件。（6）工伤假：需提供工伤认定相关证明，由项目上报，公司审批。2、员工休假返回需到部门销假，项目经理确认。1、员工休假除3天以上病假及工伤假需人事部审批外，其他休假均由部门最高负责人及项目经理审批。2、项目应如实记录员工休假情况，并根据假别在表后附上相关证明。1、此表由员工本人于休假前一天填写，部门最高负责人及项目经理审批。2、此表由项目及人事部各留一份，并次月4日前上报人事部。1、部门最高负责人及项目经理审批。2、月中由考勤员收集；月底由项目文员上报人事部并留存存根。序号表格名称填写内容填写说明填写要求完成时间责任人4加班审批表项目安排员工加班，需支付加班费时填写此表。1、表内需写明加班人员、加班理由、加班时间段及小时汇总。2、如需在工作日安排延时加班，项目经理需在加班前电话向人事部备案，加班结束后由部门最高负责人填写此表，项目经理审批，由项目文员逐级报人事部及公司总经理批准。3、如为剩余存休支付加班费，需由部门最高负责人填写此表，项目经理填写意见，由项目文员逐级报人事部及公司总经理批准。项目需如实、准确的填写加班时间及人员。不得出现虚报及漏报事件。1、工作日延时加班时，由项目文员于加班结束后上报。2、年度剩余存休，由项目文员于下一年度的1月4日前上报。1、部门最高负责人填写；项目经理审批；项目文员逐级报人事部及总经理批准。2、项目文员保存复印件。5值班情况汇总表根据项目工作日以外安排的值班工作，汇总值班人员的值班时间及相关补贴。 1、考勤员需根据部