第七讲 编辑和校对工具.doc

第七讲 校对工具、邮件合并及菜单栏和工具栏设置一. 设置自动检查拼写和语法的功能1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”选项卡。2）选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框。3）清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框。4）单击“确定”按钮。注：l Word中自带词典，利用词典来检查文档中是否有单词的拼写错误。l 在键入文档时，Word 使用红色波浪下划线表示可能的拼写错误，使用绿色波浪下划线表示可能的语法错误。l 更正错误的方法是：首先用鼠标右键单击带有下划波浪线的文字，然后单击快捷菜单上的正确内容。二 使用命令进行英文的拼写检查Word可以对选定的文本区域进行拼写检查，若没选定，则从当前光标所处的位置开始对全文进行拼写检查。1） 选定要检查的文档，用下列的方法之一启动拼写检查：l 单击“常用”工具栏的“拼写和语法”按钮。l 选择“工具”菜单中的“拼写和语法”命令。l 按F7快捷键。2） 检查出的出错的单词将出现在对话框中，并且在“建议” 框中显示一系列可替换的单词，用户可以选择其中一个单词，并按“更改”按钮，也可单击“全部更改”按钮，则在全文中找出所有的这个单词进行替换。3） 对于虚报的错误，按“忽略”按钮，不对单词修改，也可单击“全部忽略”按钮，在全文中保留此单词而不修改它。4） 如果希望红色显示的单词添加到字典中，则单击“添加”按钮。三 英文语法检查1 设置在对英文进行拼写检查的同时，对英文语法进行检查。1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”选项卡。2）单击“随拼写检查语法”复选框，使该项前面出现“”。3）单击“确定”按钮。2 检查语法错误检查语法错误的方法与检查拼写错误类似。四 Word 中的词典Word根据自带的词典来对文档进行检查。用户可以自定义词典：1） 单击“工具栏”上的“选项”命令，将弹出“选项”对话框，在此对话框下单击“拼写和语法”标签项。2） 单击对话框的“词典”按钮，则弹出“自定义词典”对话框。如图9.7所示。3） 在“自定义词典”对话框中，单击“新建”按钮，则弹出如图9.8所示的“创建自定义词典”对话框。4） 在“文件名”框中输入词典所在的路径及文件名。5） 单击“创建自定义词典”对话框的“确定”按钮。6） 单击“自定义词典”对话框的“确定”按钮。7） 单击“选项”对话框的“确定”按钮。五. 与语言相关的设置 单击“工具”菜单中的“语言”命令，在弹出一个子菜单中可以进行下列设置：l 语种l 词典l 同义词l 断字六 页数及字数统计1） 选定要进行统计的文本。若不选，则表示统计整篇文档。2） 选择“工具”菜单的“字数统计”命令。这时，可以看到“字数统计”对话框，其中列出了统计信息。3） 单击“关闭”按钮，则返回到文档中。七 自动更正自动更正功能即是在输入过程中，自动地修改输入的错误，并自动扩展常用的缩写词，从而加快输入速度。1 创建自动更正词条（1） 替换单词或短语1） 单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，将弹出“自动更正”对话框。2） 单击对话框的“自动更正”标签项。3） 在“替换”框中输入“zhrg”,在“替换为”框中输入“中华人民共和国。4） 单击对话框的“添加”按钮。5） 单击“键入时自动替换”复选框，使其前面出现“”标记。6） 单击对话框的“确定”按钮。（2） 替换多字符文本或图形1） 选定需要自动替换的文本或图形。2） 单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，将弹出“自动更正”对话框。3） 单击对话框的“自动更正”标签项。4） 在“替换”框中输入所选目标自动更正为的词条名。5） 单击对话框的“添加”按钮。6） 单击“键入时自动替换”复选框，使其前面出现“”标记。7） 单击对话框的“确定”按钮。2 修改自动更正词条1） 打开“自动更正”对话框，并切换到“自动更正”标签项下。2） 从词条列表中选择要进行修改的词条，则此词条出现在“替换”和“替 换为”框中。3） 在“替换”或“替换为”框中对该词条进行所需要的修改。4） 单击“添加”按钮。5） 单击“确定”按钮。3 删除自动更正词条1） 打开“自动更正”对话框，并切换到“自动更正”标签项下。2） 从词条列表中选中要删除的词条。3） 单击“删除”按钮。4） 单击“确定”按钮。4 关闭自动更正功能1） 打开“自动更正”对话框，并切换到“自动更正”标签项下。2） 单击“键入时自动替换”复选框，消除它前面的“”标记。3） 单击对话框的“确定”按钮。八 邮件合并 有些文档，大部分内容一样，只有个别属性不同，如姓名、性别、单位和地址等。我们可以把大部分内容放在一个主文档中，将不同的属性建立在数据源文件中，然后合并出需要的文档。例如： 尊敬的姓名称谓： 您好！全国瞩目的第八届全运会就要在上海拉开战幕了，现特邀请您来上海观摩八运会的实战情况，请您届时前往。我们在地址1设有接待处，随时欢迎您的到来。 我们的联系电话是：电话 单位姓名：杨静霞称谓：女士地址：上海火车站电话：12345678单位：上海市体委姓名：王俊生称谓：先生地址：上海火车站电话：12345678单位：上海市体委1 建立主文档1） 单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令， 弹出“邮件合并帮助器”对话框。2） 单击“主文档”下的“创建”按钮，弹出 一个下拉列表。在下拉列表中选择主文档类型，如：“套用信函”。3） 这时，屏幕上显示出一个提问对话框。l 选择“活动窗口”，则Word将当前的文档作为主文档。l 若选择“新建窗口”，则将新建一个文档主文档。2 创建数据源1） 在“合并邮件帮助器”对话框下单击“获取数据”按钮。2） 在下拉列表中选择“建立数据源”项，将弹出“建立数据源”对话框。3） 在对话框的“域名行中的域名”列表框中，对域名进行增删设置。4） 单击“确定”按钮，在“另存为”对话框中设置数据源文件的文件名。5） 单击“保存”按钮，并在弹出的对话框中选择“编辑数据源”。6） 于是，屏幕上显现出一个“数据表单”的对话框。在对话框中输入第一份数据，然后按下“新增”按钮，输入第二份数据。7） 单击“确定”按钮，返回到主文档。3 编辑主文档1） 输入文档的主要内容。2） 将光标设置在要插入数据域的位置，然后单击“邮件合并”工具栏上的“插入合并域”按钮，弹出一个下拉列表。3） 单击列表中的选择所需的数据域。4） 在最后一行添加一个日期域：单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令，弹出“日期和时间”对话框。5） 从“有效格式”列表框中选择日期的格式，然后选择“自动更新”复选框。6） 单击“确定”按钮。7） 单击“文件”菜单中的“保存”命令，保存该文档。4 合并文档 工具栏上四个可以进行合并的按钮：“查错”按钮：在文档被合并或打印之前，先由Word检查主文档和数据源，对其中的错误提出警告信息。“合并到新文档”按钮：合并主文档和所有的数据源，合并后的文档显示在屏幕上，但不打印出来。“合并到打印机”按钮：在合并主文档和数据源的同时，打印出每一份合并后的文档。“邮件合并”按钮：弹出“合并”对话框，可以对以上三种方式进行选择，并可以选择合并的数据源的范围。 如：1） 选择“邮件合并”按钮，弹出“合并”对话框。2） 在“合并到”列表框中选择“新建文档”项。3） 单击“要合并的记录”组框下的“全部”复选框。4） 单击“合并”按钮。九 自定义菜单栏和工具栏1 自定义工具栏（1） 查看工具栏表用下列的方法之一可以将工具栏快捷菜单打开：l 将鼠标指针指向工具栏的任意一处，然后单击鼠标右键。l 单击“视图”菜单的“工具栏”命令。（2） 改变工具栏在屏幕上的位置1） 将鼠标指向工具栏最左侧的“|”标记，然后按下鼠标左键。2） 将工具栏拖到适当的位置。3） 松开鼠标左键。（3） 恢复默认的工具栏状态1） 选择“视图”菜单中的“工具栏”命令，在弹出的二级菜单中选择“自 定义”项。2） 在“自定义”对话框中的“工具栏”标签项下单击“重新设置”按钮， 将出现“重新设置工具栏”对话框。3） 在列表框中选择希望恢复的工具栏所适用的模板。4） 单击“重新设置工具栏”对话框的“确定”按钮。5） 单击“自定义”对话框的“关闭”按钮。（4） 创建一个新的工具栏1） 选择“视图”菜单中的“工具栏”命令，在弹出的二级菜单中选择“自 定义”项。2） 在“自定义”对话框的“工具栏”标签项下单击“新建”按钮，将出现“新建工具栏”对话框。3） 在“工具栏名称”框中输入适当的工具栏的名称。例如，取名为“自 定义”。4） 在“工具栏有效范围”框中选择所建工具栏适用的模板。5） 单击“确定”按钮返回到“自定义”对话框中，这时，在屏幕上出现一个名为“自定义”的工具栏。6） 单击“自定义”对话框的“命令”标签项，然后在“命令”组框下，将鼠标指向在“自定义”工具栏中所需要的快捷命令。7） 按住鼠标左键，将此命令按钮拖到“自定义”工具栏中。8） 松开氧标左键。9） 单击“自定义”对话框的“关闭”按钮。（5） 改变工具栏上按钮的位置1） 按下Alt键，然后用鼠标指向需要移动按钮。2） 按住鼠标左键，这时按钮出现虚框，用鼠标将虚线框拖至工具栏上所 需的位置。3） 松开鼠标左键。（6） 从工具栏上删除一个按钮1） 按住Alt键，将鼠指向要删除的按钮。2） 将按钮拖至工具栏以外的任何处，然后松开鼠标左键。（7） 将某一工具栏中的按钮复制到另一工具栏中1） 按住Ctrl+Alt键，并将鼠标指针指向要复制的按钮，按下鼠标左键。2） 将按钮拖到适当的位置。3） 松开鼠标左键。（8） 将工具栏从一个模板复制到另一个模板1） 选择“工具”菜单中的“模板和加载项”命令，弹出“模板和加载项”对话框，2） 从“文档模板”框中选择要复制的模板，再单击“管理器”按扭。3） 在“管理器”对话框的“工具栏”标签项下，从左表中选择包含有复制工具栏的名称，然后单击“复制”按钮，则工具栏复制到目标模板中。4） 单击“关闭”按钮，关闭“管理器”对话框。2 菜单的定制（1） 增加菜单项1） 单击“视图”菜单中的“工具栏”命令，从中选择“自定义”命令。2） 从“类别”列表中选择一个菜单项，例如，选择“文件”。接着在菜单栏上将“文件”菜单打开。3） 从对话框的“命令”列表中选择所要增加的菜单项，例如，选择“全部关闭”项，这时，把鼠标移到该项上。4） 按下鼠标左键，将“全部关闭”项移到“文件”菜单上适当的位置上，例如，移至“关闭”命令的下部。5） 松开鼠标左键。6） 单击“自定义”对话框的“关闭”按钮。（2） 删除菜单项1） 选择“视图”菜单中的“工具栏”命令，从中选择“自定义”命令。2） 在“自定义”对话框中选择“命令”标签项。3） 打开要删除命令项的菜单，例如，打开“文件”菜单。4） 选择要删除掉的命令，例如，选择