爱数文档——文档管理之道易用先行.docx

文档管理之道，易用先行随着大数据时代（Age of Big Data）的到来，数据的爆炸式增长尤其是非结构化数据（文档类数据）的增长，重新激活了文档管理行业的前景，各种文档管理软件企业级或面向个人用户级迅速将市场变得饱满，并无法避免存在着的品牌竞争。之前一直不温不火的文档管理行业在大环境的转变下能否爆发出无限的市场潜力？在各大厂商纷纷推出或者重新包装自己的文档管理类产品的同时，笔者欣喜地发现有些创新的文档管理产品开始崭露头角，而它们的创新性解决的恰恰是之前文档管理产品所苦恼的问题。很多企业也曾斥巨资购买并部署了文档管理类产品，以期可以更好地管理企业知识资产，但是在过程中发现即使产品功能强大，且能够满足大部分的安全、共享需求，仍很难在企业内大范围推广。分析后发现，根本原因是文档管理类软件大凡操作繁琐复杂，普通用户即使培训后也很难上手，久而久之便弃之不用。要解决之前文档管理产品所遇到的问题，就是要在产品设计之初将易用性作为原则融入产品中。易用性是一种以使用者为中心的设计概念，设计的重点在于让产品的设计能够符合使用者的习惯并满足用户的需求，简单来说：l 用户认知成本低，易于学习与使用l 减轻用户记忆负担，主动即时推送l 用户满意度高，科学的文档管理方式那么在创新的文档管理产品中，我们可以看到它们不但用创新的技术去解决传统的难题，令人惊喜的是它们在易用性上更是有非常出色的表现。1.不改变用户使用习惯，减少用户的排斥感文档管理类产品面向的最终用户具有两个鲜明的特点：第一，用户成分非常复杂。文档管理类产品的用户存在于各个不同的行业，处于不同的年龄阶段，拥有不同程度的计算机使用水平。大部分最终用户使用计算机都还停留在一个较低的水平，日常操作比较简单，使用计算机办公多依赖于固有的操作习惯。第二，目前在中国，微软Windows操作系统占据国内绝大部分办公桌面。绝大部分最终用户的办公和家庭桌面系统都已被Windows系列（XP/Vista/7）操作系统占据，用户更加适应Windows的Explorer的操作模式。因此，迎合用户的使用习惯，提供类似Windows的Explorer操作模式，更符合用户日常使用习惯，也更容易减少用户的排斥感。在这方面许多个人消费级产品，如网盘，已经做到了提供本地方式访问远端存储的功能，而在企业级文档管理产品中，爱数AnyShare3.0也是一个典型的例子，采用Explorer扩展的All-in-Explorer的操作方式，在PC端以虚拟本地磁盘的方式，可以完成文档的分类、访问、共享、检索、归档等一系列的文档操作，即使不经过系统的培训，用户也能够遵循原有使用电脑的习惯快速学会使用。2.主动地推送模式，加速价值传递企业之所以要进行文档管理，是因为文档中包含着信息与知识，这些信息与知识通过管理与共享能够提升员工职业技能、辅助团队达成团队目标、促进企业知识积淀等，进而为企业带来业务价值。传统的文档管理方式，管理者静态管理各种文档，用户只能主动地到海量文档中索取自己需要的部分，并且由于用户本身和这种管理方式的局限性，并不能保障用户完全获得相关主题的全部文档。其实用户在使用互联网产品中经常使用的IM即时通讯工具就会主动推送消息，如QQ新闻，而邮箱等应用还支持用户订阅感兴趣的相关信息，这样就主动做到了将信息与知识智能地推向对应的用户。在这方面，爱数AnyShare 3.0的主动推送机制，将过去单向的文档管理模式变为信息与知识和用户之间的双向流通。一方面，支持用户主动地向系统索取文档数据，并有多种功能来保障用户安全、准确、完整地获得所需的信息与知识，如全文检索功能。另一方面，文档数据的最新变动，或是新增文档等消息，系统都将主动告知相关用户，信息与知识主动传播，推送给用户他们关心的、需要的和必须知道的文档信息，如消息通知功能。 3.化繁为简，文档管理得心应手文档管理（非结构化数据管理）本身因为文档的属性、面向的对象等的不同，也承载了不同的知识价值，同时，文档也处于不断的变化之中，文档的生命周期客观存在，同一个文档对于不同的用户、在不同的时间所具有的价值也可能不同，对文档的管理是一个动态的过程。由此可见，文档管理本身就是一项复杂的工作。而如何化繁为简呢？爱数AnyShare3.0采用FLM全文件生命周期管理方式，在部署、迁移、分类、共享、查找、权限管理等各个方面均采用策略管理方式与快捷工具导入的方式，让用户可以根据习惯应对可能出现的文档管理场景，轻松获取文档价值。如今，文档管理类的产品琳琅满目，对于企业而言