会展概论第三章 会议的组织.ppt

第三章会议的组织 第一节会议的概念 类型和构成要素第二节会议的管理第三节会议服务 第1页 第一节会议的概念 类型和构成要素 一 会议的概念二 会议的主要种类三 会议的要素即会议的组成因素 第1页 一 会议的概念俞华 朱立文对会议的定义 会议是指多人有组织 有目的的在一定时空内聚集 旨在交流信息 商讨事宜的一种集体活动方式 北京市政府关于会议的定义 会议指三个人或以上参与的 有组织的 有目的一种短时间聚集的集体活动方式 以上定义体现了会议的四个内涵特征 1 集体性 2 组织性 3 目的性 4 交流信息 第1页 二 会议的主要种类按照不同的标准 会议有不同的分类方法 1 按照会议举办主体划分 有公司会议 协会会议和非营利性机构会议 1 公司会议 companyOrcooperativemeeting 为了企业自身的发展 应付日趋激烈的竞争 计划和协调企业的发展目标 策略及各项指标等 各类公司每年都要举行各种会议 第1页 2 协会会议 associationmeeting 协会是由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成 通过它来交流 协商 研讨或解决本行业的最新发展 市场决策以及存在的问题 3 非营利性机构会议包括政府机构会议 工会组织和政治团体会议以及宗教组织会议 第1页 2 按会议的内容划分 有商务型会议 度假型会议 展销会议 文化交流会议 专业学术会议 政治性会议 培训会议等 商务型会议是指公司和企业因业务和管理工作需要而参加的商务会议 商务型会议一般在酒店召开 出席这类会议的一般是企业的管理人员和专业技术人员 与会者素质较高 度假型会议是指企业以及事业单位利用周末或假期组织员工召开的带有度假休闲性质的会议 第1页 展销会议主要是由参加商品展销会 交易会和展览会的各类与会者召开的会议 文化交流会议通常是指这种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流活动 这类会议通常以考察 交流等形式出现 专业学术会议通常是指某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议 如专题研究会 学术报告会 专家评审会等 第1页 政治性会议是指国际政治组织 国家和地方政府为某一政治议题而召开的各种会议 会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式 培训会议是指通过一个会期 一周或更长的时间 对某些专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新概念 新知识方面的理论培训 培训可采用讨论 讨论 演讲 演示等形式 第1页 3 按会议的组织形式划分 有年会 代表会议 论坛 专题学术讨论会 讨论会 座谈等 年会是指同一公司 社团 财团 政党等立法 社会 经济团体等所举办的资讯及政策商讨会议 其目的在于使与会者建立共识并形成决策 年会议题可以涉及政治 贸易 科学或技术等领域 第1页 论坛是指为了对共同有兴趣的某一或某些主题而举办的进行公开讨论的研讨会 与会者的身份均要事先被认可 论坛的特点是反复深入的讨论 一般由小组组长或者演讲者来主持 并有不少听众参与其中 各种各样的问题分别由小组组长和听众提出讨论 专题学术讨论会与论坛相类似 通常由某一领域的专家集会 就某一特定主题请专家发表观点 共同就问题加以讨论并做出建议 专题学术讨论会一般参与人数较多 期间在2 3天左右 进行方式较为正式 第1页 讨论会是由几个人进行密集讨论的集会 一般要求各小组参加全体会议 就专项问题或任务进行讨论 参加者旨在交流知识 技能以及对问题的见解 讨论会的特点是面对面的活动 使所有与会者充分参与进来 座谈会一般由一位主持人来主持 由一小群专家为座谈小组成员 针对专门课题提出其观点再进行座谈 有时仅限于小组成员自行讨论 有时也开放和与会者相互讨论 第1页 4 按照会议的规模即参加会议人数的多少 可分为小型会议 中型会议 大型会议及特大型会议 判断会议类型的参考标准是 小型会议 出席人数少则几人 多则十几人 但不超过100人 中型会议 出席人数在100 1000之间 大型会议 出席人数在1000 10000之间 特大型会议 人数在10000以上 如节日聚会 庆祝大会等 第1页 5 按照与会代表是来自国内还是国外 可以分为国内会议和国际会议可以将会议分为四个层次 即国际会议和国内 国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议 国际会议的界定尚无统一的标准 根据ICCA规定 国际会议的标准是 至少有20 的外国与会者 与会人员总数不得少于50名 相对于国际会议 国内会议的定义就容易多了 凡来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称作国内会议 第1页 三 会议的要素即会议的组成因素会议的构成要素包括主办者 与会者 会议时间 会议场所和会议方式及会议的主题 一 会议的主题会议的主题是会议的核心 会议的主题是会议要讨论的主要内容 是会议要商议或是解决的问题 围绕会议的主题可选择一个或若干个议题展开讨论 如2009年4月17日 19日博鳌论坛主题是 经济危机与亚洲 挑战和展望 第1页 二 会议的主办者会议的主办者是会议活动的组织者 会议的主办者具有决定会议的主题 参加者 时间 地点 形式以及选定承办者的权利 并承担会议的法律责任 承办者是指被指定来负责会议组织工作的某个人或某个组织 三 与会者参加会议的人通常被称为与会者 参会者等 从某种意义上来说 与会者是会议中最有力量的人物 当一个单位决定要组织一场会议的时候 它的目标 事实上是它的期望 是使与会者认为参加这次会议是值得的 毫无疑问 如果没有出席者参会的话 那也就没有了会议 第1页 四 会议的时间会议的时间是指在何时召开多长时间的会议 会议时间的选定应考虑到多数与会者的方便性及主题的时效性 五 会议的地点会议的地点指会议举办的区位及具体的场所 不同的会议对其举办的区位与场所有不同的要求 选择的依据主要是会议的背景 主题及会议场所的软硬件设施等条件 第1页 第二节会议的管理 一 会议前的策划管理 一 成立策划工作小组成立策划工作小组是会议组织工作的第一步 策划工作小组通常由会议的主办者或是主办者与承办者的成员共同组成 策划工作小组应尽量选择具有会议组织经验及专业知识的人员 二 形成策划方案策划方案应包括的主要内容有 会议宗旨 会议名称 会议主题 会议参加者 会议规模与层次 会议时间 会议地点 会议议程 会议宣传推广计划 会议预算 会议工作进程表等 第1页 1 会议宗旨所谓会议宗旨就是指举办某一特定会议的目的 会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明 博鳌亚洲论坛宗旨 立足亚洲 深化亚洲各国间的经济交流 协调与合作 同时又面向世界 增强亚洲与世界其它地区的对话与经济联系 为政府 企业及专家学者等提供一个共商经济与社会等诸多方面问题的高层对话平台 通过论坛与政界 商界及学术界建立的工作网络为会员与会员之间 会员与非会员之间日益扩大的经济合作提供服务 APEC宗旨是 相互依存 共同利益 坚持开放性多边贸易体制和减少区域间贸易壁垒 第1页 2 会议的名称会议的名称应力求简短 易读 易记并易引起关注 会议可以得名于所属机构的名称 如联合国大会 会议名称可以得名于与会国所在集团 如欧佩克 石油输出国组织 部长级会议 与会国所在地区命名 如亚洲国家首脑会议 亚太区域和平会议 与举行会议的地点 如亚太议会论坛 所属专业或职业 如世界建筑师大会 突出的国际问题 如世界人口会议 社会主张或政治运动 如全球人居环境论坛 第1页 3 会议主题会议主题是贯穿于会议中各项议题的主线 它是为实现会议目的服务的 会议主题要精确 简明 有号召力 引人注目 如 2005年财富全球论坛主题是 中国和新的亚洲世纪 4 会议参加者会议参加者范围的选择将决定会议的规模与层次 某些会议的参加者由会议的组织章程或规则确定 而有的会议则需要会议策划者精心选择会议的参加者以保证会议目的的实现 5 会议的规模与层次会议规模主要指参加会议的总人数及所动用的人力资源 会议层次与会议参加者身份尤其是会议的嘉宾的级别密切相关 第1页 6 会议时间什么时候开会 会期多长都要认真考虑 这些确定下来后应尽量避免修改 有些会议的时间是固定的 如果没有固定会期的会议时间选择就得讲究 会议最好能避开会议所在国或地区的重大节日或国事活动 旅游旺季及不适宜的季节 并且注意避免与其他重要会议或活动在同一时间举行 会议时间长短则要根据所讨论议题的多少及难度具体情况而定 7 会议地点大多数会议都会选择交通便利 环境优雅 设施齐全 活动方便的地点为会址 因此 城市的基础设施和区位条件会成为重要的考虑因素 第1页 8 会议议程会议议程是指会议主要活动顺序安排 不同类型的会议议程有较大差异 9 会宣传推广计划会议宣传推广计划又称为会议营销方案 它是会议组织工作的重要组成部分 也是会议成功的重要保证 会议宣传推广计划通常包括媒体计划 宣传资料的设计印刷 会标征集 公关活动等 10 会议预算预算是会议财务目标工具 会议预算大致包括交通费用 场地费用 住宿费用 餐饮费用 视听设备费用及杂费等 第1页 11 会议工作进程表会议工作进程表是整个会议组织工作的总体时间表 制定它是为会议工作进行有效的时间管理 二 会前准备阶段三 会议中的执行管理四 会议后的评估管理 第1页 第三节会议服务 一 会场服务二 住宿服务三 餐饮服务四 交通服务 第1页 一 会场服务 一 会场布置会场根据会议形式不同而有所不同 会议根据组织形式分类主要有年会 代表会议 论坛 专题学术讨论会 座谈等 这些会议常见的布置形式如 P79 所示 第1页 会场布置的原则如下 1 以人为本 标识显著 明确 通道畅通无阻 座位便于进出 2 符合礼仪规范 注意座次排列 国际通行居中为上 以右为上 面门为上 3 环境优雅 空调适中 适量绿色植物或鲜花装饰 尽量不用假花 4 事先做好预案并挣得主办者首肯 避免临时改变 第1页 二 报到与签到服务特别要注意以下几类与会者的接待工作 国际与会者 行为障碍者 老年与会者 贵宾等 应分别提供不同的服务 三 礼宾礼仪服务会议接待人员应掌握一定的礼仪知识 在接待方面做到有礼有节 四 危机处理针对不可预见的问题与可能发生的危机 应该准备好解决方案 将最坏的结果罗列出来 然后逐一提出解决方案 第1页 你如何处理以下这个危机 一次某地党代表大会的开幕式上 发生了点小事情 会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌 事情发生的过程是 会务组会前起草的 大会开幕式程序 送审稿 中列有 奏 或播放 国际歌 的一项 大会秘书处一