第三章会议组织实施.ppt

会议组织实施 A B C 目录 会议前期准备工作 会议当天 4 会议服务宗旨 你对会议组织的态度 你想要一个什么样的会议 你也可以组织出这样的会议 拟定会议方案 会议通知 会议材料 工作人员 会前检查 组织报名 布置会场 会议前期准备的主要流程 机械厂关于召开职工教育工作会议的方案 市机械局 为了贯彻落实中共中央 国务院 关于加强职工教育的决定 我厂定于5月10日至15日 在厂招待所召开职工教育工作会议 特制定会议方案如下 一 会议目的 认真学习中共中央 国务院 关于加强职工教育工作的决定 传达省市教育工作会议精神 结合我厂实际情况 制订加强职工教育的规划 研究落实中青年职工的 双补 教育工作 二 会议规模 主管教育工作的厂党委书记 厂长 厂部有关科室负责人 工作人员 各分厂主管教育工作的负责人 各车间主管教育工作的主任 工会 共表团各级主管教育工作的负责人 共58人 三 会议日程 5月10日 传达省市教育工作会议精神 学习中共中央 国务院 关于加强职工教育工作的决定 大会传达后 分组讨论 吃透上级精神 提高认识 端正态度 5月11日至15日 结合我厂实际情况制订加强职工教育规划 研究落实 双补 教育任务 解决 双补 教育中的各种实际问题 四 会议采取大小会相结合的方法进行 10日上午举行开幕式 大会传达上级会议精神及中央文件 由党委书记 作动员报告 15日下午举行闭幕式 宣读我厂加强职工教育规划 部署开展 双补 教育任务和措施 五 会议准备工作 厂里准备抽调十名熟悉教育工作的同志 用半个月时间通过调查研究 上下结合 写出一份加强我厂职工教育工作特别是开展 双补 教育工作的实施方案 并制订出加强职工教育工作五年规划 草案 拿到会议上讨论修改 六 会议经费 为了集中精力开好会 所有参加会议人员一律在招待所住宿 其各项开支见附表 七 请局领导参加我们的会议 并请分管教育工作的 局长在开幕式上讲话 关于讲话稿的撰写 将派专人面谈 以上方案 当否 请批示 机构厂 公章 年 月 日 二 制发会议通知 1 会议通知的作用 传递会议信息收集信息收集与会者提出的议题 对会议议程的意见 提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件 反馈信息向会议组织者反馈与会者的有关信息 如姓名 职务 人数等 为会议的接待工作做准备 履行相关义务 2 会议通知的种类 1 按通知的形式分 口头通知 书面通知 2 按通知的性质分 会议预告通知 正式通知 3 按通知的名称分 会议通知用于研究工作 进行决策的会议 发送对象是会议的当然成员和法定成员 本机关或本单位内部的工作人员 下级机关或所属单位 受本机关或本单位职权所制约的单位 邀请信 函 书 一般用于横向性的会议 具有礼节性 发送对象是不受本机关职权所制约的单位以及个人 如召开学术性会议或者技术鉴定会 以发邀请信为宜 请柬主要用于举行仪式类活动 如开幕式 竣工仪式 签字仪式等等 发送对象一般都是上级领导 社会人士 兄弟单位等 多使用书面语 语言恭敬儒雅 海报是一种公开性的会议通知形式 通常采用招贴的方式 主要用于可以自由参加的学术性报告会 公告是一种专门用于股份公司召开股东大会时 通过登报发出的会议通知 3 会议通知的内容 会议名称 主办者 会议内容 参加对象 会议时间 会议地点 其他事项如参加会议的费用 报名的方式和截止日期 有关论文撰写和提交的要求 入场凭证以及组织者认为必须说明的事项 联络信息如主办单位或会议筹备机构的地址 邮编 银行帐号 电话和传真号码 网址 联系人姓名等等 4 会议通知的形式 口头通知 电话 传真 通知 书面通知 电子邮件 三 组织报名 政府类 发文件 通告等商业性会议 发送邀请函 打电话 登门拜访 会议广告等 四 印制会议材料 1 会议文件 2 公议证件 3 会议其他材料 与会人数 场所选择 插座 电源 白板 麦克风等设备齐全 会场应该舒适宽敞 隔音效果好 采光通风良好 最好有窗帘 没有其他干扰 安静不嘈杂 空调良好 会场的基本要求 五 会场布置 排座方式 礼堂式 剧场式是最常用的排座方式之一 它要求椅子面对主席台 主桌或讲演者按行排列 这种排列方式适合不用记太多笔记的大会 讲座和论坛等活动 大小会都可使用 课堂式 教室式 这种排列方式也是常见的会议场地布置方法之一 这种将会议厅 室 桌椅按学校教室桌椅排列的布置不仅适用于大型活动 也适用于小型会议 典礼 小型演讲会或讨论活动 所以又称为研讨式排座 这种排座方式的优缺点基本上同礼堂式 剧场式相似 可以增加会议的严肃气氛并将会议出席者的注意力集中到主席台 它还可以最大限度地利用场地空间 所以场地小而人数较多的会议多采用此方式 U 字式 U 字式又称为 U 型台式 这样面对面坐的安排 便于讨论与交谈 适用于小型会议 缺点是会议主持人往往看不清会议出席者的名牌 马蹄式马蹄式排列适合董事会和交换意见的活动 在国际会议中使用较多 有些国际机构的会议厅 室 的固定座位都以马蹄式排列 这种排列方式的长处是每个会议出席者都面向主席台彼此互不遮挡 所以它和 U 字式排列一样适宜讲演者使用视听设备进行陈述的会议 缺点是当马蹄式两边座位同主席成90度角时 会议主持人往往也会看不清会议出席者的名牌 中空方型和中空圆型不想要安排主席台的会议策划者喜欢中空方型和中空圆型 回型台式排座 这种排座方式有些像 U 字式和 马蹄式 只不过是将在 U 字式和 马蹄式 排列时形成的开口封上 这样座椅自然地被安排在桌子的外边 中空方型和中空圆型排座在小型会议的布置中最常见 用中空方型和中空圆型排座通常最多排40人的座位 E 字式 E 字式排座是 U 字式排座的变型 两排椅背之间需留出约121 92厘米宽的地方供人员走动 T 字式 T 字式排座是 U 字式排座的另一种变型 这种排座有一个76 2厘米宽的主席台 按 T 字式排座 在主席台中心部位伸出一排台子 长度可按需要而定 圆桌式圆桌式就是指会议出席者和主持人环桌而坐 没有礼宾顺序上的高低贵贱 因而能更好地体现平等协商的原则 也常有非正式协商之意 所以这种排列形式 在国际会议中使用较多 群落式这种排列方式较不正式 适合于分组讨论或社交活动 会议主席或主持人只能随遇而坐 2 会场氛围的布置 1 会标 会徽 标语 引导标志等的悬挂 2 装饰物的布置 3 会议用品和设施的配备 1 会议用品文具用品 生活用品 办公用品 装饰用品等 2 会议设施设备1 视听设备 音响系统由音源 调音台 功率放大器和音箱四部分组成 屏幕 投影机 同声传译设备2 照明设备及空调设备 六 培训临时工作人员及安排相关服务 会议服务质量的高低就是直接影响到企业与会目标实现与否的关键 服务 SERVICE 集微笑 出色 准备 看待 一视同仁 征询 创新 交往为一身 体现了服务的准则和技巧 会场当天 内场人员 A熟知各种物料存放B负责文具话筒传递C协助工作 A场内摄像 拍照B场内温度调控C安排会议室值班D保管会议及通讯设备财产安全 A场外对接人员B场内服务跟踪C临时应急处理D会后物料整理回收E及时发放与回收会议满意度意见反馈表 服务应急 设备跟踪 文具发放 A负责与会人员签到B跟踪茶歇台的准备C确认用餐人数及时通报餐厅D时刻关注备餐情况 A对接行政车司机应急临时采购B与酒店协调客房及餐饮事项C会后负责物料整理回收归位 会场当天 外场人员 场外服务 服务跟踪 后续工作 会场的相关资料提交会议组织部门1 会议签到表2 剩余物料的归类及归位3 及时提交影像 录音资料4 协调协助新闻稿撰写5 根据满意度的反馈情况做总结提高 讨论 特殊事项处理 会议召开前 一名参会人员突然心脏病发作 倒在舞会大厅 你该怎么做 下等2点 酒店突然通知你 房间已经安排满了 不得不把你的40名来宾安排到附近的一家酒店住宿 你该怎么办 四 会后评估 会议评估是会议管理的一项基本工作 它关系到会议组织者的会议组织管理水平能否不断提高的大问题 评估的目的 一 检查会议目标是否实现二 看看与会者是否满意三 明确会议的成本效益如何四 清楚哪些方面需要改进 评估的内容 一 会议议程及内容 一 会议主题 议题的恰当性 二 会议议程安排的合理性会议议程安排的合理性是会议评估的重要对象 因为 会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的 而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制 三 会议发言人选择的得当性 四 分组讨论的充分性 二 会议各项活动 一 会议的欢迎宴会 欢送宴会是否得当 二 参观 访问 游览活动安排的合适性三 会议附设展览活动 一 展览场地的合适性 二 展品装卸 存储服务的质量 三 展览服务的质量 四 参展效果 四 会议场所设施 服务与环境 一 议场所的音响效果 二 场所是温度 湿度 照明度 三 会议场所的同声翻译设备的质量 四 会议场所指引系统的完美性 五 会议饮水服务的质量 六 会议的茶 咖啡服务质量 七 会议的同声翻译质量 八 会议的环境质量 五 会议住宿 餐饮 一 会议指定宾馆的质量 二 会议餐饮及其服务的质量六 会议目的地的质量 一 会议目的地的环境质量 二 会议目的地居民的好客程度 三 会议目的地旅游景点的吸引力 四 会议目的地的形象 七 会议宣传促销与接待工作 一 会议宣传促销工作的成效 二 会议接待工作的质量 评估的方法 一 调查问卷调查问卷是最常用的会议评估的有效方法 调查问卷可以通过以下几种方式进行 一 现场手工填写 二 现场电脑填写 三 会后电脑填写 二 面谈会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈 征求他们对会议的意见和评价 这种方法只能对会议进行定性评估 三 电话调查四 现场观察 五 会后工作 一 感谢方方面面对会议的帮助和支持 一 感谢与会者的参会 二