销售部门库存管理和退换货作业规范(试行).doc

XXXX有限公司编号 ZY-05-07销售部门库存管理和退货管理作业规范（试行）版本 V1.0页码6/6销售部门库存管理和退货管理作业规范 发行日期版本修改内容2011-7-28V1.0原版1 目的1.1 为了更好的服务客户，及时满足客户临时紧急小订单的需求，加快售后服务响应速度，提高市场竞争力，规范库存管理和售后产品配件的管理。1.2 规范退货流程，提高工作效率，减少浪费。进一步对产品零部件损坏原因的分析，提高产品质量。2 范围销售部门、市场部、商务部、财务部、品管部。3 工作职责销售部门：负责所在部门的备货申请、库存管理、库存盘点、售后服务记录和产品配件的回收登记和管理、负责退货的申请和退货的发运。市场部：负责确认销售部门调拨新产品或样品的需求；负责退货申请的核实和确认；负责组织退货产品及配件反映出的产品质量整改。商务部：负责备货申请的确认、调拨和发货；负责退货过程的跟踪和反馈；负责库存盘点和核销。品管部：负责退货产品及配件的检测和输出检测报告。4 工作内容4.1 库存备货原则4.1.1备库产品及配件：各销售部门备库存的产品及产品配件仅限于公司的标配产品及配件。4.1.2备货数量：4.1.2.1每批次备货数量：单个固定产品数量不超过10套，单个便携移动产品数量不超过20套。4.1.2.2若与经销商合作方式的，根据市场进展及订单进展情况，则要求经销商进行自行备货（包括产品和配件），经销商所备货遵循先款后货原则。4.1.2.3 维修用产品配件数量：每批次产品配件备货的比例按所备灯具金额的10%以内折算。4.1.3 运输方式：为降低产品综合成本，备货产品及产品配件必须走汽运或铁运，或随订单货物发运。若为发往海外的产品及配件，其运输方式则采取海运、汽运和铁路运输，产品配件的备货必须随同批次备货产品一同发运。4.1.4 出口方式：若备货产品及配件是发往海外的，则必须按正常出口报关，保证货物在当地的合法身份和公司利益。4.1.5 费用原则：国内销售部门由此产生的运输费由公司垫付；发往海外的由此产生的费用则由经销商支付，遵循先款后货原则。4.1.6 库存周转和监控：各销售部门的备货库存原则上必须在90天内销售完毕，剩余库存数量不足30%时，可再次发起备货申请。商务部每月5日前必须统计上月销售部门库龄表，对各销售部门的备货不足或库存周转缓慢提出预警信号，并报给销售总监或分管副总经理。4.2 退货产品及配件界定原则各销售部门退货的产品及配件主要包括以下几种情况。(A)各销售部门积压产品及配件：由于销售部门对市场情况判断失误等原因造成调拨产品及配件积压，积压产品（必须未开箱使用且包装完好）在半年内未销售且短期内无销售意向的，可向商务部提出退货申请或由商务部直接发出退回指令，其退回的运输费用以及折旧费由销售部门经理或主管（管理职能）个人承担。(B) 不适用样品：一年以上无销售产品的样灯，销售部门可向商务部提出退货申请。(C) 公司正式通知要求召回产品及配件。(D) 维修后的产品及配件。(E) 损坏的产品及配件、以及工具、仪器仪表、工具箱等：保用期内产品正常使用损坏的产品和配件，以及过保产品损坏配件或客户废弃配件。4.3 备货产品及配件调拨管理4.2.1各销售部门根据市场进展情况，制定好所在部门的备货计划，并填写销售部门市场开发进度和备货申请表，经销售部门经理或主管（管理职能）审核申请资料的真实性、完整性后，发商务部就库存数据进行核对，核对无误后发销售总监或分管副总经理审批，审批通过后转商务部进行货物调拨执行、并跟踪发货。4.2.2 若销售部门市场开发进度和备货申请表中涉及到未正式发布的公司标配产品，则首先发市场部经理审核确认可行后，经销售总监或分管副总经理审批，通过后转商务部进行调拨执行和跟踪发货。4.4 备货产品及配件库存管理4.3.1 各销售部门入库管理4.3.1.1公司出厂产品必须带有出厂编号。对于装箱产品为同一类产品，则按照连续出厂编号装箱。封箱后，仓库须将产品的物料编码及出厂编号列出清单粘贴在纸箱正面位置及留存一份在纸箱内，并将对照清单做好出库记录。4.3.1.2对于装箱产品不为同一类产品，则以各类产品连续编号装箱。封箱后，仓库将各类产品的物料编码及出厂编号列出清单粘贴在纸箱正面位置及留存一份在纸箱内，并将对照清单做好出库记录。4.3.1.3货物分配发运之日起即作为各销售部门入库处理。商务部必须对各销售部门所有已调拨货物及时查询并逐笔跟踪直至货物到指定地点，如有异常应立即协调处理。4.3.2 各销售部门出库管理4.3.2.1各销售部门经理或主管（管理职能）针对自身部门的库存产品或配件在按合同转正式销售时，必须按照“先进先出”的原则出库，并将出库产品的出厂编号登记到销售部门库存产品/配件出入库记录表里，并在当日发邮件给商务部存档备案。4.3.2.2 商务部在分别收到销售合同原件和销售部门库存产品/配件出入库记录表的2个工作日内，必须将各销售部门的备货产品及配件数量、出入库情况记录于ERP系统里的相应栏目，并完成订单的挑库和出货。4.3.2.3正常情况下不得拆卸整灯的零部件单独销售或用于维修，如遇特殊情况需拆卸，应及时协调办理调拨零部件将灯具恢复正常。4.5 备货产品及配件试用和用于维修4.4.1 根据客户开发需求，各销售部门可根据具体情况安排客户现场灯具试用。试用的产品可直接从公司调拨，也可从各销售部门库存备货产品中调用。4.4.2产品试用时间不得超过15个工作日。试用完毕后，须直接转为销售；如不能转成销售的，超过试用期则立即收回。4.4.3 在客户处试用的灯具，应与客户协商保管的责任，应有书面试用协议。试用完毕后，应完整填写灯具试用报告。4.4.4 为快速响应客户的售后服务需求，各销售部门的库存备货产品及配件可用于客户处维修使用。维修完毕后，销售人员必须向客户收回已损坏的相应产品和配件，做好回收登记和管理，并定期退货返回公司。4.6 备货产品和配件库存摆放管理4.5.1 各销售部门以易于识别、取放、安全为原则摆放库存产品和配件，应分区域摆放，保证横成行、竖成列，充分利用空间。4.5.2 产品摆放根据发货频率、体积重量来进行。其中，使用频率高的产品应距离通道口最近；重量重的产品应放在下层；同类产品后入库放在下层，先入库放在上层；零散的便携移动灯具根据允许的条件摆放在货架上。4.5.3 配件的摆放根据品名分类来进行，如光源、电路板等。其中，体积大、重量重、使用频率高的配件放在货架的下方。4.5.4 返修产品和配件清理完毕包装好贴上标识后应单独在一个区域放置。4.5.5 各销售部门必须保持备货库存存放区域的日常清洁、整齐；每周需全面清洁一次。4.7 盘点管理4.6.1 各销售部门经理或主管（管理职能）应确保按日事日清、日清日毕的要求进行每日盘点，于每月的最后一天将本月的盘点情况表发电子版反馈至商务部和财务部。盘点表包括销售部门库存明细表。4.6.2 盘点的内容为所有库存的产品及配件。4.6.3 盘点的结果不允许盈亏相抵。4.6.4 由于各销售部门管理不善造成产品、配件丢失，由具体责任人按产品EXW最低价或配件计价的价值全额赔偿。4.6.5 所有赔偿到公司账上后，由商务部录入ERP系统盘亏出库单，核销库存。4.8 产品及配件退货管理4.7.1产品及配件退货申请4.7.1.1各销售部门负责对需要退货的产品及配件进行清点、检测、分析和分类标识、包装，特别注意应将易碎、易损配件（光源、线路板、电子元器件）与质地较硬配件（电池、灯具外壳、工具等）、危险物品（如电池等）分开包装。4.7.1.2退货物料必须采用完整纸箱包装，各物品包装必须采用缓冲物进行包装，每箱重量不能超过40KG，防止由于运输造成损坏。4.7.1.3所有包装纸箱应进行编号。4.7.1.4 正确填写销售部门退货申请表，并将货物标识、包装编号等内容填写完整。经销售部门经理或主管（管理职能）审核后发市场部和商务部进行核查、确认。4.7.2产品及配件退货发运4.7.2.1 市场部和商务部确认申请无误后，销售部门负责按发货地址要求和物流公司要求进行退货发运，并保存货物移交的签收单，待货物顺利到达公司指定地点后，再将货物移交的签收单转商务部存档管理。4.7.2.2若上述两部门确认不可行时，销售部门则不得发运，严禁退货后再补申请的情况。4.7.2.3商务部负责建立销售部门退货信息跟踪记录表、以及保存销售部门退货申请表，在商务部、市场部、品管部、仓库间流转，各自记录本环节信息，监控各销售部门退货整个过程。4.7.3产品及配件退货接收、清点和检测4.7.3.1 商务部在接收到货运公司提货信息后，安排人员在规定时间内提货。并在提货现场与货运公司清点货物件数及是否有拆箱、破损情况，件数无误及无其他异常后方可提回。若发现实物与货运清单不一致时，马上与货运公司交涉，协商索赔处理等事宜，直至彻底解决。4.7.3.2商务部在货物提回到公司后，在销售部门退货信息跟踪记录表上做好收货记录，并将此表随同销售部门退货申请表、货物与一起移交给品管部。4.7.3.3品管部按照销售部门退货信息跟踪记录表、销售部门退货申请表清点货物数量，确认清单和货物一致、以及各包装箱完好。并在一周内检测完毕，确认实际问题与销售部门退货信息跟踪记录表、销售部门退货申请表完全相符后，在销售部门退货信息跟踪记录表上签字确认。原件返回商务部，品管部留存复印件，用于后续进一步的质量分析和验证。4.7.3.4以上造成的退货账实不符的情况，对操作人员责令整改。4.7.4产品及配件退货后的处理4.7.4.1退回的产品及配件经品管部检测没有任何问题（质量、外观），且该产品仍属于公司正常销售的产品，则应入公司正品库，进行正常销售。4.7.4.2退回的产品及配件经品管部检测存在可修复的质量或外观问题、或该产品已经改型的，则将该产品及配件暂入公司次品库，待品管工程师提出返修方案后进行返修处理和入正品库，进行正常销售。4.7.4.3退回的产品及配件经品管部检测无法进行修复的，则将该产品及配件暂入公司次品库，待品管工程师提出拆卸处理方案后进行拆卸处理，拆卸后的配件经品管部检验，检验合格的配件入正品库正常使用，不合格的则进行报废处理。4.7.5产品及配件退货检测结果反馈4.7.5.1品管部应对销售部门退回的每批货物进行分析，并形成销售部门退货检测报告发商务部和市场部。4.7.5.2 商务部针