何谓会议.ppt

何谓会议 为何要召开会议 会议主要是为了解决问题 分享资讯 统一意见等目的而召开的 答案 基本会议的四大目的 一般的过程是由提出议题开始 经过意见发表 讨论 然后做出结论 会议是如何进行的 答案 会议四个程序 3 4 意见发表 结论 会议开始阶段 会议的目的及议题相关说明 掌握会议现况 在参加者间建立良好的人际关系 营造出进行意见交换的气氛围 参加会议人员 尽可能集中目的在提供多数意见 为了让会议讨论内容更广泛 须注意不要拘泥在细项的讨论 充分交换意见后 进入议师讨论 对各种意见进行检讨 对于意见进行取舍选择 直接切入问题解决的核心 经过讨论后 会议在找出目标议题的解决方案时 导出依此为基准的结论 展开达成共同意见的协议 会议的登场人物 掌握会议成功的关键人物 会议领导者 决定讨论的主师 确保必要出席的人物支援意见交换 决定最终的意见担负决定事项的实际执行责任 对于最终结果负有责任 职责 会议的登场人物 掌握会议成功的关键人物 会议主持人 职责 从中立的立场指导立意见交换的进行引导参加者提出构想 并朝向具有建设性结论的发展方向归纳整理议题内容 并提出让会体参加者都能接受的结论 会议的登场人物 掌握会议成功的关键人物 记录者 职责 记录议题内容并支援协助会议主持人制作记载结论或决议事项的会议报告书 议事记录 会议的登场人物 掌握会议成功的关键人物 计时人员 职责 能够于时间内结束意见交换 一旁对于时间进行管理 也同理支援协助会议主持人 会议的登场人物 掌握会议成功的关键人物 简报者 职责 对于会议的参加者进行简报说明 努力朝着自己期望的结果方向进行解说 会议的登场人物 掌握会议成功的关键人物 参加者 听众 职责 参加会议 根据主持人的会议进行步调提出意见 协助能够引导出具有建设性的结论 参加会议 参加会议的准备事项 搜集会议相关资料 并且事前听取部门内的意见 答案 会议的种类与要点 报告会议 资讯交换会议 为了整合每个人拥有的资讯的会议 因此要确实记录以防止重要资讯漏失 客诉报告会议 确实记录来自顾客的投诉内容 在最短的时候时内 让上司掌握客诉的应对方法 会议的种类与要点 协调会议 问题解决会议 掌握问题及原因 寻求解决策略 职取各种不同的意见并与自己的意见进行比较 找出最佳方案 紧急会议 确实记录来自顾客的投诉内容 在最短的时候时内 让上司掌握客诉的应对方法 发言时注意事项为何 发言的种类 对于议题的问题点 或是现在发生了怎样的问题等提出质疑 对于与议题相关的资料或资讯等进行报告 关于议题的解决方案或改善方法等进行提案 发言的种类 对于其他参加者发言的感想 对于其他参加者发言的疑问点进行确认 针对自己发言的疑问进行回答 无法赞同其他参加者提出的意见时 进行其他意见的提案 发言的种类 赞同其他参加者提出的意见 对于自己也持相同看法表明共同立场 将所有被提出的意见进行整理 明确找出对立的不同意见 充分议题讨论之后 确认达成共识 会议的准备 订定能够引导出会议的目的与目标 并以目标达成的过程为议题的会议 召开会议时 首先应该要做什么 如何预测会议所需花费的时间 答案 需要花费长时间的会议与短时间就能结束的会议 决定会议场所的重点 答案 以最少的成本和时间能够聚集的场地 选择出配合人数的会议场所 准备必备用品时 哪些是应该留意的事项 答案 必备用品必须事先大量准备 以避免会议进行中有不足够的情形发生 的操作等成为现代会议中不可或缺的工俱 视觉化处理简单且美观 也可以加入照片 将影带或电脑画面扩大播放时所必须的工具 影带国为是利用动画作为资料使用的关系 除了视觉上的效果 听觉上也都更有助于听众的理解 当会议不只是单纯为了传达资讯就结束时 有可能需要使用到各种的AV机器 为了因应这样的需求 必须事前调度备妥所需的机器 该如何制作开会通知 答案 直到发布议程为止的准备工作 会议的概要 目的 目标 议题 时间和场所 议程的制作 参加者的准备项目务必加以注明对于会议的关键人物 在议程制作完成前以及发布后到会议召开的几天前 一定要事先确认出席 参加者的决定 选择富有变化的成员构成避免人数过多 以必要的最少人数为原则 收到议程的参加者 依照议程内容针对会议进行准备 于一周前发布通知 1 口头2 电话3 传真4 电子邮件书类的传阅 亲自送达 邮寄 什么人适合担任会议记录的工作 答案 何谓引导型会议 答案 由会议主持人担任主导者 以中立的立场主持 由全体成员参加的会议 通常在会议领导者所负责执行的会议中决定事项多半会以领导者的个人意思为基准 参加者会有受限的感受 绝大部分这类型的会议会发生信服或满意度偏低的情形 会议主持人的工作内容是什么呢 一方面诱导全体参加者提出意见 另一方面要掌控管理会议进行 答案 会议的进行方式 首先会议主持人必须做的事情是什么 首先将期待的事项传达给知参加者 试图提升参加者的动机 答案 会议规则的设定 为了召开具有建设性的会议 在一开始就订定会议规则是非常重要的 规则当中必须制定发言的方式以及发言时间等 对于发言内容 类似 反正都是不会成功的 一直以来都是这么做的 等否定性言语或只想维持现状的言语 都是禁止的事项 跳脱上下位阶关系及部属的利益等藩离 设定包括能够自由提出相反言论等的规则 是绝对有必要的 严禁否定性发言 如何使偏离方向的讨论回到主题 在会议的过程中进行整理与归纳 针对整体观念进行再确认 答案 会议的归纳方法 1 讨论中断时2 持续不断提出意见时3 对立的意见发展成激烈辩论时4 讨论冗长时5 休息之后6 讨论的方向性已经偏离本来的目标时7 不再有意见被提出时 归纳整理意见的行为 可以让发生纠纷或演变成激烈辩论的会议稍微冷静下来 也具有让陷于膠者状态的讨论重新活络化的功能 担任会议主持人 这是一项必须具备的技巧 会议的总结方法 制作能够书写会议形式及内容的表格模式 并制作报告书 会议结束后 制作会议报告书 会议报告书的效果 明确表示会议的结论及实际项目 成为作为会议评价和反省用的资料 可以参加者之间形成共识防止不必要误解的产生 保存文化部会议记录 并能在日后加以活用 会议报告书的制作方法 浅显易懂的报告书制作重点 浅显易懂的会议报告书的7大原则 以公正的立场书写不加入个人的意见或评价 依照事实记当内容 严禁偏向于特定参加者的立场 或是迎合上司或前辈的书写方式 简短书写条列式书写 注意写一条项目的文字要简短扼要 不要变成长篇文章 图表另行整理在其他纸上 作为参考图表 明确写出反对意见的否决理由确认被否认掉反对意见的否决理由 以防止日后有疑问发生 以具体的表面书写避名暖昧的表现 将决定事项和实施项目清楚明了加以记录书写 明确写出会议会该做些什么会议后参加者的实施项目 应明确记载到什么时候止 由谁必须做些什么事情 明确提出决定方案的根据明确提出被用意见的采用理由 以防止日后有疑问发生 写出达成决定之前的中间过程出现什么的意见 经过什么的过程 以及达成什么的结论等 都应正确加以记录书写 根据七项重要原则为基楚 制作简单易懂的报告书 让决定事项确实实行的方法 分发明确记载由谁 该在什么