会议管理实务(项目三).ppt

学习目标 掌握接站 报到 签到 引导的工作程序和要求一 接站工作 一般跨地区 全国性和国际性会议需要接站 让客人感觉宾至如归接站程序 1 确定迎接规格了解对方到达时间 对方身份 己方对应身份 接站地点 项目三会中服务工作 2 做好接站准备了解与会人员人数 姓名 性别 年龄 身份 职务 级别 了解清楚飞机 火车班次及到达时间3 树立接站标志机场到达大厅或火车站出口树立标志 手机联络 接站人员举欢迎牌4 掌握抵达情况随时掌握抵达情况 注意晚点人员 避免漏接 任务一接站和报到工作 5 介绍宾主双方主动握手 先介绍主办方欢迎人员职务最高者 再介绍来宾身份最高者 再依次以主客顺序介绍介绍时头衔要清楚尊者优先了解对方情况的原则介绍 先把男性介绍给女性 年轻人介绍给老人 未婚者介绍给已婚者 把亲密一方介绍给另一方手部动作 手心向上 不能用手指指指点点介绍之后握手 任务一接站和报到工作 6 安排与会人员上车小轿车 右为上 左为下 后为上 前为下后排右位为上座 安排坐客人后排左位为次座 安排做主办方领导接待人员坐司机旁边接待人员单独陪车时坐客人左侧悬挂国旗 严格主左客右 平时可随客人心意 任务一接站和报到工作 二 报到工作一般报到是针对需要集中住宿的大型会议 与会者到达会场办理的登记注册手续大型会议与会者报名后 临时有事可能导致其不能参加 因此必须履行报到手续会议报到时 接待人员工作 1 查验证件 会议通知书 单位介绍信 身份证和其他相关有效证件 任务一接站和报到工作 2 登录信息 与会者登记个人信息 姓名 性别 年龄 单位 职务 职称 联系地址 电话 以便会议时方便联系 还可以编制与会者通讯录3 接收审查 与会者如需分发材料 则由会议接待人员先行接收后统一分发4 发放文件 分发会议文件 证件 文件袋等会议用品 重要文件要签收 需要保密以及重要的文件会后要收回 可发会议清退目录 任务一接站和报到工作 5 预收费用 会务费 食宿费 资料费 报到现场预收费用并开具收据或发票6 安排住宿 登记每个与会者的房间号码 任务一接站和报到工作 三 签到工作 为了及时了解与会人员是否都已到会 并准确统计到会的实际人数1 签到作用 会期长 活动多 内容重要的会议 与会者每一场会议活动签到簿上签名 尤其是各级党代会 人大会 签到可以准确掌握出席人数是否符合法定要求便于统计实到人数 检查缺席状况 留作纪念 庆典仪式等可以珍藏的签到簿 历史凭证 任务一接站和报到工作 2 签到方法 1 簿式签到 与会者在事先准备好的签到簿上签到 只适用小型会议 影响入会速度 2 表式签到 与会者在事先准备好的格式规范的表格上签名 3 会议工作人员代为签到 事先准备好花名册 来一人就划记号 4 证卡签到 工作人员事先准备好会议卡发给参会者 参会人员参会时将证卡上交 任务一接站和报到工作 5 座次表签到 工作人员事先准备好座次表 填写与会人员姓名和座次号 参会人员到会时销号 座次安排有规律 一个区域安排同一地区 部门的人员 6 电子签到 工作人员事先将电子签到卡发给与会者 与会者参会时电子打卡3 报到与签到的联系与区别报到 与会者到达会议举办地点办理的登记注册手续签到 与会者参加或出席每一次会议或活动时的签名 任务一接站和报到工作 四 引导工作会议 活动期间会务工作人员为与会者引导会场 座位 展区 餐厅 住宿房间以及与会者问询的其他地方引导工作贯穿于整个会议期间 大型会议专人引导 任务一接站和报到工作 工作中需要注意的点 座次 以右为尊电梯顺序 客人 尊者在内部的时间尽可能短的原则 主人先进电梯 后出电梯 上车顺序 客人先上 主人后上 只能开右门时 主人先上坐到里面 客人再上车座次 主人驾驶轿车 前排右为尊 后排右为次尊 任务一接站和报到工作 车座次 专职司机驾驶轿车 后座右为尊 后座左为次尊吉普车 司机旁边为尊 后排右为次尊多排商务车 前排为尊 右为尊但如客人有自己的要求 则应尊重客人要求 任务一接站和报到工作 学习目标 能做好宴会准备工作 安排中西餐的座次 安排会议交通 组织好会议的参观和娱乐一 会议餐饮服务时间在一天以上的会议 一般要安排用餐 两天以上 还要安排早餐1 会议餐饮服务的内涵餐饮是与会者增进认识和了解的机会 不可或缺需要考虑 餐厅选用 场面气氛 时间节奏 空间布局 任务二进行会间服务 音乐烘托 餐桌摆放 台面布置 餐具配套 菜品定价 菜肴搭配 菜肴命名 服务员装饰等都要契合主题2 餐饮服务要求1 卫生2 规格适中3 照顾特殊 任务二进行会间服务 3 餐饮服务的工作程序 1 定餐饮方案 依据会议活动整体要求制定一套详细方案 包括 就餐标准及支出 就餐时间 就餐场所 就餐形式 就餐人员组合方式 提前分桌 就餐凭证饮食安全措施 2 预定餐厅 大小合适 卫生条件 饭菜品种和质量 与会场及代表驻地距离 价格 3 印制和发放就餐凭证 通过就餐券控制就参数 任务二进行会间服务 4 统计就餐人数 餐厅会要求主办方签单担保 即使进餐人数没有达到事先约定的个数字 主办方仍然需要按照事先约定的人数及餐饮价格付费 5 菜谱制定 6 餐前检查 7 餐后反馈4 会议的宴会服务宴会是宾主之间为表欢迎 祝贺 答谢 喜庆而进行的隆重正式的餐饮活动 任务二进行会间服务 1 宴会的种类规格上分 国宴 正式宴会 便宴 工作参会 家宴就餐形式上 围餐式宴会 圆桌 方桌 长方桌 自助式宴会 室内室外皆可 不排座位 冷餐为主半自助式宴会 设座位 上部分定制菜肴 大部分自取分餐式宴会 按人头直接端给就餐者 西餐多采用 餐别上 中餐宴会 西餐宴会 中西餐宴会时间上 早宴 午宴 晚宴 任务二进行会间服务 2 宴会的准备确定宴会目的 礼节性的庆祝会 纪念日 交谊性的接风 送行 答谢 工作性的祝贺开竣工 开张确定宴请对象 被邀请人名单 姓名 职务 称呼及配偶情况 习俗 爱好及忌讳 宴会邀请者与宴请对象的身份要大体相当 宴会可以领导或组织的名义邀请确定宴会规格及形式 确定规格要考虑宴会目的 宴会对象身份 宾主关系 宴会形式以规格 规模 经费 时间安排来确定 任务二进行会间服务 2 宴会的准备确定宴会时间 时间安排恰当 欢迎宴会当天举行 考虑客人习俗确定宴会地点 规格适当 交通方便 考虑宴会形式确定主持人和致辞人 主持人由一定身份的人担任 致辞人安排 大型活动由主办方领导致辞 双边活动主人 欢迎词 及主宾 答谢词 都要致辞 庆祝喜事 盛事宴会主办方致辞 若干代表致辞 上级领导 事先请求 任务二进行会间服务 2 宴会的准备发出邀请 会议活动宴会提前以口头提醒 单独举行的宴会提前一周发出请柬 口头电话邀请也要补请柬 拟订菜单 照顾客人喜好及禁忌 要有地方特色 品种多样 注意季节特征宴会餐位安排 面门为主 右高左低 由近及远 距离主人近为上 远为下 右为尊 左为卑 每张桌最多10人 且为双数 西餐宴会右高左低 男女穿插入座 任务二进行会间服务 3 宴会的程序迎宾 客人事先到达等待客人 与客人握手寒暄 引导进入休息室休息或入座 或主人迎接主要客人 其他客人由工作人员迎接入场 客人到齐后进入会场 全场起立鼓掌 主人与主宾入席后 宴会开始宣布宴会开始 主持人宣布介绍主要来宾 主持人介绍主人 主宾和其他来宾 任务二进行会间服务 3 宴会的程序致辞 我国在宴会一开始 先致辞后用餐 西方一般在热菜之后 甜食之前 宾主双方都致辞时 先主后宾祝酒 致辞人宣读事先准备好的祝酒词 然后提议干杯 参加对象即兴致辞 主客之间 客客之间相互碰杯 相互祝愿散宴和送别 小型宴会吃完水果宴会结束 主要客人起身告辞 主人送至门口或车前 大型宴会可由主持人宣布 主客领导先退席 其他客人相互告别离去 任务二进行会间服务 二 会议交通服务1 会议交通服务的作用 会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作 直接关系到与会人员集体活动的顺利开展 会议目标的顺利实现 2 会议交通服务的主要内容 车辆足够 加强派车管理 用车检查 驾驶员管理 1 准备会议用车 可以调用其他单位车辆或租用车辆 必要合理 节俭 2 拟定会议用车纪律 任务二进行会间服务 3 合理调度 根据身份 规模确定交通用车 能固定车辆的尽可能固定 印发车辆通行证 专人负责会场周围交通指挥和管理 4 加强驾驶人员管理 车辆调度表发给每一位司机 元有安排出现变化时提前告知司机情况变化 5 意外事故应急处理 车子抛锚有备选方案 意外交通事故的应急机制也需要事先准备好 任务二进行会间服务 3 会议车辆的停放管理指挥到会车辆的集结和疏散 维护通车秩序 保证行车安全与畅通 1 准备好停车所需场地 事先预计车辆情况 租借场地事先洽谈 分类停放 保证重点 照顾一般 2 确定指挥停车方法 会场门前停车 停车后 客人下车会场门前下车 下车后 车辆开到集中地点首长 外宾下车需事先选择临时停车场 任务二进行会间服务 三 会议参观 考察 游览和娱乐服务1 会议参观 考察 游览 1 策划项目 切合会议主题 照顾参加对象的兴趣 考虑接待能力 内外有别 2 安排落实 及时联系接待单位 制定参观计划 落实好车辆 固定乘坐车辆 安排车长组长 安排好食宿 准备必要的资金和物品 摄像机 照相机 手提扩音机 对讲机 团队标志和卫生急救药品 任务二进行会间服务 3 陪同安排 相当身份的领导陪同 专业性强的参观考察 应当有专业人员讲解 陪同人员不宜过多 每到一处 有一定身份的领导出面接待并作概况介绍 单纯的游览要配备导游 4 介绍情况 每游览一处 由接待人员 解说员 导游人员作具体的解说和介绍 介绍信息准确 5 摄影 可以安排拍摄集体照 不让摄影的地方要提示宾客 6 注意安全 任务二进行会间服务 2 会议娱乐服务会议在3天左右的 娱乐活动不少于1次 会议在4至7天的 娱乐活动不少于2次 1 选择娱乐项目 电影 文艺演出 社交娱乐活动 自娱联欢 2 安排具体时间 一般做为议程安排在日程表中 娱乐活动安排在休会时间 如晚上或周末 不影响会议活动的进行 3 安排好接送 组织观看演出或电影 应集体行动 任务二进行会间服务 4 组织好专场演出的入席与退席专场演出即专为欢迎双边会议活动的客人而安排的会议演出 演出前 普通观众先入席 主宾由主人陪同入场 全场起立鼓掌欢迎 进行中观众不得退场 演出结束后全场起立向演员鼓掌表示感谢 主人和主宾退场后观众再离去 主宾如果向演员献花篮 观众不应立即散去 应在主人与主宾与演员合影结束离去后方能退出 任务二进行会间服务 能力目标 能够完成一场会议记录的准备和整理工作知识目标 掌握会议记录的格式 掌握会议记录的技巧会议记录特点 会议记录是会议进程的可挂 原始 真实记录 是编写会议简报 会议纪要等文字材料的基础性材料 某些会议记录具有一定的法律效力 注意两点 1 记录项目要完整 相关会议信息要齐全 2 记录内容要客观 准确 真实 完整记录人员必备的能力 较广的知识面 快速记录能力 良好的语言组织能力 较强的记忆力 任务三编写会议记录 一 会议记录的作用 1 会议总结的重要依据 可作为日后分析 研究 处理相关问题的参照依据 2 会议记录可作为向下级传达的文件 也可以作为向上级汇报的原始材料 3 可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料 4 重要的档案资料 核实历史的原始资料 5 法定刑会议的会议记录经发言人和领导签字后 具有法律效力 任务三编写会议记录 二 会议记录的基本格式1 基本情况会议名称 性质 次数 开会时间地点 出席会议人数和缺席人数 主持人 记录人2 会议内容和会场情况记录发言内容 议定事项两项内容一般发言 摘要记录 重要发言 详细记录3 结尾没有固定程式 标注 散会 结束 右下方签名 任务三编写会议记录 P116会议记录格式三 会议记录方法1 摘要记录 只记录会议议题 议程 发言人姓名 发言要点 主要事实 决议情况等会议概要 对会议气氛 与会者发言的态度只做摘要记录多用于研讨会 汇报会 座谈会等小型会议2 详细记录 多用于重要会议记录 记录会议概况和会议过程 对每位代表的发言详细记录 任务三编写会议记录 3 速记法 运用各种速记符号对语言进行记录的方法四 会议记录的重点1 会议中心议题以及围绕中心议题的讨论发言2 会议讨论争论的焦点及各方见解3 权威人士或代表人物的言论4 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论5 会议已形成决议或议而未决的事项6 对会议产生影响的其他言论或活动 任务三编写会议记录 五 会议记录的整理原则 1 忠实于讲话人 发言人的愿意 2 保持讲话人 发言人的风格 3 整理完整 全面 会议内容 讲话人主要精神 关键句子不要遗漏 重要的插话 会场动态和表决都要如实记录 4 层次分明 段落清楚 语句通顺 标点符号字迹清晰 避免错别字 任务三编写会议记录 5 会议记录需要相关讲话人审阅 6 录音记录稿要分清讲话人声音 不可张冠李戴六 会议记录的注意事项1 记录的项目要完整2 记录内容要客观 准确 真实 完整3 会议记录一般多保密 不会公开发表其他 记录人要熟悉会议情况和文件 与会人员 会议环境 可以一人主记 一人辅记 重要会议需要录音 录像 任务三编写会议记录 能力目标 能够编写会议简报知识目标 掌握会议简报的格式 掌握会议简报的编写方法会议简报 会议期间为反应会议进行情况 会议重要发言 会议的决定事项而编写的简要报告 又称 动态 简讯 摘报 工作通讯 内部参考 等作用 1 便于领导了解情况 2 便于相互沟通过交流 3 便于备考存查归档 任务四编写会议简报 一 会议简报的特点 快 写作发送都要快 读者第一时间了解到情况新 内容新鲜 报到新事物 新情况 新动向 新趋势 新经验 新典型真 简报的本质特征 内容真实准确 简报的观点必须是与会者所讲 关键词语要求用原话简 最重要的特点 内容集中 篇幅短小 提纲挈领 一般为千字文 文字干净 精炼 开门见山 直截了当 任务四编写会议简报 二 会议简报编写注意事项1 简短 真实 新颖 格式规范 归纳精炼 语言准确 忠于原文2 要提供新鲜内容和有用信息 切忌罗列一般议题和议程