04_Email写作.ppt

EmailWriting 2010 03 05 Contents 写email前后的考虑Email正文的原则格式一些经验例子与练习 写email前后的考虑 必要性 email是否良好的沟通方式是否需要当时得到反馈是否需要保留以便查阅对方是否方便收email是否可以通过email发送某些敏感信息可以结合其它的沟通方式 如面谈 电话等主题明确 一般一封email说一件事 这样对方记得比较清楚 且便于查阅 写email前后的考虑 确定接收者 不漏不多收信人在 收件人 还是 抄送 栏上跟踪 对方是否收到 是否理解 是否执行 Email正文的原则 简洁邮件的正文一般应当不需要翻页就可以看全 如果有比较多的内容 可以把它放到附件中 表达清楚从对方角度出发考虑 如何表达使对方最容易理解 一般采用主题句加几个描述句的方式 格式规范礼貌 亲切 表达感谢 适度恭维 风格恰当 格式 标题明确 email的标题应当足够详细 又不太罗嗦 应当包含此email的关键词 Aboutthemeeting 不如 pleaseattendthekickoffmeetingon2005 1 1 可以在标题中提醒收件人此email的重要性 如URGENT SubmityourreportbeforethisFriday 适当的缩写 简明而显得职业化 但是应当只用最常见的 否则容易引起误解或歧义 比如 ASAP很常用 而AFAIK AsFarAsIKnow 就需要去猜 格式 文本的格式不建议在email中用复杂的格式 字体 字号 颜色不推荐用背景中英文的标点格式不要混用 应当有签名档 整个公司应当统一 可以适当用表情符号 格式 空行 称呼和正文之间 正文和信尾客套话之间一般空一行 英文邮件段落开头无须空格 中文邮件段落开头空2个字 DearTom Doyouhavetimetochecktheattachment PleasegivesomecommentsonthePPTfile Whatshouldbeaddedtothedoc Ineedtosendittoourcustomerby16 00today Sopleasesendmeyouradvicebefore15 30 BrZhangSanDearTom Doyouhavetimetochecktheattachment PleasegivesomecommentsonthePPTfile Whatshouldbeaddedtothedoc Ineedtosendittoourcustomerby16 00today Sopleasesendmeyouradvicebefore15 30 BrZhangSan第一种看起来舒服一些 格式 强调可以用全部大写来强调某些内容 例如 PleasedoNOTmissthemeeting 中文邮件使用不同颜色 字体的文字 结束语结束语一般用Regards BR Thanks即可 不用很复杂 拼写检查Outlook的拼写检查可以在很大程度上避免笔误 格式 为了清楚的列出内容 可以加编号或符号 如 PleasefinishfollowingtasksbeforethisFriday XXfeaturetest weeklyreport 或PleasefinishfollowingtasksbeforethisFriday 1 XXfeaturetest2 Weeklyreport 一些技巧 回复email时 应当引用原文 避免不必要的误解 中文姓名的写法 姓的第一个字母大写 名的第一个字母也大写 二者之间有空格 名的字之间不要空格 如 Hi GuYuhua地名的写法 一般只首字母大写 中间没有空格 如 北京 Beijing 杭州 Hangzhou 粘贴附件 一个小的技巧是当你确定要发附件时 用右键点击要发送的附件 然后选择 发送到收件人 一些技巧 可以在email中对不同的人分别写不同的内容 下面是一个例子 Hi allWewillhaveameetingontheperformanceevaluation Pleaseattendontime Tom Pleasemakesurethemeetingroomisavailable BrZhangShan 一些技巧 自动回复 可以在通过web方式登录邮箱 在设置中设定自动回复的内容 一般的邮箱都有这个功能 典型的应用是当你暂时无法访问邮箱 比如休假时通知别人你的状态 下面是一个例子 Thanksforemailing IwillbeoutofofficefromApril5to7 Icanbereachedat 86 137xxxforurgentmatters Thanks Regards ZhangShan 一些技巧 适当设定优先级 可以让对方重视 发送前检查一下 是否发对了人 附件有没有粘 内容有没有问题 由于程序 网络的原因 按 发送 后email不一定就正常发送出去 要看看 已发送邮件 中是否有刚发的email 另外 可能过一段时间系统返回信息 通知邮件发送失败 例子与练习 常用缩写 BR Br BestRegards BTW ByTheWay FYI ForYourInformation ASAP AsSoonAsPossible常用词语 例子与练习 一些例句I mpleasedtodo 我很愿意 Pleasebeinformedthat 特通知您 Pleasegoahead 请办理 同意 表达类似意思的 Approved 一般用在上级批准的时候 I mOKwithit 一般情况都可以用 XXishighlyappreciated若XX会很感激 如 Yourconfirmationontheattendanceishighlyappreciated HerecomesXX有XX到了 例子与练习 Willyouhaveanyquestions pleaseletmeknow Anyproblem pleasefeelfreetoaskme ThanksandlookforwardtohearingfromyousoonCouldyoupleasekindlyhelpuswithXX 在同事之间以及给上级写email 要多用Couldyou Wouldyoudo 或Couldyouplease Wouldyoupleasedo 因为显得比较礼貌 尤其是后者 Pleasegiveyourcommentson 请对XX提出建议 Ienclosedthetemplateforyourreference 附上模版供参考 例子与练习 email例子 Introduction介绍Hi allIwouldliketotakethisopportunitytowelcomeMr TomHanksonboard Hestartstoworkinourteamfromtoday Hehas2yearsexperienceinsoftwaretestingfield Tomsurelywillplayanimportantroleinthisteam Hiscontactinformation Name TomHanksPhone 0571 12345678ext 12356Mobilemail tomhanks Tom Ibelieveyouwillbeproudofbeingamemberoftheteam Hopeyouenjoyyourworkhere Regards ZhangShan 例子与练习 email例子 Introduction介绍练习 李明是刚从学校毕业的学生 计算机专业 下周一要加入本组 作测试工程师 由李四带他 请写email向全组人介绍 例子与练习 email例子 Meeting开会Hi allPleasebeinformedthatthereisakickoffmeetingoftheprojectXX Time 15 00 2005 2 20Place CDMAmeetingroom2Attendee allmembersofprojectXXIt saveryimportantmeetingandnooneshouldbelate BrZhangShan 例子与练习 email例子 Meeting开会练习 本组将有一个总结会议 主要议题是对上一阶段的工作总结 分析工作中出现的问题 交流 分享工作经验 时间和地点请自己设定 要求所有本组成员参加 不要迟到 例子与练习 email例子 Training培训Hi allToimproveourteam stestingskillweaskMr Tomtogiveustraining Tomisanexperiencedsoftwaretestingengineerandalsoagoodlecturer Thetrainingwillbeheldatmeetingroom3andstartfrom18 00 tomorrow Pleaseattendthetrainingontime Regards ZhangShan 例子与练习 email例子 Training培训练习 明天晚上18 00将有一个培训 主要关于3G的基本原理和系统结构 由资深工程师李四讲解 请大家尽可能参加 如果对此次培训还有问题 请直接与李四联系 例子与练习 email例子 Help请求帮助Hi TomIhaveaverytightschedulethesedays IfoundmyworkcannotbefinishedbythisFriday Ineedsomeonetosharemyworkload Couldyoudomeafavor Regards ZhangShan 例子与练习 email例子 Help请求帮助练习 你需要一个人和你一起做某项测试 请自己设定 但是你原来的搭档有其它任务 所以请email的接收者帮忙 估计2个小时可以完成 时间是明天上午10点 请对方在今天下班前给答复 例子与练习 email例子 Sendingadocument发送文档Hi TomThedocumentyouaskedforisattached Pleasecheckitandgiveyourcomments AnyquestionpleasecontactsmeASAP Regards ZhangShan 例子与练习 email例子 Sendingadocument发送文档练习 1 因为自己工作中正好涉及到相关内容 你希望对方能在当天下班前把一份文档发给自己 如果不违反保密的话 2 回复上面的email 由于保密规定 自己不能把这个文档发给对方 但是知道相关的资料可以在网上查到 给对方一个网址 例子与练习 email例子 Acknowledgement感谢DearTom Ihavereceivedthedocumentyousenttomeyesterday Wefoundlotsofusefulinformationinit It sagreathelptoourcurrentwork Thanksalot BrZhangShan 例子与练习 email例子 Acknowledgement感谢练习 对于对方帮助自己做测试的事表示感谢 参照前面请求帮助一节 例子与练习 email例子 Askingforleave请假Hi TomIhavetoaskforonedaysickleavebecauseofmyseveretoothache SorryforanyinconvenienceImake ButIdon tthinkthetotalworkwilldelayafterIcomebacktooffice Couldyougiveyourapproval BrZhangShan 例子与练习 email例子 Askingforleave请假练习 由于自己有某件事 如搬家 考试 家里有事等 希望能请2天事假 请批准 自己会在离开前做好交接 回来后及时做好自己的工作 例子与练习 email例子 Apology道歉Hi TomI mterriblysorryforthemistakeImadeyesterday It sallmyfault Ipromisethatwillneverhappenagain BrZhangShan 例子与练习 email例子 Apology道歉练习 由于没有领会对方的意思 所以