高效会议管理_PPT（PPT49页).ppt

21 08 45 21 08 45 21 08 45 会议的意义 帮助群体沟通 关键词 我存在 故我开会 21 08 45 会议的目的 关键词 万会朝宗 解决问题 21 08 45 会议效率不高的原因及预防性管理 21 08 45 1 会议召开频率 头儿 我们每天开会 许多实际工作都没时间做 是啊 这样下去怎么得了 得开个会研究一下 21 08 45 1 会议召开频率 固定的公司会议 部门会议 21 08 45 1 会议召开频率 全体会议 21 08 45 1 会议召开频率 处理突发事件的会议 21 08 45 1 会议召开频率 一对一会议 21 08 45 2会议召开时间 日期 21 08 45 2会议召开时间 时间 如果午餐时间开会 21 08 45 2会议召开地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的 这不仅是一个舒适的问题 而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的 会议地点应与会议目的相适合 若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解 一种宽松的郊外气氛是合适的 同样的道理 不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议 21 08 45 2会议召开地点 在办公室召开会议 优点 你的全部参考资料在手边 你的权威性可能得到加强 缺点 可能会有电话干扰 或者有人打扰 21 08 45 2会议召开地点 在会议室召开会议 优点 干扰相对较小 缺点 会务准备负担大 21 08 45 2会议召开地点 在咖啡屋召开会议 优点 气氛轻松 适合于简单沟通 头脑风暴 缺点 不适合于主题严肃 复杂的会议 不利于形成决议 21 08 45 2会议召开地点 座位安排的艺术 21 08 45 3开会对象的选择 21 08 45 3开会对象的选择 哪些人必须来开会 21 08 45 4主持者的技能 如果会议主持人缺乏影响力 说服力 被参会者牵着鼻子跑 就无法达到会议意图 主持人 21 08 45 4主持者的技能 责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人 避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度 21 08 45 4主持者的技能 对参会者的表情准确辨别 21 08 45 4主持者的技能 对参会者的表情准确辨别 21 08 45 应对不同风格的与会者 与蝉相遇 蝉的症状 讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策 采用非语言性暗示探询 总结 测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言 21 08 45 应对不同风格的与会者 与鲨鱼相遇 鲨鱼的症状 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见 主持人对策 理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断 21 08 45 应对不同风格的与会者 驴的症状 过于敏感防卫性很强 心中有面 墙 不能站在别人的立场看问题 主持人对策 突出他的贡献重复问题短暂沉默 与驴相遇 21 08 45 应对不同风格的与会者 兔子的症状 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议 主持人对策 突出他的贡献重申可以先试用现在的程序 如不奏效 则马上按他的方法实施 与兔子相遇 21 08 45 应对不同风格的与会者 螃蟹的症状 开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡 走神 主持人对策 对开小会者 主持人停止说话或者示意发言者暂停 使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论 然后集中讨论对打瞌睡者 可中间休息5分钟 并加快会议议程 与螃蟹相遇 21 08 45 会议中还会遇到一些特殊问题 当谈及一项为完成的工作时 与会者会找借口 如 我忘了 这不是我的责任 作为主持人 你可以在这位与会者的同事们面前提醒他 希望他以后完成此项工作 或者将任务转给其他人做 借口 21 08 45 会议中还会遇到一些特殊问题 有的与会者会试图暗中破坏会议 所以会议未能达到规定的目标 身为主持人 你可以通过揭露她的策略来制止她 如果与会者继续试图阻挠会议 就休会 在极端的情况下 你还可以将发难者逐出会议 设伏 21 08 45 会议中还会遇到一些特殊问题 有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度 并挑起争论 作为主持人 你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者 也可以紧扣事实 鼓励与会者以平静的态度进行讨论 或者在不损害反对者的情况下引入幽默 以缓和局面 对抗 21 08 45 会议中还会遇到一些特殊问题 若双方的讨论变的过分激烈 就站起来重新控制局面并使他们镇静下来 你站着 高高在上的位置会使你显出更大的权威性 同时 使用一种平静的 有分寸的语调 21 08 45 会议中还会遇到一些特殊问题 与会者开始骂人 不守规则 甚至进行人身攻击 将会议搞得混乱不堪 你可以要求大家遵守秩序 或者要求该与会者离开 你也可以休会 而且不确定重新集合的时间 严重混乱 21 08 45 5参会者的技能 参会者发言混乱 既不知如何表意 又不知如何引退 将致使会议失败 21 08 45 5参会者的技能 收集信息 积极准备阅读会议议程和相关资料收集发言素材 准备发言提纲 21 08 45 5参会者的技能 保持开放心态 认真倾听 21 08 45 5参会者的技能 围绕议题 积极参与礼貌发言 尊重他人 21 08 45 5参会者的技能 记录与总结 21 08 45 6会议准备工作 会务条件不充足 将延迟会议召开时间 降低会议效率 21 08 45 6会议准备工作 21 08 45 7会议记录的技巧 重要会议要录音 日后不用的录音等于浪费时间主持人 不要兼任会议记录者工作 会议记录尽可能维持在一页纸内会议记录内容应包括 标题 会议目标 主席名字 缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 列出会议重点 工作分派情况及完成日期尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者 21 08 45 8主持人会后跟进 请大家填写会议评估表针对评估意见采取改进措施联络缺席的同事 询问缺席的原因跟进计划 如有需要立刻召集另一次会议会议后检讨得失 如有需要找高层协助 跟 跟 跟 21 08 45 例会容易出现的问题 1 内容不固定 主持人请假时 代理人主持的会议质量更差 9例会召开技巧 2 遗留问题逐渐解决 但越来越感觉会议变成形式 21 08 45 对策 1 参会者事先提交工作报告到主持人 9例会召开技巧 2 工作报告应格式化 关键绩效指标的完成情况 例行检查工作的结果 上次会议决议或计划的完成情况为必备内容 3 关注本阶段成绩 也要关注各阶段的变化趋势 4 培训等工作是可以长期布置的任务 21 08 45 是否形成清晰决议 10会议效果评估 21 08 45 达成决议 彼得德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在 并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣 避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督 21 08 45 会议时间是否充分利用 时间成本 参加会议的人数 与会者的准备时间 与会者的旅行时间 会议秘书工作 会议服务人员工作时间 金钱成本 开会的时间成本 与会人员平均每小时的工资直接成本 会议设施租用