OA办公软件操作手册(上).doc

1 用友致远协同管理软件 操作手册 用友致远软件技术有限公司 二零零六年十月 2 前言前言 感谢您选择 A6 协同管理软件 Internet 技术和 IT 基础设施的建设与发展 为企业和组织跨区域发展提供 了有效的信息通道 采用 B S 的方法 通过 HTML XML JAVA IP 互联 WEB Service 等诸多 IT 技术 整合出了基于 WEB 的 面向各类组织的跨部门 沟通 信息积淀 流程与表单固化等服务于团队的各种应用 使组织决胜于信 息技术提供的组织智慧和系统能力 帮助组织简化流程执行 控制管理执行 展现组织成果 缩短与客户的距离 总之 信息技术与管理不断融合 帮助提 升企业竞争力 北京用友致远软件技术有限公司专注于协同管理软件的产品开发和服务 通过对协同工作管理的长期研究 探索出以团队工作管理为重心 以组织管理 学和组织行为学为管理理论基础 基于 PDCA 管理循环 计划 执行 检查 控 制 的主线 针对组织流程和组织工作行为中的沟通 任务分配 资源整合 以 人为中心 以流程 事件 时间 资源为基础 形成支撑组织分时 异地 高 效 高质协作的管理软件 A6 协同管理软件 我们以 人为中心 事件驱动 流程导航 表单呈现 内外互通 应用整 合 集中共享 的产品理念 为各类政府 企业 社团奉献出优质 高效的协 同管理产品 实现组织内部的高效协同 形成组织内部高效的工作平台 并成 为组织内部信息流动的通道 本说明书针对 V2 65 版的产品 是用友致远经历过第 10 余次升级后的产品 期望它能给您的工作带来效率和更高的品质 在 V2 65 中 A6 协同管理软件针对深化协同应用 提升公文管理水平 增 强组织管理和信息共享特性等多方面增加了新特性 同时对于大组织长期使用 的性能问题 存储问题提供了专项解决方案 产品消息中间件进行了重构 针 对技术方面引入 web 2 0 特性等 300 余项改进 新的特性包括 支持可配置的个人首页和单位首页 完成了组织信息呈现 和个人协同办公的完美平衡 整合邮件 word excel 等桌面系统的 A6 精灵 可以完成对消息的提醒并能通过消息去处理你的工作 协同能力大幅提升 可 配置的短信集成 支持组织有选择的使用这一通信手段 伴随着公文交换中心 的发布 更加完善的公文管理系统 甚至你会发觉公文原来可以这么接近我们 的 贴心的功能有 自定义的公文元素 收文单 发文单 公文稿纸 我的 模板 一般流程 表单审批流程 都可以推送到桌面的很多人性化的管理 更 加柔性的流程 随着产品的不断升级和发展 我们会不断研究协同工作管理 不断推出新 的产品 长期支持产品升级 愿我们的产品在贵单位能够用得很好 同时 有 任何问题和好的建议 也欢迎给我们提出 3 目目 录录 前言前言2 第一章第一章 环境配置环境配置 8 1 1 硬件配置系统配置参考 8 1 1 1 服务器硬件配置 8 1 1 2 服务器软件配置 8 1 1 3 300用户以上特殊配置 9 1 2 A6 性能调整 9 1 2 1 性能调整的价值 9 1 2 2 实现方法 9 第二章第二章 系统安装系统安装 11 2 1 系统安装和启动 11 2 2 备份数据库 12 2 3 辅助程序安装 12 第三章第三章 快速使用快速使用 14 3 1 发起协同事项 14 3 2 处理协同事项 14 3 3 查看协同事项 15 3 4 建立工作计划 16 3 5 回复计划意见 17 3 6 发出会议通知 18 3 7 提交会议回执 19 3 8 发布公告调查 20 3 9 新闻发布 21 第四章第四章 双首页配置双首页配置 21 4 1 配置单位首页 21 4 2 配置个人首页 22 4 3 恢复默认配置 23 4 4 首页信息展示配置 23 第五章第五章 普通用户操作普通用户操作 24 5 1 系统功能框架图 24 5 2 协同工作 25 5 2 1 新建事项 25 5 2 2 待发事项 30 5 2 3 已发事项 31 5 2 4 待办已办 32 5 3 表单应用 36 5 3 1 表单使用步骤 36 5 3 2 设置表单管理员 37 4 5 3 3 制作前说明 38 5 3 4制作表单 43 5 3 5表单查询统计设置 48 5 3 6 表单流程绑定 51 5 3 7 使用带有表单协同 53 5 3 8 表单查询 54 5 3 9 表单统计 55 5 3 10 发布到首页 57 5 3 11 表单步骤总结 57 5 4 公文管理 60 5 4 1 发文管理 61 5 4 2收文管理 71 5 4 3 公文交换的使用 74 5 4 3 1 公文发送 74 5 4 3 2 公文交换中心 76 5 4 4 公文签收 77 5 4 4 公文督办 79 5 4 5 公文统计 81 5 5 电子邮件 82 5 5 1 写邮件 82 5 5 2 收件箱 83 5 5 3 发件箱 85 5 5 4 草稿箱 85 5 5 5 垃圾箱 85 5 5 6 邮件查询 85 5 6 文档管理 86 5 6 1 我的文档 86 5 6 2公文档案 90 5 6 3 单位文档 92 5 6 4 项目文档 94 5 6 5 他人文档 94 5 6 6 借阅文档 94 5 6 7 综合查询 94 5 7 日程计划会议 95 5 7 1 我的计划 95 5 7 2 日程安排 97 5 7 3 计划管理 99 5 7 4 会议管理 100 5 8 公共信息 103 5 8 1 公告 103 5 8 2 调查 104 5 8 3 讨论 105 5 8 4 新闻 106 5 8 5 公共信息管理 107 5 5 9 常用工具 108 5 9 1 员工通讯录 108 5 9 2 外部联系人 110 5 10 个人设置 110 5 10 1修改密码 110 5 10 2个人信息 111 5 10 3 个人模板 111 5 10 4 关联项目设置 112 5 10 5 关联人员设置 114 5 10 6关联系统设置 115 5 10 7消息转移设置 116 5 10 8代理设置 116 5 10 9 邮箱设置 117 5 10 10印章密码管理 118 5 10 11个人首页配置 119 5 11 人事档案管理 119 5 11 1档案管理 119 5 11 2 业务管理 125 5 11 3 统计查询 128 5 11 3 4 自定义信息 129 第六章第六章 系统初始设置系统初始设置 133 6 1填写公司信息 133 6 2基础设置 134 6 2 1组织机构设置 134 6 2 2职务级别设置 137 6 2 3岗位名称设置 138 6 2 3人员及权限设置 138 6 2 4自定义组设置 140 6 2 4批量导入人员 140 6 2 5双首页设置 141 6 3应用设置 143 6 3 1协同模板设置 143 6 3 2协同节点权限 145 6 3 3表单应用设置 146 6 3 4系统格式设置 149 6 3 5公共信息栏目设置 150 6 3 6公共资源设置 152 6 3 7常用语设置 153 6 3 8邮件设置 153 6 4管理维护 154 6 4 1系统开关配置 154 6 4 2自定义权限设置 156 6 4 3关联系统的设置 156 6 6 4 4性能清理 157 6 4 5分区管理 158 6 4 6印章管理 160 6 5公文应用设置 162 6 5 1公文基础设置 162 6 5 2公文文号设置 168 6 5 3套红模板 169 6 5 4稿纸模版 170 6 5 5外部单位设置 171 6 6A6 精灵 173 6 6 1安装 173 6 6 2系统使用 175 6 6 3 Office打通使用 175 第七章第七章 插件应用插件应用 176 7 1 短信插件 176 7 1 1 UFmobile设置 176 7 1 2 人员设置 177 7 1 3 短信统计 178 7 1 4 短信发送 178 7 1 5短信回执 179 7 2 U8 插件 180 7 2 1 系统管理员设置 180 7 2 4 用户设置方法 182 7 2 5 基础数据定义 183 7 2 6 科目设置 187 7 2 7 凭证定义 191 7 2 8凭证导出 196 7 2 9 凭证查询 201 7 3 综合办公 203 第八章第八章 日常系统维护日常系统维护 221 8 1 系统目录 221 8 2 备份与恢复 221 8 2 1 备份数据库 221 8 2 2 恢复数据库 222 8 3 升级 222 8 4 系统迁移操作 223 8 4 1 迁移步骤 223 8 5 如何进行手工启动 223 8 6 常见问题问答 224 8 6 1 安装与环境 224 8 6 2 系统管理 225 第九章第九章 支持与服务支持与服务 225 7 9 1 成为会员 225 9 2 会员有哪些权益 代理 用户 225 9 3 服务方式 226 9 4 用友致远客服平台示意图 226 9 4 1 呼叫中心服务 226 9 4 2 服务质量要求与监督 227 9 4 3 呼叫中心服务流程 227 9 4 4 支持邮箱服务 support 228 9 4 5 网上自助服务 228 9 5 售后服务内容 230 附录 产品启用速查手册附录 产品启用速查手册 231 常用功能键 231 处理功能键 231 权限说明 231 系统管理员工作 232 普通用户启用注意事项 235 8 安安 装装 篇篇 第一章第一章 环境配置环境配置 1 1 硬件配置系统配置参考 1 1 1 服务器硬件配置 根据并发用户数推荐的机器配置 10 20 用户配置 CPU P4 2GHz 以上 硬件盘 IDE 或 SCSI 硬盘 40Gbytes 以上 内存 512M bytes 20 50 用户配置 CPU P4 2GHz 以上 硬件盘 SCSI 硬盘 72Gbytes 以上 内存 1G bytes 100 200 用户配置 CPU P4 2GHz 以上双 CPU 或者双核 CPU AMD INTEL 皆可 硬件盘 SCSI 硬盘 72Gbytes 以上 双硬盘 内存 2Gbytes 200 用户以上配置 CPU P4 至强 2GHz 或双核 AMD INTEL 皆可 以上双 CPU 专用服务器 硬件盘 SCSI 硬盘 72G 以上 多硬盘 建议作 raid5 内存 2G 4Gbytes 注意 注意 如果用户需要使用邮件功能 服务器内存最低配置 2G 系统会自动侦测内存 1 1 2 服务器软件配置 操作系统 中文 Windows 2000 2003 XP 浏览器 IE6 0 以上 应用服务器 支持 J2EE 标准的服务器 Tomcat 4 0 6 数据库 MySQL4 0 24 版本 9 1 1 3 300 用户以上特殊配置 建议分离数据库服务器和应用服务器 在 100 300 用户之间可以参照表 3 2 执行 300 用户以上的服务器配置如下表 推 荐 配 置数据库服务器端应用服务器 硬 件CPUP4 至强 2 8G 以上 AMD 64 推荐双核 CPU P4 至强 AMD 64 推荐双 核 CPU 内存2G bytes1G bytes 硬盘SCSI 72G 3 以上 raid 5IDE SCSI 36G bytes 以上 网卡1000M100 1000M 软 件操作系统中文 Windows 2000 2003WINDOWS2000 2003 SERVER 浏览器IE 6 0 以上同左 软件平台MySQL4 0 24 版本数据库TOMCAT 4 0 6 JDK 1 5 注 200 并发以上 建议数据存放采用磁盘阵列 1 2 A6 性能调整 1 2 1 性能调整的价值 1 充分利用服务器的闲置内存资源 2 提升数据库的访问速度和稳定性 3 提升 tomcat 平台的稳定性 4 提升 A6 系统的访问速度和稳定性 1 2 2 实现方法 具体分为两步 一是调整 mysql 数据库 二是调整 tomcat 平台 mysql 数据库调优 对于数据库的调整 主要是对其配置文件 my ini 文件的修改 my ini 文件 在其服务器操作系统盘 C WINNT 或 windows 下 此配置方法只针对 2 65 版本 mysql 版本是 4 0 24 my ini 内容如下 假定内存为 1G 可调内存 500M set variable innodb buffer pool size 200M set variable innodb additional mem pool size 10M set variable max allowed packet 10M 10 set variable default character set gbk tmp table size 100M query cache size 200M 可以调整 innodb buffer pool size tmp table size 和 query cache size 参数 配置来提升性能 innodb buffer pool size 是默认配置文件自带的 是 mysql 缓存池的大小 根据并发数的大小需要调整 tmp table size 是查询结果临时存 放表的大小 query cache size 是查询缓存数的大小 这个两个参数需要根据 服务器空余资源的大小灵活来配置 具体大小内容可以参考如下 适用于 Windows serer 2000 2003 A6 并发数服务器内存 推荐内存可调整内存配置参数 my ini innodb buffer pool size Tmp table sizequery cache size 501G 500M200M100M200M 502G 1G400M200M400M 1001G 500M200M100M200M 1002G 1G400M200M400M 1004G 3G600M400M2000M 1502G 1G400M200M400M 1504G 3G600M400M2000M 2002G 1G400M200M400M 2004G 2G600M400M1000M 3002G 1G800M200M800M 3004G 3G1000M500M1500M 5004G 3G1000M800M1200M 5008G 6G2000M1000M3000M Linux 版数据库参数 一般情况下 Linux 系统只支持 2G bytes 的内存配置 请参阅上述关于 2G 内存配置确认 tomcat 配置 V2 65 增加了对 tomcat 的自适应配置 无须再手动配置参数 特殊问题请 咨询致远客户服务 11 第二章第二章 系统安装系统安装 2 1 系统安装和启动 安装步骤 第一步 选定服务器 客户首先根据服务器的配置要求 选定局域网中一台计算机作为服务器 正确安装好操作系统 测试服务器运行正常 建议 硬盘至少划分两个 物理分区 一个操作系统操作 另一个用于安装系统和备份 若有双硬 盘 建议用独立的硬盘作为存放备份文件的服务器 每周手动备份文件 到另外的硬盘 同时 我们强烈建议有条件的用户作 raid5 或更高级的 磁盘阵列 保障系统应用 第二步 检查网络 安装前请确保网络通畅 以便安装后用户可以从其它电脑 客户端 登 录用友致远协同管理系统服务器 对于 300 并发以上的客户 我们建议 服务器端采用 1000M 网络 保证系统带宽足够 注意 网络带宽是约束系统性能的关键因素之一 第三步 服务器端安装系统 启动服务器后 关闭其他运行程序 将安装盘放入光驱内 安装程序会自 动运行 弹出 A6 协同准备安装画面 点击 下一步 此时弹出许可证协议 点击 是 在 下一步 出现的输入框 在输入框内输入软件加密狗产品的有效 序列号 装上加密狗 点击 下一步 选择安装路径 强烈建议选择独 立分区安装协同管理系统和备份 通过浏览选择新的路径之后点击 下一 步 注意 如光盘未自动运行 请用 我的电脑 选中光 驱并运行光盘根目录下 setup exe 程序将自动开始安装 安装时间视您的机器速度而定 安装完成 点击 完成 结束安装 第四步 启动系统 两种启动方式 1 点击 windows 开始 程序 用友致远软件 用友致远协同管理 标准版 致远协同管理管理器或桌面 致远办公通管理器 2 在 windows 任务栏上的状态区域中 鼠标右 键单击 图标 启动服务 第五步 日常运行 在协同管理服务启动过程中 图标将闪烁 直至变为 转动的图标 如果启动过程出错 系 统将给出错误提示信息 此时请联系代理销售商或北 12 京用友致远软件技术有限公司公司客服部 在日常运行中 系统图标一直为转 动的图标 2 2 备份数据库 系统启动完成后 就可以进行协同管理系统的初始化了 初始化工作的完 成请参见 日常系统维护 为防止系统数据意外丢失所造成的损失 管理员 应在系统初始化结束后要备份数据库 以保存企业的基础档案信息 备份数据 在 windows 任务栏上的状态区域中 鼠标右键单击图标 备份数据库 2 3 辅助程序安装 系统在正常运行前 要进行辅助程序的安装 辅助程序主要指辅助系统运行 的插件程序 包括 office 插件 A6 精灵安装程序 USB 加密狗客户端程序 第一步 在系统的登录界面的右下角处 辅助程序安装 用户点击 辅助 程序安装 出现所有系统提供的辅助程序列表 选择相应的安装程序 例如 A6 精灵客户端控件 第二步 点击 下载安装 下载 A6 精灵安装程序 保存在本地硬盘 安装程序 的名称为 A6setup 对于 office 插件和 USB 加密是自动安装的 13 第三步 运行 A6setup 程序安装 A6 精灵 在运行安装程序以前必须关闭所有 IE 浏览器 注意 A6 精灵安装时需要关闭所有运行的 IE 包括 A6 系统本身 14 使使 用用 篇篇 第三章第三章 快速使用快速使用 3 1 发起协同事项 第一步 点击一级菜单中 协同工作 选择 新建协同 出现下面输入页面 输入标题和正文信息内容 第二步 选择 流程 在选择人员的页面 选择事项的相关人员 确定流 程的流转方式是串行还是并行 系统缺省设置是并行 第三步 点击 添加附件 选择文件进行上传 第四步 点击 立即发送 即完成发送 3 2 处理协同事项 第一步 当系统出现 A6 新消息 的在线短信提示表示会有新的协同事项要 求进行处理 直接点击消息提示就可以进行事件处理 也可以采用 刷新首页 在个人首页的 我的待办事项 列表中会出现要进行处理 的事项 点击 待办事项 显示事项内容 第二步 点击页面上图标 在页面呈现处理窗口 在输入框内填写处理 15 意见和内容 第三步 点击 继续并提交 事项处理完毕 3 3 查看协同事项 第一步 在个人首页点击 我的跟踪事项 点击事项标题 在协同页面 上图标 在页面右侧呈现处理流程 处理状态分别表示 已 办 进行中 待办 第二步 在协同页面上 拖动页面的竖向滚动条 在协同正文的下方呈现 处理意见和处理态度 16 3 4 建立工作计划 第一步 点击一级菜单 日程会议计划 选择 我的计划 选择周计划 日计划等类型 填写计划的标题 确定计划日期 填写具体计划 内容 第二步 选择计划的主送人员和抄送人员 主送的人员可以对报来的计划 可以进行意见回复 抄送人员只可以看报送来的计划 第三步 计划报送人员可以在内容下发查看主送人员回复的意见 17 3 5 回复计划意见 第一步 点击一级菜单 日程会议计划 选择 计划管理 列表中会显 示所有报送来的计划 选择所要批示的计划标题 可以查看具体 计划内容 第二步 点击回复按钮 主送人员可以给计划的报送人员进行批示 在 输入框内填写具体意见 主送的人员可以对报来的计划可以进行意见回复 抄送人员只可以看报送 来的计划 18 3 6 发出会议通知 第一步 在一级菜单 日程会议计划 选择 会议管理 点击 新建会 议 按钮 第二步 会议发起人填写具体会议内容 选择会议日期和时间和与会人员 及会议记录人员 点击 立即发送 会议发出后 所有与会人员 均会收到会议信息 19 3 7 提交会议回执 第一步 查看会议 点击一级菜单 日程会议计划 选择 会议管理 列 表中会显示所有会议记录 点击某条会议记录可以查看具体会议内 容 用户也可以在个人首页中的 待办事项 查看未召开的会议信息 只需点 击 待办事项 中的会议记录进行查看 第二步 会议回执 与会人员在收到会议信息后 可以直接点击 A6 消息 提示 显示会议具体内容 与会人员可以 点击按钮进行会议 回执 也可以在个人首页中的 待办事项 查看未召开的会议信 息 只需点击 待办事项 中的会议记录进行会议回执 回执可 以进行多次操作 20 3 8 发布公告调查 第一步 点击一级菜单 公共信息 选择 公告 调查 列表中会显 示所有发布的公告和调查 注 发布公告和调查的人员必须经过系统管理员进行授权注 发布公告和调查的人员必须经过系统管理员进行授权 第二步 点击 发布 按钮 填写内容和图片 点击发布 发布的公告在 单位首页公告调查频道可以看到 21 3 9 新闻发布 第一步 点击一级菜单 公共信息 选择 新闻 列表中会显示所有发 布的新闻 注 新闻发布人员必须进过系统管理员授权注 新闻发布人员必须进过系统管理员授权 第二步 点击 新闻发布 按钮 填写新闻内容和新闻图片 点击发布 发布的新闻在单位首页新闻频道可以看到 第四章第四章 双首页配置双首页配置 功能建功能建 单位首页设置 进入单位首页设置 进行栏目设置 个人首页设置 进入单位首页设置 进行栏目设置 恢复默认设置 恢复系统默认的单位和个人首页设置 4 1 配置单位首页 第一步 进行系统管理员界面 选择一级菜单 应用设置 点击 双首页 设置 进入到双首页配置页面 22 第二步 选择 单位首页设置 页面展示目前的单位首页的页面栏目 点 击每个频道下面的 选择栏目 按钮 进行栏目的配置 点击 确认 确定设置成功 4 2 配置个人首页 个人首页可以在系统管理员和用户个人设置中进行配置 第一步 进行系统管理员界面 选择一级菜单 应用设置 点击 双首页 设置 进入到双首页配置页面 在用户端配置 需要在首页功能 键区 选择 个人设置 点击 个人主页设置 第二步 选择 个人首页设置 页面展示个人首页的页面栏目 个人首页 只能配置左下和右下两个栏目 我的待办事情 和 我的跟踪事 项 是系统固定栏目 不能进行配置 点击每个栏目下面的 选 择栏目 按钮 进行栏目的配置 点击 确认 确定设置成功 23 4 3 恢复默认配置 当系统需要恢复到最初始状态的页面时 只需要在单位和个人页面配置的 地方 点击 恢复默认 系统会自动将单位首页和个人首页恢复至系统初始安 装状态 4 4 首页信息展示配置 在配置好单位首页和个人首页后 用户就可以进行各个栏目进行展示信息 的推送 可以进行信息展示的内容 如下 常用文档 展示个人文档推送来的信息 用户在 文档管理 中 选中 某个文档或是文件 点击 发布 发布到首页的常用文档栏目中 单位知识文档 单位文档管理员在 文档管理 中 选中某个文档或是 文件 点击 发布 发布到单位首页的 单位知识文档 栏目中 我的日程 在首页配置我的日程后 系统自动将本月日历展示在栏目处 用户可以直接点击某个具体日期 查看该时间的个人日程事件 我的模板 在首页配置我的模板后 用户在该栏目处点击 配置模板 系统自动将授权的模板展示出来 用户只需要选择模板 点击 推送到 首页 的功能 将模板发布到首页 我的模板 栏目中 关联人员 项目 展示通过设置的关联人员和项目 最新讨论 展示发布的讨论 24 公告调查 展示公告和调查信息 关联系统 展示授权链接的各个内部和外部系统 新闻频道 展示发布的最新新闻 日程事件 展示日程事件 日程事件包括领导安排的事件 自己安排的 时间 朱丽 秘书 安排的事件和会议事件 公共信息 用户可以通过选择 配置具体的公告和调查 讨论的栏目 用户只需要选择 类型 进行设置 第五章第五章 普通用户操作普通用户操作 5 1 系统功能框架图 25 5 2 协同工作 协同工作在用友致远协同管理系统中固化成为一种事项流转的功能 是企 业内部员工间的协同工作平台 包括异地协同 通过流程的运作实现事务的审 批审核 以及组织间的计划 执行 事件的分享和信息传递 协同处理支持简捷的文字编辑 信息流转 回复 意见加载 以及附件加 载 协同信息可以通过转发邮件 将信息传递到协同以外的工作人员 操作 选择菜单第一级 进入 协同工作 协同工作包括 新建事项 待 发事项 已发事项 待办已办四个功能 5 2 1 新建事项 功能 建立新的协同工作 选择协同的工作流程 添加工作需要的文件 通 过选择关联项目与项目联合 形成项目协同 操作 点击一级菜单 协同工作 选择 新建协同 进入新建的页面 如下 图 图 新建协同 功能键功能键 立即发送 将建立好的协同事项 按照流程发送 事项进入 已发事项 中 保存待发 将协同事项进行保存 不进行发送 事项进入 待发事项 列表 中 用户通过待发事项中对协同进行修改 发送 另 存 为 将协同保存为 个人模板 个人格式 个人流程 三种方式 个人模板 通过模板调用 个人格式 通过常用格式调用 个人流程 26 通过流程新建调用 模板调用 直接调用已经建立好的系统和个人模板 其中 系统模板是公用 的模板 由系统管理员或者表单管理员创建 用于解释组织的管理规则 实现 规范化管理 个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用 可减少工作量 和增加易用性 流 程 图形的方式查看流程 添加附件 上传协同事项中要处理的附加文件 打 印 提供三种方式 1 全部打印 2 将正文内容和意见分开打印 3 将 打印内容以文件形式保存到本地 数据项数据项 标 题 协同事项的题目 不能为空 禁止输入非法字符 流 程 协同的流程 可以新建流程 也可以用已经设置好的个人流程 常用格式 调用系统所预设的常用办公格式 预 归 档 在建立协同事项 预先将协同归档到文档系统中 可预归档到 我的文档 或 单位文档 中 预归档的流程对有文档查询权的操作者是 可见的 项 目 选择发起者所关联的项目 必须已经建立了项目 期 限 设定协同事项的处理期限 超过处理期限 系统会自动给予提示 进行催办 跟 踪 标志协同是否需要跟踪 需要跟踪的事项会在首页的 我的跟踪 事项 中列出 重要程度 标识协同事项的紧急程度 分为 普通 重要 非常重要 协同的重要程度在流程列表中会显示红色的 5 2 1 1 新建协同操作 第一步 依据数据项的说明 填写协同事项的标题和内容 第二步 建立流程 鼠标点击 流程 的下拉框 选择 新建 出现选择人员 的页面 如下图 在下拉框中显示系统设置的所有组织结构 左区罗列该组织 的所有人员 右区是选定需要在协同流程中执行的人 27 图 选人界面 鼠标点击左区 选择部门 根据选定的组织人员 选择人员 按 选定 到执行人区域 如果直接选择右边的 表示整个部门被选定 按 进行发送顺序的调整 根据工作的具体情况选择 并发 串发 多层 并发 发起人发起流程后 各节点同时收到信息 串发 发起人发起流程 流程中个每个节点依次处理 多层 一个流程中有并发与串发的结合应用 按 确认 按钮 确认流程后 自动退出该页面 回到 新建协同 操作页 面 图 1 同时流程节点的信息显示在数据项 流程 中 第三步 附件添加 点击 添加附件 弹出文件添加 如图 3 1 点击按钮 浏览 选择所要添加的文件名 按 加入 键 加入附件 如图 3 2 28 1 图 添加附件 图 加入附件 第四步 根据工作情况可以预归档 点击预归档下拉框 出现下图 选择需要 归档的文件夹 点击 确认 图 带有附件图 预归档 第五步 选择项目 在项目下拉框内 选择项目 注意项目需要进行建立后 同时为项目的成员 在下拉框才出现可以选择的项目 如果选择项目 预归档时 只出现项目文档 如图所示 第六步 根据需要选择 期限 跟踪 选择 期限 后 超过协同的处理期 限 系统会自动给予提示 选择 跟踪 后 在首页的 我的跟踪事项 的列 表中显示 否则不予显示 第七步 点击 立即发送 所建立好的协同事项进行处理发送 如下图 发送 之后系统显示已发送的事项列表 29 图 项目预归档 图 立即发送 5 2 1 25 2 1 2 修改协同流程节点修改协同流程节点 在新建协同过程中通过浏览流程可以进行协同流程的节点修改 点击 流 程 出现流程 点击流程展示中 高级 在各个节点出现 修改 按钮 进行 节点权限的修改 5 2 1 3 利用模板建立协同 第一步 选择新建协同 进入 新建协同 的协同页面 点击 模板调用 模板包括个人设置的模板和系统设置的模板 单击某个模板 可以 在模板预览中进行模板流程的查看 如图模版调用 第二步 确定了该调用的模板 鼠标双击模板 系统自动在协同中套用这个 模板类型 用户可以直接使用 如图 模版套用 30 图 模板调用 图 模板套用 第三步 可以根据需要选择 预归档 项目 等其他操作 注 系统模板不能进行流程的修改 5 2 2 待发事项 点击一级菜单 协同工作 选择 待发事项 进入待发的操作界面 如下图 功能 支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改 31 图 待发的事项列表 功能键 新建事项 建立的协同事项 立即发送 将协同事项进行发送 转发邮件 将协同以邮件的形式发送 删 除 删除列表记录 刷 新 更新显示列表 全 选 选定所有的待发协同 上下视图 步骤 选择要进行发送的协同 点击 立即发送 双击该协同 进入编辑协 同的页面 5 2 3 已发事项 功 能 列出用户所有已经发出的的协同事项 用户可以对协同处理情况 进行实时查看 点击一级菜单 协同工作 选择 已发事项 进入待发的操作界面 如下图 32 图 已发事项示意 功能键功能键 转发事项 可根据需要对选定的事项进行转发协同 转发邮件 转发公告 和转发新闻 重复发起 发起者可以将已发事项重复发起 以便再次形成一个流转圈 该功能适合对同一事项的多次重复讨论 直至定案 归 档 将协同事项进行归档保存 撤销流程 发起者可以撤销流程至自己的 待发事项 中 协同流程撤销 后回到 待发事项 跟踪 发起者可以在列表中点击跟踪标志 可以进行修改跟踪的标志 将 跟踪标志由 有 修改成 否 也可以由 否 修改成 有 步骤 选择要进行发送的协同 点击 转发 可以转发协同 转发邮件 5 2 4 待办已办 功能 支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改 点击菜单 协同工作 选择 待办已办 进入待办已办的操作界面 如图 10 默认显示 待办 事项列表 点击 已办 显示所处理过事项 点击 全部 则显示所有待办已办及处理中事项同 处理状态分别表示 已办 进行中 待办 33 功能键功能键 转发事项 将所选择的协同事项转发给其他人员或部门 可根据需要选择 以协同 邮件或者公告的方式进行转发 归 档 将协同事项进行归档保存 在待办列表中做归档操作相当于执 行了 继续并归档 的操作 可以进行批量处理 处理功能操作 处理功能操作 转 发 用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员 转发时 系 统将生成一个新的协同事项 内容与原协同事项相同 只是流程变为当前用 户发向被转发用户 回 退 用户可以将流程回退至前一节点 回退前可以加注意见 态度等 回退之后 该协同事项将出现在上一节点用户的 待办事项 中 上一节点 用户将收到系统自动发出的回退提醒 并可以在 待办事项 中查看回退人 员的意见 同时处理该事项 系统支持多级回退 反复回退 回退可以实现 用户对一个问题的反复讨论 修改 直至定案 但当用户只能回退至前一节 点 操作时系统会出现警告询问提示 终 止 如果用户点击 终止 流程将在该用户处停止流转 该用户的后 续节点将不会接收到该事项 操作时系统会出现警告询问提示 34 知 会 用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员 与转发事项 的不同处在于 转发是生成一个新的协同事项 而知会是在原协同事项的流 程基础上 增加被转发人员为当前用户节点的后续节点 知会操作支持一个或 多个人 进行知会操作后不立即提交后台 只刷新当前的流程图 等用户处理 完后一并提交 知会的节点权限只限于对协同进行转发 而无回退 终止 撤销 知会 加签 当前会签等权限 与转发事项相比 知会更利于掌握事 项的传播途径和范围 加 签 用户可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员 进行加签操作后并不立即提交后台 只是刷新当前的流程图 等用户处理完 后一并提交 与知会的不同处在于 知会人员不影响整个流程的流转 而加 签人员将是流程中的关键节点之一 加签允许并行加签和串行加签 加签操 作支持加签一个或多个人 部门和组 同时支持节点权限的修改 加签处理 情况将直接影响到后面节点的处理 当前会签 在当前节点添加人员形成临时会签组 该协同只有当会签组的 人员全部都处理完了 才会流转到下一节点 修改正文 事项接收者可以修改事项正文 系统将记录每个修改者的姓名 和修改时间 并在事项正文后面显示 35 快捷回复 快捷回复 自动引用常用语 意见隐藏 如果用户选择意见隐藏 则用户的处理情况将对流程中其他节 点人员不可见 但不影响事项发起者和处理者本人查看 进行跟踪 用户对协同事项进行处理后 如果希望对该协同事件进行继续 跟踪查看 点击 进行跟踪 则该协同出现在首页的跟踪事项中 上传附件 用户接收处理事项的过程中 可以上传多个附件 上传后 系 统将显示上传成功 并注明已上传附件的数量 如果用户点击附件显示开关 系统将显示附件名称列表 暂存待办 保存用户本次输入的意见和态度 暂不发出 流程将在当前用 户处暂停 用户可以随时在自己的 待办事项 中继续处理该事项 继续并提交 用户对协同事项进行处理后 进行提交并允许流程继续运行 流转给下一节点人员 继续并归档 用户处理该事项后 同时进行协同的归档操作 将该事项归 档至自己的个人文档夹或有权限的单位文档夹 归档不影响其他人员对该事 项的查看和处理 归档后用户可在 文档管理 模块中查看档案 流程继续 流转给下一节点人员 继续并删除 用户处理该事项后 同时将处理过的协同删除 不存储在已 办事件列表中 删除不影响其他人员对该事项的查看和处理 流程继续流转 给下一节点人员 发起人 在协同查看时 可以点击发起人查看基本信息 办理操作步骤 第一步 用户选择所要办理的事件 点击协同事件 出现下图 第二步 用户根据实际情况 选择 转发 回退 终止 知会 加 36 签 当前会签 等操作 第三步 选择 已阅 同意 不同意 填写意见 同时可以进行相应的 操作 图 协同事件的处理 5 3 表单应用 表单主要应用在实现内部办公中的各种表格单据 例如车辆申请单 派车单 费用报销单等的表格样式的设计 填写 统计 查询 操作 选择菜单第一级 进入 表单应用 表单应用包括 表单查询 表单统计 表单制作 表单制作中包括基础枚举分类设置 基础枚举设置 新建表单模板 表单统计查询设 置 表单流程绑定 5 3 1 表单使用步骤 第一步 授权表单管理员 系统管理员建立和分配 表单设计者 即分配表单 管理员权限 第二步 表单基础设置 由表单管理员 设置基础分类枚举和基础枚举数据 第三步 设计单据 由表单管理员 画出表单单据的样式 并且设置好每个数 据项的属性 确认是否有填写要求 例如 只能填写的数字或日期 第四步 表单流程定义 由表单管理员建立带有表单的流程模板 设置各个 节点表单单据的数据项编辑权限 系统只支持模板流程套用表单 授 权表单流程模版的调用着 37 第五步 使用表单流程模板 由经授权的普通用户 调用表单进行协同工作 第六步 需要进行统计查询的表单 首先进行统计表和查询样式的设计 设 计统计查询表的行列和具体统计查询项 系统支持设定统计表的查 询条件 必须将设计好的统计表授权给可以进行统计的人员 才可 以进行统计查询 第七步 统计查询 由经授权的用户进行统计 查询调用 查看统计和查 询结果 并可以存为我的查询 5 3 2 设置表单管理员 5 3 2 1 新建表单管理员 第一步 在协同系统系统管理员页面 选择一级菜单 管理维护 点击 表单应用管理 进入管理界面 点击 表单管理员管理 系 统列出所有管理人列表 第二步 点击 新建表单权限管理 选择表单管理员 即可以使用表单制 作的功能 可以表单管理员可以授权给部门和个人 点击 确认 新建完毕 5 3 2 2 变更系统管理员权限 第一步 在协同系统系统管理员页面 选择一级菜单 管理维护 点击 表单应用管理 系统列出所有管理人列表 点击 表单所属管 38 理 系统列出所有表单 第一步 选择要变更权限的的表单 系统在屏幕下方显示表单样式 点击 修改所属人 弹出选人界面 选择要变更为的人员名字 进行 确认 图 修改表单所属人 5 3 3 制作前说明 表单管理员可以进行枚举设置 基础枚举设置 表单模板设置 表单流程 绑定 表单统计查询模板的设置 而普通人员进行表单流程调用 进行表单的 查询和表单统计结果的查看 5 3 4 枚举设置 主要功能 对于表单单据中要填写枚举数据设置 点击一级菜单 表单应用 表单制作 选择 表单枚举设置 进入新建 的操作界面 39 图 表单枚举设置 功功能能键键 新增枚举 建立枚举类别和枚举数据 删除枚举 选中节点中某个枚举类型 点击删除 就将此节点类型从列表 中清除 操操作作步步骤骤 1 新增枚举 第一步 选择枚举数据属于 用户 或 系统 点击 新增枚举 弹出对话 框 填写分类名称 单击确定 第二步 点击某个具体的枚举 点击 枚举数值 进行新增操作 40 2 删除枚举 第一选择展开后的枚举分类类型 单击删除按钮 确认 41 5 3 4 1 表单功能项说明 功能键 清空 清空已 建立好的表单 打开本机的表单样式文件 HTML 格式 调用本机已建立好的HTMl 格式 文件 存盘 保存表单到本机 查找 查找含所输入文字的表单 打印 打印表单 剪切 剪切所选的 表单或文字 拷贝 拷贝所选的表单或文字 粘贴 粘贴 插入链接 插入网络链接 插入网络图片 插入网络图片的链接地址 插入表格 确定表单的行列 可以拖动鼠标框出表单轮廓 也可以输入 表单行列数按确定键 出现表单 插入分割线 插入分割线 插入百分比 插入表格的百分比 以调节表格百分比 帮助 调用表单设计说明 正文 插入表格的正文 标题等 字体 选择字体 字号 选择字号 设置文本颜色 设置输入文本的颜色 设置背景颜色 设置背景的颜色 42 加粗 加粗字体 倾斜 使字体变为斜体 下划线 插入下划线 左对齐 使文本左对齐 居中 使文本居中 两端对齐 使文本左端对齐 插入输入框 输入框 在表单中需要用户填写的地方 可以采用 输入 框 进行定义 输入框可作为字符型 姓名 事由等 数字型 金额 计数 日期 型数据的输入框 插入复选框 插入复选框 插入选择框 多文本输入框 应用于多文字的输入 可作为说明 备 注等大段文本数据的输入框 插入插入重复项表格 使用重复项输入定义 选择输入列数 形成表 单 重复项输入 在应用表单中多数明细项目可能是重复的 例如报销单中的 明细项等 可以选择采用 重复项 定义一行 在应用时自行增加行数 插入插入重复项字段 插入重复项字段 表单操作 点击鼠标右键 出现表单操作命令 单单元元格格属属性性说说明明 43 数数据据项项 名称 输入单元格的名称 类型 数字型表示只允许输入数字 日期型提供日期选择 字符型允许输 入任意文字 运算式 当一个单元格的数据是通过某些数据计算得来的 在这个进行计 算公式的建立 一旦建立计算关系 在用户使用式自动计算 默认值 单元格输入时的默认值 不能为空 表示改数据输入项不能空 查询字段 是否作为以后查询的条件使用 大写 把数字性的数据以大写形式展示 5 3 4 制作表单 系统提供两种方式制作表单单据 一种是在系统中制作表单样式 另一种 方式是从系统外导入已经画好的单据 可以用 word 5 3 4 1 系统内制作表单 1 填写表单名称 首先输入表单标题 定义表单行列轮廓 2 定义行列 根据纸制表单的样式 依据表单的列数最多的定义表单列 选 择按钮 确定表单的行列 可以拖动鼠标框出表单轮廓 也可以输入表单行列数 按确定键 出现表单 44 3 合并行列 单击鼠标左键 出现表单操作 选择合并单元格 将光标所 在位置的表格和后续单元表格合并 4 对于单据中的明细项 我们建议使用重复项功能 选择 输入列 数 形成表单 只需要设置一次 在实际使用时可以自动增加行数 5 填写表格项 定义每一个表格的填写属性 单击鼠标左键 出现表单操 作 选择属性 设置实际操作填写形式 6 表单完成 45 5 3 4 2 系统外部表单导入导出的报表 在实际使用中用户可能已经用外部HTML 编辑工具 如 FrontPage DreamWeav 等 绘制好的表单样式 系统提供导入功能 将已 表单样式导入到协同管理表单视图编辑器中 或是直接通过 word 制作样式 拷贝到表单编辑区 然后选择相应的表单数据项 托拽到表单 中的相应位置 调整好位置后 保存 同时也提供编辑器中已有的表单保存到本地硬盘的功 能 1 1 点击图标 出现文件选择框 用户可以选择要导入的表单的文件 2 选定文件 按 确定 键 在表单编辑中出现表单样式 46 3 输入表单名称 按 保存 保存 然后在进行表单编辑 4 同时也可以将一个设计好的表单 保存在本机硬盘中 按图标 出 现 填写文件名称 进行保存 5 3 4 3 利用 word 快速建立表单 对于习惯使用word 的用户 我们推荐一种快速建立表单的方法 第一步 利用word 编辑表单样式 在word 中制作表单样式 47 第二步 拷贝到表单编辑区 第三步 设置数据项 参看相关操作 48 5 3 5 表单查询统计设置 表单查询统计设置分 表单查询 和 表单统计 两项设置功能 5 3 5 1 表单统计设置操作步骤 第一步 新建统计 进入设置页面填写统计名称标题 49 第二步 选择所要统计的表单 第三步 点击 授权 选择统计权限 确定可以统计该张表单的使用 者 第四步 设置预置条件 点击 添加 选择预置的单元格名称 例如 选择 品名费用名称于 等于 50 第五步 设计统计报表 A 设置统计报表的统计列项目 B 设置统计报表的行的项目 C 添加数据域 数据域主要是针对统计表的各个数字型项目的求和 平 均值 最大值 最小值的计算 形成统计表的行表头 第六步 按 确定 系统自动检验是否统计表授权 51 5 3 6 表单流程绑定 点击菜单表单应用 表单制作 表单与流程绑定 操作步骤 第一步 点击 新建协同模板 填写完标题 第二步 点击 表单调用 将系统所设置的表单模板一一显示 用户 可 以根据需要选择协同中所要填写的表单 52 第三步 鼠标双击表单名称 确定表单 第四步 建立流程 管理根据实际工作的情况建立流程模板 可以根据职务 岗 位 部分 人员分别进行建立 第五步 添加附件 一个协同事项可以携带多个附件 但每个附件的大小