会议课件.ppt

第一讲当今会议面面观 会议的意义会议的目的会议的作用会议的种类会议的频率会议的成本 形成决策 集思广益 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议显示不部门的存在 会议是一种群体的沟通方式 思考 思考 会议的目的 传达资讯 开展有效的沟通 达成协义 监督员工 协调矛盾 资源共享 激励员士气 开发创意 巩固主管地位 会议目的 会议的作用 会议种类 按人数分 团体会议 一对一会议 按层次分 规模 大会 中会 小会 小组会 一对一手段 电话会 广播会 网络会 视频会 现场会内容 讨论会 专题会 报告会 技术会 业务会 对象 内部 外部 国际 层次时间 例会年会 季度 周会 晨会 临时会 会议的频率 会议的频率 会议频率 会议频率 一对一会议 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范 效率不高的原因 高效会议预防性管理 高效会议的特征 如何会议规范 时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则 会议流程图 会务准备 会议实施 开会方法 内容对象 时间地点 费用会务 提出问题 应急性 信息性 决策性 议程和程序 各项会务 文件内容 执行策略 保障控制 工具效果 归档 纪要发布 编制预算 分工落实 后续工作 策划方案 批准会议 设计和布置 设施环境 评估反馈 补充会议 预算执行 场所配套 第三方顾问 会议制度和文化 专家咨询 领导和机构 组织保障者 结算 会议管理机构 会议本身要遵守的规则 第三讲开会前的准备工作 是否要开会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作 开会的条件 必须把信息同时传递给很多的人 听取部门工作汇报 并委派任务 树立典范 发挥榜样作用 突发意外事件需要解决的问题 共同讨论 集思广益 外部环境要求 如果 准备工作的必要性 会议准备的5W1H法 Why where what who when how 会议准备工作内容 了解会议的目的是否一定要开会确定会议的形式安排会议的议程决定会议的时间确定会议的主持人决定会议的地点研究会场如何布置确定出度人数安排出度者座位 会议准备工作内容 是否准备会议名签是否安排与会者住宿是否安排交通工具是否发出了会议通知确定视听教材确定辅助教材准备会场周边位置图是否要求与会者准备资料确定自己人的相关资料是否安排会后娱乐项目并并做好事先通知 25 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 主持人的准备 四个准备工作 26 SWOT分析 优势strength 劣势weakness 机会opportanitg 威胁threat 自身 环境 第四章成功会议的六种策略 如何做开场白 如何掌握议事进度 如何分配发言时间 如何形成决策 如何圆满结束会议 如何达成共识 如何做开场白 定义 内容 开会目的 时间安排 议事方式 纪律规则等 程序 概观程序 提供资讯 会议记录 征求意见 3 5分钟的谈话 系统 简洁及有明确宗旨 会议时间分配 主持人的发言发言时间要占到20 畅所欲言 会议进程的控制 权力方式 语言方式 非语言方式 如何组织达成共识 邀请议案执行的监督单位 在 论议纷纷 基础做成的 而不是在 众口一词 的基础上做成的 会议决策方法 相互交流 权威决策共识决策少数服从多数决策无异议决策 群体决策法 头脑风暴法德尔菲法思想转换法易地思考法 团队决策法 第五章会议的有效沟通与反馈技巧 会议中的沟通会议中的反馈技巧 沟通的定义 为了实现一个目标 将信息 思想和情感在个体或者群体之间相互交流 达成共识的过程 会议中的沟通 执行的20 听懂的40 会议中的沟通 听到的60 说出了80 理想的100 沟通的漏斗 会议中的沟通 沟通的金三角 设身处地 自己 对方 会议中的沟通 沟通的冰山理论 有效沟通 努力达成目标 有明确的时间约束 有明确的沟通目标 积极倾听 重视每一个细节 会议中的沟通 找共同点 适当展示自己的能力和水平 坦诚相待 沟通的桥梁 不必说出所有的真象 适当暴露自己脆弱的地方 会议中的沟通 如何建立信任 反馈的两种类型 正面指导反馈 建设性反馈 会议中的反馈技巧 会议中的反馈技巧 三部曲 第六章主持人的会议管理技巧 倾听的技巧实际的说话技巧 倾听的技巧 倾听 是暂时忘掉自我的思想 期待 成见和愿望 全神贯注的理解谈话者的内容 与他一起去体验 感受整个过程 这是一种管理技巧 可以通过学习和锻炼得到提高 倾听的技巧 倾听的技巧 第七章如何对待会议中的意外情况 与 cicada蝉 相遇与 shark鲨鱼 相遇与 donkey驴 相遇遭遇 rabbittracking兔子般追踪 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 与 cicada蝉 相遇 蝉的症状 讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策 采用非语言性暗示探询 总结 测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言 与蝉相遇 与 shark鲨鱼 相遇 与鲨鱼相遇 鲨鱼的症状 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见 主持人对策 理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断 与 donkey驴 相遇 与驴相遇 驴的症状 过于敏感防卫性很强 心中有面 墙 不能站在别人的立场看问题 主持人对策 突出他的贡献重复问题短暂沉默 遭遇 rabbittracking兔子般追踪 与兔子相遇 兔子的症状 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议 主持人对策 突出他的贡献重申可以先试用现在的程序 如不奏效 则马上按他的方法实施 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 与螃蟹相遇 螃蟹的症状 开会时还